Module : Gestion des Articles (Produits) standard Module 1 : paramétrage et gestion des Articles (standard ) 1.1. Contexte fonctionnel Ce chapitre présente, à travers des cas d’usage réels issus de l’activité d’une société tunisienne de distribution textile, la configuration et l’utilisation des principaux modules fonctionnels du logiciel de gestion commerciale. Pour chaque processus, sont précisés le contexte fonctionnel, les préconditions à vérifier, le paramétrage initial requis ainsi que les étapes détaillées d’exécution. Les cas pratiques s’articulent autour de la société TUNISIA FASHION , basée à Tunis avec des points de vente à Sousse et Sfax, spécialisée dans la vente de vêtements pour hommes, femmes et enfants. Dans ce contexte, chaque produit doit être identifié de manière unique dans le système informatique. La gestion des articles permet de créer et administrer les fiches produits, qui constituent la base des opérations d’achats, de ventes sur le marché local et de gestion des stocks dans les différents dépôts. Ainsi, la société TUNISIA FASHION doit référencer l’ensemble de ses produits dans son logiciel de gestion commerciale afin d’assurer la traçabilité et le suivi des flux. 1.2. Préconditions Avant de procéder à la création d'un article, vérifier les points suivants : L'utilisateur dispose d'un profil avec les droits de création et de modification d'articles Les paramètres de base de la société sont configurés (TVA tunisienne, dinar tunisien, exercice comptable en cours) La société est immatriculée à la patente et sa matricule fiscale est renseignée dans le système Les familles d'articles ont été créées au préalable (Vêtements Homme, Vêtements Femme, Enfants, Accessoires) Les dépôts sont créés et actifs dans le système Fournisseurs  : Le fournisseur "TEXTILE MONASTIR" est créé dans la base fournisseurs. client : le client "Magasin Tex Monastir " est créé dans la base fournisseurs. 1.3. Paramétrage initial (réalisé par l'administrateur) Élément Configuration Familles d'articles Vêtements Homme, Vêtements Femme, Enfants, Accessoires Unités de mesure Pièce (unité de vente), Carton (unité d'achat) Taux de TVA tunisiens 19% (taux normal), 7% (produits de première nécessité), 0% (export) Dépôts Entrepôt principal (Zone industrielle Tunis), Magasin Sousse, Magasin Sfax paramétrage document (achat et vente ) plusieurs paramétrage disponible selon besoin et circuit document  souhaité comme: document d'achat ou de vente  affect stock ,affect solde ,affect DPA ?affect CMP ,autorise stock négative etc... 1.4. Cas pratique : Création d'un article "Jean classique homme" Étape 1 : Accéder au module Menu :  Catalogue > Article > Catalogue des Produits Étape 2 : Saisir les informations générales Champ Valeur Code article JEAN-HOMME-CLASSIC-001 Libellé court Jean classique homme bleu foncé Libellé Jean classique homme bleu foncé - Coupe droite, 100% coton, fabrication turque Famille Vêtements Homme Sous-famille Jeans Marque TUNISIA FASHION Étape 3 : Renseigner les données commerciales Champ Valeur Calcul Prix d'achat HT 45,000 TND À saisir directement ou après réception Marge souhaitée 59% Configurable selon politique commerciale Prix de vente HT 71,550 TND = 45 × (1 + 0,59) TVA 19% Taux normal Tunisie Prix de vente TTC 85,144 TND = 71,55 × 1,19 Remarque  : Le prix d'achat peut être renseigné directement dans la fiche article ou ultérieurement lors de l'ajout d'un document d'achat. Étape 4 : Configurer la gestion des stocks Champ Valeur Unité de gestion Pièce Stock minimum (seuil d'alerte) 20 pièces Mode de suivi stock Standard (FIFO) Base de calcul marge Prix d'achat moyen pondéré Étape 5 : Ajouter des médias (optionnel) Télécharger une photo du produit (vue face) Télécharger une photo (vue dos) Ajouter éventuellement des photos des différentes couleurs/tailles Étape 6 : Valider la création Cliquer sur le bouton  "Enregistrer"  ou  "Valider" Visualiser l'article dans la liste du catalogue Vérifier que l'article apparaît dans les différentes listes de