Cas Réels d’Utilisation des Modules Fonctionnels : Paramétrage, Préconditions et Procédures d’Exécution

• Plan
• Module : Gestion des Articles (Produits) standard
• Gestion des variants d’articles
• Gestion des lots
• Gestion des emplacements
• Gestion des lots et emplacements
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Plan

Introduction : 

• Objectif de la mise en situation sur le logiciel :

  • Démontrer, à travers un cas réel et progressif, comment le logiciel commercial répond concrètement aux besoins opérationnels de l'entreprise.

  • Illustrer le paramétrage et l'utilisation des fonctionnalités clés : création d'articles, gestion des variantes, suivi des lots et des numéros de série.

  • Simuler un flux complet de gestion, de la création des fiches produits jusqu'à leur traçabilité en stock, afin de montrer la valeur ajoutée du logiciel dans un contexte professionnel réaliste.

  • Valider la capacité du logiciel à s'adapter aux contraintes métier et à apporter des solutions pratiques et efficaces.

Sommaire :

1. Module : Gestion des Articles (Produits)

• Module 1 : paramétrage et création des articles (standard )

• Module 2 : Intégration dans le circuit d'achat

• Module 3 : Intégration dans le circuit de vente

• Module 4 : Intégration dans le circuit d'inventaire

2. Module : Gestion des Variantes d'articles

• Contexte fonctionnel

• Préconditions

• Paramétrage initial

• Cas pratique : Étapes détaillées dans cas pratique

3. Module : Gestion des Lots

• Contexte fonctionnel

• Préconditions

• Paramétrage initial

• Cas pratique : Étapes détaillées dans cas pratique

4. Module : Gestion des emplacements

• Contexte fonctionnel

• Préconditions

• Paramétrage initial

• Cas pratique : Étapes détaillées dans cas pratique

5. Module : Gestion des Lots et emplacements

• Contexte fonctionnel

• Préconditions

• Paramétrage initial

• Cas pratique : Étapes détaillées dans cas pratique

6. Module : Gestion des Numéros de série

• Contexte fonctionnel

• Préconditions

• Paramétrage initial

• Étapes détaillées dans cas pratique

Module : Gestion des Articles (Produits) standard

Module 1 : paramétrage et gestion des Articles (standard )

1.1. Contexte fonctionnel

Ce chapitre présente, à travers des cas d’usage réels issus de l’activité d’une société tunisienne de distribution textile, la configuration et l’utilisation des principaux modules fonctionnels du logiciel de gestion commerciale. Pour chaque processus, sont précisés le contexte fonctionnel, les préconditions à vérifier, le paramétrage initial requis ainsi que les étapes détaillées d’exécution. Les cas pratiques s’articulent autour de la société TUNISIA FASHION, basée à Tunis avec des points de vente à Sousse et Sfax, spécialisée dans la vente de vêtements pour hommes, femmes et enfants.

Dans ce contexte, chaque produit doit être identifié de manière unique dans le système informatique. La gestion des articles permet de créer et administrer les fiches produits, qui constituent la base des opérations d’achats, de ventes sur le marché local et de gestion des stocks dans les différents dépôts. Ainsi, la société TUNISIA FASHION doit référencer l’ensemble de ses produits dans son logiciel de gestion commerciale afin d’assurer la traçabilité et le suivi des flux.

1.2. Préconditions

Avant de procéder à la création d'un article, vérifier les points suivants :

• L'utilisateur dispose d'un profil avec les droits de création et de modification d'articles

• Les paramètres de base de la société sont configurés (TVA tunisienne, dinar tunisien, exercice comptable en cours)

• La société est immatriculée à la patente et sa matricule fiscale est renseignée dans le système

• Les familles d'articles ont été créées au préalable (Vêtements Homme, Vêtements Femme, Enfants, Accessoires)

• Les dépôts sont créés et actifs dans le système

• Fournisseurs : Le fournisseur "TEXTILE MONASTIR" est créé dans la base fournisseurs.

• client : le client "Magasin Tex Monastir " est créé dans la base fournisseurs.

1.3. Paramétrage initial (réalisé par l'administrateur)

1.4. Cas pratique : Création d'un article "Jean classique homme"

Étape 1 : Accéder au module

Menu : Catalogue > Article > Catalogue des Produits

Étape 2 : Saisir les informations générales

Étape 3 : Renseigner les données commerciales

Remarque : Le prix d'achat peut être renseigné directement dans la fiche article ou ultérieurement lors de l'ajout d'un document d'achat.

Étape 4 : Configurer la gestion des stocks

Étape 5 : Ajouter des médias (optionnel)

• Télécharger une photo du produit (vue face)

• Télécharger une photo (vue dos)

• Ajouter éventuellement des photos des différentes couleurs/tailles

Étape 6 : Valider la création

1. Cliquer sur le bouton "Enregistrer" ou "Valider"

2. Visualiser l'article dans la liste du catalogue

3. Vérifier que l'article apparaît dans les différentes listes de sélection

Résultat attendu

L'article JEAN-HOMME-CLASSIC-001 est créé et disponible pour être utilisé dans :

• Les documents d'achat (commandes fournisseurs, réceptions)

• Les documents de vente (devis, bons de livraison, factures clients)

• Les opérations d'inventaire dans les différents dépôts

• Le paramétrage des promotions et offres commerciales

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Module 2 : Intégration dans le circuit d'achat

2.1. Contexte fonctionnel

Le circuit d'achat permet d'approvisionner les dépôts en articles auprès des fournisseurs locaux et internationaux. Il comprend les étapes de commande, réception, contrôle qualité, retour éventuel et facturation.

Exemple concret : TUNISIA FASHION commande des jeans auprès d'un fournisseur local "TEX TUNISIE" situé à Monastir.

2.2. Préconditions

• L'article JEAN-HOMME-CLASSIC-001 est créé dans le catalogue

• Le fournisseur TEX TUNISIE est créé avec sa matricule fiscale (1234567/X/A/000)

• Le dépôt de destination (Entrepôt principal) est actif

• L'utilisateur dispose des droits sur le module Achats

• Fournisseurs : Le fournisseur "TEXTILE MONASTIR" est créé dans la base fournisseurs.

2.3. Étapes détaillées : Commande fournisseur

2.3.1. Création de la commande fournisseur

Accès : Achats > Bons de commande fournisseur définitif

Procédure :

1. Cliquer sur "Nouveau" (un document vierge s'ouvre)

2. Renseigner l'en-tête du document :

   • Fournisseur : TEX TUNISIE (taper les premières lettres pour filtrer)

   • Date de commande : Date du jour (par défaut)

   • Date de réception prévue : À saisir

   • Dépôt de destination : Entrepôt principal

3. Ajouter la ligne d'article :

   • Rechercher JEAN-HOMME-CLASSIC-001

   • Quantité commandée : 100 pièces

   • Prix unitaire : 45,000 TND (inchangé)

4. Vérifier le total HT : 100 × 45 = 4 500 TND

5. Cliquer sur "Valider" (la commande passe en statut "Validée")

2.3.2. Réception de la marchandise

Accès : Achats > Bons de commande fournisseur définitif

Procédure :

1. Sélectionner la commande concernée

2. Cliquer sur "Transformer en bon de livraison" ou "Réceptionner"

3. Procéder au contrôle qualité à réception :

   • 98 pièces conformes

   • 2 pièces avec défaut (couture, tâche) identifiées

4. Saisir la réception :

   • Quantité reçue conforme : 98 pièces

   • Quantité refusée : 2 pièces (retour fournisseur)

