Fournisseur

Ajout et Paramétrage d'un Fournisseur

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Introduction Générale

La gestion efficace des fournisseurs est un pilier essentiel de la chaîne d'approvisionnement et de la comptabilité. Le module  Fournisseurs  de Dux ERP centralise toutes les informations relatives à vos partenaires commerciaux, simplifiant les processus d'achat, de paiement et de suivi. Ce manuel détaille étape par étape la création et la configuration d'un fournisseur, en exploitant les fonctionnalités avancées du système pour garantir la précision, la conformité fiscale et la traçabilité.

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Onglet 1 : Fiche Tiers

Description  :
La  Fiche Tiers est le cœur de la gestion des fournisseurs. Elle regroupe les données générales, professionnelles, financières et opérationnelles nécessaires pour interagir avec le fournisseur. Structurée en quatre parties et des onglets thématiques, elle permet une configuration granulaire adaptée à tous les types de partenariats.

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Détails de l'interface

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Première Partie : 

Description  :
Cette partie regroupe  4 onglets dynamiques  pour saisir les informations fondamentales, historiques et financières du fournisseur. Ces onglets offrent une vue structurée et modulable, adaptée aux besoins spécifiques de chaque utilisateur.

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1. Onglet « Général »

Description  :
Cet onglet centralise les informations de base essentielles pour identifier et activer le fournisseur dans le système. Il sert de point de départ pour toute interaction future.

Éléments configurables  :

• Type Tiers  :

  • Fonction  : Définissez le profil du tiers (Fournisseur, Client, Prospect, etc.).

  • Exemple  : Sélectionnez "Fournisseur" pour activer les fonctionnalités d'achat.

• Code  :

  • Règle  : Code unique généré automatiquement (ex :  FOUR-2024-567 ) ou personnalisable.

  • Astuce  : Utilisez un préfixe commun (ex:  FOUR- ) pour faciliter les recherches.

• Intitulé  :

  • Format recommandé  : Nom légal complet (ex : "SARL Tunisie Textile").

• Actif  :

  • Utilité  : Désactivez temporairement un fournisseur sans supprimer ses données.

• Adresse  :

  • Obligatoire  : Adresse principale pour les documents légaux.

• Pays/Ville  :

  • Listes déroulantes  : Harmonisez les formats géographiques.

• Date de création  :

  • Automatique  : Remplie à la validation de la fiche.

• Concevoir  :

  • Impact  : Déterminer la devise des factures et paiements (ex : TND, EUR, USD).

• Note :

  • Exemple : "Fournisseur prioritaire – Contrat annuel en cours".

Bonnes Pratiques :

• Vérifiez l’exactitude du Code et de l’Intitulé pour éviter les doublons.

• Utilisez le champ Note pour ajouter des alertes (ex: "Livraison uniquement le vendredi").

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2. Onglet "Autre"

Description :
Cet onglet complète les informations du fournisseur avec des données contextuelles liées à son activité, sa localisation et ses contraintes commerciales.

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Détails de l’interface

Éléments :

• Type Activité :

  • Exemples : "Grossiste", "Fabricant", "Importateur".

• Région :

  • Utilité : Segmentez les fournisseurs par zone géographique (ex: "Nord", "Sud-Est").

• Date Clôture :

  • Fonction : Date de fin de partenariat (ex: 31/12/2025).

• Stade Vente :

  • Options : "Négociation", "Contrat signé", "En attente de réappro".

• Prix Max/Prix Min :

  • Règle : Définissez des plages pour bloquer les commandes hors budget.

  • Exemple : Prix Min = 10 TND, Prix Max = 500 TND.

• Dernier Prix :

  • Automatique : Affiche le dernier prix payé pour un article fréquent.

• N° Jour Alerte :

  • Fonction : Délai avant rappel pour paiement (ex: 15 jours).

• Assurant/Assuré :

  • Cas d’usage : Indiquez si le fournisseur assure ses livraisons ou produits.

Bonnes Pratiques :

• Mettez à jour le Dernier Prix après chaque commande pour des analyses cohérentes.

• Utilisez Stade Vente pour suivre l’avancement des négociations.

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3. Onglet "Historique"

Description :
Cet onglet retrace toutes les modifications majeures apportées au profil du fournisseur, offrant une traçabilité complète des évolutions.

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Détails de l’interface

Éléments :

• Date Transformation :

  • Exemple : "15/03/2024 : Passage de 'Prospect' à 'Fournisseur Actif'".

• Ancien Type Tier :

  • Utilité : Conserve l’historique des statuts précédents.

• Transformé Vers :

  • Exemple : "Client" si le fournisseur devient également acheteur.

Fonctionnalités :

• Filtres Chronologiques : Triez les modifications par date ou par type.

