Cas Réels d’Utilisation des Modules Fonctionnels : Paramétrage, Préconditions et Procédures d’Exécution Ce chapitre présente des cas d’utilisation réels des modules fonctionnels du logiciel afin de mieux illustrer leur utilisation dans un contexte professionnel. Il vise à accompagner les administrateurs et les utilisateurs dans l’exploitation du système de manière claire, structurée et efficace, en s’appuyant sur des situations concrètes rencontrées dans le cadre du travail. Pour chaque module, la documentation précise : Le contexte fonctionnel du cas d’utilisation Les paramètres nécessaires au bon fonctionnement du module Les préconditions à vérifier avant l’exécution du processus Les étapes détaillées à suivre dans l’application Plan Introduction :  Objectif de la mise en situation sur le logiciel  : Démontrer , à travers un cas réel et progressif, comment le logiciel commercial répond concrètement aux besoins opérationnels de l'entreprise. Illustrer  le paramétrage et l'utilisation des fonctionnalités clés : création d'articles, gestion des variantes, suivi des lots et des numéros de série. Simuler  un flux complet de gestion, de la création des fiches produits jusqu'à leur traçabilité en stock, afin de montrer la valeur ajoutée du logiciel dans un contexte professionnel réaliste. Valider la capacité du logiciel à s'adapter aux contraintes métier et à apporter des solutions pratiques et efficaces. Sommaire : 1. Module : Gestion des Articles (Produits) Module 1 : paramétrage et création des articles (standard ) Module 2 : Intégration dans le circuit d'achat Module 3 : Intégration dans le circuit de vente Module 4 : Intégration dans le circuit d'inventaire 2. Module : Gestion des Variantes d'articles Contexte fonctionnel Préconditions Paramétrage initial Cas pratique : Étapes détaillées dans cas pratique 3. Module : Gestion des Lots Contexte fonctionnel Préconditions Paramétrage initial Cas pratique : Étapes détaillées dans cas pratique 4. Module : Gestion des emplacements Contexte fonctionnel Préconditions Paramétrage initial Cas pratique : Étapes détaillées dans cas pratique 5. Module : Gestion des Lots et emplacements Contexte fonctionnel Préconditions Paramétrage initial Cas pratique : Étapes détaillées dans cas pratique 6. Module : Gestion des Numéros de série Contexte fonctionnel Préconditions Paramétrage initial Étapes détaillées dans cas pratique Module : Gestion des Articles (Produits) standard Module 1 : paramétrage et gestion des Articles (standard ) 1.1. Contexte fonctionnel Ce chapitre présente, à travers des cas d’usage réels issus de l’activité d’une société tunisienne de distribution textile, la configuration et l’utilisation des principaux modules fonctionnels du logiciel de gestion commerciale. Pour chaque processus, sont précisés le contexte fonctionnel, les préconditions à vérifier, le paramétrage initial requis ainsi que les étapes détaillées d’exécution. Les cas pratiques s’articulent autour de la société TUNISIA FASHION , basée à Tunis avec des points de vente à Sousse et Sfax, spécialisée dans la vente de vêtements pour hommes, femmes et enfants. Dans ce contexte, chaque produit doit être identifié de manière unique dans le système informatique. La gestion des articles permet de créer et administrer les fiches produits, qui constituent la base des opérations d’achats, de ventes sur le marché local et de gestion des stocks dans les différents dépôts. Ainsi, la société TUNISIA FASHION doit référencer l’ensemble de ses produits dans son logiciel de gestion commerciale afin d’assurer la traçabilité et le suivi des flux. 1.2. Préconditions Avant de procéder à la création d'un article, vérifier les points suivants : L'utilisateur dispose d'un profil avec les droits de création et de modification d'articles Les paramètres de base de la société sont configurés (TVA tunisienne, dinar tunisien, exercice comptable en cours) La société est immatriculée à la patente et sa matricule fiscale est renseignée dans le système Les familles d'articles ont été créées au préalable (Vêtements Homme, Vêtements Femme, Enfants, Accessoires) Les dépôts sont créés et actifs dans le système Fournisseurs  : Le fournisseur "TEXTILE MONASTIR" est créé dans la base fournisseurs. client : le client "Magasin Tex Monastir " est créé dans la base fournisseurs. 1.3. Paramétrage initial (réalisé par l'administrateur) Élément Configuration Familles d'articles Vêtements Homme, Vêtements Femme, Enfants, Accessoires Unités de mesure Pièce (unité de vente), Carton (unité d'achat) Taux de TVA tunisiens 19% (taux normal), 7% (produits de première nécessité), 0% (export) Dépôts Entrepôt principal (Zone industrielle Tunis), Magasin Sousse, Magasin Sfax paramétrage document (achat et vente ) plusieurs paramétrage disponible selon besoin et circuit document  souhaité comme: document d'achat ou de vente  affect stock ,affect solde ,affect DPA ?affect CMP ,autorise stock négative etc... 1.4. Cas pratique : Création d'un article "Jean classique homme" Étape 1 : Accéder au module Menu :  Catalogue > Article > Catalogue des Produits Étape 2 : Saisir les informations générales Champ Valeur Code article JEAN-HOMME-CLASSIC-001 Libellé court Jean classique homme bleu foncé Libellé Jean classique homme bleu foncé - Coupe droite, 100% coton, fabrication turque Famille Vêtements Homme Sous-famille Jeans Marque TUNISIA FASHION Étape 3 : Renseigner les données commerciales Champ Valeur Calcul Prix d'achat HT 45,000 TND À saisir directement ou après réception Marge souhaitée 59% Configurable selon politique commerciale Prix de vente HT 71,550 TND = 45 × (1 + 0,59) TVA 19% Taux normal Tunisie Prix de vente TTC 85,144 TND = 71,55 × 1,19 Remarque  : Le prix d'achat peut être renseigné directement dans la fiche article ou ultérieurement lors de l'ajout d'un document d'achat. Étape 4 : Configurer la gestion des stocks Champ Valeur Unité de gestion Pièce Stock minimum (seuil d'alerte) 20 pièces Mode de suivi stock Standard (FIFO) Base de calcul marge Prix d'achat moyen pondéré Étape 5 : Ajouter des médias (optionnel) Télécharger une photo du produit (vue face) Télécharger une photo (vue dos) Ajouter éventuellement des photos des différentes couleurs/tailles Étape 6 : Valider la création Cliquer sur le bouton  "Enregistrer"  ou  "Valider" Visualiser l'article dans la liste du catalogue Vérifier que l'article apparaît dans les différentes listes de sélection Résultat attendu L'article  JEAN-HOMME-CLASSIC-001  est créé et disponible pour être utilisé dans : Les documents d'achat (commandes fournisseurs, réceptions) Les documents de vente (devis, bons de livraison, factures clients) Les opérations d'inventaire dans les différents dépôts Le paramétrage des promotions et offres commerciales Module 2 : Intégration dans le circuit d'achat 2.1. Contexte fonctionnel Le circuit d'achat permet d'approvisionner les dépôts en articles auprès des fournisseurs locaux et internationaux. Il comprend les étapes de commande, réception, contrôle qualité, retour éventuel et facturation. Exemple concret  : TUNISIA FASHION commande des jeans auprès d'un fournisseur local "TEX TUNISIE" situé à Monastir. 2.2. Préconditions L'article JEAN-HOMME-CLASSIC-001 est créé dans le catalogue Le fournisseur TEX TUNISIE est créé avec sa matricule fiscale (1234567/X/A/000) Le dépôt de destination (Entrepôt principal) est actif L'utilisateur dispose des droits sur le module Achats Fournisseurs  : Le fournisseur "TEXTILE MONASTIR" est créé dans la base fournisseurs. 