5. Imprimer le bon de réception (3 exemplaires : fournisseur, comptabilité, magasin)

2.3.3. Gestion du retour fournisseur

Accès : Achats > Bons de livraison fournisseur

Procédure :

1. Sélectionner le bon de livraison concerné

2. Cliquer sur "Transformer en bon de retour"

3. Saisir la quantité retournée : 2 pièces

4. Valider le retour (les articles retournés sont déduits du stock)

2.3.4. Facturation fournisseur

Accès : Achats > Bons de livraison fournisseur

Procédure :

1. Sélectionner le bon de livraison concerné (98 pièces)

2. Cliquer sur "Transformer en facture"

3. Vérifier les calculs :

   • Base HT : 98 × 45 = 4 410,000 TND

   • TVA déductible 19% : 837,900 TND

   • Net à payer : 5 247,900 TND

4. Valider la facture fournisseur

2.3.5. Mise à jour des stocks

Pour contrôler que la réception a bien été prise en compte dans les stocks, deux méthodes sont possibles :

Méthode 1 : Consultation de la fiche de stock

Chemin : Stock > Fiche de stock

Procédure :

1. Sélectionner l'article JEAN-HOMME-CLASSIC-001

2. Définir la période (ex: du 1er au 30 du mois)

3. Consulter la fiche qui affiche :

   • Stock initial

   • Entrées : +98 pièces (bon de réception n°BR-2025-001)

   • Stock final : 98 pièces

Méthode 2 : Interface stock détaillé

Chemin : Stock >Stock détaillé

Procédure :

1. Accéder à l'interface "Stock détaillé" ou "Mouvements de stock"

2. Filtrer par article : JEAN-HOMME-CLASSIC-001

3. Filtrer par type de mouvement : Entrée

4. Vérifier la ligne correspondant à la réception :

   • Date : Date de réception

   • mode de suivi stock: standard

   • Quantité : 98

   • Dépôt : Entrepôt principal

   • code ou libelle article 

2.3.6. Liaison avec la comptabilité 

La validation du bon de réception génère automatiquement les écritures comptables suivantes :

Explication :

• Le débit du compte 607 valorise les achats de marchandises

• Le débit du compte 4456 enregistre la TVA récupérable

• Le crédit du compte 401 constate la dette envers le fournisseur

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Module 3 : Intégration dans le circuit de vente

3.1. Contexte fonctionnel

Le circuit de vente permet de commercialiser les articles auprès des clients professionnels (B2B) et des particuliers (B2C). Il comprend les étapes de devis, bon de livraison, facturation et encaissement.

3.2. Préconditions

• L'article JEAN-HOMME-CLASSIC-001 est en stock (minimum 83 pièces)

• Le client est créé dans la base avec sa matricule fiscale

• Les prix de vente sont configurés dans la fiche article

• client : le client "Magasin Tex Monastir" est créé dans la base fournisseurs.

3.3. Cas pratique 1 : Vente à un client professionnel avec devis

3.3.1. Création du devis

Accès : Ventes > Devis clients

Procédure :

1. Cliquer sur "Nouveau devis"

2. Renseigner l'en-tête :

   • Client : Sélectionner le client (ex: "Magasin Tex Monastir")

   • Date : Date du jour

3. Ajouter l'article :

   • Article : JEAN-HOMME-CLASSIC-001

   • Quantité demandée : 15 pièces

   • Prix HT unitaire : 71,550 TND (automatique)

   • Remise commerciale : 5% (accorder si applicable)

4. Vérifier les calculs :

   • Prix HT après remise : 71,55 × (1 - 0,05) = 67,973 TND

   • Total HT : 15 × 67,973 = 1 019,595 TND

   • TVA 19% : 193,723 TND

   • Total TTC : 1 213,318 TND

5. Envoyer le devis par email au client (optionnel)

6. Valider le devis (statut "Accepté" ou "En attente")

3.3.2. Transformation en bon de livraison

Accès : Ventes > Devis clients

1. Sélectionner le devis accepté

2. Cliquer sur "Transformer en bon de livraison"

3. Vérifier les quantités (15 pièces)

4. Valider le bon de livraison

5. Impact stock : Déchargement automatique de 15 pièces du stock (Entrepôt principal)

3.3.3. Transformation en facture

Accès : Ventes > Bons de livraison clients

1. Sélectionner le bon de livraison

2. Cliquer sur "Transformer en facture"

3. Vérifier les mentions obligatoires :

   • Matricule fiscal vendeur : 1234567/X/A/000

   • Matricule fiscal client : 7654321/Y/B/001

   • Timbre fiscal : 1 TND (si facture > 100 TND)

4. Valider la facture

3.3.4. Écriture comptable générée

3.4. Cas pratique 2 : Vente au détail (client particulier)

3.4.1. Vente au comptoir (TPV)

Accès : Interface Terminal Point de Vente (TPV)

Scénario : Client achète 2 jeans (tailles 40 et 42)

Procédure :

1. Scanner les codes-barres des articles en caisse

2. Le système affiche automatiquement :

   • Article : JEAN-HOMME-CLASSIC-001

   • Quantité : 2

   • Prix unitaire TTC : 85,144 TND

3. Total TTC : 170,288 TND

4. Mode d'encaissement : Espèces (ou carte bancaire via TPE)

5. Impression du ticket de caisse

3.4.2. Vente avec remise fidélité

Scénario : Client fidèle avec carte de fidélité

Procédure :

1. Scanner la carte de fidélité du client

2. Le système applique automatiquement la remise : 10%

3. Calculs automatiques :

   • Prix HT unitaire : 71,550 TND

   • Remise 10% : 7,155 TND

   • Prix HT après remise : 64,395 TND

   • TVA 19% : 12,235 TND

   • Prix TTC après remise : 76,630 TND

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Module 4 : Intégration dans le circuit d'inventaire

4.1. Contexte fonctionnel

L'inventaire permet de vérifier la concordance entre le stock théorique (comptable) et le stock physique réel, et d'ajuster les quantités en cas d'écart.

4.2. Cas pratique : Inventaire mensuel de l'entrepôt principal

4.2.1. Préparation de l'inventaire

Édition des fiches de comptage :

Extraction de la liste des articles par rayon (ex: Vêtements Homme) :

4.2.2. Comptage physique

Déroulement :

1. Chaque équipe procède au comptage indépendant

2. Saisie sur tablette (ou fiche papier)

3. Résultat pour JEAN-HOMME-CLASSIC-001 : 80 pièces

4.2.3. Saisie de l'inventaire dans le système

Création de l'inventaire :

Chemin : Stock > Gestion Inventaire > Inventaire

1. Cliquer sur "Nouveau"

2. Sélectionner la station : Vêtements Homme

3. Cliquer sur "Import Articles" pour charger tous les articles correspondant aux critères filtrés

   • Alternative : Cliquer sur "Choix article" pour sélectionner quelques articles spécifiques

4. Les lignes d'articles sélectionnées sont chargées avec la quantité théorique

5. Cliquer sur "Valider" pour enregistrer l'inventaire

Saisie des quantités réelles :

Chemin : Stock > Gestion Inventaire > Saisie Inventaire

1. Choisir l'inventaire à partir de la liste

2. Les lignes d'inventaire sélectionnées sont chargées

3. Saisir la quantité réelle pour chaque article :

   • JEAN-HOMME-CLASSIC-001 : 80 pièces

4. Cliquer sur "Enregistrer"

Validation de l'inventaire :