• Export PDF : Générez un rapport d’historique pour audit.

Cas d’Usage :

• Audit interne : Vérifiez qui a modifié le Type Tiers et à quelle date.

• Analyse commerciale : Identifiez les fournisseurs récemment activés.

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4. Onglet "Solde"

Description :
Cet onglet affiche une synthèse financière des dettes et crédits du fournisseur, organisée par exercice comptable et par station (si applicable).

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Détails de l’interface

Éléments :

• Tableau des Soldes :

  • Colonnes : Exercice, Station, Montant Dû, Montant Payé, Solde Restant.

  • Exemple :

    Exercice	Station	Montant Dû	Solde Restant
    2023	Tunis	25 000 TND	5 000 TND

Fonctionnalités :

• Alertes Automatiques : Recevez une notification si le solde dépasse un seuil défini.

• Réconciliation : Cliquez sur un solde pour accéder aux factures correspondantes.

Bonnes Pratiques :

• Consultez cet onglet avant de passer une nouvelle commande pour éviter les impayés.

• Utilisez le filtre Station pour les entreprises multisites.

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Synthèse des Onglets de la Première Partie

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Deuxième Partie :

Description :
Cette partie regroupe 8 onglets fixes dédiés à la configuration avancée des paramètres professionnels, fiscaux, logistiques et relationnels du fournisseur. Ces onglets permettent de personnaliser les règles métiers, les conditions commerciales et les interactions avec le fournisseur.

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1. Onglet "Information"

Description :
Cet onglet centralise les informations professionnelles et commerciales essentielles pour gérer les transactions et la comptabilité liées au fournisseur.

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Détails de l’interface

Éléments :

• Type Achat :

  • Locale : Pour les achats nationaux.

  • Importation : Pour les fournisseurs étrangers (active des champs douaniers supplémentaires).

• Tarif de Vente :

  • Définissez le tarif par défaut (ex: "Tarif 2024") ou appliquez un tarif personnalisé.

• Taux Remise :

  • Remise globale applicable sur toutes les commandes (ex: 5% pour les commandes > 10 000 TND).

• Code Comptable :

  • Associez un compte comptable spécifique (ex: 401000 – Fournisseurs Nationaux).

• Modèle Taxe (Régime) :

  • Sélectionnez un régime fiscal prédéfini (ex: Régime TVA 19% ou Exonéré TVA).

• Activité :

  • Secteur d’activité du fournisseur (ex: Agroalimentaire, Textile).

• Mode Règlement :

  • Liste déroulante pour choisir les modes acceptés : Espèce, Chèque, Virement, Traite.

• Matricule Fiscale :

  • Numéro d’identification fiscale du fournisseur (obligatoire pour les factures).

• Taux Retenu à la Source :

  • Pourcentage appliqué sur les paiements/documents.

• Registre de Commerce :

  • Numéro d’enregistrement légal (ex: RC Tunis B123456).

• N° Jours Paiement :

  • Délai maximum de paiement (ex: 30 jours).

• N° Jours Livraison :

  • Délai moyen de livraison (ex: 15 jours).

• Qte Commande Min :

  • Quantité minimale pour passer une commande (ex: 100 unités).

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2. Onglet "Carte Fidélité"

Description :
Gérez les programmes de fidélité ou les accords contractuels offrant des avantages spécifiques au fournisseur.

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Détails de l’interface

Éléments :

• Num :

  • Identifiant unique de la carte (ex: *FID-7890*).

• Actif :

  • Case à cocher pour activer/désactiver les avantages de la carte.

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3. Onglet "Article Remise"

Description :
Appliquez des remises ciblées sur des articles spécifiques pour favoriser des négociations commerciales avantageuses.

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Détails de l’interface

Fonctionnalités :

• Tableau des Remises :

  • Colonnes : Article (sélection via catalogue), Taux Remise (ex: 10%).

  • Exemple : Remise de 15% sur l’article "PC Portable EliteBook".

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4. Onglet "Groupes"

Description :
Classez le fournisseur dans des groupes prédéfinis pour simplifier la gestion collective (ex: campagnes marketing, rapports).

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Détails de l’interface

Fonctionnalités :

• Liste des Groupes :

  • Cochez les groupes pertinents (ex: Fournisseurs Urgents, *Partenaire Éco-Responsable*).

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5. Onglet "Multi-Adresse"

Description :
Gérez les adresses multiples du fournisseur (facturation, livraison, siège social) pour une logistique optimisée.

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Détails de l’interface

Fonctionnalités :

• Tableau des Adresses :

  • Colonnes : Type (liste déroulante), Adresse, Ville, Pays, Code Postal.