2.3. Étapes détaillées : Commande fournisseur 2.3.1. Création de la commande fournisseur Accès  :  Achats > Bons de commande fournisseur définitif Procédure  : Cliquer sur  "Nouveau"  (un document vierge s'ouvre) Renseigner l'en-tête du document : Fournisseur  : TEX TUNISIE (taper les premières lettres pour filtrer) Date de commande  : Date du jour (par défaut) Date de réception prévue  : À saisir Dépôt de destination  : Entrepôt principal Ajouter la ligne d'article : Rechercher  JEAN-HOMME-CLASSIC-001 Quantité commandée  : 100 pièces Prix unitaire  : 45,000 TND (inchangé) Vérifier le total HT : 100 × 45 =  4 500 TND Cliquer sur  "Valider"  (la commande passe en statut "Validée") 2.3.2. Réception de la marchandise Accès  :  Achats > Bons de commande fournisseur définitif Procédure  : Sélectionner la commande concernée Cliquer sur  "Transformer en bon de livraison"  ou  "Réceptionner" Procéder au  contrôle qualité  à réception : 98 pièces conformes 2 pièces avec défaut (couture, tâche) identifiées Saisir la réception : Quantité reçue conforme  : 98 pièces Quantité refusée  : 2 pièces (retour fournisseur) Imprimer le bon de réception (3 exemplaires : fournisseur, comptabilité, magasin) 2.3.3. Gestion du retour fournisseur Accès  :  Achats > Bons de livraison fournisseur Procédure  : Sélectionner le bon de livraison concerné Cliquer sur  "Transformer en bon de retour" Saisir la quantité retournée :  2 pièces Valider le retour (les articles retournés sont déduits du stock) 2.3.4. Facturation fournisseur Accès  :  Achats > Bons de livraison fournisseur Procédure  : Sélectionner le bon de livraison concerné (98 pièces) Cliquer sur  "Transformer en facture" Vérifier les calculs : Base HT : 98 × 45 =  4 410,000 TND TVA déductible 19% :  837,900 TND Net à payer :  5 247,900 TND Valider la facture fournisseur 2.3.5. Mise à jour des stocks Pour contrôler que la réception a bien été prise en compte dans les stocks, deux méthodes sont possibles : Méthode 1 : Consultation de la fiche de stock Chemin  :  Stock > Fiche de stock Procédure  : Sélectionner l'article  JEAN-HOMME-CLASSIC-001 Définir la période (ex: du 1er au 30 du mois) Consulter la fiche qui affiche : Stock initial Entrées  : +98 pièces (bon de réception n°BR-2025-001) Stock final : 98 pièces Méthode 2 : Interface stock détaillé Chemin :  Stock >Stock détaillé Procédure  : Accéder à l'interface  "Stock détaillé"  ou  "Mouvements de stock" Filtrer par article :  JEAN-HOMME-CLASSIC-001 Filtrer par type de mouvement :  Entrée Vérifier la ligne correspondant à la réception : Date  : Date de réception mode de suivi stock : standard Quantité : 98 Dépôt : Entrepôt principal code ou libelle article  Élément Impact Stock Entrepôt principal Augmentation de 98 pièces Prix de revient unitaire 45,000 TND Valeur du stock ajoutée 4 410,000 TND 2.3.6. Liaison avec la comptabilité  La validation du bon de réception génère automatiquement les écritures comptables suivantes : Compte Intitulé Débit Crédit 607 Achats de marchandises 4 410,000 TND   4456 TVA déductible 837,900 TND   401 Fournisseur TEX TUNISIE   5 247,900 TND Explication  : Le débit du compte  607  valorise les achats de marchandises Le débit du compte  4456  enregistre la TVA récupérable Le crédit du compte  401 constate la dette envers le fournisseur Module 3 : Intégration dans le circuit de vente 3.1. Contexte fonctionnel Le circuit de vente permet de commercialiser les articles auprès des clients professionnels (B2B) et des particuliers (B2C). Il comprend les étapes de devis, bon de livraison, facturation et encaissement. 3.2. Préconditions L'article JEAN-HOMME-CLASSIC-001 est en stock (minimum 83 pièces) Le client est créé dans la base avec sa matricule fiscale Les prix de vente sont configurés dans la fiche article client : le client "Magasin Tex Monastir" est créé dans la base fournisseurs. 3.3. Cas pratique 1 : Vente à un client professionnel avec devis 3.3.1. Création du devis Accès  :  Ventes > Devis clients Procédure  : Cliquer sur  "Nouveau devis" Renseigner l'en-tête : Client : Sélectionner le client (ex: "Magasin Tex Monastir") Date  : Date du jour Ajouter l'article : Article  : JEAN-HOMME-CLASSIC-001 Quantité demandée  : 15 pièces Prix HT unitaire  : 71,550 TND (automatique) Remise commerciale  : 5% (accorder si applicable) Vérifier les calculs : Prix HT après remise : 71,55 × (1 - 0,05) =  67,973 TND Total HT : 15 × 67,973 =  1 019,595 TND TVA 19% :  193,723 TND Total TTC :  1 213,318 TND Envoyer le devis par email au client (optionnel) Valider le devis (statut "Accepté" ou "En attente") 3.3.2. Transformation en bon de livraison Accès  :  Ventes > Devis clients Sélectionner le devis accepté Cliquer sur  "Transformer en bon de livraison" Vérifier les quantités (15 pièces) Valider le bon de livraison Impact stock  : Déchargement automatique de 15 pièces du stock (Entrepôt principal) 3.3.3. Transformation en facture Accès  :  Ventes > Bons de livraison clients Sélectionner le bon de livraison Cliquer sur  "Transformer en facture" Vérifier les mentions obligatoires : Matricule fiscal vendeur : 1234567/X/A/000 Matricule fiscal client : 7654321/Y/B/001 Timbre fiscal : 1 TND (si facture > 100 TND) Valider la facture 3.3.4. Écriture comptable générée Compte Intitulé Débit Crédit 411 Client 1 214,318   701 Ventes de marchandises   1 019,595 443 TVA collectée   193,723 447 Timbre fiscal   1,000 3.4. Cas pratique 2 : Vente au détail (client particulier) 3.4.1. Vente au comptoir (TPV) Accès  : Interface Terminal Point de Vente (TPV) Scénario  : Client achète 2 jeans (tailles 40 et 42) Procédure  : Scanner les codes-barres des articles en caisse Le système affiche automatiquement : Article : JEAN-HOMME-CLASSIC-001 Quantité : 2 Prix unitaire TTC : 85,144 TND Total TTC :  170,288 TND Mode d'encaissement : Espèces (ou carte bancaire via TPE) Impression du ticket de caisse 3.4.2. Vente avec remise fidélité Scénario  : Client fidèle avec carte de fidélité Procédure  : Scanner la carte de fidélité du client Le système applique automatiquement la remise :  10% Calculs automatiques : Prix HT unitaire : 71,550 TND Remise 10% : 7,155 TND Prix HT après remise : 64,395 TND TVA 19% : 12,235 TND Prix TTC après remise :  76,630 TND Module 4 : Intégration dans le circuit d'inventaire 4.1. Contexte fonctionnel L'inventaire permet de vérifier la concordance entre le stock théorique (comptable) et le stock physique réel, et d'ajuster les quantités en cas d'écart. 4.2. Cas pratique : Inventaire mensuel de l'entrepôt principal 4.2.1. Préparation de l'inventaire Élément Détail Date Dimanche 30 juin (magasins fermés) Périmètre Dépôt Entrepôt principal Équipes constituées Équipe 1 : Vêtements Homme (2 pers.) Équipe 2 : Vêtements Femme (2 pers.) Équipe 3 : Enfants et Accessoires (2 pers.) Édition des fiches de comptage  : Extraction de la liste des articles par rayon (ex: Vêtements Homme) : Article Libellé Stock théorique JEAN-HOMME-CLASSIC-001 Jean classique homme 83 pièces JEAN-HOMME-SLIM-002 Jean slim homme 89 pièces CHEMISE-HOMME-001 Chemise homme 124 pièces 4.2.2. Comptage physique Déroulement  : Chaque équipe procède au comptage indépendant Saisie sur tablette (ou fiche papier) Résultat pour JEAN-HOMME-CLASSIC-001 :  80 pièces 4.2.3. Saisie de l'inventaire dans le système Création de l'inventaire  : Chemin  :  Stock > Gestion Inventaire > Inventaire Cliquer sur  "Nouveau" Sélectionner la station : Vêtements Homme Cliquer sur  "Import Articles"  pour charger tous les articles correspondant aux critères filtrés Alternative  : Cliquer sur  "Choix article"  pour sélectionner quelques articles spécifiques Les lignes d'articles sélectionnées sont chargées avec la quantité théorique Cliquer sur  "Valider"  pour enregistrer l'inventaire Saisie des quantités réelles  : Chemin  :  Stock > Gestion Inventaire > Saisie Inventaire Choisir l'inventaire à partir de la liste Les lignes d'inventaire sélectionnées sont chargées Saisir la quantité réelle pour chaque article : JEAN-HOMME-CLASSIC-001 :  80 pièces Cliquer sur  "Enregistrer" Validation de l'inventaire  : Chemin  :  Stock > Gestion Inventaire > Validation Inventaire Cliquer sur  "Vérifier"  : lance une vérification des écarts Lignes avec écart négatif : affichage en  rouge Lignes avec écart positif : affichage en  vert Cliquer sur  "Valider"  pour confirmer l'inventaire Option  "Dévalider"  : réactive l'inventaire pour corrections ou réouverture (modale non bloquante) 4.2.4. Analyse des écarts Élément Valeur Stock théorique 83 pièces Stock compté 80 pièces Écart constaté -3 pièces Recherche des causes  : Consultation de l'historique des mouvements : 2 pièces offertes en cadeau lors d'une opération commerciale (non saisies) 1 pièce utilisée pour photo catalogue (non sortie) Conclusion  : Écart validé par le responsable 4.2.5. Ajustement et validation Saisie des ajustements  : Chemin  :  Stocks > Inventaire > Saisie des écarts Pour JEAN-HOMME-CLASSIC-001 : Écart constaté : -3 Cause : "Pertes diverses" (cadeaux, échantillon, rebut) Validation par le responsable Mise à jour du stock : Élément Valeur Nouveau stock théorique 80 pièces Prix de revient unitaire 45,000 TND 4.2.6. Édition des rapports Procès-verbal d'inventaire  : Date : 30 juin Lieu : Entrepôt principal Participants : Chef de dépôt + 3 équipes de compteurs Écarts constatés : -3 pièces (JEAN-HOMME-CLASSIC-001), +1 pièce (autre article) Signatures des participants Rapport de direction  : Synthèse des écarts par famille Graphique d'évolution des stocks Proposition d'actions correctives : Former le