Chemin : Stock > Gestion Inventaire > Validation Inventaire

1. Cliquer sur "Vérifier" : lance une vérification des écarts

   • Lignes avec écart négatif : affichage en rouge

   • Lignes avec écart positif : affichage en vert

2. Cliquer sur "Valider" pour confirmer l'inventaire

3. Option "Dévalider" : réactive l'inventaire pour corrections ou réouverture (modale non bloquante)

4.2.4. Analyse des écarts

Recherche des causes :

Consultation de l'historique des mouvements :

• 2 pièces offertes en cadeau lors d'une opération commerciale (non saisies)

• 1 pièce utilisée pour photo catalogue (non sortie)

Conclusion : Écart validé par le responsable

4.2.5. Ajustement et validation

Saisie des ajustements :

Chemin : Stocks > Inventaire > Saisie des écarts

1. Pour JEAN-HOMME-CLASSIC-001 :

   • Écart constaté : -3

   • Cause : "Pertes diverses" (cadeaux, échantillon, rebut)

2. Validation par le responsable

Mise à jour du stock :

4.2.6. Édition des rapports

Procès-verbal d'inventaire :

• Date : 30 juin

• Lieu : Entrepôt principal

• Participants : Chef de dépôt + 3 équipes de compteurs

• Écarts constatés : -3 pièces (JEAN-HOMME-CLASSIC-001), +1 pièce (autre article)

• Signatures des participants

Rapport de direction :

• Synthèse des écarts par famille

• Graphique d'évolution des stocks

• Proposition d'actions correctives :

  • Former le personnel à la saisie des mouvements

  • Créer un code "Cadeau" pour les opérations commerciales

  • Mettre en place un suivi des échantillons

4.2.7. Option : Inventaire tournant

Programmation hebdomadaire :

Avantages :

• Pas d'arrêt complet de l'activité

• Écarts détectés plus rapidement

• Meilleure précision continue

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Récapitulatif : Cycle de vie complet de l'article

L'article JEAN-HOMME-CLASSIC-001 est désormais pleinement intégré dans tous les processus opérationnels de l'entreprise :

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Points clés à retenir

1. Traçabilité complète : Chaque mouvement (entrée, sortie, ajustement) est enregistré et consultable

2. Valorisation automatique : Le stock est valorisé en temps réel au coût d'achat

3. Conformité fiscale : Les documents générés respectent la législation tunisienne (TVA, timbre fiscal, matricule)

4. Intégration comptable : Toutes les opérations génèrent automatiquement les écritures correspondantes

5. Alertes et seuils : Le système prévient en cas de stock minimum atteint

Gestion des variants d’articles

1. Contexte fonctionnel

La société TUNISIA FASHION, entreprise tunisienne spécialisée dans la distribution de textile et prêt-à-porter, commercialise une gamme de t-shirts basiques destinés à une clientèle variée (particuliers, professionnels, boutiques de détail). Ces t-shirts sont disponibles en différentes tailles (S, M, L, XL) et différentes couleurs (Blanc, Noir, Bleu), ce qui génère 12 combinaisons possibles (3 couleurs × 4 tailles).

1.1. Sans une gestion par variantes, l'entreprise serait confrontée à plusieurs difficultés :

• Création de 12 fiches articles indépendantes (lourdeur administrative)

• Risque de confusion entre les produits

• Impossibilité d'analyser les ventes par taille ou par couleur

• Gestion approximative des stocks (difficulté à savoir précisément ce qui manque)

1.2. Objectif de cet exemple : Démontrer, à travers un cas pratique concret, comment le logiciel de gestion commerciale permet de :

• Créer un article principal avec ses variantes (tailles et couleurs)

• Gérer les stocks à partir de zéro, avec mise à jour via les documents d'achat  et vente 

• Définir les prix de vente de l'article  à partir de la marge souhaitée 

• Suivre les ventes et analyser la performance par variante

1.3. Cas concret : Le t-shirt basique "BASIC-TS-001" est un nouveau produit que l'entreprise va référencer. Aucun stock initial, les prix d'achat et de vente seront déterminés progressivement lors des premières commandes.

Note importante : Dans notre exemple, les prix ne sont pas différenciés selon les variantes (même prix pour toutes les tailles et couleurs).

2. Préconditions

Avant de commencer la création des variantes, vérifier les points suivants :

• 2.1. Droits utilisateur : L'utilisateur dispose d'un profil administrateur ou gestionnaire d'articles avec les droits de création, modification et suppression

• 2.2. Module activé : Le module "Gestion des articles" est activé dans le logiciel, ainsi que l'option "Gestion des variantes" (paramétrage général)

• 2.3. Configuration de base :

  • La société est créée avec sa matricule fiscale (ex: 1234567/X/A/000)

  • La TVA tunisienne est configurée (19% taux normal)

  • La devise est le Dinar Tunisien (TND)

• 2.4. Unités de mesure : L'unité "Pièce" est créée comme unité de vente et de stock

• 2.5. Catégories d'articles : La catégorie "Vêtements" et la sous-catégorie "T-shirts" ont été préalablement créées

• 2.6. Dépôts : Les 3 dépôts de l'entreprise sont créés et accessibles (Entrepôt principal Tunis, Magasin Sousse, Magasin Sfax)

• 2.7. Fournisseurs : Le fournisseur "TEX TUNISIE" est créé dans la base fournisseurs

• 2.8. Clients : Le client "Magasin Tex Monastir" est créé dans la base clients

3. Paramétrage initial (réalisé par l'administrateur)

3.1. Paramétrages de base

3.2. Paramétrage spécifique aux documents

Chemin : Paramétrage > Configuration des pièces > Propriétés

3.3. Paramétrage spécifique aux articles

Chemin : Paramétrage > Paramétrage Dux > Paramétrage article

4. Cas pratique : Création d'un article T-shirt avec variantes

4.1. Étape 1 : Création des attributs de variantes

4.1.1. Création du variant "Couleur"

Accès : Catalogue > Variant Article > Liste de variants

Procédure :

1. Cliquer sur "Nouveau"

2. Renseigner les attributs du variant 

3. valider l'ajout 

Champ Valeur Nom Couleur Catégorie Variant Type Liste Valeurs possibles BLC (Blanc) NOIR (Noir) BLEU (Bleu)

4.1.2. Création du variant "Taille"

Procédure :

1. Cliquer sur "Nouveau"

2. Renseigner les attributs du variant 

3. valider l'ajout 

Champ Valeur Nom Taille Catégorie Variant Type Liste Valeurs possibles S (Small) M (Medium) L (Large) XL (Extra Large)

4.2. Étape 2 : Création de l'article principal

Accès : Catalogue > Article > Catalogue des Produits ou Stock > Articles > Nouvel article

4.2.1. Remplir les informations générales :

4.2.2. Configurer la gestion des stocks :

Important : Ne pas encore enregistrer l'article. Passer directement à l'affectation des variantes dans fiche article 

4.3. Étape 3 : Affectation des variants à l'article

Deux méthodes possibles :

4.3.1. Méthode 1 : Via l'interface Paramétrage variant articles

Accès : Catalogue > Variant Article > Paramétrage variant articles

Procédure :

1. Cliquer sur "Nouveau"

2. Sélectionner l'article souhaité dans la liste déroulante : BASIC-TS-001

3. Sélectionner le variant associé dans la liste déroulante des variants existants :

   • Ajouter le variant "Couleur"

   • Ajouter le variant "Taille"

4. Définir l'ordre d'affichage (champ numérique ou glisser-déposer)

5. Choisir la valeur par défaut du variant (optionnel)

4.3.2. Méthode 2 : Depuis la fiche article

Accès : Catalogue > Article > Catalogue des produits

Procédure :

1. Accéder à la fiche article BASIC-TS-001

2. Cliquer sur le bouton "Variant"

3. Dans l'interface affichée,

4. cliquer sur nouveau 

5.  répéter les étapes de la méthode 1

4.3.3. Résultat attendu

Le système génère automatiquement 12 variantes correspondant à toutes les combinaisons possibles :

État initial : Tous les stocks sont à zéro, tous les prix sont à zéro.

