Gestion des contrat et assurances

• Paramétrage
• Prélèvement

Paramétrage

le paramétrage contient deux volets :

• Contrats : Création, édition, association avec équipements et prestataires, définition des SLA, renouvellements.
• Assurances : Gestion des garanties, des assurés, des montants et des échéances.
  

1. Contrats

Accéder à Gestion des contrats et assurances > Paramétrage > contrats 

Ce sous-module permet de créer, ajuster et suivre les contrats de maintenance, affichés dans une liste avec des colonnes filtrables et paramétrables. Voici un aperçu détaillé des champs et fonctionnalités de la fiche contrat :

Détail de l'interface

Description de l'interface 

1. Code : Identifiant unique généré automatiquement ou saisi manuellement (ex. : CTR 0001).

2. Désignation : Nom du contrat permettant une identification rapide (ex. : « Maintenance Préventive Compresseurs »).

3. Fournisseur : Sélection du fournisseur associé au contrat. Un bouton + permet d’ajouter un nouveau fournisseur.

4. Date de début / Date de fin : Période de validité du contrat.

5. Montant : Montant global ou unitaire du contrat.

6. Taux d’augmentation : Majoration annuelle (%) prévue par le contrat.

7. bouton bascule(service ou service et pièce )Type de couverture :

   • Service uniquement

   • Service + pièces

8. Renouvelable (bouton bascule) :

   • Oui → possibilité de reconduction automatique

   • Non → non reconductible

9. N. mois pour résiliation : Nombre de mois avant la fin du contrat requis pour notifier la résiliation.

10. Équipement concerné : Sélection depuis la liste des équipements enregistrés dans la GMAO.

11. Intervention : Type d’intervention liée au contrat (ex. inspection, contrôle, vérification).

12. Périodicité : Choix parmi des options prédéfinies (quotidienne, mensuelle, trimestrielle, annuelle…).

13. Fréquence : Précise la périodicité (ex. : tous les 3 mois).

14. Le bouton Valider permet d’ajouter cette configuration à la grille du contrat, avec les détails associés (Équipement, Intervention, Périodicité, Fréquence).

15. Section « Pièces jointes » : Permet d’associer des documents importants au contrat :

    • Afficher : Consulter les documents existants.
    • Ajouter : Importer une nouvelle pièce (ex. : scan du contrat, certificat de garantie).
    • Supprimer : Retirer une pièce jointe existante.

     

16. un tableau permet de visualiser les lignes ajoutés au contrat

Boutons d’action (en bas)

• ✅ Valider : Enregistre le contrat avec les informations saisies.

• ❌ Fermer : Quitte la fenêtre sans enregistrer.

✅ Fonctionnalités avancées & bonnes pratiques

1. Validation automatique des données : contrôle des dates, montants et taux avec signalement des incohérences.

2. Alertes programmées : notifications à l’approche des échéances ou en cas de non-renouvellement.

3. Historique des modifications : suivi des ajustements (montants, dates, intervenants).

4. Association de plusieurs intervalles : possibilité d’ajouter plusieurs types d’intervention (ex. inspection trimestrielle + intervention annuelle).

5. Synchronisation avec le stock : interface avec la gestion de pièces détachées pour anticiper les besoins, notamment si la couverture inclut des pièces.

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2. Assurances

Accéder à Gestion des contrats et assurances > Paramétrage > assurances 

Le volet Assurances du module Contrats & Assurances permet de gérer les polices associées aux équipements et aux interventions, qu’elles soient internes ou externes.

2.1. Liste des assurances

Deux onglets permettent de distinguer l’état des polices :

• En cours : liste des assurances actuellement valides.

• Historique : répertorie les polices expirées ou résiliées.

2.2. Fiche d’assurance

Détail de l'interface

Description de l'interface 

Lors de la création ou de la modification d'assurance , l’utilisateur renseigne :

1. Code : Identifiant unique (généré automatiquement ou saisi manuellement).

2. Désignation : Nom de la police (ex. : « Assurance casse compresseur 1 »).

3. Montant : Couverture financière garantie.

4. Taux d’augmentation : Pourcentage de révision annuelle du montant.

5. Date de début / Date de fin : Période de validité.

6. Type d’assurance : Choix parmi une liste prédéfinie (ex. responsabilité civile, multirisque).

7. Renouvelable (bouton bascule) :

   1. Oui → reconduction automatique possible

   2. Non → fin de contrat sans reconduction

8. liste des équipements pour la sélection de l'équipement concerné 

Cette organisation s’inspire des bonnes pratiques observées dans des solutions GMAO standards telles que DUX GMAO 

🎯 Fonctionnalités & bénéfices

1. Création, modification et suppression de polices clairement identifiables et rattachées aux équipements.

2. Filtres puissants : tri par statut (en cours / historique) ou par période.

3. Alertes automatiques : rappels avant expiration ou renouvellement.

4. Traçabilité complète : enregistrement des périodes, montants, types de couverture, renouvellements ou résiliations.

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✅ En résumé

Le sous-module Assurances offre :

1. Une gestion claire et structurée des polices.

2. Une paramétrisation complète : montant, taux, type, période, renouvellement.

3. Des alertes automatisées garantissant une couverture continue.

4. Une traçabilité renforcée facilitant les audits et l’analyse des performances.

👉 Cette gestion intégrée est essentielle pour maîtriser les risques, garantir la conformité réglementaire et assurer la pérennité des équipements et des activités.

Prélèvement

Le volet Prélèvement du module Contrats & Assurances comprend deux sous-modules complémentaires : Prélèvement contrat et Intervention contrat. Ils assurent la mise en œuvre concrète des interventions prévues dans les contrats de maintenance.