personnel à la saisie des mouvements Créer un code "Cadeau" pour les opérations commerciales Mettre en place un suivi des échantillons 4.2.7. Option : Inventaire tournant Programmation hebdomadaire : Semaine Famille inventoriée Semaine 1 Jeans et pantalons Semaine 2 Chemises et tops Semaine 3 T-shirts et polos Semaine 4 Accessoires Avantages  : Pas d'arrêt complet de l'activité Écarts détectés plus rapidement Meilleure précision continue Récapitulatif : Cycle de vie complet de l'article L'article  JEAN-HOMME-CLASSIC-001 est désormais pleinement intégré dans tous les processus opérationnels de l'entreprise : Processus Opérations réalisées Création Fiche article avec caractéristiques, prix, TVA Achats Commande fournisseur, réception, retour, facture fournisseur Ventes B2B Devis, bon de livraison, facture client, encaissement Ventes B2C Vente au comptoir, remises fidélité Inventaire Comptage, analyse des écarts, ajustements, valorisation Points clés à retenir Traçabilité complète  : Chaque mouvement (entrée, sortie, ajustement) est enregistré et consultable Valorisation automatique  : Le stock est valorisé en temps réel au coût d'achat Conformité fiscale  : Les documents générés respectent la législation tunisienne (TVA, timbre fiscal, matricule) Intégration comptable  : Toutes les opérations génèrent automatiquement les écritures correspondantes Alertes et seuils : Le système prévient en cas de stock minimum atteint Gestion des variants d’articles 1. Contexte fonctionnel La société  TUNISIA FASHION , entreprise tunisienne spécialisée dans la distribution de textile et prêt-à-porter, commercialise une gamme de  t-shirts basiques  destinés à une clientèle variée (particuliers, professionnels, boutiques de détail). Ces t-shirts sont disponibles en  différentes tailles (S, M, L, XL)  et  différentes couleurs (Blanc, Noir, Bleu) , ce qui génère  12 combinaisons possibles  (3 couleurs × 4 tailles). 1.1. Sans une gestion par variantes , l'entreprise serait confrontée à plusieurs difficultés : Création de 12 fiches articles indépendantes (lourdeur administrative) Risque de confusion entre les produits Impossibilité d'analyser les ventes par taille ou par couleur Gestion approximative des stocks (difficulté à savoir précisément ce qui manque) 1.2. Objectif de cet exemple  : Démontrer, à travers un cas pratique concret, comment le logiciel de gestion commerciale permet de : Créer un article principal avec ses variantes (tailles et couleurs) Gérer les stocks à partir de zéro, avec mise à jour via les documents d'achat  et vente  Définir les prix de vente de l'article  à partir de la marge souhaitée  Suivre les ventes et analyser la performance par variante 1.3. Cas concret  : Le t-shirt basique "BASIC-TS-001" est un nouveau produit que l'entreprise va référencer. Aucun stock initial, les prix d'achat et de vente seront déterminés progressivement lors des premières commandes. Note importante  : Dans notre exemple, les prix ne sont pas différenciés selon les variantes (même prix pour toutes les tailles et couleurs). 2. Préconditions Avant de commencer la création des variantes, vérifier les points suivants : 2.1. Droits utilisateur  : L'utilisateur dispose d'un profil administrateur ou gestionnaire d'articles avec les droits de création, modification et suppression 2.2. Module activé  : Le module "Gestion des articles" est activé dans le logiciel, ainsi que l'option "Gestion des variantes" (paramétrage général) 2.3. Configuration de base  : La société est créée avec sa matricule fiscale (ex: 1234567/X/A/000) La TVA tunisienne est configurée (19% taux normal) La devise est le Dinar Tunisien (TND) 2.4. Unités de mesure  : L'unité "Pièce" est créée comme unité de vente et de stock 2.5. Catégories d'articles  : La catégorie "Vêtements" et la sous-catégorie "T-shirts" ont été préalablement créées 2.6. Dépôts  : Les 3 dépôts de l'entreprise sont créés et accessibles (Entrepôt principal Tunis, Magasin Sousse, Magasin Sfax) 2.7. Fournisseurs  : Le fournisseur "TEX TUNISIE" est créé dans la base fournisseurs 2.8. Clients  : Le client "Magasin Tex Monastir" est créé dans la base clients 3. Paramétrage initial (réalisé par l'administrateur) 3.1. Paramétrages de base Élément Configuration Familles d'articles Vêtements Homme, Vêtements Femme, Enfants, Accessoires Unités de mesure Pièce (unité de vente), Carton (unité d'achat) Taux de TVA tunisiens 19% (taux normal), 7% (produits de première nécessité), 0% (export) Dépôts Entrepôt principal (Zone industrielle Tunis), Magasin Sousse, Magasin Sfax 3.2. Paramétrage spécifique aux documents Chemin :  Paramétrage > Configuration des pièces > Propriétés Paramètre Action Use variant Activer (cocher) l'option "Utiliser les variantes"(" use variant  ") dans l'interface de configuration des pièces/Paramétrage Autre modules  3.3. Paramétrage spécifique aux articles Chemin :  Paramétrage > Paramétrage Dux > Paramétrage article Paramètre Action Use variant Activer (cocher) l'option "Utiliser les variantes" (" use variant  ") dans le paramétrage général des articles dans paramétrage DUX  4. Cas pratique : Création d'un article T-shirt avec variantes 4.1. Étape 1 : Création des attributs de variantes 4.1.1. Création du variant "Couleur" Accès :  Catalogue > Variant Article > Liste de variants Procédure  : Cliquer sur  "Nouveau" Renseigner les attributs du variant  valider l'ajout  Champ Valeur Nom Couleur Catégorie Variant Type Liste Valeurs possibles BLC (Blanc) NOIR (Noir) BLEU (Bleu) 4.1.2. Création du variant "Taille" Procédure  : Cliquer sur  "Nouveau" Renseigner les attributs du variant  valider l'ajout  Champ Valeur Nom Taille Catégorie Variant Type Liste Valeurs possibles S (Small) M (Medium) L (Large) XL (Extra Large) 4.2. Étape 2 : Création de l'article principal Accès :  Catalogue > Article > Catalogue des Produits  ou  Stock > Articles > Nouvel article 4.2.1. Remplir les informations générales : Champ Valeur Code article BASIC-TS-001 Libellé court T-shirt Basic Libellé T-shirt coton 100%, coupe classique Famille Vêtements Sous-famille T-shirts Marque TUNISIA FASHION 4.2.2. Configurer la gestion des stocks : Champ Valeur Unité de gestion Pièce Stock initial 0 (toutes variantes) Gestion par lot Non (pour cet exemple) Important : Ne pas encore enregistrer l'article. Passer directement à l'affectation des variantes dans fiche article  4.3. Étape 3 : Affectation des variants à l'article Deux méthodes possibles : 4.3.1. Méthode 1 : Via l'interface Paramétrage variant articles Accès :  Catalogue > Variant Article > Paramétrage variant articles Procédure  : Cliquer sur  "Nouveau" Sélectionner l'article souhaité dans la liste déroulante :  BASIC-TS-001 Sélectionner le variant associé dans la liste déroulante des variants existants : Ajouter le variant "Couleur" Ajouter le variant "Taille" Définir l'ordre d'affichage (champ numérique ou glisser-déposer) Choisir la valeur par défaut du variant (optionnel) 4.3.2. Méthode 2 : Depuis la fiche article Accès :  Catalogue > Article > Catalogue des produits Procédure  : Accéder à la fiche article  BASIC-TS-001 Cliquer sur le bouton  "Variant" Dans l'interface affichée, cliquer sur nouveau   répéter les étapes de la méthode 1 4.3.3. Résultat attendu Le système génère automatiquement  12 variantes correspondant à toutes les combinaisons possibles : N° Codification variante Combinaison 1 BLC-S Blanc - Small 2 BLC-M Blanc - Medium 3 BLC-L Blanc - Large 4 BLC-XL Blanc - Extra Large 5 NOIR-S Noir - Small 6 NOIR-M Noir - Medium 7 NOIR-L Noir - Large 8 NOIR-XL Noir - Extra Large 9 BLEU-S Bleu - Small 10 BLEU-M Bleu - Medium 11 BLEU-L Bleu - Large 12 BLEU-XL Bleu - Extra Large État initial  : Tous les stocks sont à zéro, tous les prix sont à zéro. 4.4. Étape 4 : Premier achat avec réception et mise à jour des prix 4.4.1. Création du bon de commande fournisseur Accès  :  Achats > Bons de commande fournisseur définitif Cliquer sur  « Nouveau »  → un document vierge s’ouvre. Renseigner l’en-tête du document : Fournisseur  : TEX TUNISIE Date  : date du jour Date de réception prévue  : à saisir Dépôt de destination  : Entrepôt principal Pour chaque ligne de variante : Ajouter l’article principal :  BASIC-TS-001 Saisir la quantité commandée (exemple : 30) Valider la ligne Choisir la combinaison de variante souhaitée (exemple : Blanc – S) Valider l’interface de choix de variante Dans notre exemple,  12 lignes  ont été ajoutées. Valider le document → le statut passe à  « Validé » . Détail des commandes par variante : N° Variante Quantité commandée 