Gestion des emplacements 1. Contexte fonctionnel La société PHARMA DISTRIBUTION TUNISIE , spécialisée dans la distribution de produits pharmaceutiques et parapharmaceutiques, souhaite optimiser la gestion de ses stocks en suivant précisément l’emplacement des produits dans ses dépôts. Chaque emplacement est identifié par : Un code unique Un libellé (nom commercial ou fonctionnel) Une station mère (dépôt ou zone principale) Un type (ici : emplacement) Exemple concret : Le médicament Paracétamol 500 mg peut être stocké dans plusieurs emplacements (Rayon A1 et Rayon A2). Cela permet de savoir, lors de la préparation des commandes, exactement où se trouvent les produits et quelles quantités sont disponibles dans chaque emplacement. Sans gestion des emplacements, l’entreprise rencontre : Des difficultés à localiser rapidement les produits Des erreurs de picking ou de livraison Une mauvaise rotation du stock entraînant des pertes Des inventaires incomplets ou incohérents Objectifs de ce chapitre : Créer et paramétrer des emplacements Associer automatiquement les produits aux emplacements lors des achats Suivre les stocks par emplacement Gérer la transformation des bons de commande en bons de réception ou livraison Assurer la traçabilité complète des mouvements 2. Préconditions Avant de commencer, vérifier les points suivants : 2.1. Droits utilisateur : Accès administrateur ou gestionnaire de stock Droits sur : articles, achats, ventes, stock et emplacements 2.2. Configuration de base : Élément Valeur Société PHARMA DISTRIBUTION TVA 19% Devise TND 2.3. Paramétrage de base : Élément Valeur Unité Boîte Famille Médicaments Dépôt Pharmacie Centrale Fournisseur LABO MED TUNIS Client Pharmacie El Amal 3. Paramétrage initial (réalisé par l’administrateur) 3.1. Création des emplacements Chemin d’accès : Gestion station > Paramétrage > Liste des emplacements (Filtrer la liste des stations pour n’afficher que les emplacements) Exemple d'un interface de fiche emplacement Procédure détaillée : Cliquer sur Créer un nouvel emplacement Renseigner les informations suivantes : Code : Identifiant unique de l’emplacement (ex. E001) Libellé : Nom de l’emplacement (ex. Rayon A1) Station mère : Dépôt principal (ex. Pharmacie Centrale) Type : Sélectionner emplacement Enregistrer l’emplacement Exemple : Code Libellé Station mère Type E001 Rayon A1 Pharmacie Centrale emplacement E002 Rayon A2 Pharmacie Centrale emplacement Astuce : Vérifier la cohérence du code et du libellé pour éviter les doublons et faciliter la recherche dans le logiciel. 3.2. Paramétrage de l’article Chemin : Catalogue > paramétrage Articles > Catalogue des produit Détail de l'interface de fiche article  Procédure : Sélectionner la fiche article (ex. PARA-500 EMP) Choisir mode de suivi stock : Emplacement Enregistrer L’association de l’article aux emplacements se fait automatiquement lors de la réception des achats ou de la saisie des ventes, et non dans la fiche article . 4. Cas pratique : Gestion d’un article par emplacement 4.1. Création et transformation des bons d’achat Chemin : Achats > achat > Bon de commande fournisseur Procédure : Créer un bon de commande fournisseur pour le produit PARA-500 EMP Valider le bon de commande  (ne touche pas le stock) Transformer en bon de réception ( touche le stock ) Saisir les quantités par emplacement choisi Valider le bon de réception Exemple de répartition :  Article Emplacement Quantité PARA-500 EMP E001 (Rayon A1) 180 PARA-500 EMP E002 (Rayon A2) 20 Total   200 Exemple de répartition  dans l'interface de transformation de BC vers  un bon de réception  : Le logiciel propose automatiquement les emplacements existant dans la base de donnée pour répartir les quantités. 4.2. ajout direct de document achat ou de vente  En complément de la transformation des bons de commande, le système permet également l’ ajout direct des documents d’achat ou de vente . Cette méthode constitue une alternative simplifiée lorsque le processus ne nécessite pas la création préalable d’un bon de commande. Principe : L’utilisateur peut créer directement : un bon de réception fournisseur (achat) un bon de livraison client (vente) tout en conservant la gestion des emplacements lors d'ajout document  Détail de l'interface  d'ajout directement d'un document bon de réception Chemin : Achats > Bon de livraison Procédure : Accéder au module Achats   Créer directement un document (bon de réception ) Ajouter l’article concerné Saisir la quantité ligne  L’écran de  saisie des emplacement s’affiche automatiquement choisir l'emplacement  saisir la qte Valider l’interface de saisie des emplacements  ligne du document validé  Valider le document Remarque : Cette méthode d’ajout direct est généralement utilisée pour des opérations rapides ou exceptionnelles. Toutefois, pour assurer une meilleure traçabilité et un suivi structuré, il est recommandé d’utiliser la transformation des bons de commande lorsque le processus métier le permet. 