Gestion des lots et emplacements 1. Contexte fonctionnel La société PHARMA DISTRIBUTION TUNISIE , spécialisée dans la distribution de produits pharmaceutiques et parapharmaceutiques, doit garantir : La traçabilité complète des produits L’optimisation des stocks dans ses dépôts La rotation correcte des produits sensibles (selon date d’expiration) La localisation précise des produits pour la préparation des commandes et l’inventaire Pour atteindre ces objectifs, le logiciel propose une double gestion : Gestion des lots : Chaque produit est suivi par lot,( identifié par un numéro unique et une date d’expiration)  afin de contrôler la qualité et gérer les dates limites de consommation. Gestion des emplacements : Chaque produit peut être stocké dans un ou plusieurs emplacements , eux-mêmes identifiés par un code, un libellé et une station mère (dépôt). Exemple concret : Le médicament Paracétamol 500 mg peut être stocké dans plusieurs emplacements et lots : Lot Date d’expiration Emplacement Quantité LOT-PARA-001 01/03/2028 E001 (Rayon A1) 120 LOT-PARA-002 01/06/2028 E002 (Rayon A2) 80 Cette gestion combinée permet de : Savoir exactement où se trouve chaque unité Appliquer des règles de sortie automatiques ( FIFO / FEFO ) Optimiser la rotation et limiter les pertes Assurer une traçabilité complète pour les audits et rappels de produits 2. Objectifs du module Le module Gestion des lots et emplacements permet de : Créer et paramétrer les lots et emplacements Suivre le stock précis par lot et emplacement Associer automatiquement les articles aux emplacements lors des réceptions et sorties Transformer les bons de commande en bons de réception ou livraison tout en respectant les lots et emplacements Saisir les inventaires détaillés par lot et par emplacement Générer des rapports fiables pour le suivi, la traçabilité et l’optimisation des stocks 3. Préconditions Avant d’utiliser ce module, vérifier : 3.1. Droits utilisateur Accès administrateur ou gestionnaire de stock Droits sur : articles, achats, ventes, stock et emplacements 3.2. Configuration de base Élément Valeur Société PHARMA DISTRIBUTION TVA 19% Devise TND 3.3. Paramétrage de base Élément Valeur Unité Boîte Famille Médicaments Dépôt Pharmacie Centrale Fournisseur LABO MED TUNIS Client Pharmacie El Amal 4. Paramétrage initial (réalisé par l’administrateur) 4.1. paramétrage des emplacements Chemin d’accès : Gestion station > Paramétrage > Liste des emplacements (Filtrer pour n’afficher que les emplacements) Procédure : Cliquer sur Créer un nouvel emplacement Renseigner : Code : identifiant unique (ex. E001) Libellé : nom commercial ou fonctionnel (ex. Rayon A1) Station mère : dépôt principal (ex. Pharmacie Centrale) Type : emplacement Enregistrer Exemple : Code Libellé Station mère Type E001 Rayon A1 Pharmacie Centrale emplacement E002 Rayon A2 Pharmacie Centrale emplacement Astuce : Vérifier la cohérence des codes et libellés pour éviter les doublons. 4.2. Paramétrage des articles Chemin : Catalogue > Paramétrage Article > Catalogue des produits Procédure : Accéder à la fiche article Choisir le mode de suivi : lot + emplacement  Le bouton « Lot » est activé automatiquement dès que le mode de suivi du stock est défini sur « Par lot » dans la fiche article. Sélectionner le modèle de lot défini Enregistrer L’association aux emplacements et aux lots se fait automatiquement lors des mouvements (réception ou livraison) 4.3. Paramétrage des documents  Chemin : Paramétrage > Configuration des pièces Paramètre Action Répertoire d’achat (entrée stock) Activée  l'option "répertoire d'achat" dans l'interface de configuration des pièces/Paramétrage Autre modules Utiliser répertoire d’achat (sortie stock) Activée l'option "utilise répertoire d'achat"  dans l'interface de configuration des pièces/Paramétrage Autre modules 4.4. Paramétrage complémentaire (gestion automatique) Pour activer la gestion automatique des lots en vente : Activer le remplissage automatique des quantités Chemin : Paramétrage Dux > Paramétrage document Paramétrer le variant lot de type date  dans modèle lot : Cocher is type sortie Choisir type de sortie souhaité : exemple FIFO Cocher is alerte pour activer les alertes d’expiration qui s'affiche dans l'interface (Stock > gestion de stock>stock lot expiration) 5. Cas pratique : Gestion d’un article par lot et emplacement 5.1. Étape 1 : Création des variants lot Chemin : Catalogue > Variant lot > Liste des variants lot Créer les variants suivants : Variant 1 : Numéro de lot Catégorie     Variant Nom Num_Lot Catégorie     Variant Type Texte Variant 2 : Date d’expiration Champ Valeur Nom     Date Exp Catégorie     Variant Type Date 5.2. Étape 2 : Création du modèle de lot Chemin : Catalogue > Variant lot > Modèle lot Créer un modèle de lot renseigner  code et libellé souhaité  Ajouter les variants lot : Num_Lot Date Exp Enregistrer 5.3.  