1 Blanc - S 30 2 Blanc - M 40 3 Blanc - L 30 4 Blanc - XL 20 5 Noir - S 25 6 Noir - M 35 7 Noir - L 25 8 Noir - XL 15 9 Bleu - S 20 10 Bleu - M 25 11 Bleu - L 20 12 Bleu - XL 15   TOTAL 300 4.4.2. Réception de la commande Accès :  Achats > Bons de commande fournisseur définitif Procédure  : Sélectionner la commande concernée Cliquer sur  "Transformer en bon de livraison"  ou  "Réceptionner" Vérifier les quantités reçues (identiques aux quantités commandées dans cet exemple) Valider la réception 4.4.3. Mise à jour automatique des stocks et du prix d'achat Consultation du stock par variant Chemin :  Stock > Stock par variant Procédure  : Accéder à l'interface  "Stock par variant" Filtrer par article :  BASIC-TS-001 Vérifier les lignes correspondant à la réception : N° Variante Quantité Dépôt Prix revient 1 Blanc - S 30 Entrepôt principal 14,000 TND 2 Blanc - M 40 Entrepôt principal 14,000 TND 3 Blanc - L 30 Entrepôt principal 14,000 TND 4 Blanc - XL 20 Entrepôt principal 14,000 TND 5 Noir - S 25 Entrepôt principal 14,000 TND 6 Noir - M 35 Entrepôt principal 14,000 TND 7 Noir - L 25 Entrepôt principal 14,000 TND 8 Noir - XL 15 Entrepôt principal 14,000 TND 9 Bleu - S 20 Entrepôt principal 14,000 TND 10 Bleu - M 25 Entrepôt principal 14,000 TND 11 Bleu - L 20 Entrepôt principal 14,000 TND 12 Bleu - XL 15 Entrepôt principal 14,000 TND Résultat  : Stock total de l'article :  300 pièces Prix d'achat unitaire :  14,000 TND  (appliqué automatiquement à toutes les variantes) 4.5. Étape 5 : Calcul et saisie du prix de vente 4.5.1. Définition de la politique de marge L'entreprise souhaite appliquer une  marge de 100% sur le prix d'achat (coefficient multiplicateur de 2). Élément Valeur Calcul Prix d'achat HT 14,000 TND   Marge souhaitée 100%   Coefficient 2   Prix de vente HT 28,000 TND 14 × 2 4.5.2. Mise à jour du prix de vente dans la fiche article Accès  :  Catalogue > Article > Catalogue des produits Procédure  : Ouvrir la fiche article  BASIC-TS-001 choisir base calcul marge  cliquer sur "entrer " de clavier saisir marge souhaitée choix de TVA  Prix de vente  = 28 TND Le système applique automatiquement ce prix à toutes les variantes. 4.6. Étape 6 : Gestion des ventes avec variantes 4.6.1. Création d'un bon de livraison client Accès  :  Ventes > Bons de livraison clients Procédure  : Cliquer sur  "Nouveau bon de livraison" Renseigner l'en-tête : Client  : Magasin Tex Monastir Date  : Date du jour Dépôt de sortie  : Entrepôt principal Ajouter les lignes d'articles : N° Variante Quantité Prix HT Total HT 1 Blanc - S 15 28,000 420,000 2 Bleu - M 12 28,000 336,000   TOTAL 27   756,000 TND Valider le bon de livraison Impact stock  : Déchargement automatique des quantités vendues du stock (Entrepôt principal) 4.7. Étape 7 : Suivi et rapports par variante 4.7.1. Consultation des stocks par variant après vente Chemin :  Stock > Stock par variant Résultat après vente : N° Variante Stock initial Entrées Sorties Stock final 1 Blanc - S 0 30 15 15 2 Blanc - M 0 40 0 40 3 Blanc - L 0 30 0 30 4 Blanc - XL 0 20 0 20 5 Noir - S 0 25 0 25 6 Noir - M 0 35 0 35 7 Noir - L 0 25 0 25 8 Noir - XL 0 15 0 15 9 Bleu - S 0 20 0 20 10 Bleu - M 0 25 12 13 11 Bleu - L 0 20 0 20 12 Bleu - XL 0 15 0 15   TOTAL   300 27 273 4.7.2. Analyse des ventes par variante Chemin :  Ventes > Analyse des ventes > Par variante Ce rapport permet d'identifier : Les tailles et couleurs les plus vendues La rentabilité par variante Les besoins de réapprovisionnement par combinaison 4.8. Étape 8 : Inventaire par variante 4.8.1. Création de l'inventaire Chemin :  Stock > Gestion Inventaire > Inventaire Procédure  : Cliquer sur  "Nouveau" Sélectionner la station :  Vêtements Homme Cliquer sur  "Import Articles"  pour charger tous les articles correspondant aux critères filtrés Alternative  : Cliquer sur  "Choix article"  pour sélectionner spécifiquement BASIC-TS-001 Les lignes d'articles sélectionnées sont chargées avec la quantité théorique Pour l'article avec variants  : La quantité théorique affiche la somme totale (273 pièces) Cliquer sur  "Valider"  pour enregistrer l'inventaire 4.8.2. Saisie des quantités réelles par variante Chemin :  Stock > Gestion Inventaire > Saisie Inventaire Procédure  : Choisir l'inventaire à partir de la liste Les lignes d'inventaire sélectionnées sont chargées Pour l'article avec variants : Cliquer dans le champ  "Qté réel" Une interface s'ouvre permettant de saisir la quantité réelle pour chaque variant Valider l'interface de saisie par variante Le champ  Qté Réel  prend automatiquement la somme des quantités saisies :  272 Cliquer sur  "Enregistrer" Exemple de saisie : N° Variante Stock théorique Comptage physique Écart 1 Blanc - S 15 15 0 2 Blanc - M 40 39 -1 3 Blanc - L 30 30 0 4 Blanc - XL 20 20 0 5 Noir - S 25 25 0 6 Noir - M 35 35 0 7 Noir - L 25 25 0 8 Noir - XL 15 15 0 9 Bleu - S 20 20 0 10 Bleu - M 13 13 0 11 Bleu - L 20 20 0 12 Bleu - XL 15 15 0 4.8.3. Validation de l'inventaire Chemin :  Stock > Gestion Inventaire > Validation Inventaire Procédure  : Cliquer sur  "Vérifier"  : lance une vérification des écarts          Affichage spécifique pour les articles à variantes  : Dans l'interface de validation, l'article avec variants s'affiche sur  une seule ligne avec les informations suivantes : N° Article Libellé Stock théorique Qté réelle totale Écart 1 BASIC-TS-001 T-shirt Basic 273 272 -1 Stock théorique  : Somme des stocks théoriques de toutes les variantes (273) Qté réelle totale  : Somme des quantités réelles saisies pour toutes les variantes (272) Écart  : Différence globale au niveau de l'article (-1) Couleurs  : Lignes avec écart négatif : affichage en  rouge Lignes avec écart positif : affichage en  vert Analyser les écarts Si les écarts sont justifiés, cliquer sur  "Valider"  pour confirmer l'inventaire Option  "Dévalider"  : réactive l'inventaire pour corrections ou réouverture (modale non bloquante) 4.8.4. Ajustement des stocks Chemin  :  Stocks > Inventaire > Saisie des écarts Pour l'écart constaté  : Variante : Blanc-M (N° 2) Écart : -1 pièce Cause : "Pertes diverses" (vente non enregistrée, erreur de comptage) Validation par le responsable Mise à jour du stock  : Nouveau stock Blanc-M : 39 pièces Stock total : 272 pièces 5. Synthèse : Cycle de vie complet de l'article à variantes N° Étape Opération Résultat 1 Création article principal BASIC-TS-001 créé 2 Création attributs Variants Couleur et Taille créés 3 Affectation variants 12 combinaisons générées 4 Commande fournisseur 300 pièces commandées 5 Réception Stock = 300, Prix achat = 14 TND 6 Définition prix vente Prix vente = 28 TND (marge 100%) 7 Vente client 27 pièces sorties, stock = 273 8 Inventaire Ajustement Blanc-M : -1 pièce 9 Stock final 272 pièces valorisées à 14 TND 6. Avantages de la gestion par variantes N° Bénéfice Description 1 Gain administratif 1 fiche article au lieu de 12 2 Visibilité Analyse précise des stocks par taille/couleur 3 Réactivité Détection immédiate des ruptures par variante 4 Optimisation des achats Commandes ajustées aux besoins réels 5 Suivi commercial Identification des meilleures ventes par combinaison 7. Points clés à retenir N° Point clé 1 La gestion par variantes  évite la multiplication des fiches articles pour des produits déclinés 2 Les attributs  (couleur, taille) sont créés une seule fois et réutilisables 3 Le système génère automatiquement  toutes les combinaisons possibles 4 Les prix peuvent être uniformes  (notre exemple) ou différenciés par variante 5 Le suivi des stocks  est granulaire : chaque combinaison est traçable 6 Les documents d'achat et de vente  gèrent naturellement la sélection par variante 7 L'inventaire permet une saisie détaillée par combinaison avec une vision globale au niveau article Gestion des lots 1. Contexte fonctionnel La société PHARMA DISTRIBUTION TUNISIE , spécialisée dans la distribution de produits pharmaceutiques et parapharmaceutiques, commercialise des produits sensibles nécessitant une traçabilité rigoureuse . Ces produits sont réceptionnés en lots , chaque lot étant identifié par : Un numéro de lot  Une date d’expiration Exemple : le médicament Paracétamol 500 mg peut être reçu en plusieurs lots distincts selon les livraisons et date d’expiration 1.1. Sans une gestion par lot, l'entreprise serait confrontée à plusieurs difficultés : Impossibilité de tracer l’origine des produits vendus Difficulté à gérer les dates d’expiration Risque de vendre des produits expirés Impossibilité d’effectuer un rappel ciblé en cas de problème qualité Gestion imprécise des stocks (absence de distinction entre lots) 1.2. Objectif de cet exemple Démontrer, à travers un cas pratique concret, comment le logiciel permet de : Gérer un article avec suivi par lot Enregistrer les entrées de stock avec numéro de lot Gérer les dates d’expiration Appliquer une logique de sortie (FIFO / FEFO) Assurer une traçabilité complète des mouvements 1.3. Cas concret Le produit PARA-500 ( Paracétamol 500 mg ) est un article géré par lot. Aucun stock initial Produit géré par lot Les lots sont créés lors des réceptions Réceptions multiples avec différents lots Prix identique pour tous les lots Les prix sont définis à l’achat Note importante : Chaque lot possède sa propre date d’expiration, mais le prix reste identique pour tous les lots dans cet exemple. 