4.4. Étape 4 : Premier achat avec réception et mise à jour des prix

4.4.1. Création du bon de commande fournisseur

Accès : Achats > Bons de commande fournisseur définitif

1. Cliquer sur « Nouveau » → un document vierge s’ouvre.

2. Renseigner l’en-tête du document :

   • Fournisseur : TEX TUNISIE

   • Date : date du jour

   • Date de réception prévue : à saisir

   • Dépôt de destination : Entrepôt principal

3. Pour chaque ligne de variante :

   • Ajouter l’article principal : BASIC-TS-001

   • Saisir la quantité commandée (exemple : 30)

   • Valider la ligne

   • Choisir la combinaison de variante souhaitée (exemple : Blanc – S)

   • Valider l’interface de choix de variante

4. Dans notre exemple, 12 lignes ont été ajoutées.

5. Valider le document → le statut passe à « Validé ».
   

Détail des commandes par variante :

4.4.2. Réception de la commande

Accès : Achats > Bons de commande fournisseur définitif

Procédure :

1. Sélectionner la commande concernée

2. Cliquer sur "Transformer en bon de livraison" ou "Réceptionner"

3. Vérifier les quantités reçues (identiques aux quantités commandées dans cet exemple)

4. Valider la réception

4.4.3. Mise à jour automatique des stocks et du prix d'achat

Consultation du stock par variant

Chemin : Stock > Stock par variant

Procédure :

1. Accéder à l'interface "Stock par variant"

2. Filtrer par article : BASIC-TS-001

3. Vérifier les lignes correspondant à la réception :

Résultat :

• Stock total de l'article : 300 pièces

• Prix d'achat unitaire : 14,000 TND (appliqué automatiquement à toutes les variantes)

4.5. Étape 5 : Calcul et saisie du prix de vente

4.5.1. Définition de la politique de marge

L'entreprise souhaite appliquer une marge de 100% sur le prix d'achat (coefficient multiplicateur de 2).

4.5.2. Mise à jour du prix de vente dans la fiche article

Accès : Catalogue > Article > Catalogue des produits

Procédure :

1. Ouvrir la fiche article BASIC-TS-001

2. choisir base calcul marge 

3. cliquer sur "entrer " de clavier

4. saisir marge souhaitée  

5. choix de TVA 
6. Prix de vente  = 28 TND

Le système applique automatiquement ce prix à toutes les variantes.

4.6. Étape 6 : Gestion des ventes avec variantes

4.6.1. Création d'un bon de livraison client

Accès : Ventes > Bons de livraison clients

Procédure :

1. Cliquer sur "Nouveau bon de livraison"

2. Renseigner l'en-tête :

   • Client : Magasin Tex Monastir

   • Date : Date du jour

   • Dépôt de sortie : Entrepôt principal

3. Ajouter les lignes d'articles :

4. Valider le bon de livraison

Impact stock : Déchargement automatique des quantités vendues du stock (Entrepôt principal)

4.7. Étape 7 : Suivi et rapports par variante

4.7.1. Consultation des stocks par variant après vente

Chemin : Stock > Stock par variant

Résultat après vente :

4.7.2. Analyse des ventes par variante

Chemin : Ventes > Analyse des ventes > Par variante

Ce rapport permet d'identifier :

• Les tailles et couleurs les plus vendues

• La rentabilité par variante

• Les besoins de réapprovisionnement par combinaison

4.8. Étape 8 : Inventaire par variante

4.8.1. Création de l'inventaire

Chemin : Stock > Gestion Inventaire > Inventaire

Procédure :

1. Cliquer sur "Nouveau"

2. Sélectionner la station : Vêtements Homme

3. Cliquer sur "Import Articles" pour charger tous les articles correspondant aux critères filtrés

   • Alternative : Cliquer sur "Choix article" pour sélectionner spécifiquement BASIC-TS-001

4. Les lignes d'articles sélectionnées sont chargées avec la quantité théorique

   • Pour l'article avec variants : La quantité théorique affiche la somme totale (273 pièces)

5. Cliquer sur "Valider" pour enregistrer l'inventaire

4.8.2. Saisie des quantités réelles par variante

Chemin : Stock > Gestion Inventaire > Saisie Inventaire

Procédure :

1. Choisir l'inventaire à partir de la liste

2. Les lignes d'inventaire sélectionnées sont chargées

3. Pour l'article avec variants :

   • Cliquer dans le champ "Qté réel"

   • Une interface s'ouvre permettant de saisir la quantité réelle pour chaque variant

4. Valider l'interface de saisie par variante

5. Le champ Qté Réel prend automatiquement la somme des quantités saisies : 272

6. Cliquer sur "Enregistrer"

Exemple de saisie :

4.8.3. Validation de l'inventaire

Chemin : Stock > Gestion Inventaire > Validation Inventaire

Procédure :

1. Cliquer sur "Vérifier" : lance une vérification des écarts

         Affichage spécifique pour les articles à variantes :

Dans l'interface de validation, l'article avec variants s'affiche sur une seule ligne avec les informations suivantes :

• Stock théorique : Somme des stocks théoriques de toutes les variantes (273)

• Qté réelle totale : Somme des quantités réelles saisies pour toutes les variantes (272)

• Écart : Différence globale au niveau de l'article (-1)

• Couleurs :

  • Lignes avec écart négatif : affichage en rouge

  • Lignes avec écart positif : affichage en vert

2. Analyser les écarts

3. Si les écarts sont justifiés, cliquer sur "Valider" pour confirmer l'inventaire

4. Option "Dévalider" : réactive l'inventaire pour corrections ou réouverture (modale non bloquante)

4.8.4. Ajustement des stocks

Chemin : Stocks > Inventaire > Saisie des écarts

Pour l'écart constaté :

• Variante : Blanc-M (N° 2)

• Écart : -1 pièce

• Cause : "Pertes diverses" (vente non enregistrée, erreur de comptage)

• Validation par le responsable

Mise à jour du stock :

• Nouveau stock Blanc-M : 39 pièces

• Stock total : 272 pièces

5. Synthèse : Cycle de vie complet de l'article à variantes

6. Avantages de la gestion par variantes

7. Points clés à retenir

Gestion des lots

1. Contexte fonctionnel

La société PHARMA DISTRIBUTION TUNISIE, spécialisée dans la distribution de produits pharmaceutiques et parapharmaceutiques, commercialise des produits sensibles nécessitant une traçabilité rigoureuse.

Ces produits sont réceptionnés en lots, chaque lot étant identifié par :

• Un numéro de lot 
• Une date d’expiration

Exemple : le médicament Paracétamol 500 mg peut être reçu en plusieurs lots distincts selon les livraisons et date d’expiration

---

1.1. Sans une gestion par lot, l'entreprise serait confrontée à plusieurs difficultés :

• Impossibilité de tracer l’origine des produits vendus
• Difficulté à gérer les dates d’expiration
• Risque de vendre des produits expirés
• Impossibilité d’effectuer un rappel ciblé en cas de problème qualité
• Gestion imprécise des stocks (absence de distinction entre lots)

---

1.2. Objectif de cet exemple

Démontrer, à travers un cas pratique concret, comment le logiciel permet de :

• Gérer un article avec suivi par lot
• Enregistrer les entrées de stock avec numéro de lot
• Gérer les dates d’expiration
• Appliquer une logique de sortie (FIFO / FEFO)
• Assurer une traçabilité complète des mouvements

---

1.3. Cas concret

Le produit PARA-500 (Paracétamol 500 mg) est un article géré par lot.