  • Exemple :

    Type	Adresse
    Facturation	Rue des Entrepreneurs, Tunis
    Livraison	Zone Industrielle, Sousse

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6. Onglet "Exonération"

Description :
Configurez les exonérations fiscales temporaires ou permanentes accordées au fournisseur.

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Détails de l’interface

Éléments :

• Numéro Exonération :

  • Référence légale (ex: *EXO-2024-123*).

• Date Début/Fin Exonération :

  • Période validée par les autorités fiscales.

• Bouton "Valider les MAJ pour Tous les Documents" :

  • Utilité : Applique les modifications d’exonération aux factures et commandes existantes.

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7. Onglet "Compte"

Description :
Enregistrez les coordonnées bancaires pour sécuriser les transactions et automatiser les paiements.

Détails de l’interface

Fonctionnalités :

• Tableau "Ajouter Banque" :

  • Colonnes : Banque (sélectionnez dans la liste), RIB (saisissez le numéro), Devise.

  • Exemple :

    Banque	RIB	Devise
    BIAT	TN59 1000...3456	TND

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8. Onglet "Multi-Contact"

Description :
Centralisez les contacts clés du fournisseur pour faciliter la communication (service comptable, technique, etc.).

Détails de l’interface

Fonctionnalités :

• Tableau des Contacts :

  • Colonnes : Nom, Fonction, Téléphone, Email, Service (ex: Logistique, Comptabilité).

  • Exemple :

    Nom	Fonction	Téléphone
    M. Ali Ben Salah	Responsable Achats	+216 12 345 678

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Bonnes Pratiques pour les Onglets Fixes

• Exonération : Vérifiez régulièrement les dates pour éviter les conflits fiscaux.

• Multi-Adresse : Assignez une adresse de "Facturation" par défaut pour générer automatiquement les documents.

• Article Remise : Utilisez des filtres dans le tableau pour identifier les remises expirées.

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Troisième Partie :

Contact

Description :
Cette section centralise toutes les coordonnées directes et les interlocuteurs clés du fournisseur. Elle facilite la communication rapide et évite les erreurs de contact lors des échanges commerciaux ou logistiques.

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Détails de l’interface

Éléments :

1. Tél 1 :

   • Fonction : Numéro de téléphone principal (obligatoire pour les validations).

   • Format : Indiquez le code pays (ex: +216 70 123 456).

2. Tél 2 / Tél 3 :

   • Utilité : Numéros secondaires (service comptable, support technique, etc.).

   • Exemple :

     • Tél 2 : +216 25 789 012 (Responsable Logistique).

     • Tél 3 : +216 98 765 432 (Urgences).

3. Fax :

   • Cas d’usage : Pour l’envoi de documents officiels (ex: bons de commande signés).

4. Mail :

   • Règle : Adresse email générique ou dédiée (ex: achats@fournisseur.com).

   • Astuce : Liez cette adresse aux notifications automatiques du système.

5. Personne à Contacter :

   • Fonction : Identifie l’interlocuteur principal (ex: "M. Karim Ben Ali – Responsable des Ventes").

   • Champ libre : Saisissez le nom, le prénom et le rôle.

6. Commercial :

   • Lien interne : Associez un commercial de votre entreprise pour le suivi du compte.

   • Exemple : "Mme Sarah Dupont – Commerciale Région Nord".

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Bonnes Pratiques :

• Vérifiez régulièrement les numéros et emails pour éviter les erreurs de communication.

• Utilisez Personne à Contacter pour personnaliser les relances (ex: joindre directement le responsable logistique en cas de retard).

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Quatrième Partie : "Liste des Taxes/Modèle"

Description :
Cette partie affiche les taxes appliquées au fournisseur selon le Modèle Taxe sélectionné dans l’onglet Information. Elle permet de visualiser, ajuster et propager les règles fiscales à tous les documents existants ou futurs.

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Détails de l’interface

Éléments :

1. Tableau des Taxes :

   • Colonnes :

     • Taxe : Nom de la taxe (ex: TVA, Retenue à la Source).

     • Taux : Pourcentage appliqué (ex: 19%, 5%).

     • Base de Calcul : Montant de référence (HT, TTC, ou autre).

     • Date d’Effet : Date d’application de la taxe.

   • Exemple :

     Taxe	Taux	Base de Calcul	Date d’Effet
     TVA	19%	Montant HT	01/01/2024
     Retenue à la Source	1%	Montant TTC	01/01/2024

2. Bouton "Appliquer les Modifications" :

   • Fonction : Met à jour les taxes sur tous les documents liés (factures, commandes, etc.).