2. Préconditions Avant de commencer, vérifier les éléments suivants : 2.1. Droits utilisateur Accès administrateur ou gestionnaire de stock Droits sur : articles, achats, ventes, stock 2.2. Configuration de base Élément Valeur Société PHARMA DISTRIBUTION TVA 19% Devise TND 2.3. Paramétrage de base Unité : Boîte Famille : Médicaments Dépôt : Pharmacie Centrale Fournisseur : LABO MED TUNIS Client : Pharmacie El Amal 3. Paramétrage initial (réalisé par l’administrateur) 3.1. Paramétrage des lots Un lot est défini à partir de variants lot suivants : Numéro de lot Date d’expiration Un modèle de lot est ensuite créé en regroupant ces variants lot . 3.2. Paramétrage des articles Chemin : Catalogue > Paramétrage Article > Catalogue des produits Procédure : Accéder à la fiche article Choisir le mode de suivi : lot Le bouton « Lot » est activé automatiquement dès que le mode de suivi du stock est défini sur « Par lot » dans la fiche article. Sélectionner le modèle de lot défini Enregistrer 3.3. Paramétrage des documents Chemin : Paramétrage > Configuration des pièces Paramètre Action Répertoire d’achat (entrée stock) Activée  l'option "répertoire d'achat" dans l'interface de configuration des pièces/Paramétrage Autre modules . Utiliser répertoire d’achat (sortie stock) Activée l'option "utilise répertoire d'achat"  dans l'interface de configuration des pièces/Paramétrage Autre modules . 3.4. Paramétrage complémentaire (gestion automatique) Pour activer la gestion automatique des lots en vente : Activer le remplissage automatique des quantités Chemin : Paramétrage Dux > Paramétrage document Paramétrer le variant lot de type date  dans modèle lot : Cocher is type sortie Choisir type de sortie souhaité : exemple FIFO Cocher is alerte pour activer les alertes d’expiration qui s'affiche dans l'interface (Stock > gestion de stock>stock lot expiration) 4. Cas pratique : Gestion d’un article avec lot 4.1. Étape 1 : Création des variants lot Chemin : Catalogue > Variant lot > Liste des variants lot Créer les variants suivants : Variant 1 : Numéro de lot Catégorie     Variant Nom Num_Lot Catégorie     Variant Type Texte Variant 2 : Date d’expiration Champ Valeur Nom     Date Exp Catégorie     Variant Type Date 4.2. Étape 2 : Création du modèle de lot Chemin : Catalogue > Variant lot > Modèle lot Créer un modèle de lot renseigner  code et libellé souhaité  Ajouter les variants lot : Num_Lot Date Exp Enregistrer 4.3. Étape 3 : Création de l’article Champ Valeur Code PARA-500 Libellé Paracétamol 500 mg Famille Médicaments Unité Boîte Mode de suivi Par lot Stock initial 0 👉Sélectionner et associer un modèle de lot à l’article, puis activer ce modèle afin d’initialiser le mécanisme de suivi par lot 4.4. Étape 4 : Achat avec création de lot 4.4.1 Création du bon de commande  Fournisseur : LABO MED TUNIS  Article  :PARA-500  Quantité  : 200 Prix :5,000 TND Interface de bon de commande enregistrer dans le système  4.4.2 Réception avec saisie du lot : Interface de saisie des lots et emplacements L’écran ci-dessous s’affiche lors de la transformation du bon de commande fournisseur en bon de réception . Il permet de saisir les informations de lot ainsi que les quantités associées Description de l’interface Cette interface, intitulée « Saisie des lots et des emplacements » , permet de : Affecter un ou plusieurs lots à l’article réceptionné Répartir les quantités par lot Règles de gestion Lors de la saisie, les règles suivantes doivent être respectées : La quantité totale saisie doit être égale à la quantité à réceptionner La saisie du numéro de lot est obligatoire La date d’expiration doit être renseignée pour chaque lot Il est possible de saisir plusieurs lots pour un même article Exemple de saisie (cas simple) Champ Valeur Lot LOT-PARA-001 Date d’expiration 01/03/2028 Quantité 200 Exemple de saisie (multi-lots) Lot Date d’expiration Quantité LOT-PARA-001 01/03/2028 120 LOT-PARA-002 01/06/2028 80 Total   200 👉 Vérification : La somme des quantités (120 + 80) = 200 ✔ (La cellule s’affiche en vert si le résultat est correct, sinon elle devient rouge.) Lors de l’utilisation de plusieurs lots : Le système ajoute automatiquement une ligne de document pour chaque lot sélectionné Chaque ligne contient : Le même article Un lot différent La quantité correspondante 4.4.3 Résultat stock Lot Quantité Prix LOT-PARA-001 200 5,000 TND 4.5. Étape 5 : Deuxième réception Lot Quantité Date expiration LOT-PARA-002 150 01/06/2028 👉 Stock total : 350 unités 4.6. Étape 6 : Vente avec sélection du lot Interface de saisie des lots (sortie stock) Ajouter un bon de commande client  et transformer en bon de livraison client  L’écran ci-dessous s’affiche lors de la transformation du bon de commande client en bon de livraison . Il permet de sélectionner les lots à utiliser pour la sortie de stock Description de l’interface Cette interface permet de : Sélectionner un ou plusieurs lots disponibles en stock Répartir les quantités à livrer par lot Visualiser les lots disponibles avec leurs quantités Appliquer automatiquement les règles de gestion (FEFO / FIFO) Règles de gestion Lors de la saisie, les règles suivantes doivent être respectées : La quantité totale sélectionnée doit être égale à la quantité à livrer Seuls les lots disponibles en stock peuvent être affiché La quantité saisie ne doit pas dépasser le stock disponible par  lot  Le système peut proposer automatiquement un lot selon la règle configurée (FEFO / FIFO) Exemple de sélection (cas simple) Champ Valeur Lot LOT-PARA-001 Date d’expiration 01/03/2028 Quantité 50 Exemple de sélection (multi-lots) Lot Date d’expiration Quantité LOT-PARA-001 01/03/2028 30 LOT-PARA-002 01/06/2028 20 Total   50 👉 Vérification : La somme des quantités (30 + 20) = 50 ✔ Article Lot Quantité PARA-500 LOT-PARA-001 50 Résultat après validation Après validation : Les quantités sont déduites du stock par lot Le mouvement est tracé avec les lots utilisés Le bon de livraison est généré avec le détail des lots Lot Quantité restante LOT-PARA-001 150 4.7. Étape 7 : Gestion automatique (par LIFO OU FIFO) Le système : Propose automatiquement le lot avec date d’expiration la plus proche Optimise la rotation du stock Réduit les pertes 4.8. Étape 8 : Suivi de stock et traçabilité Chemin : Stock > stock détaillé Lot Entrée Sortie Stock LOT-PARA-001 200 50 150 LOT-PARA-002 150 0 150 Pour consulter les mouvements d’un lot, effectuez un clic droit sur la ligne correspondante, par exemple LOT-PARA-001 4.9. Étape 9 : Inventaire par lot Ajouter un inventaire : accédez à Stock > Gestion Inventaire > Inventaire . Saisir les quantités réelles + enregistrer : accédez à Stock > Gestion Inventaire > Saisie Inventaire par Lot Globale . validation standard  de l'inventaire Correction : -2 unités Stock final : 298 unités 5. Ajout direct de documents d’achat ou de vente (gestion par lot) Principe : En complément de la transformation des bons de commande, le système permet de créer directement des documents d’achat ou de vente tout en intégrant la gestion des lots . Cette méthode est utilisée pour des opérations rapides, tout en garantissant la traçabilité par lot (numéro de lot et date d’expiration). 5.1. Cas d’achat : Réception directe avec saisie des lots Chemin : Achats > Bon de réception Procédure : Créer un bon de réception fournisseur Ajouter l’article (ex. PARA-500) Saisir la quantité L’écran de saisie des lots s’affiche automatiquement Renseigner les informations du lot : Numéro de lot Date d’expiration Valider l’interface de saisie des lots Valider la ligne du document Valider le document ❗ Règle importante : Il n’est pas possible de répartir une même ligne sur plusieurs lots. 