Paramétrage général

Le module de paramétrage général constitue le référentiel central de la GMAO : il définit les catégories de données partagées par tous les sous-modules (Intervention, Équipement, Contrat…). Chacune de ces entités est gérée via une liste principale et une fiche de création/édition.

Ces référentiels garantissent :

Cohérence des données partagées (éviter doublons et erreurs)
Rapidité de configuration et de déploiement des sous-modules
Qualité de la saisie (listes déroulantes, auto-complétions, contrôles de format)

1. Qualification

La Gestion des Qualifications dans le module de paramétrage général permet de définir les compétences et rôles des intervenants (par exemple Électricien, Mécanicien), qui seront ensuite assignées aux employés et utilisées pour filtrer les opérations et interventions.

Elle comprend :

Une liste interactive de toutes les qualifications configurées
Une fiche de détail pour créer ou modifier une qualification, avec un code unique, un libellé et une description optionnelle

1. Liste des Qualifications

Affichage en grille
- Chaque ligne comporte :
  - Code (ex. QUAL-01)
  - Désignation (ex. « Électricien »)
- Actions :
  - ✏️ Modifier
  - 🗑️ Supprimer
- Barre d’actions :
  - + Ajouter : ouvre la fiche Qualification
  - Filtres : par code ou désignation

2. Fiche Qualification

Détail de l'interface

Description de l'interface

Lors de l’ajout ou de la modification d’une qualification, une fenêtre (modal ou panneau latéral) présente les champs suivants :

Code
- Champ texte unique, incrémenté automatiquement utilisé en interne et pour l’intégration
- Exemple : QUAL-01
Désignation
- Champ texte libre, affiché à l’utilisateur pour identifier la qualification
- Exemple : « Mécanicien »
Maintenance
- Indique si la maintenance est autorisée ou non pour l'employé auquel cette qualification est attribuée.
  
  Exemple : Un employé ayant la qualification "Ouvrier" n'est pas autorisé à effectuer des opérations de maintenance.
Boutons de commande
- Valider
  - Enregistre la nouvelle ou modifiée qualification
- Fermer
  - Ferme la fiche sans enregistrer les modifications

2. Employé

L’interface Employé du module de paramétrage général centralise la gestion de tous les techniciens et collaborateurs intervenant sur le terrain, en leur associant clairement une Qualification, un Service et un Statut. Elle offre une liste interactive pour une vue d’ensemble et une fiche détaillée pour créer, modifier ou désactiver un profil d’employé

1. Liste des employés

Grille principale
- Colonnes clés :
  - code : code unique identifiant l’employé .
  - Nom / Prénom : nom de famille suivi du prénom .
- Actions globales :
  - ✏️ Modifier
  - 🗑️ Supprimer
  - + Ajouter : lance la fiche de création d’un nouvel employé .
  - Recherche : filtre instantané sur n’importe quelle colonne
  - Export CSV/PDF : pour extraire la liste et l’intégrer à des rapports externes

2. Fiche Employé

Détail de l'interface

Description de l'interface

La fiche Employé s’ouvre en modal ou panneau latéral et comprend les champs suivants :

code
- Type : champ texte court, généré ou saisi manuellement
- Rôle : identifiant unique dans le système pour lier les OT, les temps et les coûts
Nom / Prénom
- Type : champs texte obligatoires .
- Validation : non vide, caractères alphabétiques .
Qualification
- Type : liste déroulante avec filtre pour retrouver rapidement une qualification définie .
- Ajout rapide : bouton “+” à côté pour créer une nouvelle qualification sans quitter la fiche .
Utilisateur
- Type : liste déroulante des utilisateur
- Usage : sert d'affecter des employer au utilisateur souhaité
Actif
- Type :Bouton bascule
- Effet : un employé inactif n’apparaît plus dans les listes de sélection pour les intervention
Onglet coût: Grille qui permet de définir les coûts liés aux employés sur une période choisie (date début et date fin ).
- coût/Heure : champs pour saisir le coût
- date début: définir date début de piéride souhaité
- date fin : définir date début de piéride souhaité
Onglet nature opération : Cet onglet permet de gérer les natures d’opérations attribuées à un employé à travers une grille interactive.