4.3. ajout  de bon de livraison de vente Chemin : Vente > bon de livraison Dans notre exemple on va créer directement un bon de livraison avec Quantité à livrer  =15 Exemple : Article Emplacement Quantité PARA-500 EMP E002 (Rayon A2) 15 Détail de l'interface  Procédure : Accéder au module vente  Créer un  bon de livraison  client pour le produit choix l'article souhaité et valider Saisir la quantité à livrer dans la ligne correspondant à l’emplacement souhaité (il est possible de saisir des quantités sur plusieurs lignes d’emplacement). valider l'interface : ligne document validé  Valider le bon de livraison 4.5 Règles de gestion (gestion par emplacement) Lors de la saisie des mouvements de stock (réception ou sortie), les règles suivantes doivent être respectées : La quantité totale saisie par emplacement doit être égale à la quantité du document (réception ou livraison). La sélection de l’emplacement est obligatoire pour tout article configuré avec un mode de suivi par emplacement. Seuls les emplacements actifs et rattachés à la station (dépôt) peuvent être utilisés. En sortie : Seuls les emplacements avec stock disponible sont autorisés La quantité ne doit pas dépasser le stock disponible Le système peut proposer automatiquement un ou plusieurs emplacements selon : La disponibilité du stock Les règles de gestion configurées (ex. FIFO / FEFO si combiné avec les lots ) Il est possible de répartir une quantité sur plusieurs emplacements Toute incohérence bloque la validation 4.4. Suivi et traçabilité des emplacements Le suivi des stocks s’effectue via deux interfaces : Stock détaillé : permet de consulter l’état global du stock Mouvements des articles par emplacement : permet de visualiser le détail des mouvements par emplacement Le stock de l'articles est présenté comme illustré dans le tableau ci-dessous : Article Emplacement Entrée Sortie Stock PARA-500 E001 (Rayon A1) 180 + 50 0 230 PARA-500 E002 (Rayon A2) 20 15 5 Ce résultat doit être consulté dans les interfaces de suivi de stock. 4.4.1. Stock détaillé Chemin : Stock > stock détaillé Permet de voir toutes les entrées et sorties cumulées par article et par emplacement. C’est ici que tu peux vérifier que les deux entrées (180 et 50) pour E001 sont enregistrées et qu’elles sont correctement additionnées pour donner le stock total (230). 4.4..2. Mouvements des articles par emplacement cette interface Permet : de consulter en détail toutes les entrées et sorties pour chaque emplacement. également de vérifier les lignes individuelles (par exemple 180 et 50) avant leur consolidation dans le stock total. Chemin : Stock >Gestion de stock > Mvt art par emplacement Détail de l'interface  Description de l'interface  dans le module stock  aller dans l'interface "   Mvt art par emplacement" filtrer par l'article souhaité deux partie sont affiché Partie 1 : stock par emplacement Partie 2 : détail des mouvements de l’emplacement sélectionné exemple  pour l'emplacement "Rayon A1 " on 'a 230 venue de deux document d'achat avec "180 "et "50" et aucune qte sortie  Chaque mouvement est tracé avec le détail de l’emplacement et de la quantité, assurant une traçabilité complète((entrée, sortie, document source). 5.Procédure d’inventaire par emplacement Ajouter un inventaire : accédez à Stock > Gestion des inventaires > Inventaire , puis créez un nouvel inventaire en suivant les étapes standard ( avec bouton I dans la capture d’écran). Accéder à :    Stock > Gestion Inventaire > Inventaire  par emplacement  Détail de l'interface " inventaire par emplacement" ( avec bouton II dans l'Imprim écran) description de l'interface  Sélectionner l'inventaire souhaité  générer ligne emplacement  aller dans la deuxième partie de l'interface pour saisir les quantités réelles pour chaque emplacement Vérifier et saisir les quantités réelles pour chaque emplacement cliquer sur "enregistrer " pour Valider la saisie Dans l’interface de validation des inventaires, il est nécessaire de valider l’inventaire en suivant les étapes standard applicables à tous les inventaires ( avec bouton III dans la capture d’écran ). Le système met à jour automatiquement le stock disponible par emplacement   Remarque : La gestion par emplacement garantit une localisation précise des produits et permet d’éviter les erreurs de sortie ou de répartition. L’inventaire doit être effectué ligne par ligne et emplacement par emplacement pour assurer une traçabilité complète. 6.Synthèse : Cycle de vie Étapes du cycle de vie Étape Action Exemple / Résultat Création article Créer l’article et sélectionner le mode de suivi par emplacement PARA-500 EMP créé Achat / Réception 1 Bon de réception (avec transformation de BC vers BL ) avec saisie des emplacements 180 unités ajoutées à E001 (Rayon A1) Achat / Réception 1 Bon de réception (avec transformation de BC vers BL )avec saisie des emplacements 20 unités ajoutées à E002 (Rayon A2) Achat / Réception 2 Bon de réception (ajout direct) avec saisie des emplacements 50 unités ajoutées à E001 (Rayon A1) Vente / Livraison Bon de livraison avec sélection des emplacements 15 unités sorties de E002 (Rayon A2) Stock  Calcul automatique du stock par emplacement E001 : 230, E002 : 5 Inventaire Saisie des quantités réelles par emplacement Ajustement si nécessaire 7. Avantages de la gestion par emplacement N° Bénéfice Description 1 Localisation rapide Chaque produit est associé à un emplacement précis dès la réception 2 Gestion optimisée Organisation efficace du stock et meilleure rotation 3 Suivi précis Traçabilité complète des mouvements par emplacement 4 Réduction des erreurs Limitation des erreurs de picking 5 Inventaire simplifié Inventaire par emplacement avec consolidation automatique 6 Processus unifié Transformation automatique des bons de commande en bons de réception ou livraison, simplifiant la saisie et le suivi 8. Points clés à retenir Le mode de suivi Emplacement doit être activé dans la fiche article. L’association du produit aux emplacements se fait automatiquement lors des achats et ventes, via la transformation des bons ou l'ajout direct des document touche le stock Les sorties respectent les quantités disponibles par emplacement. Le suivi par emplacement facilite la rotation des stocks et les inventaires. La transformation des bons unifie le processus d’achat et de vente, assure la traçabilité et réduit les erreurs de saisie.