👉 Pour saisir plusieurs lots, il est nécessaire de : Ajouter une nouvelle ligne pour chaque lot Saisir les informations correspondantes pour chaque ligne 5.2. Cas de vente : Livraison directe avec sélection des lots Chemin : Ventes > Bon de livraison Procédure : Créer un bon de livraison client Ajouter l’article (ex. PARA-500) L’écran de sélection des lots s’affiche automatiquement Sélectionner un lot disponible Saisir la quantité à livrer à partir d’un seul lot Valider l’interface de sélection des lots Valider la ligne du document Valider le document ❗ Règle importante : Chaque ligne de document est associée à un seul lot . 👉 Pour utiliser plusieurs lots, il est nécessaire de : Ajouter une nouvelle ligne pour chaque lot Sélectionner le lot et saisir la quantité correspondante 6. Synthèse : Cycle de vie Étape Résultat Création article PARA-500 créé Achat 1 200 unités Achat 2 150 unités Vente -50 unités Inventaire -2 unités Stock final 298 unités 7. Avantages de la gestion par lot N° Bénéfice Description 1 Traçabilité Suivi complet par lot 2 Qualité Gestion des dates d’expiration 3 Sécurité Rappel ciblé 4 Stock fiable Quantités précises 5 Conformité Respect des normes 8. Points clés à retenir N° Point clé 1 Chaque lot est identifié par un numéro unique 2 La date d’expiration est obligatoire 3 Le système applique FIFO/FEFO automatiquement si la paramétrage est configurer 4 Les ventes nécessitent la sélection du lot 5 La traçabilité est complète 6 L’inventaire se fait par lot 7 Le stock est consolidé au niveau article Gestion des emplacements 1. Contexte fonctionnel La société PHARMA DISTRIBUTION TUNISIE , spécialisée dans la distribution de produits pharmaceutiques et parapharmaceutiques, souhaite optimiser la gestion de ses stocks en suivant précisément l’emplacement des produits dans ses dépôts. Chaque emplacement est identifié par : Un code unique Un libellé (nom commercial ou fonctionnel) Une station mère (dépôt ou zone principale) Un type (ici : emplacement) Exemple concret : Le médicament Paracétamol 500 mg peut être stocké dans plusieurs emplacements (Rayon A1 et Rayon A2). Cela permet de savoir, lors de la préparation des commandes, exactement où se trouvent les produits et quelles quantités sont disponibles dans chaque emplacement. Sans gestion des emplacements, l’entreprise rencontre : Des difficultés à localiser rapidement les produits Des erreurs de picking ou de livraison Une mauvaise rotation du stock entraînant des pertes Des inventaires incomplets ou incohérents Objectifs de ce chapitre : Créer et paramétrer des emplacements Associer automatiquement les produits aux emplacements lors des achats Suivre les stocks par emplacement Gérer la transformation des bons de commande en bons de réception ou livraison Assurer la traçabilité complète des mouvements 2. Préconditions Avant de commencer, vérifier les points suivants : 2.1. Droits utilisateur : Accès administrateur ou gestionnaire de stock Droits sur : articles, achats, ventes, stock et emplacements 2.2. Configuration de base : Élément Valeur Société PHARMA DISTRIBUTION TVA 19% Devise TND 2.3. Paramétrage de base : Élément Valeur Unité Boîte Famille Médicaments Dépôt Pharmacie Centrale Fournisseur LABO MED TUNIS Client Pharmacie El Amal 3. Paramétrage initial (réalisé par l’administrateur) 3.1. Création des emplacements Chemin d’accès : Gestion station > Paramétrage > Liste des emplacements (Filtrer la liste des stations pour n’afficher que les emplacements) Exemple d'un interface de fiche emplacement Procédure détaillée : Cliquer sur Créer un nouvel emplacement Renseigner les informations suivantes : Code : Identifiant unique de l’emplacement (ex. E001) Libellé : Nom de l’emplacement (ex. Rayon A1) Station mère : Dépôt principal (ex. Pharmacie Centrale) Type : Sélectionner emplacement Enregistrer l’emplacement Exemple : Code Libellé Station mère Type E001 Rayon A1 Pharmacie Centrale emplacement E002 Rayon A2 Pharmacie Centrale emplacement Astuce : Vérifier la cohérence du code et du libellé pour éviter les doublons et faciliter la recherche dans le logiciel. 3.2. Paramétrage de l’article Chemin : Catalogue > paramétrage Articles > Catalogue des produit Détail de l'interface de fiche article  Procédure : Sélectionner la fiche article (ex. PARA-500 EMP) Choisir mode de suivi stock : Emplacement Enregistrer L’association de l’article aux emplacements se fait automatiquement lors de la réception des achats ou de la saisie des ventes, et non dans la fiche article . 4. Cas pratique : Gestion d’un article par emplacement 4.1. Création et transformation des bons d’achat Chemin : Achats > achat > Bon de commande fournisseur Procédure : Créer un bon de commande fournisseur pour le produit PARA-500 EMP Valider le bon de commande  (ne touche pas le stock) Transformer en bon de réception ( touche le stock ) Saisir les quantités par emplacement choisi Valider le bon de réception Exemple de répartition :  Article Emplacement Quantité PARA-500 EMP E001 (Rayon A1) 180 PARA-500 EMP E002 (Rayon A2) 20 Total   200 Exemple de répartition  dans l'interface de transformation de BC vers  un bon de réception  : Le logiciel propose automatiquement les emplacements existant dans la base de donnée pour répartir les quantités. 4.2. ajout direct de document achat ou de vente  En complément de la transformation des bons de commande, le système permet également l’ ajout direct des documents d’achat ou de vente . Cette méthode constitue une alternative simplifiée lorsque le processus ne nécessite pas la création préalable d’un bon de commande. Principe : L’utilisateur peut créer directement : un bon de réception fournisseur (achat) un bon de livraison client (vente) tout en conservant la gestion des emplacements lors d'ajout document  Détail de l'interface  d'ajout directement d'un document bon de réception Chemin : Achats > Bon de livraison Procédure : Accéder au module Achats   Créer directement un document (bon de réception ) Ajouter l’article concerné Saisir la quantité ligne  L’écran de  saisie des emplacement s’affiche automatiquement choisir l'emplacement  saisir la qte Valider l’interface de saisie des emplacements  ligne du document validé  Valider le document Remarque : Cette méthode d’ajout direct est généralement utilisée pour des opérations rapides ou exceptionnelles. Toutefois, pour assurer une meilleure traçabilité et un suivi structuré, il est recommandé d’utiliser la transformation des bons de commande lorsque le processus métier le permet. 4.3. ajout  de bon de livraison de vente Chemin : Vente > bon de livraison Dans notre exemple on va créer directement un bon de livraison avec Quantité à livrer  =15 Exemple : Article Emplacement Quantité PARA-500 EMP E002 (Rayon A2) 15 Détail de l'interface  Procédure : Accéder au module vente  Créer un  bon de livraison  client pour le produit choix l'article souhaité et valider Saisir la quantité à livrer dans la ligne correspondant à l’emplacement souhaité (il est possible de saisir des quantités sur plusieurs lignes d’emplacement). valider l'interface : ligne document validé  Valider le bon de livraison 4.5 Règles de gestion (gestion par emplacement) Lors de la saisie des mouvements de stock (réception ou sortie), les règles suivantes doivent être respectées : La quantité totale saisie par emplacement doit être égale à la quantité du document (réception ou livraison). La sélection de l’emplacement est obligatoire pour tout article configuré avec un mode de suivi par emplacement. Seuls les emplacements actifs et rattachés à la station (dépôt) peuvent être utilisés. En sortie : Seuls les emplacements avec stock disponible sont autorisés La quantité ne doit pas dépasser le stock disponible Le système peut proposer automatiquement un ou plusieurs emplacements selon : La disponibilité du stock Les règles de gestion configurées (ex. FIFO / FEFO si combiné avec les lots ) Il est possible de répartir une quantité sur plusieurs emplacements Toute incohérence bloque la validation 4.4. Suivi et traçabilité des emplacements Le suivi des stocks s’effectue via deux interfaces : Stock détaillé : permet de consulter l’état global du stock Mouvements des articles par emplacement : permet de visualiser le détail des mouvements par emplacement Le stock de l'articles est présenté comme illustré dans le tableau ci-dessous : Article Emplacement Entrée Sortie Stock PARA-500 E001 (Rayon A1) 180 + 50 0 230 PARA-500 E002 (Rayon A2) 20 15 5 Ce résultat doit être consulté dans les interfaces de suivi de stock. 