sélection Résultat attendu L'article  JEAN-HOMME-CLASSIC-001  est créé et disponible pour être utilisé dans : Les documents d'achat (commandes fournisseurs, réceptions) Les documents de vente (devis, bons de livraison, factures clients) Les opérations d'inventaire dans les différents dépôts Le paramétrage des promotions et offres commerciales Module 2 : Intégration dans le circuit d'achat 2.1. Contexte fonctionnel Le circuit d'achat permet d'approvisionner les dépôts en articles auprès des fournisseurs locaux et internationaux. Il comprend les étapes de commande, réception, contrôle qualité, retour éventuel et facturation. Exemple concret  : TUNISIA FASHION commande des jeans auprès d'un fournisseur local "TEX TUNISIE" situé à Monastir. 2.2. Préconditions L'article JEAN-HOMME-CLASSIC-001 est créé dans le catalogue Le fournisseur TEX TUNISIE est créé avec sa matricule fiscale (1234567/X/A/000) Le dépôt de destination (Entrepôt principal) est actif L'utilisateur dispose des droits sur le module Achats Fournisseurs  : Le fournisseur "TEXTILE MONASTIR" est créé dans la base fournisseurs. 2.3. Étapes détaillées : Commande fournisseur 2.3.1. Création de la commande fournisseur Accès  :  Achats > Bons de commande fournisseur définitif Procédure  : Cliquer sur  "Nouveau"  (un document vierge s'ouvre) Renseigner l'en-tête du document : Fournisseur  : TEX TUNISIE (taper les premières lettres pour filtrer) Date de commande  : Date du jour (par défaut) Date de réception prévue  : À saisir Dépôt de destination  : Entrepôt principal Ajouter la ligne d'article : Rechercher  JEAN-HOMME-CLASSIC-001 Quantité commandée  : 100 pièces Prix unitaire  : 45,000 TND (inchangé) Vérifier le total HT : 100 × 45 =  4 500 TND Cliquer sur  "Valider"  (la commande passe en statut "Validée") 2.3.2. Réception de la marchandise Accès  :  Achats > Bons de commande fournisseur définitif Procédure  : Sélectionner la commande concernée Cliquer sur  "Transformer en bon de livraison"  ou  "Réceptionner" Procéder au  contrôle qualité  à réception : 98 pièces conformes 2 pièces avec défaut (couture, tâche) identifiées Saisir la réception : Quantité reçue conforme  : 98 pièces Quantité refusée  : 2 pièces (retour fournisseur) Imprimer le bon de réception (3 exemplaires : fournisseur, comptabilité, magasin) 2.3.3. Gestion du retour fournisseur Accès  :  Achats > Bons de livraison fournisseur Procédure  : Sélectionner le bon de livraison concerné Cliquer sur  "Transformer en bon de retour" Saisir la quantité retournée :  2 pièces Valider le retour (les articles retournés sont déduits du stock) 2.3.4. Facturation fournisseur Accès  :  Achats > Bons de livraison fournisseur Procédure  : Sélectionner le bon de livraison concerné (98 pièces) Cliquer sur  "Transformer en facture" Vérifier les calculs : Base HT : 98 × 45 =  4 410,000 TND TVA déductible 19% :  837,900 TND Net à payer :  5 247,900 TND Valider la facture fournisseur 2.3.5. Mise à jour des stocks Pour contrôler que la réception a bien été prise en compte dans les stocks, deux méthodes sont possibles : Méthode 1 : Consultation de la fiche de stock Chemin  :  Stock > Fiche de stock Procédure  : Sélectionner l'article  JEAN-HOMME-CLASSIC-001 Définir la période (ex: du 1er au 30 du mois) Consulter la fiche qui affiche : Stock initial Entrées  : +98 pièces (bon de réception n°BR-2025-001) Stock final : 98 pièces Méthode 2 : Interface stock détaillé Chemin :  Stock >Stock détaillé Procédure  : Accéder à l'interface  "Stock détaillé"  ou  "Mouvements de stock" Filtrer par article :  JEAN-HOMME-CLASSIC-001 Filtrer par type de mouvement :  Entrée Vérifier la ligne correspondant à la réception : Date  : Date de réception mode de suivi stock : standard Quantité : 98 Dépôt : Entrepôt principal code ou libelle article  Élément Impact Stock Entrepôt principal Augmentation de 98 pièces Prix de revient unitaire 45,000 TND Valeur du stock ajoutée 4 410,000 TND 2.3.6. Liaison avec la comptabilité  La validation du bon de réception génère automatiquement les écritures