• Aucun stock initial
• Produit géré par lot
• Les lots sont créés lors des réceptions
• Réceptions multiples avec différents lots
• Prix identique pour tous les lots
• Les prix sont définis à l’achat

Note importante :
Chaque lot possède sa propre date d’expiration, mais le prix reste identique pour tous les lots dans cet exemple.

2. Préconditions

Avant de commencer, vérifier les éléments suivants :

2.1. Droits utilisateur

• Accès administrateur ou gestionnaire de stock
• Droits sur : articles, achats, ventes, stock

---

2.2. Configuration de base

2.3. Paramétrage de base

• Unité : Boîte
• Famille : Médicaments
• Dépôt : Pharmacie Centrale
• Fournisseur : LABO MED TUNIS
• Client : Pharmacie El Amal

3. Paramétrage initial (réalisé par l’administrateur)

3.1. Paramétrage des lots

Un lot est défini à partir de variants lot suivants :

• Numéro de lot
• Date d’expiration

Un modèle de lot est ensuite créé en regroupant ces variants lot .

---

3.2. Paramétrage des articles

Chemin : Catalogue > Paramétrage Article > Catalogue des produits

Procédure :

• Accéder à la fiche article
• Choisir le mode de suivi : lot
• Le bouton « Lot » est activé automatiquement dès que le mode de suivi du stock est défini sur « Par lot » dans la fiche article.
• Sélectionner le modèle de lot défini
• Enregistrer

3.3. Paramétrage des documents

Chemin : Paramétrage > Configuration des pièces

---

3.4. Paramétrage complémentaire (gestion automatique)

Pour activer la gestion automatique des lots en vente :

Activer le remplissage automatique des quantités Chemin : Paramétrage Dux > Paramétrage document

Paramétrer le variant lot de type date  dans modèle lot : Cocher is type sortie Choisir type de sortie souhaité : exemple FIFO Cocher is alerte pour activer les alertes d’expiration qui s'affiche dans l'interface (Stock > gestion de stock>stock lot expiration)

4. Cas pratique : Gestion d’un article avec lot

---

4.1. Étape 1 : Création des variants lot

Chemin : Catalogue > Variant lot > Liste des variants lot

Créer les variants suivants :

Variant 1 : Numéro de lot

Variant 2 : Date d’expiration

Champ Valeur Nom     Date Exp Catégorie     Variant Type Date

4.2. Étape 2 : Création du modèle de lot

Chemin : Catalogue > Variant lot > Modèle lot

1. Créer un modèle de lot
2. renseigner  code et libellé souhaité 
3. Ajouter les variants lot :
   • • • Num_Lot
       • Date Exp
4. Enregistrer

4.3. Étape 3 : Création de l’article

👉Sélectionner et associer un modèle de lot à l’article, puis activer ce modèle afin d’initialiser le mécanisme de suivi par lot

4.4. Étape 4 : Achat avec création de lot

4.4.1 Création du bon de commande

•  Fournisseur : LABO MED TUNIS
•  Article  :PARA-500
•  Quantité  : 200
• Prix :5,000 TND

Interface de bon de commande enregistrer dans le système 

4.4.2 Réception avec saisie du lot :

Interface de saisie des lots et emplacements

L’écran ci-dessous s’affiche lors de la transformation du bon de commande fournisseur en bon de réception. Il permet de saisir les informations de lot ainsi que les quantités associées

---

Description de l’interface

Cette interface, intitulée « Saisie des lots et des emplacements », permet de :

• Affecter un ou plusieurs lots à l’article réceptionné
• Répartir les quantités par lot
  

Règles de gestion

Lors de la saisie, les règles suivantes doivent être respectées :

• La quantité totale saisie doit être égale à la quantité à réceptionner
• La saisie du numéro de lot est obligatoire
• La date d’expiration doit être renseignée pour chaque lot
• Il est possible de saisir plusieurs lots pour un même article

Exemple de saisie (cas simple)

Exemple de saisie (multi-lots)

👉 Vérification :
La somme des quantités (120 + 80) = 200 ✔ (La cellule s’affiche en vert si le résultat est correct, sinon elle devient rouge.)

Lors de l’utilisation de plusieurs lots :

• Le système ajoute automatiquement une ligne de document pour chaque lot sélectionné
• Chaque ligne contient :
  • Le même article
  • Un lot différent
  • La quantité correspondante

4.4.3 Résultat stock

4.5. Étape 5 : Deuxième réception

👉 Stock total : 350 unités

---

4.6. Étape 6 : Vente avec sélection du lot

Interface de saisie des lots (sortie stock)

• Ajouter un bon de commande client  et transformer en bon de livraison client 

L’écran ci-dessous s’affiche lors de la transformation du bon de commande client en bon de livraison. Il permet de sélectionner les lots à utiliser pour la sortie de stock

Description de l’interface

Cette interface permet de :

• Sélectionner un ou plusieurs lots disponibles en stock
• Répartir les quantités à livrer par lot
• Visualiser les lots disponibles avec leurs quantités
• Appliquer automatiquement les règles de gestion (FEFO / FIFO)

---

Règles de gestion

Lors de la saisie, les règles suivantes doivent être respectées :

• La quantité totale sélectionnée doit être égale à la quantité à livrer
• Seuls les lots disponibles en stock peuvent être affiché
  
• La quantité saisie ne doit pas dépasser le stock disponible par  lot 
• Le système peut proposer automatiquement un lot selon la règle configurée (FEFO / FIFO)

---

Exemple de sélection (cas simple)

---

Exemple de sélection (multi-lots)

👉 Vérification :
La somme des quantités (30 + 20) = 50 ✔

Résultat après validation

Après validation :

• Les quantités sont déduites du stock par lot

• Le mouvement est tracé avec les lots utilisés
• Le bon de livraison est généré avec le détail des lots

---

4.7. Étape 7 : Gestion automatique (par LIFO OU FIFO)

Le système :

• Propose automatiquement le lot avec date d’expiration la plus proche
• Optimise la rotation du stock
• Réduit les pertes

4.8. Étape 8 : Suivi de stock et traçabilité

Chemin : Stock > stock détaillé

Pour consulter les mouvements d’un lot, effectuez un clic droit sur la ligne correspondante, par exemple LOT-PARA-001

4.9. Étape 9 : Inventaire par lot

1. Ajouter un inventaire : accédez à Stock > Gestion Inventaire > Inventaire.
2. Saisir les quantités réelles + enregistrer : accédez à Stock > Gestion Inventaire > Saisie Inventaire par Lot Globale.
   
   
   
3. validation standard  de l'inventaire
   

• • • Correction : -2 unités
    • Stock final : 298 unités
      

5. Ajout direct de documents d’achat ou de vente (gestion par lot)

Principe :
En complément de la transformation des bons de commande, le système permet de créer directement des documents d’achat ou de vente tout en intégrant la gestion des lots.

Cette méthode est utilisée pour des opérations rapides, tout en garantissant la traçabilité par lot (numéro de lot et date d’expiration).

---

5.1. Cas d’achat : Réception directe avec saisie des lots

Chemin : Achats > Bon de réception

Procédure :

1. 1. Créer un bon de réception fournisseur
   2. Ajouter l’article (ex. PARA-500)
   3. Saisir la quantité
   4. L’écran de saisie des lots s’affiche automatiquement
   5. Renseigner les informations du lot :
      • Numéro de lot
      • Date d’expiration
   6. Valider l’interface de saisie des lots
   7. Valider la ligne du document
   8. Valider le document

   ❗ Règle importante :
   Il n’est pas possible de répartir une même ligne sur plusieurs lots.