4.4.1. Stock détaillé Chemin : Stock > stock détaillé Permet de voir toutes les entrées et sorties cumulées par article et par emplacement. C’est ici que tu peux vérifier que les deux entrées (180 et 50) pour E001 sont enregistrées et qu’elles sont correctement additionnées pour donner le stock total (230). 4.4..2. Mouvements des articles par emplacement cette interface Permet : de consulter en détail toutes les entrées et sorties pour chaque emplacement. également de vérifier les lignes individuelles (par exemple 180 et 50) avant leur consolidation dans le stock total. Chemin : Stock >Gestion de stock > Mvt art par emplacement Détail de l'interface  Description de l'interface  dans le module stock  aller dans l'interface "   Mvt art par emplacement" filtrer par l'article souhaité deux partie sont affiché Partie 1 : stock par emplacement Partie 2 : détail des mouvements de l’emplacement sélectionné exemple  pour l'emplacement "Rayon A1 " on 'a 230 venue de deux document d'achat avec "180 "et "50" et aucune qte sortie  Chaque mouvement est tracé avec le détail de l’emplacement et de la quantité, assurant une traçabilité complète((entrée, sortie, document source). 5.Procédure d’inventaire par emplacement Ajouter un inventaire : accédez à Stock > Gestion des inventaires > Inventaire , puis créez un nouvel inventaire en suivant les étapes standard ( avec bouton I dans la capture d’écran). Accéder à :    Stock > Gestion Inventaire > Inventaire  par emplacement  Détail de l'interface " inventaire par emplacement" ( avec bouton II dans l'Imprim écran) description de l'interface  Sélectionner l'inventaire souhaité  générer ligne emplacement  aller dans la deuxième partie de l'interface pour saisir les quantités réelles pour chaque emplacement Vérifier et saisir les quantités réelles pour chaque emplacement cliquer sur "enregistrer " pour Valider la saisie Dans l’interface de validation des inventaires, il est nécessaire de valider l’inventaire en suivant les étapes standard applicables à tous les inventaires ( avec bouton III dans la capture d’écran ). Le système met à jour automatiquement le stock disponible par emplacement   Remarque : La gestion par emplacement garantit une localisation précise des produits et permet d’éviter les erreurs de sortie ou de répartition. L’inventaire doit être effectué ligne par ligne et emplacement par emplacement pour assurer une traçabilité complète. 6.Synthèse : Cycle de vie Étapes du cycle de vie Étape Action Exemple / Résultat Création article Créer l’article et sélectionner le mode de suivi par emplacement PARA-500 EMP créé Achat / Réception 1 Bon de réception (avec transformation de BC vers BL ) avec saisie des emplacements 180 unités ajoutées à E001 (Rayon A1) Achat / Réception 1 Bon de réception (avec transformation de BC vers BL )avec saisie des emplacements 20 unités ajoutées à E002 (Rayon A2) Achat / Réception 2 Bon de réception (ajout direct) avec saisie des emplacements 50 unités ajoutées à E001 (Rayon A1) Vente / Livraison Bon de livraison avec sélection des emplacements 15 unités sorties de E002 (Rayon A2) Stock  Calcul automatique du stock par emplacement E001 : 230, E002 : 5 Inventaire Saisie des quantités réelles par emplacement Ajustement si nécessaire 7. Avantages de la gestion par emplacement N° Bénéfice Description 1 Localisation rapide Chaque produit est associé à un emplacement précis dès la réception 2 Gestion optimisée Organisation efficace du stock et meilleure rotation 3 Suivi précis Traçabilité complète des mouvements par emplacement 4 Réduction des erreurs Limitation des erreurs de picking 5 Inventaire simplifié Inventaire par emplacement avec consolidation automatique 6 Processus unifié Transformation automatique des bons de commande en bons de réception ou livraison, simplifiant la saisie et le suivi 8. Points clés à retenir Le mode de suivi Emplacement doit être activé dans la fiche article. L’association du produit aux emplacements se fait automatiquement lors des achats et ventes, via la transformation des bons ou l'ajout direct des document touche le stock Les sorties respectent les quantités disponibles par emplacement. Le suivi par emplacement facilite la rotation des stocks et les inventaires. La transformation des bons unifie le processus d’achat et de vente, assure la traçabilité et réduit les erreurs de saisie. Gestion des lots et emplacements 1. Contexte fonctionnel La société PHARMA DISTRIBUTION TUNISIE , spécialisée dans la distribution de produits pharmaceutiques et parapharmaceutiques, doit garantir : La traçabilité complète des produits L’optimisation des stocks dans ses dépôts La rotation correcte des produits sensibles (selon date d’expiration) La localisation précise des produits pour la préparation des commandes et l’inventaire Pour atteindre ces objectifs, le logiciel propose une double gestion : Gestion des lots : Chaque produit est suivi par lot,( identifié par un numéro unique et une date d’expiration)  afin de contrôler la qualité et gérer les dates limites de consommation. Gestion des emplacements : Chaque produit peut être stocké dans un ou plusieurs emplacements , eux-mêmes identifiés par un code, un libellé et une station mère (dépôt). Exemple concret : Le médicament Paracétamol 500 mg peut être stocké dans plusieurs emplacements et lots : Lot Date d’expiration Emplacement Quantité LOT-PARA-001 01/03/2028 E001 (Rayon A1) 120 LOT-PARA-002 01/06/2028 E002 (Rayon A2) 80 Cette gestion combinée permet de : Savoir exactement où se trouve chaque unité Appliquer des règles de sortie automatiques ( FIFO / FEFO ) Optimiser la rotation et limiter les pertes Assurer une traçabilité complète pour les audits et rappels de produits 2. Objectifs du module Le module Gestion des lots et emplacements permet de : Créer et paramétrer les lots et emplacements Suivre le stock précis par lot et emplacement Associer automatiquement les articles aux emplacements lors des réceptions et sorties Transformer les bons de commande en bons de réception ou livraison tout en respectant les lots et emplacements Saisir les inventaires détaillés par lot et par emplacement Générer des rapports fiables pour le suivi, la traçabilité et l’optimisation des stocks 3. Préconditions Avant d’utiliser ce module, vérifier : 3.1. Droits utilisateur Accès administrateur ou gestionnaire de stock Droits sur : articles, achats, ventes, stock et emplacements 3.2. Configuration de base Élément Valeur Société PHARMA DISTRIBUTION TVA 19% Devise TND 3.3. Paramétrage de base Élément Valeur Unité Boîte Famille Médicaments Dépôt Pharmacie Centrale Fournisseur LABO MED TUNIS Client Pharmacie El Amal 4. Paramétrage initial (réalisé par l’administrateur) 4.1. paramétrage des emplacements Chemin d’accès : Gestion station > Paramétrage > Liste des emplacements (Filtrer pour n’afficher que les emplacements) Procédure : Cliquer sur Créer un nouvel emplacement Renseigner : Code : identifiant unique (ex. E001) Libellé : nom commercial ou fonctionnel (ex. Rayon A1) Station mère : dépôt principal (ex. Pharmacie Centrale) Type : emplacement Enregistrer Exemple : Code Libellé Station mère Type E001 Rayon A1 Pharmacie Centrale emplacement E002 Rayon A2 Pharmacie Centrale emplacement Astuce : Vérifier la cohérence des codes et libellés pour éviter les doublons. 4.2. Paramétrage des articles Chemin : Catalogue > Paramétrage Article > Catalogue des produits Procédure : Accéder à la fiche article Choisir le mode de suivi : lot + emplacement  Le bouton « Lot » est activé automatiquement dès que le mode de suivi du stock est défini sur « Par lot » dans la fiche article. Sélectionner le modèle de lot défini Enregistrer L’association aux emplacements et aux lots se fait automatiquement lors des mouvements (réception ou livraison) 4.3. Paramétrage des documents  Chemin : Paramétrage > Configuration des pièces Paramètre Action Répertoire d’achat (entrée stock) Activée  l'option "répertoire d'achat" dans l'interface de configuration des pièces/Paramétrage Autre modules Utiliser répertoire d’achat (sortie stock) Activée l'option "utilise répertoire d'achat"  dans l'interface de configuration des pièces/Paramétrage Autre modules 4.4. Paramétrage complémentaire (gestion automatique) Pour activer la gestion automatique des lots en vente : Activer le remplissage automatique des quantités Chemin : Paramétrage Dux > Paramétrage document Paramétrer le variant lot de type date  dans modèle lot : Cocher is type sortie Choisir type de sortie souhaité : exemple FIFO Cocher is alerte pour activer les alertes d’expiration qui s'affiche dans l'interface (Stock > gestion de stock>stock lot expiration) 5. Cas pratique : Gestion d’un article par lot et emplacement 5.1. Étape 1 : Création des variants lot Chemin : Catalogue > Variant lot > Liste des variants lot Créer les variants suivants : Variant 1 : Numéro de lot Catégorie     Variant Nom Num_Lot Catégorie     Variant Type Texte Variant 2 : Date d’expiration Champ Valeur Nom     Date Exp Catégorie     Variant Type Date 5.2. Étape 2 : Création du modèle de lot Chemin : Catalogue > Variant lot > Modèle lot Créer un modèle de lot renseigner  code et libellé souhaité  Ajouter les variants lot : Num_Lot Date Exp Enregistrer 5.3.  