Suivi Exercice

Introduction

La section Suivi Exercice occupe une place centrale dans le cycle de vie comptable et financier de l'entreprise. Elle regroupe un ensemble de fonctions de pilotage temporel permettant d'ouvrir, de clôturer, de déclôturer un exercice comptable et de générer les soldes de départ pour les tiers.

Ces actions sont capitales pour assurer la continuité des opérations entre les différents exercices et garantir une cohérence comptable dans la gestion des documents, des journaux et des soldes clients/fournisseurs.

Contrairement à d'autres sections de paramétrage, les fonctionnalités ici ne disposent pas d'interfaces classiques, mais se manifestent sous forme de boutons déclencheurs d'opérations automatiques. Chacune de ces actions est sécurisée par un message de confirmation, évitant toute manipulation involontaire ou irréversible.

L’ouverture d’un nouvel exercice, par exemple, entraîne automatiquement la génération des préfixes documentaires liés à cet exercice, garantissant une traçabilité précise des documents émis chaque année.

En résumé, cette section permet à l’utilisateur :

• D’assurer la transition fluide entre deux exercices comptables ;

• De protéger l’intégrité des données passées (via la clôture) ;

• De préparer les données initiales du nouvel exercice (via les soldes de départ) ;

• Et de corriger une clôture prématurée, si nécessaire (via la déclôture).

Cette gestion structurée du calendrier comptable assure une vision claire, rigoureuse et conforme aux exigences fiscales et de gestion de toutes les entreprises utilisant la solution.

Ouverture Exercice

• Accéder à Paramétrage> Suivi Exercice > Ouverture Exercice

Description :
La fonctionnalité Ouverture Exercice permet d'initialiser un nouvel exercice comptable au sein du système. Elle exécute un script de base de données qui prépare l’environnement pour enregistrer les opérations de la nouvelle période. Cette action déclenche également la création automatique des préfixes documentaires pour le nouvel exercice dans la table de paramétrage des classes de documents.

Fonctionnement :

• Lors du clic sur le bouton « Ouverture Exercice », un message de confirmation s’affiche à l’utilisateur.

• Après validation, le système :

  1. Crée une nouvelle entrée dans la base des exercices.

  2. Met à jour les paramètres du système pour rendre cet exercice actif.

  3. Ajoute automatiquement une nouvelle ligne dans la table des préfixes documentaires de chaque classe de document (factures, bons de livraison, règlements, etc.), permettant ainsi de gérer la numérotation distincte des documents pour le nouvel exercice.

Message de confirmation type :

"Voulez-vous vraiment ouvrir un nouvel exercice comptable ? Cette action générera automatiquement les préfixes documentaires pour l’année en cours et préparera le système à la saisie des nouvelles opérations."

Conséquence technique importante :

• La génération automatique des préfixes garantit que chaque document émis dans le nouvel exercice portera une numérotation distincte et traçable.

• Cela permet une séparation claire des exercices, essentielle pour la conformité comptable et la lisibilité des archives.

Utilisation :

• À exécuter après la clôture de l’exercice précédent et avant la saisie des premières écritures de l’année nouvelle.

• L’utilisateur doit s’assurer que les paramètres liés aux modèles de numérotation sont bien définis avant de lancer l’ouverture.

Exemple :

• Si l'exercice 2024 est clôturé, l'ouverture de l'exercice 2025 générera une nouvelle ligne dans la configuration des préfixes pour chaque document, comme par exemple :

  • Facture client : FC-2025-0001

  • Bon de commande : BC-2025-0001

Clôture Exercice

• Accéder à Paramétrage> Suivi Exercice > Clôture Exercice
  

Description :
La fonctionnalité Clôture Exercice permet de finaliser l’exercice comptable en cours. Elle exécute un script qui verrouille les écritures comptables de l’exercice, permettant ainsi d’assurer l’intégrité des données.

Fonctionnement :

• Au clic sur le bouton « Clôture Exercice », un message de dialogue de confirmation apparaît.

• Le script procède à la clôture en générant les états de fin d’exercice et en bloquant les modifications sur les écritures comptables.

Message de confirmation type :
"Confirmez-vous la clôture de l'exercice en cours ? Cette action verrouillera toutes les écritures et préparera le système pour la transition vers le nouvel exercice."

Utilisation :

• Doit être utilisée lorsque toutes les opérations de l’exercice sont validées et que les écritures comptables ne nécessitent plus de modifications.

• Important pour garantir la fiabilité des états financiers.

Déclôture Exercice

• Accéder à Paramétrage> Suivi Exercice > Déclôture Exercice

Description :
La fonctionnalité Déclôture Exercice permet d’ouvrir à nouveau un exercice précédemment clôturé, afin de corriger ou compléter des écritures comptables si nécessaire. C’est une opération exceptionnelle qui doit être réalisée avec précaution.

Fonctionnement :

• En cliquant sur le bouton « Déclôture Exercice », un message de dialogue apparaît pour confirmer cette action risquée.

• Le script débloque l’exercice clôturé, permettant ainsi des ajustements ultérieurs.

Message de confirmation type :
"Souhaitez-vous vraiment déclôturer l'exercice ? Cette action doit être utilisée avec précaution, car elle autorise des modifications sur des écritures comptables déjà finalisées."

Utilisation :

• Utilisée en cas d’erreur ou de nécessité de mise à jour après la clôture.

• Nécessite une validation par un administrateur ou un responsable financier.

Générer Solde de Départ Tiers

• Accéder à Paramétrage> Suivi Exercice > Générer Solde de Départ Tiers

Description :
La fonctionnalité Générer Solde de Départ Tiers lance un script qui calcule et crée les soldes de départ pour l’ensemble des tiers (clients, fournisseurs, etc.) à l’ouverture d’un nouvel exercice. Elle permet de reprendre correctement la comptabilité des tiers sur la nouvelle période.

Fonctionnement :

• Lors du clic sur le bouton « Générer Solde de Départ Tiers », un message de dialogue s’affiche pour confirmer l’action.

• Le script calcule les soldes cumulatifs des tiers à la clôture de l’exercice précédent et les enregistre comme solde de départ pour le nouvel exercice.

Message de confirmation type :
"Voulez-vous générer les soldes de départ pour tous les tiers ? Cette opération reprendra les soldes de l'exercice précédent pour préparer le nouvel exercice."

Utilisation :

• Doit être exécutée immédiatement après l’ouverture d’un nouvel exercice pour garantir la continuité des soldes des clients, fournisseurs et autres tiers.

• Essentielle pour l’exactitude de la comptabilité et des états financiers du nouvel exercice.