   👉 Pour saisir plusieurs lots, il est nécessaire de :

   • Ajouter une nouvelle ligne pour chaque lot
   • Saisir les informations correspondantes pour chaque ligne

5.2. Cas de vente : Livraison directe avec sélection des lots

Chemin : Ventes > Bon de livraison

Procédure :

1. Créer un bon de livraison client
2. Ajouter l’article (ex. PARA-500)
3. L’écran de sélection des lots s’affiche automatiquement
4. Sélectionner un lot disponible
5. Saisir la quantité à livrer à partir d’un seul lot
6. Valider l’interface de sélection des lots
7. Valider la ligne du document
8. Valider le document

❗ Règle importante :
Chaque ligne de document est associée à un seul lot.

👉 Pour utiliser plusieurs lots, il est nécessaire de :

• Ajouter une nouvelle ligne pour chaque lot
• Sélectionner le lot et saisir la quantité correspondante
  

6. Synthèse : Cycle de vie

---

7. Avantages de la gestion par lot

---

8. Points clés à retenir

Gestion des emplacements

1. Contexte fonctionnel

La société PHARMA DISTRIBUTION TUNISIE, spécialisée dans la distribution de produits pharmaceutiques et parapharmaceutiques, souhaite optimiser la gestion de ses stocks en suivant précisément l’emplacement des produits dans ses dépôts.

Chaque emplacement est identifié par :

• Un code unique
• Un libellé (nom commercial ou fonctionnel)
• Une station mère (dépôt ou zone principale)
• Un type (ici : emplacement)

Exemple concret :
Le médicament Paracétamol 500 mg peut être stocké dans plusieurs emplacements (Rayon A1 et Rayon A2). Cela permet de savoir, lors de la préparation des commandes, exactement où se trouvent les produits et quelles quantités sont disponibles dans chaque emplacement.

Sans gestion des emplacements, l’entreprise rencontre :

• Des difficultés à localiser rapidement les produits
• Des erreurs de picking ou de livraison
• Une mauvaise rotation du stock entraînant des pertes
• Des inventaires incomplets ou incohérents

Objectifs de ce chapitre :

• Créer et paramétrer des emplacements
• Associer automatiquement les produits aux emplacements lors des achats
• Suivre les stocks par emplacement
• Gérer la transformation des bons de commande en bons de réception ou livraison
• Assurer la traçabilité complète des mouvements

---

2. Préconditions

Avant de commencer, vérifier les points suivants :

2.1. Droits utilisateur :

• Accès administrateur ou gestionnaire de stock
• Droits sur : articles, achats, ventes, stock et emplacements

2.2. Configuration de base :

2.3. Paramétrage de base :

---

3. Paramétrage initial (réalisé par l’administrateur)

3.1. Création des emplacements

Chemin d’accès :
Gestion station > Paramétrage > Liste des emplacements (Filtrer la liste des stations pour n’afficher que les emplacements)

Exemple d'un interface de fiche emplacement

Procédure détaillée :

1. Cliquer sur Créer un nouvel emplacement
2. Renseigner les informations suivantes :
   • Code : Identifiant unique de l’emplacement (ex. E001)
   • Libellé : Nom de l’emplacement (ex. Rayon A1)
   • Station mère : Dépôt principal (ex. Pharmacie Centrale)
   • Type : Sélectionner emplacement
3. Enregistrer l’emplacement

Exemple :

Astuce : Vérifier la cohérence du code et du libellé pour éviter les doublons et faciliter la recherche dans le logiciel.

3.2. Paramétrage de l’article

Chemin : Catalogue > paramétrage Articles > Catalogue des produit

Détail de l'interface de fiche article 

Procédure :

1. Sélectionner la fiche article (ex. PARA-500 EMP)
2. Choisir mode de suivi stock : Emplacement
3. Enregistrer

L’association de l’article aux emplacements se fait automatiquement lors de la réception des achats ou de la saisie des ventes, et non dans la fiche article.

4. Cas pratique : Gestion d’un article par emplacement

4.1. Création et transformation des bons d’achat

Chemin : Achats > achat > Bon de commande fournisseur

Procédure :

1. Créer un bon de commande fournisseur pour le produit PARA-500 EMP
2. Valider le bon de commande (ne touche pas le stock)
3. Transformer en bon de réception ( touche le stock)
4. Saisir les quantités par emplacement choisi
5. Valider le bon de réception

Exemple de répartition : 

Exemple de répartition  dans l'interface de transformation de BC vers  un bon de réception  :

Le logiciel propose automatiquement les emplacements existant dans la base de donnée pour répartir les quantités.

4.2. ajout direct de document achat ou de vente 

En complément de la transformation des bons de commande, le système permet également l’ajout direct des documents d’achat ou de vente.

Cette méthode constitue une alternative simplifiée lorsque le processus ne nécessite pas la création préalable d’un bon de commande.

Principe :
L’utilisateur peut créer directement :

• un bon de réception fournisseur (achat)
• un bon de livraison client (vente)

tout en conservant la gestion des emplacements lors d'ajout document 

Détail de l'interface  d'ajout directement d'un document bon de réception

Chemin : Achats > Bon de livraison

Procédure :

1. Accéder au module Achats 
2. Créer directement un document (bon de réception )
3. Ajouter l’article concerné
4. Saisir la quantité ligne 
5. L’écran de saisie des emplacement s’affiche automatiquement
   1. choisir l'emplacement 
   2. saisir la qte  
   3. Valider l’interface de saisie des emplacements
6.  ligne du document validé 
7. Valider le document

Remarque :
Cette méthode d’ajout direct est généralement utilisée pour des opérations rapides ou exceptionnelles.
Toutefois, pour assurer une meilleure traçabilité et un suivi structuré, il est recommandé d’utiliser la transformation des bons de commande lorsque le processus métier le permet.

4.3. ajout  de bon de livraison de vente

Chemin : Vente > bon de livraison

Dans notre exemple on va créer directement un bon de livraison avec Quantité à livrer  =15

Exemple :

Détail de l'interface 

Procédure :

1. Accéder au module vente 
2. Créer un  bon de livraison  client pour le produit
3. choix l'article souhaité et valider
4. Saisir la quantité à livrer dans la ligne correspondant à l’emplacement souhaité (il est possible de saisir des quantités sur plusieurs lignes d’emplacement).
5. valider l'interface : ligne document validé 
6. Valider le bon de livraison

4.5 Règles de gestion (gestion par emplacement)

Lors de la saisie des mouvements de stock (réception ou sortie), les règles suivantes doivent être respectées :

• La quantité totale saisie par emplacement doit être égale à la quantité du document (réception ou livraison).
• La sélection de l’emplacement est obligatoire pour tout article configuré avec un mode de suivi par emplacement.
• Seuls les emplacements actifs et rattachés à la station (dépôt) peuvent être utilisés.