   • Processus :

     1. Modifiez une taxe dans le tableau (ex: passez la TVA de 19% à 20%).

     2. Cliquez sur le bouton pour valider.

     3. Le système recalcule automatiquement les montants des documents ouverts.

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Cas d’Usage :

• Changement Réglementaire :

  • Scénario : Le gouvernement augmente la TVA de 19% à 20%.

  • Actions :

    1. Modifiez le taux dans le tableau.

    2. Cliquez sur "Appliquer les Modifications".

    3. Toutes les nouvelles factures refléteront le nouveau taux.

• Exonération Temporaire :

  • Scénario : Un fournisseur bénéficie d’une exonération TVA pour 6 mois.

  • Actions :

    1. Désactivez la TVA dans le tableau.

    2. Utilisez le bouton pour mettre à jour les documents en cours.

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Bonnes Pratiques :

• Vérification : Avant d’appliquer les modifications, prévisualisez l’impact sur un document test.

• Historique  : Consultez l'onglet  Historique  pour suivre les changements de taxes.

• Alertes : Configurez des notifications pour les dates d'effet des taxes (ex: rappel 7 jours avant un changement de taux).

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Onglet 2 : Documents

Description  :
Cet onglet offre une vision centralisée de tous les documents liés au fournisseur (commandes, factures, contrats). Idéal pour auditer les transactions ou retrouver rapidement une référence.

Détails de l'interface

• Filtres Avancés  :  Exemple  : Affichez uniquement les factures en retard de paiement.

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Onglet 3 : ongles

Description  :
Surveillez les flux financiers avec ce tableau de bord interactif. Gérez les échéances, les retards et l'historique des paiements en temps réel.

Détails de l'interface

• Échéancier  :  Fonction  : Planifiez les paiements à venir avec des alertes automatiques.

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Bonnes Pratiques & Recommandations

• Introduction  : Avant de créer un fournisseur, vérifiez s'il existe déjà dans la base pour éviter les doublons.

• Mises à Jour  : Revisitez régulièrement les  dates d'exonération  et les  taux de remise  pour rester alignés avec les contrats.

• Formation  : Utilisez les  groupes pour anciennes vos équipes pour catégoriser correctement les fournisseurs.

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Affectation Multiple

🔹 Introduction

L’Affectation Multiple est une fonctionnalité ergonomique et puissante qui permet de modifier en masse certaines informations relatives aux tiers, qu’ils soient clients ou fournisseurs. Elle vise à éviter les traitements ligne par ligne en cas de changements de structure, de réorganisation commerciale ou d’ajustements liés à des filtres analytiques (groupes, zones géographiques, types de vente…).

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🖥️ Présentation de l’interface principale

L’interface se présente sous forme de tableau listant tous les tiers, avec les colonnes suivantes :

Détails de l’interface

• ✅ Sélectionner : case à cocher pour sélectionner un ou plusieurs tiers

• Case “Tout sélectionner” : en haut du tableau pour sélectionner tous les enregistrements visibles

• Bouton “Modifier Multiple” : visible dès qu’une sélection est effectuée

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🧾 Interface de modification multiple

Lorsqu’on clique sur “Modifier Multiple”, une boîte de dialogue s’ouvre avec les champs modifiables suivants :

• Groupe 1

• Groupe 2

• Groupe 3

• Pays

• Région

• Ville

• Type de Vente

En bas de cette interface, un bouton “Valider” permet d’appliquer les changements à tous les tiers sélectionnés dans le tableau d’origine.

Détails de l’interface

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⚙️ Comportement fonctionnel

• Les valeurs sélectionnées dans la boîte de dialogue remplacent les anciennes données pour toutes les lignes sélectionnées.

• Les champs laissés vides ne modifient pas la valeur existante des lignes sélectionnées.

• La modification multiple est suivie d’une confirmation ou d’un message d’erreur en cas de problème d’intégrité (ex. : ville non existante dans la base, pays incohérent avec région…).

• Une fois validée, la mise à jour est immédiate et visible dans le tableau.

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📌 Cas d’utilisation

Cas pratique : Mise à jour de la segmentation commerciale

Une entreprise basée à Tunis décide de restructurer sa base de données clients pour intégrer une nouvelle classification commerciale.
Le responsable marketing sélectionne 45 clients de la région du Sahel (Sousse, Monastir, Mahdia) dans la fiche client. Il coche les lignes dans l’interface d’Affectation Multiple, puis clique sur “Modifier Multiple”.

Dans la boîte de dialogue, il choisit :

• Groupe 1 : SAHEL_2025

• Type de Vente : Vente Détail

Il laisse les autres champs vides (aucune modification souhaitée). Après validation, les 45 fiches clients sont mises à jour automatiquement avec ces nouvelles affectations, facilitant les filtres futurs et les campagnes ciblées.