# Gestion des lots et emplacements ### **1. Contexte fonctionnel** La société **PHARMA DISTRIBUTION TUNISIE**, spécialisée dans la distribution de produits pharmaceutiques et parapharmaceutiques, doit garantir : - **La traçabilité complète des produits** - **L’optimisation des stocks** dans ses dépôts - **La rotation correcte des produits sensibles** (selon date d’expiration) - **La localisation précise des produits** pour la préparation des commandes et l’inventaire Pour atteindre ces objectifs, le logiciel propose **une double gestion** : 1. **Gestion des lots** : Chaque produit est suivi par lot,( identifié par un **numéro unique** et une **date d’expiration)** afin de contrôler la qualité et gérer les dates limites de consommation. 2. **Gestion des emplacements** : Chaque produit peut être stocké dans un ou plusieurs **emplacements**, eux-mêmes identifiés par un code, un libellé et une station mère (dépôt). **Exemple concret :** Le médicament **Paracétamol 500 mg** peut être stocké dans plusieurs emplacements et lots :

Lot	Date d’expiration	Emplacement	Quantité
LOT-PARA-001	01/03/2028	E001 (Rayon A1)	120
LOT-PARA-002	01/06/2028	E002 (Rayon A2)	80

Cette gestion combinée permet de : - - Savoir **exactement où se trouve chaque unité** - Appliquer des règles de sortie automatiques (**FIFO / FEFO**) - Optimiser la rotation et limiter les pertes - Assurer une traçabilité complète pour les audits et rappels de produits ### **2. Objectifs du module** Le module **Gestion des lots et emplacements** permet de : 1. 1. Créer et paramétrer les **lots et emplacements** 2. Suivre le **stock précis par lot et emplacement** 3. Associer automatiquement les articles aux emplacements lors des **réceptions et sorties** 4. Transformer les bons de commande en **bons de réception ou livraison** tout en respectant les lots et emplacements 5. Saisir les **inventaires détaillés** par lot et par emplacement 6. Générer des rapports fiables pour le suivi, la traçabilité et l’optimisation des stocks --- ### **3. Préconditions** Avant d’utiliser ce module, vérifier : ##### **3.1. Droits utilisateur** - - Accès **administrateur** ou **gestionnaire de stock** - Droits sur : articles, achats, ventes, stock et emplacements ##### **3.2. Configuration de base**

Élément	Valeur
Société	PHARMA DISTRIBUTION
TVA	19%
Devise	TND

##### **3.3. Paramétrage de base**

Élément	Valeur
Unité	Boîte
Famille	Médicaments
Dépôt	Pharmacie Centrale
Fournisseur	LABO MED TUNIS
Client	Pharmacie El Amal

### **4. Paramétrage initial (réalisé par l’administrateur)** ##### **4.1. paramétrage des emplacements** **Chemin d’accès :** **`Gestion station > Paramétrage > Liste des emplacements`** ***(Filtrer pour n’afficher que les emplacements)*** **Procédure :** 1. 1. Cliquer sur **Créer un nouvel emplacement** 2. Renseigner : - **Code** : identifiant unique (ex. E001) - **Libellé** : nom commercial ou fonctionnel (ex. Rayon A1) - **Station mère** : dépôt principal (ex. Pharmacie Centrale) - **Type** : emplacement 3. Enregistrer **Exemple :**

Code	Libellé	Station mère	Type
E001	Rayon A1	Pharmacie Centrale	emplacement
E002	Rayon A2	Pharmacie Centrale	emplacement

> Astuce : Vérifier la cohérence des codes et libellés pour éviter les doublons. ##### **4.2. Paramétrage des articles** **Chemin : Catalogue > Paramétrage Article > Catalogue des produits** Procédure : - - Accéder à la fiche article - Choisir le mode de suivi : **lot + emplacement** - Le bouton **« Lot »** est **activé automatiquement** dès que le mode de suivi du stock est défini sur **« Par lot »** dans la fiche article. - Sélectionner le **modèle de lot** défini - Enregistrer > L’association aux emplacements et aux lots se fait automatiquement lors des mouvements (réception ou livraison) ##### **4.3. Paramétrage des documents** **Chemin :** Paramétrage > Configuration des pièces

Paramètre	Action
Répertoire d’achat (entrée stock)	Activée l'option "répertoire d'achat" dans l'interface de configuration des pièces/Paramétrage Autre modules
Utiliser répertoire d’achat (sortie stock)	Activée l'option "utilise répertoire d'achat" dans l'interface de configuration des pièces/Paramétrage Autre modules