Étape 3 : Création de l’article Chemin : Catalogue > Paramétrage Article > Catalogue des produits Champ Valeur Code PARA-500 LOT EMP  Libellé Paracétamol 500 mg Famille Médicaments Unité Boîte Mode de suivi Par lot +emplacement  Stock initial 0 👉Sélectionner et associer un modèle de lot à l’article, puis activer ce modèle afin d’initialiser le mécanisme de suivi par lot Procédure : Accéder à la liste des articles* cliquer sur "nouveau " renseigner les informations  Choisir le mode de suivi :  lot + emplacement  Le bouton  « Lot »  est  activé automatiquement  dès que le mode de suivi du stock est défini sur  « Par lot »  dans la fiche article. Sélectionner le  modèle de lot  défini Enregistrer le  modèle de lot   Enregistrer l'article  5.4. Étape 4 : Réception avec transformation de bon de commande Chemin : Achats > Bon de commande fournisseur 5.4.1 ajout de bon e commande  Procédure : Créer un bon de commande fournisseur choisir l'article souhaité  avec qte =200 Valider le bon (le stock n’est pas touché) 5.4.2 Réception avec saisie du lot : accéder bon de commande fournisseur créer  Transformer en  bon de réception Saisir les quantités par lot et par emplacement Valider la ligne et le document Exemple : Article Lot Emplacement Quantité PARA-500 LOT-PARA-001 E001 (Rayon A1) 120 PARA-500 LOT-PARA-002 E002 (Rayon A2) 80 Interface de saisie des lots et emplacements L’écran ci-dessous s’affiche lors de la transformation du bon de commande fournisseur en bon de réception . Il permet de saisir les informations de lot ainsi que les quantités associées 👉 Vérification : La somme des quantités (120 + 80) =  200 ✔  (La cellule s’affiche en vert si le résultat est correct, sinon elle devient rouge.) Lors de l’utilisation de plusieurs lots : Le système  ajoute automatiquement une ligne de document pour chaque lot sélectionné Chaque ligne contient : Le même article Un lot différent La quantité correspondante 5.5. Étape 5 : Ajout direct d’un document d’achat ou de vente Principe : Permet de créer directement un bon de réception ou un bon de livraison sans passer par un bon de commande , tout en respectant la gestion des lots et emplacements. (deux interface  successive s'affiche : l ’écran de saisie des emplacement  et l’écran de saisie des lots ) Procédure : Accéder au module Achats ou Ventes Créer le document (bon de réception ou bon de livraison) Ajouter l’article Saisir la quantité L’écran de saisie des emplacement s’affiche automatiquement choisir l'emplacement  saisir la qte Valider l’interface de saisie des emplacements   6. L’écran de saisie des lots s’affiche automatiquement 7.Renseigner les informations du lot : Numéro de lot Date d’expiration 8. Valider l’interface de saisie des lots 9. Valider la ligne du document 10. Valider  le document 5.6.  Étape 6 : Étape 6 : Vente avec sélection du lots et emplacements  Chemin : Ventes > bon de commande  Procédure : Étape 1 : Création du bon de commande Créer un bon de commande client avec une quantité de 70 . Étape 2 : Transformation en bon de livraison Transformer le bon de commande en bon de livraison client . Étape 3 : Répartition des quantités Dans l’interface de transformation affichée : Répartir la quantité selon les emplacements ou les lots disponibles 👉 L’écran de transformation permet de sélectionner les lots et stock à utiliser pour la sortie de stock . Étape 4 : valider l'interface de transformation affiché  Étape 5 : valider document BL client  Exemple de répartitions  vente : Article Lot Emplacement Quantité livrée PARA-500 LOT-PARA-001 E001 50 PARA-500 LOT-PARA-002 E002 20 L’écran ci-dessous s’affiche L’écran de transformation du bon de commande client en bon de livraison . Il permet de sélectionner les lots et emplacement  à utiliser pour la sortie de stock 5.7. Règles de gestion La quantité totale par lot et emplacement doit correspondre à la quantité du document La sélection des lots et emplacements est obligatoire Seuls les lots et emplacements actifs peuvent être utilisés Pour les sorties : la quantité ne peut dépasser le stock disponible Le système peut proposer automatiquement des lots ou emplacements selon la disponibilité et les règles de gestion (FIFO / FEFO) Il est possible de répartir une quantité sur plusieurs lots ou emplacements 5.7. Suivi de stock et traçabilité Chemin :  stock détaillé Détail de l'interface  description de l'interface  Dans le cas d’une gestion combinée,(lot +emplacements ) , le stock est détaillé à un niveau plus fin : Article Lot Emplacement Entrée Sortie Stock PARA-500 LOT EMP LOT-PARA-001 E001 (Rayon A1) 120 50 70 PARA-500 LOT EMP LOT-PARA-003 E001 (Rayon A1) 70 0 70 PARA-500 LOT EMP LOT-PARA-002 E002 (Rayon A2) 80 20 60 Lecture du tableau Entrée : Quantité reçue (achat ou ajustement positif) Sortie : Quantité livrée (vente ou ajustement négatif) Stock : Quantité restante 👉 Vérification : LOT-001 → 120 - 50 = 70 ✔ LOT-002 → 80 - 20 = 60 ✔ 5.8. Inventaire par lot et emplacement Chemin :   Stock > Gestion Inventaire > Inventaire lot emplacement  Détail de  l'interface  Description de  l'interface  Procédure d’inventaire (lot et emplacement) Accéder à l’interface « Inventaire lot emplacement » Cliquer sur Créer un inventaire Sélectionner la station : Pharmacie Centrale Ajouter les articles à inventorier : Cliquer sur « Choisir article inexistant » pour sélectionner un ou plusieurs articles Ou cliquer sur « Import article » pour importer l’ensemble des articles L’interface « Choix article » s’affiche : Sélectionner l’article souhaité Valider L’article est ajouté avec ses informations de stock détaillées par : Lot Emplacement Saisir les quantités réelles constatées pour chaque ligne (lot + emplacement) modifier si nécessaire l'emplacement  Cliquer sur Enregistrer pour sauvegarder la saisie Cliquer sur Vérifier : Les lignes sont colorées pour indiquer les écarts éventuels Valider l’inventaire : Cliquer sur le bouton « Valider » Saisir le mot de passe utilisateur pour confirmer Résultat : Le système met à jour automatiquement le stock disponible par lot et par emplacement , en fonction des quantités réelles saisies. Remarque : Cette procédure garantit une correction précise des écarts de stock et assure une traçabilité complète des ajustements. Exemple : Article Lot Emplacement (théorique ) QTE théorique QTE réel  Emplacement (réel ) PARA-500 LOT EMP LOT-PARA-001 E001 (Rayon A1) 70 à saisir  E001    modifiable  PARA-500 LOT EMP LOT-PARA-003 E001 (Rayon A1) 70 à saisir  E001 modifiable  PARA-500 LOT EMP LOT-PARA-002 E002 (Rayon A2) 60 à saisir  E002 modifiable  6. Synthèse : Cycle de vie Étape Action Résultat Création article Activer suivi par lot et emplacement PARA-500 EMP Réception 1 Transformation BC →  BL fournisseur avec saisie lot et emplacement 120/LOT-PARA-001/ E001 80 /LOT-PARA-002/E002 Réception 2 Ajout direct 70 / LOT-PARA-003/ E001 Livraison Sélection lot et emplacement existant  50 LOT-PARA-001/ E001 20 LOT-PARA-002/E002 Stock final Calcul automatique 70 dans LOT-PARA-001/ E001 60 dans LOT-PARA-002/E002 70 dans LOT-PARA-003/ E001 Inventaire Saisie quantités réelles Ajustement si nécessaire 7. Avantages du module N° Bénéfice Description 1 Traçabilité complète Suivi des mouvements par lot et emplacement 2 Gestion des dates d’expiration FIFO / FEFO automatisé 3 Localisation rapide Chaque produit est localisé avec précision 4 Stock fiable Quantité exacte par lot et emplacement 5 Processus simplifié Transformation BC → BR/BL automatique 6 Inventaire détaillé Saisie ligne par ligne, lot par lot, emplacement par emplacement 8. Points clés à retenir Activer le suivi lot et emplacement dans la fiche article L’association se fait automatiquement lors des mouvements Les sorties respectent les quantités disponibles par lot et emplacement Les inventaires se font par lot et emplacement pour une traçabilité complète La transformation des bons unifie les processus d’achat et vente et réduit les erreurs New Page