Prélèvement
Le volet Prélèvement du module Contrats & Assurances comprend deux sous-modules complémentaires : Prélèvement contrat et Intervention contrat. Ils assurent la mise en œuvre concrète des interventions prévues dans les contrats de maintenance.
1. Prélèvement contrat
Accéder à Gestion des contrats et assurances > Prélèvement> Prélèvement contrat
Ce composant est un outil essentiel pour :
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La génération automatique ou manuelle des interventions prévues par les contrats, selon des critères tels que la périodicité, l’usage ou le SLA.
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L’affichage d’une liste filtrable par date, équipement ou statut.
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La validation et l’affectation des interventions via un bouton dédié, incluant une vérification, un message de confirmation, puis la création d’une fiche d’intervention dans la GMAO.
Détail de l'interface
Description de l'interface
1.1 Colonnes de la grille des prélèvements
L’interface affiche les prélèvements à effectuer selon les échéances contractuelles, avec des colonnes configurables et filtrables :
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Fournisseur : Prestataire en charge du contrat
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Équipement : Matériel concerné
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Contrat : Référence ou nom du contrat
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Intervention : Type d’intervention prévue (ex. : contrôle, inspection)
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Date du dernier prélèvement : Date de la dernière intervention générée
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Date de début de prélèvement : Date programmée pour déclencher l’intervention
Cette présentation permet une meilleure visibilité sur les actions à venir et s’intègre dans la logique GMAO de centralisation de la planification et du suivi des maintenances.
1.2. Filtres et états
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Filtrage par dates : L’utilisateur peut définir une plage via les champs « Date du » et « Date au » pour cibler les prélèvements sur une période précise.
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États des prélèvements (accessibles via trois onglets) :
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Non saisi : Interventions planifiées mais non encore validées
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Saisi : Interventions générées suite à validation
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Tous : Regroupe l’ensemble des prélèvements
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Cette organisation facilite le tri et le suivi des prélèvements selon leur statut.
1.3. Validation d’un prélèvement
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Bouton « Valider » : Déclenche la création de la fiche d’intervention liée au contrat.
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Ouverture automatique : Affichage de la fiche d’intervention pour vérification et enrichissement avant enregistrement.
Ce mécanisme permet de conserver un contrôle utilisateur, tout en automatisant un flux complexe de planification.
1.4 Objectifs et bénéfices
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Respect automatique des échéances : Supprime les oublis et les retards.
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Contrôle humain maintenu : Validation manuelle à un moment opportun.
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Traçabilité complète : Chaque prélèvement validé donne lieu à une intervention historisée.
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Gain de temps et efficacité : Automatisation des tâches répétitives et chronophages.
1.5. Synthèse du flux utilisateur
| Étape | Action effectuée |
|---|---|
| 1 | Sélectionner une plage de dates via les filtres |
| 2 | Vérifier les prélèvements planifiés ou non planifiés |
| 3 | Cliquer sur Valider pour déclencher l’intervention |
| 4 | Compléter et enregistrer la fiche d’intervention |
| 5 | L’intervention passe à l’état en attente dans l’interface « Intervention contrat » et devient traçable dans l’historique |
En résumé
Le sous-module Prélèvement contrat transforme les échéances contractuelles en tâches actionnables à travers un processus clair : affichage et validation des prélèvements qui déclenche des interventions contrat . Il conserve un contrôle utilisateur, tout en renforçant la fiabilité et l’efficacité de la GMAO dans le respect des engagements contractuels.
2. Intervention contrat
Accéder à Gestion des contrats et assurances > Prélèvement> Intervention contrat
Ce sous-module finalise le cycle initié par le Prélèvement contrat en offrant une gestion complète des interventions générées à partir des contrats. Il garantit :
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un suivi rigoureux,
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un contrôle des activités réalisées,
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une conformité totale aux engagements contractuels.
2.1.Liste des interventions et gestion de leur cycle de vie
Détail de l'interface
Description de l'interface
L’interface présente une liste claire des interventions issues de contrats, organisées selon leurs statuts :
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En attente
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Affectée
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En cours
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Clôturée
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Tous
La transition entre ces états est contrôlée et s’effectue via un menu contextuel (clic droit), permettant une gestion précise et évitant les erreurs de manipulation
2.2 Ouverture et Contenu de la fiche « Intervention contrat »
- Dès qu’un prélèvement est validé, la fiche d’intervention correspondante s’ouvre automatiquement afin d’être vérifiée et validée par l’utilisateur.
- Ensuite l’utilisateur peut également accéder à toute fiche d’intervention en double-cliquant sur la ligne correspondante dans la liste des interventions.
Détail de l'interface
Description de l'interface
Cette fiche rassemble toutes les informations essentielles pour une intervention conforme :
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Intervention : Nom ou type de l’action (ex. : contrat de maintenance mensuelle).
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Équipement : Matériel concerné.
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Fournisseur : Prestataire en charge.
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Date d’intervention : Date planifiée ou effective.
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État de l’équipement : Statut actuel (en service, en maintenance, hors service).
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Date de validation : Moment où l’intervention est approuvée.
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Bouton « Pièces jointes » : Permet d’accéder aux documents liés à l’intervention (photos, bons, rapports).
Section « Suivi temps »
Un tableau détaille les différentes opérations effectuées, permettant un suivi précis du temps et des responsables :
| Opération | Technicien | Date & Heure début | Date & Heure fin | Supprimer |
|---|---|---|---|---|
| Nom de l’opération | Nom du technicien | DD/MM/YYYY HH:MM | DD/MM/YYYY HH:MM | 🗑️ |
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Chaque ligne représente une tâche réalisée avec possibilité de suppression.
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Ce suivi horaire granulaire facilite l’analyse de performance et la facturation.
Synthèse :
Le sous‑module Intervention contrat permet de :
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Gérer les interventions jusqu’à leur clôture avec traçabilité totale.
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Maîtriser les coûts et temps alloués.
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Protéger la conformité contractuelle et assurer des indicateurs de performance fiables.
Il constitue un pilier central de la GMAO pour optimiser l’exécution des obligations contractuelles et renforcer la qualité de service.
3. Processus résumé de sous module prélèvement
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Prélèvement : le système génère automatiquement l'intervention prévue selon les conditions du contrat.
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Validation & planification : l’utilisateur vérifie et confirme la génération depuis Prélèvement, puis l’intervention est ouverte.
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Exécution de l'intervention contrat : l’intervention est suivie (ressources, pièces, déroulement).
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Clôture & facturation : l’intervention est finalisée et facturée automatiquement si elle est sous contrat.
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Analyse : génération de rapports pour mesurer la performance contractuelle et le respect des SLA.