##### **4.4. Paramétrage complémentaire (gestion automatique)** Pour activer la gestion automatique des lots en vente :

- - Activer le remplissage automatique des quantités - Chemin : Paramétrage Dux > Paramétrage document [![Activer le remplissage automatique des quantités.png](https://help.asmpos.com/uploads/images/gallery/2026-04/scaled-1680-/Gg9activer-le-remplissage-automatique-des-quantites.png)](https://help.asmpos.com/uploads/images/gallery/2026-04/Gg9activer-le-remplissage-automatique-des-quantites.png)

- - Paramétrer le variant lot de type **date dans modèle lot** : - Cocher **is type sortie** - Choisir type de sortie souhaité : exemple **FIFO** - Cocher **is alerte** pour activer les alertes d’expiration qui s'affiche dans l'interface (Stock > gestion de stock>stock lot expiration) [![Paramétrer le variant lot de type date dans modèle lot.png](https://help.asmpos.com/uploads/images/gallery/2026-04/scaled-1680-/parametrer-le-variant-lot-de-type-date-dans-modele-lot.png)](https://help.asmpos.com/uploads/images/gallery/2026-04/parametrer-le-variant-lot-de-type-date-dans-modele-lot.png)

### **5. Cas pratique : Gestion d’un article par lot et emplacement** ##### **5.1. Étape 1 : Création des variants lot** **Chemin : Catalogue > Variant lot > Liste des variants lot** Créer les variants suivants : **Variant 1 : Numéro de lot**

Catégorie	Variant
Nom	Num\_Lot
Catégorie	Variant
Type	Texte

[![variant lot 1.PNG](https://help.asmpos.com/uploads/images/gallery/2026-04/scaled-1680-/variant-lot-1.PNG)](https://help.asmpos.com/uploads/images/gallery/2026-04/variant-lot-1.PNG)

**Variant 2 : Date d’expiration**

Champ	Valeur
Nom	Date Exp
Catégorie	Variant
Type	Date

[![variant lot 2.PNG](https://help.asmpos.com/uploads/images/gallery/2026-04/scaled-1680-/variant-lot-2.PNG)](https://help.asmpos.com/uploads/images/gallery/2026-04/variant-lot-2.PNG)

##### **5.2. Étape 2 : Création du modèle de lot** **Chemin : Catalogue > Variant lot > Modèle lot** 1. 1. Créer un modèle de lot 2. renseigner code et libellé souhaité 3. Ajouter les variants lot : - - - Num\_Lot - Date Exp 4. Enregistrer [![modele lot.PNG](https://help.asmpos.com/uploads/images/gallery/2026-04/scaled-1680-/modele-lot.PNG)](https://help.asmpos.com/uploads/images/gallery/2026-04/modele-lot.PNG) ##### **5.3.** **Étape 3 : Création de l’article** ****Chemin : Catalogue > Paramétrage Article > Catalogue des produits****

Champ	Valeur
Code	PARA-500 LOT EMP
Libellé	Paracétamol 500 mg
Famille	Médicaments
Unité	Boîte
Mode de suivi	Par lot +emplacement
Stock initial	0

👉Sélectionner et associer un modèle de lot à l’article, puis activer ce modèle afin d’initialiser le mécanisme de suivi par lot ### [![image.png](https://help.asmpos.com/uploads/images/gallery/2026-04/scaled-1680-/0gQimage.png)](https://help.asmpos.com/uploads/images/gallery/2026-04/0gQimage.png) Procédure : - - Accéder à la liste des articles\* - cliquer sur "nouveau " - **renseigner les informations** - Choisir le mode de suivi : **lot + emplacement** - Le bouton **« Lot »** est **activé automatiquement** dès que le mode de suivi du stock est défini sur **« Par lot »** dans la fiche article. - Sélectionner le **modèle de lot** défini - Enregistrer le **modèle de lot** - Enregistrer l'article ##### **5.4.** **Étape 4 :** **Réception avec transformation de bon de commande** **Chemin : `Achats > Bon de commande fournisseur`** ##### **5.4.1 ajout de bon e commande** **Procédure :** 1. 1. Créer un **bon de commande fournisseur** 2. choisir l'article souhaité avec qte =200 3. Valider le bon (le stock n’est pas touché) ##### **5.4.2 Réception avec saisie du lot :** 1. 1. accéder **bon de commande fournisseur créer** 2. Transformer en **bon de réception** 3. Saisir les quantités par lot et par emplacement 4. Valider la ligne et le document **Exemple :**