Étape 3 : Création de l’article Chemin : Catalogue > Paramétrage Article > Catalogue des produits Champ Valeur Code PARA-500 LOT EMP  Libellé Paracétamol 500 mg Famille Médicaments Unité Boîte Mode de suivi Par lot +emplacement  Stock initial 0 👉Sélectionner et associer un modèle de lot à l’article, puis activer ce modèle afin d’initialiser le mécanisme de suivi par lot Procédure : Accéder à la liste des articles* cliquer sur "nouveau " renseigner les informations  Choisir le mode de suivi :  lot + emplacement  Le bouton  « Lot »  est  activé automatiquement  dès que le mode de suivi du stock est défini sur  « Par lot »  dans la fiche article. Sélectionner le  modèle de lot  défini Enregistrer le  modèle de lot   Enregistrer l'article  5.4. Étape 4 : Réception avec transformation de bon de commande Chemin : Achats > Bon de commande fournisseur 5.4.1 ajout de bon e commande  Procédure : Créer un bon de commande fournisseur choisir l'article souhaité  avec qte =200 Valider le bon (le stock n’est pas touché) 5.4.2 Réception avec saisie du lot : accéder bon de commande fournisseur créer  Transformer en  bon de réception Saisir les quantités par lot et par emplacement Valider la ligne et le document Exemple : Article Lot Emplacement Quantité PARA-500 LOT-PARA-001 E001 (Rayon A1) 120 PARA-500 LOT-PARA-002 E002 (Rayon A2) 80 Interface de saisie des lots et emplacements L’écran ci-dessous s’affiche lors de la transformation du bon de commande fournisseur en bon de réception . Il permet de saisir les informations de lot ainsi que les quantités associées 👉 Vérification : La somme des quantités (120 + 80) =  200 ✔  (La cellule s’affiche en vert si le résultat est correct, sinon elle devient rouge.) Lors de l’utilisation de plusieurs lots : Le système  ajoute automatiquement une ligne de document pour chaque lot sélectionné Chaque ligne contient : Le même article Un lot différent La quantité correspondante 5.5. Étape 5 : Ajout direct d’un document d’achat ou de vente Principe : Permet de créer directement un bon de réception ou un bon de livraison sans passer par un bon de commande , tout en respectant la gestion des lots et emplacements. (deux interface  successive s'affiche : l ’écran de saisie des emplacement  et l’écran de saisie des lots ) Procédure : Accéder au module Achats ou Ventes Créer le document (bon de réception ou bon de livraison) Ajouter l’article Saisir la quantité L’écran de saisie des emplacement s’affiche automatiquement choisir l'emplacement  saisir la qte Valider l’interface de saisie des emplacements   6. L’écran de saisie des lots s’affiche automatiquement 7.Renseigner les informations du lot : Numéro de lot Date d’expiration 8. Valider l’interface de saisie des lots 9. Valider la ligne du document 10. Valider  le document 5.6.  Étape 6 : Étape 6 : Vente avec sélection du lots et emplacements  Chemin : Ventes > bon de commande  Procédure : Étape 1 : Création du bon de commande Créer un bon de commande client avec une quantité de 70 . Étape 2 : Transformation en bon de livraison Transformer le bon de commande en bon de livraison client . Étape 3 : Répartition des quantités Dans l’interface de transformation affichée : Répartir la quantité selon les emplacements ou les lots disponibles 👉 L’écran de transformation permet de sélectionner les lots et stock à utiliser pour la sortie de stock . Étape 4 : valider l'interface de transformation affiché  Étape 5 : valider document BL client  Exemple de répartitions  vente : Article Lot Emplacement Quantité livrée PARA-500 LOT-PARA-001 E001 50 PARA-500 LOT-PARA-002 E002 20 L’écran ci-dessous s’affiche L’écran de transformation du bon de commande