Gestion des lots 1. Contexte fonctionnel La société PHARMA DISTRIBUTION TUNISIE , spécialisée dans la distribution de produits pharmaceutiques et parapharmaceutiques, commercialise des produits sensibles nécessitant une traçabilité rigoureuse . Ces produits sont réceptionnés en lots , chaque lot étant identifié par : Un numéro de lot  Une date d’expiration Exemple : le médicament Paracétamol 500 mg peut être reçu en plusieurs lots distincts selon les livraisons et date d’expiration 1.1. Sans une gestion par lot, l'entreprise serait confrontée à plusieurs difficultés : Impossibilité de tracer l’origine des produits vendus Difficulté à gérer les dates d’expiration Risque de vendre des produits expirés Impossibilité d’effectuer un rappel ciblé en cas de problème qualité Gestion imprécise des stocks (absence de distinction entre lots) 1.2. Objectif de cet exemple Démontrer, à travers un cas pratique concret, comment le logiciel permet de : Gérer un article avec suivi par lot Enregistrer les entrées de stock avec numéro de lot Gérer les dates d’expiration Appliquer une logique de sortie (FIFO / FEFO) Assurer une traçabilité complète des mouvements 1.3. Cas concret Le produit PARA-500 ( Paracétamol 500 mg ) est un article géré par lot. Aucun stock initial Produit géré par lot Les lots sont créés lors des réceptions Réceptions multiples avec différents lots Prix identique pour tous les lots Les prix sont définis à l’achat Note importante : Chaque lot possède sa propre date d’expiration, mais le prix reste identique pour tous les lots dans cet exemple. 2. Préconditions Avant de commencer, vérifier les éléments suivants : 2.1. Droits utilisateur Accès administrateur ou gestionnaire de stock Droits sur : articles, achats, ventes, stock 2.2. Configuration de base Élément Valeur Société PHARMA DISTRIBUTION TVA 19% Devise TND 2.3. Paramétrage de base Unité : Boîte Famille : Médicaments Dépôt : Pharmacie Centrale Fournisseur : LABO MED TUNIS Client : Pharmacie El Amal 3. Paramétrage initial (réalisé par l’administrateur) 3.1. Paramétrage des lots Un lot est défini à partir de variants lot suivants : Numéro de lot Date d’expiration Un modèle de lot est ensuite créé en regroupant ces variants lot . 3.2. Paramétrage des articles Chemin : Catalogue > Paramétrage Article > Catalogue des produits Procédure : Accéder à la fiche article Choisir le mode de suivi : lot Le bouton « Lot » est activé automatiquement dès que le mode de suivi du stock est défini sur « Par lot » dans la fiche article. Sélectionner le modèle de lot défini Enregistrer 3.3. Paramétrage des documents Chemin : Paramétrage > Configuration des pièces Paramètre Action Répertoire d’achat (entrée stock) Activée  l'option "répertoire d'achat" dans l'interface de configuration des pièces/Paramétrage Autre modules . Utiliser répertoire d’achat (sortie stock) Activée l'option "utilise répertoire d'achat"  dans l'interface de configuration des pièces/Paramétrage Autre modules . 3.4. Paramétrage complémentaire (gestion automatique) Pour activer la gestion automatique des lots en vente : Activer le remplissage automatique des quantités Chemin : Paramétrage Dux > Paramétrage document Paramétrer le variant lot de type date  dans modèle lot : Cocher is type sortie Choisir type de sortie souhaité : exemple FIFO Cocher is alerte pour activer les alertes d’expiration qui s'affiche dans l'interface (Stock > gestion de stock>stock lot expiration) 4. Cas pratique : Gestion d’un article avec lot 4.1. Étape 1 : Création des variants lot Chemin : Catalogue > Variant lot > Liste des variants lot Créer les variants suivants : Variant 1 : Numéro de lot Catégorie     Variant Nom Num_Lot Catégorie     Variant Type Texte Variant 2 : Date d’expiration Champ Valeur Nom     Date Exp Catégorie     Variant Type Date 4.2. Étape 2 : Création du modèle de lot Chemin : Catalogue > Variant lot > Modèle lot Créer un modèle de lot renseigner  code et libellé souhaité  Ajouter les variants lot : Num_Lot Date Exp Enregistrer 4.3. Étape 3 : Création de l’article Champ Valeur Code PARA-500 Libellé Paracétamol 500 mg Famille Médicaments Unité Boîte Mode de suivi Par lot Stock initial 0 👉Sélectionner et associer un modèle de lot à l’article, puis activer ce modèle afin d’initialiser le mécanisme de suivi par lot 4.4. Étape 4 : Achat avec création de lot 4.4.1 Création du bon de commande  Fournisseur : LABO MED TUNIS  Article  :PARA-500  Quantité  : 200 Prix :5,000 TND Interface de bon de commande enregistrer dans le système  4.4.2 Réception avec saisie du lot : Interface de saisie des lots et emplacements L’écran ci-dessous s’affiche lors de la transformation du bon de commande fournisseur en bon de réception . Il permet de saisir les informations de lot ainsi que les quantités associées Description de l’interface Cette interface, intitulée « Saisie des lots et des emplacements » , permet de : Affecter un ou plusieurs lots à l’article réceptionné Répartir les quantités par lot Règles de gestion Lors de la saisie, les règles suivantes doivent être respectées : La quantité totale saisie doit être égale à la quantité à réceptionner La saisie du numéro de lot est obligatoire La date d’expiration doit être renseignée pour chaque lot Il est possible de saisir plusieurs lots pour un même article Exemple de saisie (cas simple) Champ Valeur Lot LOT-PARA-001 Date d’expiration 01/03/2028 Quantité 200 