Article	Lot	Emplacement	Quantité
PARA-500	LOT-PARA-001	E001 (Rayon A1)	120
PARA-500	LOT-PARA-002	E002 (Rayon A2)	80

**Interface de saisie des lots et emplacements** L’écran ci-dessous s’affiche lors de la transformation du **bon de commande fournisseur en bon de réception**. Il permet de saisir les informations de lot ainsi que les quantités associées [![image.png](https://help.asmpos.com/uploads/images/gallery/2026-04/scaled-1680-/Qqrimage.png)](https://help.asmpos.com/uploads/images/gallery/2026-04/Qqrimage.png) 👉 Vérification : La somme des quantités (120 + 80) = **200** ✔ (La cellule s’affiche en vert si le résultat est correct, sinon elle devient rouge.) Lors de l’utilisation de plusieurs lots : - - Le système **ajoute automatiquement une ligne de document pour chaque lot sélectionné** - Chaque ligne contient : - Le même article - Un lot différent - La quantité correspondante ##### **5.5. Étape 5 : Ajout direct d’un document d’achat ou de vente** **Principe :** Permet de créer directement un bon de réception ou un bon de livraison **sans passer par un bon de commande**, tout en respectant la gestion des lots et emplacements. (deux interface successive s'affiche : l**’écran de saisie des emplacement et l’écran de saisie des lots )** **Procédure :** 1. Accéder au module Achats ou Ventes 2. Créer le document (bon de réception ou bon de livraison) 3. Ajouter l’article 4. Saisir la quantité 5. **L’écran de saisie des emplacement s’affiche automatiquement** [![image.png](https://help.asmpos.com/uploads/images/gallery/2026-04/scaled-1680-/06wimage.png)](https://help.asmpos.com/uploads/images/gallery/2026-04/06wimage.png) - - - - choisir l'emplacement - saisir la qte - Valider l’interface de saisie des emplacements **6. L’écran de saisie des lots s’affiche automatiquement** [![image.png](https://help.asmpos.com/uploads/images/gallery/2026-04/scaled-1680-/giJimage.png)](https://help.asmpos.com/uploads/images/gallery/2026-04/giJimage.png) 7.Renseigner les informations du lot : - - **Numéro de lot** - **Date d’expiration** 8\. Valider l’interface de saisie des lots 9\. Valider la ligne du document 10\. Valider le document ##### **5.6. Étape 6 : Étape 6 : Vente avec sélection du lots et emplacements ** **Chemin : Ventes > bon de commande** **Procédure :** - Étape 1 : Création du bon de commande - Créer un bon de commande client avec une quantité de **70**. - Étape 2 : Transformation en bon de livraison - Transformer le bon de commande en **bon de livraison client**. - Étape 3 : Répartition des quantités - Dans l’interface de transformation affichée : - Répartir la quantité selon les emplacements ou les lots disponibles - 👉 L’écran de transformation permet de **sélectionner les lots et stock à utiliser pour la sortie de stock**. - Étape 4 : valider l'interface de transformation affiché - Étape 5 : valider document BL client **Exemple de répartitions vente :**

Article	Lot	Emplacement	Quantité livrée
PARA-500	LOT-PARA-001	E001	50
PARA-500	LOT-PARA-002	E002	20

L’écran ci-dessous s’affiche L’écran de transformation du **bon de commande client en bon de livraison**. Il permet de sélectionner les lots et emplacement à utiliser pour la sortie de stock [![image.png](https://help.asmpos.com/uploads/images/gallery/2026-04/scaled-1680-/LNbimage.png)](https://help.asmpos.com/uploads/images/gallery/2026-04/LNbimage.png) ##### **5.7. Règles de gestion** - La quantité totale par **lot et emplacement** doit correspondre à la quantité du document - La sélection des **lots et emplacements** est obligatoire - Seuls les lots et emplacements actifs peuvent être utilisés - Pour les sorties : la quantité ne peut dépasser le stock disponible - Le système peut proposer automatiquement des lots ou emplacements selon la disponibilité et les règles de gestion (FIFO / FEFO) - Il est possible de répartir une quantité sur plusieurs lots ou emplacements --- ##### **5.7.****Suivi de stock et traçabilité** ****Chemin : stock détaillé**** **Détail de l'interface ** [![image.png](https://help.asmpos.com/uploads/images/gallery/2026-04/scaled-1680-/j81image.png)](https://help.asmpos.com/uploads/images/gallery/2026-04/j81image.png) **description de l'interface ** Dans le cas d’une gestion combinée,(lot +emplacements ) , le stock est détaillé à un niveau plus fin :