client en bon de livraison . Il permet de sélectionner les lots et emplacement  à utiliser pour la sortie de stock 5.7. Règles de gestion La quantité totale par lot et emplacement doit correspondre à la quantité du document La sélection des lots et emplacements est obligatoire Seuls les lots et emplacements actifs peuvent être utilisés Pour les sorties : la quantité ne peut dépasser le stock disponible Le système peut proposer automatiquement des lots ou emplacements selon la disponibilité et les règles de gestion (FIFO / FEFO) Il est possible de répartir une quantité sur plusieurs lots ou emplacements 5.7. Suivi de stock et traçabilité Chemin :  stock détaillé Détail de l'interface  description de l'interface  Dans le cas d’une gestion combinée,(lot +emplacements ) , le stock est détaillé à un niveau plus fin : Article Lot Emplacement Entrée Sortie Stock PARA-500 LOT EMP LOT-PARA-001 E001 (Rayon A1) 120 50 70 PARA-500 LOT EMP LOT-PARA-003 E001 (Rayon A1) 70 0 70 PARA-500 LOT EMP LOT-PARA-002 E002 (Rayon A2) 80 20 60 Lecture du tableau Entrée : Quantité reçue (achat ou ajustement positif) Sortie : Quantité livrée (vente ou ajustement négatif) Stock : Quantité restante 👉 Vérification : LOT-001 → 120 - 50 = 70 ✔ LOT-002 → 80 - 20 = 60 ✔ 5.8. Inventaire par lot et emplacement Chemin :   Stock > Gestion Inventaire > Inventaire lot emplacement  Détail de  l'interface  Description de  l'interface  Procédure d’inventaire (lot et emplacement) Accéder à l’interface « Inventaire lot emplacement » Cliquer sur Créer un inventaire Sélectionner la station : Pharmacie Centrale Ajouter les articles à inventorier : Cliquer sur « Choisir article inexistant » pour sélectionner un ou plusieurs articles Ou cliquer sur « Import article » pour importer l’ensemble des articles L’interface « Choix article » s’affiche : Sélectionner l’article souhaité Valider L’article est ajouté avec ses informations de stock détaillées par : Lot Emplacement Saisir les quantités réelles constatées pour chaque ligne (lot + emplacement) modifier si nécessaire l'emplacement  Cliquer sur Enregistrer pour sauvegarder la saisie Cliquer sur Vérifier : Les lignes sont colorées pour indiquer les écarts éventuels Valider l’inventaire : Cliquer sur le bouton « Valider » Saisir le mot de passe utilisateur pour confirmer Résultat : Le système met à jour automatiquement le stock disponible par lot et par emplacement , en fonction des quantités réelles saisies. Remarque : Cette procédure garantit une correction précise des écarts de stock et assure une traçabilité complète des ajustements. Exemple : Article Lot Emplacement (théorique ) QTE théorique QTE réel  Emplacement (réel ) PARA-500 LOT EMP LOT-PARA-001 E001 (Rayon A1) 70 à saisir  E001    modifiable  PARA-500 LOT EMP LOT-PARA-003 E001 (Rayon A1) 70 à saisir  E001 modifiable  PARA-500 LOT EMP LOT-PARA-002 E002 (Rayon A2) 60 à saisir  E002 modifiable  6. Synthèse : Cycle de vie Étape Action Résultat Création article Activer suivi par lot et emplacement PARA-500 EMP Réception 1 Transformation BC →  BL fournisseur avec saisie lot et emplacement 120/LOT-PARA-001/ E001 80 /LOT-PARA-002/E002 Réception 2 Ajout direct 70 / LOT-PARA-003/ E001 Livraison Sélection lot et emplacement existant  50 LOT-PARA-001/ E001 20 LOT-PARA-002/E002 Stock final Calcul automatique 70 dans LOT-PARA-001/ E001 60 dans LOT-PARA-002/E002 70 dans LOT-PARA-003/ E001 Inventaire Saisie quantités réelles Ajustement si nécessaire 7. Avantages du module N° Bénéfice Description 1 Traçabilité complète Suivi des mouvements par lot et emplacement 2 Gestion des dates d’expiration FIFO / FEFO automatisé 3 Localisation rapide Chaque produit est localisé avec précision 4 Stock fiable Quantité exacte par lot et emplacement 5 Processus simplifié Transformation BC → BR/BL automatique 6 Inventaire détaillé Saisie ligne par ligne, lot par lot, emplacement par emplacement 8. Points clés à retenir Activer le suivi lot et emplacement dans la fiche article L’association se fait automatiquement lors des mouvements Les sorties respectent les quantités disponibles par lot et emplacement Les inventaires se font par lot et emplacement pour une traçabilité complète La transformation des bons unifie les processus d’achat et vente et réduit les erreurs