1. Prélèvement contrat

Accéder à Gestion des contrats et assurances > Prélèvement> Prélèvement contrat

Ce composant est un outil essentiel pour :

• La génération automatique ou manuelle des interventions prévues par les contrats, selon des critères tels que la périodicité, l’usage ou le SLA.

• L’affichage d’une liste filtrable par date, équipement ou statut.

• La validation et l’affectation des interventions via un bouton dédié, incluant une vérification, un message de confirmation, puis la création d’une fiche d’intervention dans la GMAO.

Détail de l'interface

Description de l'interface 

1.1 Colonnes de la grille des prélèvements

L’interface affiche les prélèvements à effectuer selon les échéances contractuelles, avec des colonnes configurables et filtrables :

• Fournisseur : Prestataire en charge du contrat

• Équipement : Matériel concerné

• Contrat : Référence ou nom du contrat

• Intervention : Type d’intervention prévue (ex. : contrôle, inspection)

• Date du dernier prélèvement : Date de la dernière intervention générée

• Date de début de prélèvement : Date programmée pour déclencher l’intervention

Cette présentation permet une meilleure visibilité sur les actions à venir et s’intègre dans la logique GMAO de centralisation de la planification et du suivi des maintenances.

1.2. Filtres et états

• Filtrage par dates : L’utilisateur peut définir une plage via les champs « Date du » et « Date au » pour cibler les prélèvements sur une période précise.

• États des prélèvements (accessibles via trois onglets) :

  • Non saisi : Interventions planifiées mais non encore validées

  • Saisi : Interventions générées suite à validation

  • Tous : Regroupe l’ensemble des prélèvements

Cette organisation facilite le tri et le suivi des prélèvements selon leur statut.

1.3. Validation d’un prélèvement

• Bouton « Valider » : Déclenche la création de la fiche d’intervention liée au contrat.

• Ouverture automatique : Affichage de la fiche d’intervention pour vérification et enrichissement avant enregistrement.

Ce mécanisme permet de conserver un contrôle utilisateur, tout en automatisant un flux complexe de planification.

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1.4 Objectifs et bénéfices

• Respect automatique des échéances : Supprime les oublis et les retards.

• Contrôle humain maintenu : Validation manuelle à un moment opportun.

• Traçabilité complète : Chaque prélèvement validé donne lieu à une intervention historisée.

• Gain de temps et efficacité : Automatisation des tâches répétitives et chronophages.

1.5. Synthèse du flux utilisateur

En résumé

Le sous-module Prélèvement contrat transforme les échéances contractuelles en tâches actionnables à travers un processus clair : affichage et validation des prélèvements qui déclenche des interventions contrat . Il conserve un contrôle utilisateur, tout en renforçant la fiabilité et l’efficacité de la GMAO dans le respect des engagements contractuels.

2. Intervention contrat

Accéder à Gestion des contrats et assurances > Prélèvement> Intervention contrat

Ce sous-module finalise le cycle initié par le Prélèvement contrat en offrant une gestion complète des interventions générées à partir des contrats. Il garantit :

• un suivi rigoureux,

• un contrôle des activités réalisées,

•  une conformité totale aux engagements contractuels.

2.1.Liste des interventions et gestion de leur cycle de vie

Détail de l'interface

Description de l'interface

L’interface présente une liste claire des interventions issues de contrats, organisées selon leurs statuts :

• En attente

• Affectée

• En cours

• Clôturée

• Tous

La transition entre ces états est contrôlée et s’effectue via un menu contextuel (clic droit), permettant une gestion précise et évitant les erreurs de manipulation

2.2  Ouverture et  Contenu de la fiche « Intervention contrat »

• Dès qu’un prélèvement est validé, la fiche d’intervention correspondante s’ouvre automatiquement afin d’être vérifiée et validée par l’utilisateur.
• Ensuite l’utilisateur peut également accéder à toute fiche d’intervention en double-cliquant sur la ligne correspondante dans la liste des interventions.

Détail de l'interface

Description de l'interface

Cette fiche rassemble toutes les informations essentielles pour une intervention conforme :

• Intervention : Nom ou type de l’action (ex. : contrat de maintenance mensuelle).

• Équipement : Matériel concerné.

• Fournisseur : Prestataire en charge.

• Date d’intervention : Date planifiée ou effective.

• État de l’équipement : Statut actuel (en service, en maintenance, hors service).

• Date de validation : Moment où l’intervention est approuvée.

• Bouton « Pièces jointes » : Permet d’accéder aux documents liés à l’intervention (photos, bons, rapports).

 Section « Suivi temps »

Un tableau détaille les différentes opérations effectuées, permettant un suivi précis du temps et des responsables :

Synthèse :

Le sous‑module Intervention contrat permet de :

• Gérer les interventions jusqu’à leur clôture avec traçabilité totale.

• Maîtriser les coûts et temps alloués.

• Protéger la conformité contractuelle et assurer des indicateurs de performance fiables.

Il constitue un pilier central de la GMAO pour optimiser l’exécution des obligations contractuelles et renforcer la qualité de service.

3. Processus résumé de sous module prélèvement 

1. Prélèvement : le système génère automatiquement l'intervention prévue selon les conditions du contrat.

2. Validation & planification : l’utilisateur vérifie et confirme la génération depuis Prélèvement, puis l’intervention est ouverte.

3. Exécution de l'intervention contrat : l’intervention est suivie (ressources, pièces, déroulement).

4. Clôture & facturation : l’intervention est finalisée et facturée automatiquement si elle est sous contrat.

5. Analyse : génération de rapports pour mesurer la performance contractuelle et le respect des SLA.