comptables suivantes : Compte Intitulé Débit Crédit 607 Achats de marchandises 4 410,000 TND   4456 TVA déductible 837,900 TND   401 Fournisseur TEX TUNISIE   5 247,900 TND Explication  : Le débit du compte  607  valorise les achats de marchandises Le débit du compte  4456  enregistre la TVA récupérable Le crédit du compte  401 constate la dette envers le fournisseur Module 3 : Intégration dans le circuit de vente 3.1. Contexte fonctionnel Le circuit de vente permet de commercialiser les articles auprès des clients professionnels (B2B) et des particuliers (B2C). Il comprend les étapes de devis, bon de livraison, facturation et encaissement. 3.2. Préconditions L'article JEAN-HOMME-CLASSIC-001 est en stock (minimum 83 pièces) Le client est créé dans la base avec sa matricule fiscale Les prix de vente sont configurés dans la fiche article client : le client "Magasin Tex Monastir" est créé dans la base fournisseurs. 3.3. Cas pratique 1 : Vente à un client professionnel avec devis 3.3.1. Création du devis Accès  :  Ventes > Devis clients Procédure  : Cliquer sur  "Nouveau devis" Renseigner l'en-tête : Client : Sélectionner le client (ex: "Magasin Tex Monastir") Date  : Date du jour Ajouter l'article : Article  : JEAN-HOMME-CLASSIC-001 Quantité demandée  : 15 pièces Prix HT unitaire  : 71,550 TND (automatique) Remise commerciale  : 5% (accorder si applicable) Vérifier les calculs : Prix HT après remise : 71,55 × (1 - 0,05) =  67,973 TND Total HT : 15 × 67,973 =  1 019,595 TND TVA 19% :  193,723 TND Total TTC :  1 213,318 TND Envoyer le devis par email au client (optionnel) Valider le devis (statut "Accepté" ou "En attente") 3.3.2. Transformation en bon de livraison Accès  :  Ventes > Devis clients Sélectionner le devis accepté Cliquer sur  "Transformer en bon de livraison" Vérifier les quantités (15 pièces) Valider le bon de livraison Impact stock  : Déchargement automatique de 15 pièces du stock (Entrepôt principal) 3.3.3. Transformation en facture Accès  :  Ventes > Bons de livraison clients Sélectionner le bon de livraison Cliquer sur  "Transformer en facture" Vérifier les mentions obligatoires : Matricule fiscal vendeur : 1234567/X/A/000 Matricule fiscal client : 7654321/Y/B/001 Timbre fiscal : 1 TND (si facture > 100 TND) Valider la facture 3.3.4. Écriture comptable générée Compte Intitulé Débit Crédit 411 Client 1 214,318   701 Ventes de marchandises   1 019,595 443 TVA collectée   193,723 447 Timbre fiscal   1,000 3.4. Cas pratique 2 : Vente au détail (client particulier) 3.4.1. Vente au comptoir (TPV) Accès  : Interface Terminal Point de Vente (TPV) Scénario  : Client achète 2 jeans (tailles 40 et 42) Procédure  : Scanner les codes-barres des articles en caisse Le système affiche automatiquement : Article : JEAN-HOMME-CLASSIC-001 Quantité : 2 Prix unitaire TTC : 85,144 TND Total TTC :  170,288 TND Mode d'encaissement : Espèces (ou carte bancaire via TPE) Impression du ticket de caisse 3.4.2. Vente avec remise fidélité Scénario  : Client fidèle avec carte de fidélité Procédure  : Scanner la carte de fidélité du client Le système applique automatiquement la remise :  10% Calculs automatiques : Prix HT unitaire : 71,550 TND Remise 10% : 7,155 TND Prix HT après remise : 64,395 TND TVA 19% : 12,235 TND Prix TTC après remise :  76,630 TND Module 4 : Intégration dans le circuit d'inventaire 4.1. Contexte fonctionnel L'inventaire permet de vérifier la concordance entre le stock théorique (comptable) et le stock physique réel, et d'ajuster les quantités en cas d'écart. 