• En sortie :

  • • Seuls les emplacements avec stock disponible sont autorisés
    • La quantité ne doit pas dépasser le stock disponible
• Le système peut proposer automatiquement un ou plusieurs emplacements selon :
  • La disponibilité du stock
  • Les règles de gestion configurées (ex. FIFO / FEFO si combiné avec les lots )
• Il est possible de répartir une quantité sur plusieurs emplacements
• Toute incohérence bloque la validation
  

4.4. Suivi et traçabilité des emplacements

Le suivi des stocks s’effectue via deux interfaces :

• Stock détaillé : permet de consulter l’état global du stock
• Mouvements des articles par emplacement : permet de visualiser le détail des mouvements par emplacement

Le stock de l'articles est présenté comme illustré dans le tableau ci-dessous :

Article	Emplacement	Entrée	Sortie	Stock
PARA-500	E001 (Rayon A1)	180 + 50	0	230
PARA-500	E002 (Rayon A2)	20	15	5

Ce résultat doit être consulté dans les interfaces de suivi de stock.

4.4.1. Stock détaillé

Chemin : Stock > stock détaillé

• Permet de voir toutes les entrées et sorties cumulées par article et par emplacement.
• C’est ici que tu peux vérifier que les deux entrées (180 et 50) pour E001 sont enregistrées et qu’elles sont correctement additionnées pour donner le stock total (230).

4.4..2. Mouvements des articles par emplacement

cette interface Permet :

• de consulter en détail toutes les entrées et sorties pour chaque emplacement.
• également de vérifier les lignes individuelles (par exemple 180 et 50) avant leur consolidation dans le stock total.

Chemin : Stock >Gestion de stock > Mvt art par emplacement

Détail de l'interface 

Description de l'interface 

Chaque mouvement est tracé avec le détail de l’emplacement et de la quantité, assurant une traçabilité complète((entrée, sortie, document source).

5.Procédure d’inventaire par emplacement

1. Ajouter un inventaire : accédez à Stock > Gestion des inventaires > Inventaire, puis créez un nouvel inventaire en suivant les étapes standard ( avec bouton I dans la capture d’écran).
2. Accéder à :  Stock > Gestion Inventaire > Inventaire  par emplacement 

Détail de l'interface "inventaire par emplacement" ( avec bouton II dans l'Imprim écran)

description de l'interface 

1. Sélectionner l'inventaire souhaité 
2. générer ligne emplacement 
3. aller dans la deuxième partie de l'interface pour saisir les quantités réelles pour chaque emplacement
4. Vérifier et saisir les quantités réelles pour chaque emplacement
5. cliquer sur "enregistrer " pour Valider la saisie
6. Dans l’interface de validation des inventaires, il est nécessaire de valider l’inventaire en suivant les étapes standard applicables à tous les inventaires (avec bouton III dans la capture d’écran).
7. Le système met à jour automatiquement le stock disponible par emplacement

 Remarque :
La gestion par emplacement garantit une localisation précise des produits et permet d’éviter les erreurs de sortie ou de répartition.
L’inventaire doit être effectué ligne par ligne et emplacement par emplacement pour assurer une traçabilité complète.

6.Synthèse : Cycle de vie

Étapes du cycle de vie

7. Avantages de la gestion par emplacement

---

8. Points clés à retenir

1. Le mode de suivi Emplacement doit être activé dans la fiche article.
2. L’association du produit aux emplacements se fait automatiquement lors des achats et ventes, via la transformation des bons ou l'ajout direct des document touche le stock
3. Les sorties respectent les quantités disponibles par emplacement.
4. Le suivi par emplacement facilite la rotation des stocks et les inventaires.
   
5. La transformation des bons unifie le processus d’achat et de vente, assure la traçabilité et réduit les erreurs de saisie.

Gestion des lots et emplacements

1. Contexte fonctionnel

La société PHARMA DISTRIBUTION TUNISIE, spécialisée dans la distribution de produits pharmaceutiques et parapharmaceutiques, doit garantir :

• La traçabilité complète des produits
• L’optimisation des stocks dans ses dépôts
• La rotation correcte des produits sensibles (selon date d’expiration)
• La localisation précise des produits pour la préparation des commandes et l’inventaire

Pour atteindre ces objectifs, le logiciel propose une double gestion :

1. Gestion des lots : Chaque produit est suivi par lot,( identifié par un numéro unique et une date d’expiration) afin de contrôler la qualité et gérer les dates limites de consommation.
2. Gestion des emplacements : Chaque produit peut être stocké dans un ou plusieurs emplacements, eux-mêmes identifiés par un code, un libellé et une station mère (dépôt).

Exemple concret :
Le médicament Paracétamol 500 mg peut être stocké dans plusieurs emplacements et lots :

Cette gestion combinée permet de :

• • Savoir exactement où se trouve chaque unité
  • Appliquer des règles de sortie automatiques (FIFO / FEFO)
  • Optimiser la rotation et limiter les pertes
  • Assurer une traçabilité complète pour les audits et rappels de produits

2. Objectifs du module

Le module Gestion des lots et emplacements permet de :

1. 1. Créer et paramétrer les lots et emplacements
   2. Suivre le stock précis par lot et emplacement
   3. Associer automatiquement les articles aux emplacements lors des réceptions et sorties
   4. Transformer les bons de commande en bons de réception ou livraison tout en respectant les lots et emplacements
   5. Saisir les inventaires détaillés par lot et par emplacement
   6. Générer des rapports fiables pour le suivi, la traçabilité et l’optimisation des stocks

---

3. Préconditions

Avant d’utiliser ce module, vérifier :

3.1. Droits utilisateur

• • Accès administrateur ou gestionnaire de stock
  • Droits sur : articles, achats, ventes, stock et emplacements

3.2. Configuration de base

3.3. Paramétrage de base

4. Paramétrage initial (réalisé par l’administrateur)

4.1. paramétrage des emplacements

Chemin d’accès :
Gestion station > Paramétrage > Liste des emplacements
(Filtrer pour n’afficher que les emplacements)

Procédure :

1. 1. Cliquer sur Créer un nouvel emplacement
   2. Renseigner :
      • Code : identifiant unique (ex. E001)
      • Libellé : nom commercial ou fonctionnel (ex. Rayon A1)
      • Station mère : dépôt principal (ex. Pharmacie Centrale)
      • Type : emplacement
   3. Enregistrer

Exemple :

Astuce : Vérifier la cohérence des codes et libellés pour éviter les doublons.

4.2. Paramétrage des articles

Chemin : Catalogue > Paramétrage Article > Catalogue des produits

Procédure :

• • Accéder à la fiche article
  • Choisir le mode de suivi : lot + emplacement 
  • Le bouton « Lot » est activé automatiquement dès que le mode de suivi du stock est défini sur « Par lot » dans la fiche article.
  • Sélectionner le modèle de lot défini
  • Enregistrer

L’association aux emplacements et aux lots se fait automatiquement lors des mouvements (réception ou livraison)

4.3. Paramétrage des documents 

Chemin : Paramétrage > Configuration des pièces

4.4. Paramétrage complémentaire (gestion automatique)

Pour activer la gestion automatique des lots en vente :

Activer le remplissage automatique des quantités Chemin : Paramétrage Dux > Paramétrage document

Paramétrer le variant lot de type date  dans modèle lot : Cocher is type sortie Choisir type de sortie souhaité : exemple FIFO Cocher is alerte pour activer les alertes d’expiration qui s'affiche dans l'interface (Stock > gestion de stock>stock lot expiration)

5. Cas pratique : Gestion d’un article par lot et emplacement

5.1. Étape 1 : Création des variants lot

Chemin : Catalogue > Variant lot > Liste des variants lot

Créer les variants suivants :

Variant 1 : Numéro de lot

Variant 2 : Date d’expiration

Champ Valeur Nom     Date Exp Catégorie     Variant Type Date

5.2. Étape 2 : Création du modèle de lot

Chemin : Catalogue > Variant lot > Modèle lot

1. 1. Créer un modèle de lot
   2. renseigner  code et libellé souhaité 
   3. Ajouter les variants lot :
      • • • Num_Lot
          • Date Exp
   4. Enregistrer