Exemple de saisie (multi-lots) Lot Date d’expiration Quantité LOT-PARA-001 01/03/2028 120 LOT-PARA-002 01/06/2028 80 Total   200 👉 Vérification : La somme des quantités (120 + 80) = 200 ✔ (La cellule s’affiche en vert si le résultat est correct, sinon elle devient rouge.) Lors de l’utilisation de plusieurs lots : Le système ajoute automatiquement une ligne de document pour chaque lot sélectionné Chaque ligne contient : Le même article Un lot différent La quantité correspondante 4.4.3 Résultat stock Lot Quantité Prix LOT-PARA-001 200 5,000 TND 4.5. Étape 5 : Deuxième réception Lot Quantité Date expiration LOT-PARA-002 150 01/06/2028 👉 Stock total : 350 unités 4.6. Étape 6 : Vente avec sélection du lot Interface de saisie des lots (sortie stock) Ajouter un bon de commande client  et transformer en bon de livraison client  L’écran ci-dessous s’affiche lors de la transformation du bon de commande client en bon de livraison . Il permet de sélectionner les lots à utiliser pour la sortie de stock Description de l’interface Cette interface permet de : Sélectionner un ou plusieurs lots disponibles en stock Répartir les quantités à livrer par lot Visualiser les lots disponibles avec leurs quantités Appliquer automatiquement les règles de gestion (FEFO / FIFO) Règles de gestion Lors de la saisie, les règles suivantes doivent être respectées : La quantité totale sélectionnée doit être égale à la quantité à livrer Seuls les lots disponibles en stock peuvent être affiché La quantité saisie ne doit pas dépasser le stock disponible par  lot  Le système peut proposer automatiquement un lot selon la règle configurée (FEFO / FIFO) Exemple de sélection (cas simple) Champ Valeur Lot LOT-PARA-001 Date d’expiration 01/03/2028 Quantité 50 Exemple de sélection (multi-lots) Lot Date d’expiration Quantité LOT-PARA-001 01/03/2028 30 LOT-PARA-002 01/06/2028 20 Total   50 👉 Vérification : La somme des quantités (30 + 20) = 50 ✔ Article Lot Quantité PARA-500 LOT-PARA-001 50 Résultat après validation Après validation : Les quantités sont déduites du stock par lot Le mouvement est tracé avec les lots utilisés Le bon de livraison est généré avec le détail des lots Lot Quantité restante LOT-PARA-001 150 4.7. Étape 7 : Gestion automatique (par LIFO OU FIFO) Le système : Propose automatiquement le lot avec date d’expiration la plus proche Optimise la rotation du stock Réduit les pertes 4.8. Étape 8 : Suivi de stock et traçabilité Chemin : Stock > stock détaillé Lot Entrée Sortie Stock LOT-PARA-001 200 50 150 LOT-PARA-002 150 0 150 Pour consulter les mouvements d’un lot, effectuez un clic droit sur la ligne correspondante, par exemple LOT-PARA-001 4.9. Étape 9 : Inventaire par lot Ajouter un inventaire : accédez à Stock > Gestion Inventaire > Inventaire . Saisir les quantités réelles + enregistrer : accédez à Stock > Gestion Inventaire > Saisie Inventaire par Lot Globale . validation standard  de l'inventaire Correction : -2 unités Stock final : 298 unités 5. Ajout direct de documents d’achat ou de vente (gestion par lot) Principe : En complément de la transformation des bons de commande, le système permet de créer directement des documents d’achat ou de vente tout en intégrant la gestion des lots . Cette méthode est utilisée pour des opérations rapides, tout en garantissant la traçabilité par lot (numéro de lot et date d’expiration). 5.1. Cas d’achat : Réception directe avec saisie des lots Chemin : Achats > Bon de réception Procédure : Créer un bon de réception fournisseur Ajouter l’article (ex. PARA-500) Saisir la quantité L’écran de saisie des lots s’affiche automatiquement Renseigner les informations du lot : Numéro de lot Date d’expiration Valider l’interface de saisie des lots Valider la ligne du document Valider le document ❗ Règle importante : Il n’est pas possible de répartir une même ligne sur plusieurs lots. 👉 Pour saisir plusieurs lots, il est nécessaire de : Ajouter une nouvelle ligne pour chaque lot Saisir les informations correspondantes pour chaque ligne 5.2. Cas de vente : Livraison directe avec sélection des lots Chemin : Ventes > Bon de livraison Procédure : Créer un bon de livraison client Ajouter l’article (ex. PARA-500) L’écran de sélection des lots s’affiche automatiquement Sélectionner un lot disponible Saisir la quantité à livrer à partir d’un seul lot Valider l’interface de sélection des lots Valider la ligne du document Valider le document ❗ Règle importante : Chaque ligne de document est associée à un seul lot . 👉 Pour utiliser plusieurs lots, il est nécessaire de : Ajouter une nouvelle ligne pour chaque lot Sélectionner le lot et saisir la quantité correspondante 6. Synthèse : Cycle de vie Étape Résultat Création article PARA-500 créé Achat 1 200 unités Achat 2 150 unités Vente -50 unités Inventaire -2 unités Stock final 298 unités 7. Avantages de la gestion par lot N° Bénéfice Description 1 Traçabilité Suivi complet par lot 2 Qualité Gestion des dates d’expiration 3 Sécurité Rappel ciblé 4 Stock fiable Quantités précises 5 Conformité Respect des normes 8. Points clés à retenir N° Point clé 1 Chaque lot est identifié par un numéro unique 2 La date d’expiration est obligatoire 3 Le système applique FIFO/FEFO automatiquement si la paramétrage est configurer 4 Les ventes nécessitent la sélection du lot 5 La traçabilité est complète 6 L’inventaire se fait par lot 7 Le stock est consolidé au niveau article