4.2. Cas pratique : Inventaire mensuel de l'entrepôt principal 4.2.1. Préparation de l'inventaire Élément Détail Date Dimanche 30 juin (magasins fermés) Périmètre Dépôt Entrepôt principal Équipes constituées Équipe 1 : Vêtements Homme (2 pers.) Équipe 2 : Vêtements Femme (2 pers.) Équipe 3 : Enfants et Accessoires (2 pers.) Édition des fiches de comptage  : Extraction de la liste des articles par rayon (ex: Vêtements Homme) : Article Libellé Stock théorique JEAN-HOMME-CLASSIC-001 Jean classique homme 83 pièces JEAN-HOMME-SLIM-002 Jean slim homme 89 pièces CHEMISE-HOMME-001 Chemise homme 124 pièces 4.2.2. Comptage physique Déroulement  : Chaque équipe procède au comptage indépendant Saisie sur tablette (ou fiche papier) Résultat pour JEAN-HOMME-CLASSIC-001 :  80 pièces 4.2.3. Saisie de l'inventaire dans le système Création de l'inventaire  : Chemin  :  Stock > Gestion Inventaire > Inventaire Cliquer sur  "Nouveau" Sélectionner la station : Vêtements Homme Cliquer sur  "Import Articles"  pour charger tous les articles correspondant aux critères filtrés Alternative  : Cliquer sur  "Choix article"  pour sélectionner quelques articles spécifiques Les lignes d'articles sélectionnées sont chargées avec la quantité théorique Cliquer sur  "Valider"  pour enregistrer l'inventaire Saisie des quantités réelles  : Chemin  :  Stock > Gestion Inventaire > Saisie Inventaire Choisir l'inventaire à partir de la liste Les lignes d'inventaire sélectionnées sont chargées Saisir la quantité réelle pour chaque article : JEAN-HOMME-CLASSIC-001 :  80 pièces Cliquer sur  "Enregistrer" Validation de l'inventaire  : Chemin  :  Stock > Gestion Inventaire > Validation Inventaire Cliquer sur  "Vérifier"  : lance une vérification des écarts Lignes avec écart négatif : affichage en  rouge Lignes avec écart positif : affichage en  vert Cliquer sur  "Valider"  pour confirmer l'inventaire Option  "Dévalider"  : réactive l'inventaire pour corrections ou réouverture (modale non bloquante) 4.2.4. Analyse des écarts Élément Valeur Stock théorique 83 pièces Stock compté 80 pièces Écart constaté -3 pièces Recherche des causes  : Consultation de l'historique des mouvements : 2 pièces offertes en cadeau lors d'une opération commerciale (non saisies) 1 pièce utilisée pour photo catalogue (non sortie) Conclusion  : Écart validé par le responsable 4.2.5. Ajustement et validation Saisie des ajustements  : Chemin  :  Stocks > Inventaire > Saisie des écarts Pour JEAN-HOMME-CLASSIC-001 : Écart constaté : -3 Cause : "Pertes diverses" (cadeaux, échantillon, rebut) Validation par le responsable Mise à jour du stock : Élément Valeur Nouveau stock théorique 80 pièces Prix de revient unitaire 45,000 TND 4.2.6. Édition des rapports Procès-verbal d'inventaire  : Date : 30 juin Lieu : Entrepôt principal Participants : Chef de dépôt + 3 équipes de compteurs Écarts constatés : -3 pièces (JEAN-HOMME-CLASSIC-001), +1 pièce (autre article) Signatures des participants Rapport de direction  : Synthèse des écarts par famille Graphique d'évolution des stocks Proposition d'actions correctives : Former le personnel à la saisie des mouvements Créer un code "Cadeau" pour les opérations commerciales Mettre en place un suivi des échantillons 4.2.7. Option : Inventaire tournant Programmation hebdomadaire : Semaine Famille inventoriée Semaine 1 Jeans et pantalons Semaine 2 Chemises et tops Semaine 3 T-shirts et polos Semaine 4 Accessoires Avantages  : Pas d'arrêt complet de l'activité Écarts détectés plus rapidement Meilleure précision continue Récapitulatif : Cycle de vie complet de l'article L'article  JEAN-HOMME-CLASSIC-001 est désormais pleinement intégré dans tous les processus opérationnels de l'entreprise : Processus Opérations réalisées Création Fiche article avec caractéristiques, prix, TVA Achats Commande fournisseur, réception, retour, facture fournisseur Ventes B2B Devis, bon de livraison, facture client, encaissement Ventes B2C Vente au comptoir, remises fidélité Inventaire Comptage, analyse des écarts, ajustements, valorisation Points clés à retenir Traçabilité complète  : Chaque mouvement (entrée, sortie, ajustement) est enregistré et consultable Valorisation automatique  : Le stock est valorisé en temps réel au coût d'achat Conformité fiscale  : Les documents générés respectent la législation tunisienne (TVA, timbre fiscal, matricule) Intégration comptable  : Toutes les opérations génèrent automatiquement les écritures correspondantes Alertes et seuils : Le système prévient en cas de stock minimum atteint