5.3. Étape 3 : Création de l’article

Chemin : Catalogue > Paramétrage Article > Catalogue des produits

👉Sélectionner et associer un modèle de lot à l’article, puis activer ce modèle afin d’initialiser le mécanisme de suivi par lot

Procédure :

• • Accéder à la liste des articles*
  • cliquer sur "nouveau "
  • renseigner les informations 
  • Choisir le mode de suivi : lot + emplacement 
  • Le bouton « Lot » est activé automatiquement dès que le mode de suivi du stock est défini sur « Par lot » dans la fiche article.
  • Sélectionner le modèle de lot défini
  • Enregistrer le modèle de lot 
  • Enregistrer l'article 

5.4. Étape 4 : Réception avec transformation de bon de commande

Chemin : Achats > Bon de commande fournisseur

5.4.1 ajout de bon e commande 

Procédure :

1. 1. Créer un bon de commande fournisseur
   2. choisir l'article souhaité  avec qte =200
   3. Valider le bon (le stock n’est pas touché)

5.4.2 Réception avec saisie du lot :

1. 1. accéder bon de commande fournisseur créer 
   2. Transformer en bon de réception
   3. Saisir les quantités par lot et par emplacement
   4. Valider la ligne et le document

Exemple :

Interface de saisie des lots et emplacements

L’écran ci-dessous s’affiche lors de la transformation du bon de commande fournisseur en bon de réception. Il permet de saisir les informations de lot ainsi que les quantités associées

👉 Vérification :
La somme des quantités (120 + 80) = 200 ✔ 

(La cellule s’affiche en vert si le résultat est correct, sinon elle devient rouge.)

Lors de l’utilisation de plusieurs lots :

• • Le système ajoute automatiquement une ligne de document pour chaque lot sélectionné
  • Chaque ligne contient :
    • Le même article
    • Un lot différent
    • La quantité correspondante

5.5. Étape 5 : Ajout direct d’un document d’achat ou de vente

Principe :
Permet de créer directement un bon de réception ou un bon de livraison sans passer par un bon de commande, tout en respectant la gestion des lots et emplacements. (deux interface  successive s'affiche : l’écran de saisie des emplacement  et l’écran de saisie des lots )

Procédure :

1. Accéder au module Achats ou Ventes
2. Créer le document (bon de réception ou bon de livraison)
3. Ajouter l’article
4. Saisir la quantité
5. L’écran de saisie des emplacement s’affiche automatiquement

• • • • choisir l'emplacement 
      • saisir la qte  
      • Valider l’interface de saisie des emplacements 

 6. L’écran de saisie des lots s’affiche automatiquement

7.Renseigner les informations du lot :

• • Numéro de lot
  • Date d’expiration

8. Valider l’interface de saisie des lots

9. Valider la ligne du document

10. Valider  le document

5.6. Étape 6 : Étape 6 : Vente avec sélection du lots et emplacements 

Chemin : Ventes > bon de commande 

Procédure :

• Étape 1 : Création du bon de commande
  • Créer un bon de commande client avec une quantité de 70.
• Étape 2 : Transformation en bon de livraison
  • Transformer le bon de commande en bon de livraison client.
• Étape 3 : Répartition des quantités
  • Dans l’interface de transformation affichée :

• Répartir la quantité selon les emplacements ou les lots disponibles

  • 👉 L’écran de transformation permet de sélectionner les lots et stock à utiliser pour la sortie de stock.
• Étape 4 : valider l'interface de transformation affiché 
• Étape 5 : valider document BL client 

Exemple de répartitions  vente :

L’écran ci-dessous s’affiche L’écran de transformation du bon de commande client en bon de livraison. Il permet de sélectionner les lots et emplacement  à utiliser pour la sortie de stock

5.7. Règles de gestion

• La quantité totale par lot et emplacement doit correspondre à la quantité du document
• La sélection des lots et emplacements est obligatoire
• Seuls les lots et emplacements actifs peuvent être utilisés
• Pour les sorties : la quantité ne peut dépasser le stock disponible
• Le système peut proposer automatiquement des lots ou emplacements selon la disponibilité et les règles de gestion (FIFO / FEFO)
• Il est possible de répartir une quantité sur plusieurs lots ou emplacements

---

5.7.Suivi de stock et traçabilité

Chemin :  stock détaillé

Détail de l'interface 

description de l'interface 

Dans le cas d’une gestion combinée,(lot +emplacements ) , le stock est détaillé à un niveau plus fin :

Article	Lot	Emplacement	Entrée	Sortie	Stock
PARA-500 LOT EMP	LOT-PARA-001	E001 (Rayon A1)	120	50	70
PARA-500 LOT EMP	LOT-PARA-003	E001 (Rayon A1)	70	0	70
PARA-500 LOT EMP	LOT-PARA-002	E002 (Rayon A2)	80	20	60

Lecture du tableau

• Entrée : Quantité reçue (achat ou ajustement positif)
• Sortie : Quantité livrée (vente ou ajustement négatif)
• Stock : Quantité restante

👉 Vérification :

• LOT-001 → 120 - 50 = 70 ✔
• LOT-002 → 80 - 20 = 60 ✔

5.8. Inventaire par lot et emplacement

Chemin : Stock > Gestion Inventaire > Inventaire lot emplacement 

Détail de  l'interface 

Description de  l'interface 

Procédure d’inventaire (lot et emplacement)

1. Accéder à l’interface « Inventaire lot emplacement »
2. Cliquer sur Créer un inventaire
3. Sélectionner la station : Pharmacie Centrale
4. Ajouter les articles à inventorier :
   • Cliquer sur « Choisir article inexistant » pour sélectionner un ou plusieurs articles
   • Ou cliquer sur « Import article » pour importer l’ensemble des articles
5. L’interface « Choix article » s’affiche :
   • Sélectionner l’article souhaité
   • Valider
6. L’article est ajouté avec ses informations de stock détaillées par :
   • Lot
   • Emplacement
7. Saisir les quantités réelles constatées pour chaque ligne (lot + emplacement)
8. modifier si nécessaire l'emplacement 
10. Cliquer sur Enregistrer pour sauvegarder la saisie
11. Cliquer sur Vérifier :
    • Les lignes sont colorées pour indiquer les écarts éventuels
12. Valider l’inventaire :

• Cliquer sur le bouton « Valider »
• Saisir le mot de passe utilisateur pour confirmer

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Résultat :
Le système met à jour automatiquement le stock disponible par lot et par emplacement, en fonction des quantités réelles saisies.

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Remarque :
Cette procédure garantit une correction précise des écarts de stock et assure une traçabilité complète des ajustements.

Exemple :

Article	Lot	Emplacement (théorique )	QTE théorique	QTE réel	Emplacement (réel )
PARA-500 LOT EMP	LOT-PARA-001	E001 (Rayon A1)	70	à saisir	E001   modifiable
PARA-500 LOT EMP	LOT-PARA-003	E001 (Rayon A1)	70	à saisir	E001 modifiable
PARA-500 LOT EMP	LOT-PARA-002	E002 (Rayon A2)	60	à saisir	E002 modifiable

6. Synthèse : Cycle de vie

7. Avantages du module

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8. Points clés à retenir

• Activer le suivi lot et emplacement dans la fiche article
• L’association se fait automatiquement lors des mouvements
• Les sorties respectent les quantités disponibles par lot et emplacement
• Les inventaires se font par lot et emplacement pour une traçabilité complète
• La transformation des bons unifie les processus d’achat et vente et réduit les erreurs

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