Article	Lot	Emplacement	Entrée	Sortie	Stock
PARA-500 LOT EMP	LOT-PARA-001	E001 (Rayon A1)	120	50	70
PARA-500 LOT EMP	LOT-PARA-003	E001 (Rayon A1)	70	0	70
PARA-500 LOT EMP	LOT-PARA-002	E002 (Rayon A2)	80	20	60

Lecture du tableau - **Entrée** : Quantité reçue (achat ou ajustement positif) - **Sortie** : Quantité livrée (vente ou ajustement négatif) - **Stock** : Quantité restante 👉 Vérification : - LOT-001 → 120 - 50 = **70** ✔ - LOT-002 → 80 - 20 = **60** ✔ ##### **5.8. Inventaire par lot et emplacement** **Chemin : ******Stock > Gestion Inventaire > Inventaire lot emplacement****** ** **Détail de l'interface ** [![image.png](https://help.asmpos.com/uploads/images/gallery/2026-04/scaled-1680-/iOeimage.png)](https://help.asmpos.com/uploads/images/gallery/2026-04/iOeimage.png) **Description de l'interface ** Procédure d’inventaire (lot et emplacement) 1. Accéder à l’interface **« Inventaire lot emplacement »** 2. Cliquer sur **Créer un inventaire** 3. Sélectionner la **station** : *Pharmacie Centrale* 4. Ajouter les articles à inventorier : - Cliquer sur **« Choisir article inexistant »** pour sélectionner un ou plusieurs articles - Ou cliquer sur **« Import article »** pour importer l’ensemble des articles 5. L’interface **« Choix article »** s’affiche : - Sélectionner l’article souhaité - Valider 6. L’article est ajouté avec ses informations de stock détaillées par : - **Lot** - **Emplacement** 7. Saisir les **quantités réelles** constatées pour chaque ligne (lot + emplacement) 8. modifier si nécessaire l'emplacement 9. 10. Cliquer sur **Enregistrer** pour sauvegarder la saisie 11. Cliquer sur **Vérifier** : - Les lignes sont colorées pour indiquer les écarts éventuels 12. Valider l’inventaire : - Cliquer sur le bouton **« Valider »** - Saisir le **mot de passe utilisateur** pour confirmer --- > **Résultat :** > Le système met à jour automatiquement le **stock disponible par lot et par emplacement**, en fonction des quantités réelles saisies. --- > **Remarque :** > Cette procédure garantit une correction précise des écarts de stock et assure une traçabilité complète des ajustements. **Exemple :**

Article	Lot	Emplacement (théorique )	QTE théorique	QTE réel	Emplacement (réel )
PARA-500 LOT EMP	LOT-PARA-001	E001 (Rayon A1)	70	à saisir	E001 modifiable
PARA-500 LOT EMP	LOT-PARA-003	E001 (Rayon A1)	70	à saisir	E001 modifiable
PARA-500 LOT EMP	LOT-PARA-002	E002 (Rayon A2)	60	à saisir	E002 modifiable

### 6. Synthèse : Cycle de vie

Étape	Action	Résultat
Création article	Activer suivi par lot et emplacement	PARA-500 EMP
Réception 1	Transformation BC → BL fournisseur avec saisie lot et emplacement	120/LOT-PARA-001/ E001 80 /LOT-PARA-002/E002
Réception 2	Ajout direct	70 / LOT-PARA-003/ E001
Livraison	Sélection lot et emplacement existant	50 LOT-PARA-001/ E001 20 LOT-PARA-002/E002
Stock final	Calcul automatique	70 dans LOT-PARA-001/ E001 60 dans LOT-PARA-002/E002 70 dans LOT-PARA-003/ E001
Inventaire	Saisie quantités réelles	Ajustement si nécessaire

### 7. Avantages du module

N°	Bénéfice	Description
1	Traçabilité complète	Suivi des mouvements par lot et emplacement
2	Gestion des dates d’expiration	FIFO / FEFO automatisé
3	Localisation rapide	Chaque produit est localisé avec précision
4	Stock fiable	Quantité exacte par lot et emplacement
5	Processus simplifié	Transformation BC → BR/BL automatique
6	Inventaire détaillé	Saisie ligne par ligne, lot par lot, emplacement par emplacement

--- ### 8. Points clés à retenir - Activer le suivi **lot et emplacement** dans la fiche article - L’association se fait **automatiquement lors des mouvements** - Les sorties respectent les quantités disponibles par lot et emplacement - Les inventaires se font par lot et emplacement pour une traçabilité complète - La transformation des bons unifie les processus d’achat et vente et réduit les erreurs