Actions disponibles :

Ajouter une nature d’opération : cliquer dans la nouvelle ligne pour selectionner une nature à ajouter
Filtrer une nature d’opération : Utilisez la barre de recherche ou les filtres du tableau afin de retrouver rapidement une opération précise.
Supprimer une nature d’opération : Sélectionnez la ligne correspondante, puis cliquez dans la colonne e pour la supprimer.

👉 Cet onglet facilite ainsi l’affectation et la gestion des opérations que chaque employé est habilité à effectuer.

8. Boutons de commande

- Valider : enregistre ou met à jour le profil employé
- Fermer : ferme la fiche sans enregistrer

3. Type de tiers

Le sous-module Type de tiers centralise la classification des parties prenantes externes (clients, partenaires, sous-traitants) dans votre GMAO. Il se compose de :

Une liste des types existants, pour consulter, filtrer et exporter rapidement l’ensemble des catégories.
Une fiche de création/édition permettant de définir un nouveau type ou de modifier un type existant, avec un code auto-généré, un libellé et des commandes claires de validation.

1. Liste des types de tiers

Grille principale
- Colonnes :
  - Code : identifiant unique (ex. “TT-001”)
  - Désignation : nom du type (ex. “Client”, “Sous-traitant”)
- Actions globales :
  - + Ajouter : ouvre la fiche Type de tiers
  - Recherche : filtre instantané sur le code ou la désignation
- Actions ligne :
  - ✏️ Modifier (ouvre la fiche en mode édition)
  - 🗑️ supprimer ( supprimer type tiers souhaité )

2. Fiche “Type de tiers”

Détail de l'interface

Description de l'interface

La fiche se présente en modal ou panneau latéral et permet de saisir ou modifier les informations clés :

Code
- Type : champ en lecture seule, incrémenté automatiquement lors de la création (ex. TT-001, TT-002).
- Rôle : garantit l’unicité et facilite l’import/export ou les appels API.
- astuce: préfixe de code : utilisez un format standard (ex. TT-XXX) pour tous les types de tiers afin de faciliter leur repérage.
Type de tiers (Désignation)
- Type : liste des tiers permet de choisir le tiers
- Usage : permet de nommer la catégorie (ex. “Fournisseur matériel”, “Fournisseur de service”)
  - le nom de type tiers est prend le nom de tiers sélectionné .
- Validation : obligatoire, unique dans la base pour éviter les doublons.
Boutons de commande
- Valider
  - Enregistre la nouvelle entrée ou les modifications
  - Ferme la fiche et affiche un toast de confirmation
- Fermer
  - Quitte la fiche sans enregistrer

4. Fournisseur

Ajout et Paramétrage d'un Fournisseur

Introduction Générale

La gestion efficace des fournisseurs est un pilier essentiel de la chaîne d'approvisionnement et de la comptabilité. Le module Fournisseurs de Dux ERP centralise toutes les informations relatives à vos partenaires commerciaux, simplifiant les processus d'achat, de paiement et de suivi. Ce manuel détaille étape par étape la création et la configuration d'un fournisseur, en exploitant les fonctionnalités avancées du système pour garantir la précision, la conformité fiscale et la traçabilité.

Onglet 1 : Fiche Tiers

Description :
La Fiche Tiers est le cœur de la gestion des fournisseurs. Elle regroupe les données générales, professionnelles, financières et opérationnelles nécessaires pour interagir avec le fournisseur. Structurée en quatre parties et des onglets thématiques, elle permet une configuration granulaire adaptée à tous les types de partenariats.

Détails de l'interface

Première Partie :

Description :
Cette partie regroupe 4 onglets dynamiques pour saisir les informations fondamentales, historiques et financières du fournisseur. Ces onglets offrent une vue structurée et modulable, adaptée aux besoins spécifiques de chaque utilisateur.

1. Onglet « Général »

Description :
Cet onglet centralise les informations de base essentielles pour identifier et activer le fournisseur dans le système. Il sert de point de départ pour toute interaction future.

Éléments configurables :

Type Tiers :
- Fonction : Définissez le profil du tiers (Fournisseur, Client, Prospect, etc.).
- Exemple : Sélectionnez "Fournisseur" pour activer les fonctionnalités d'achat.
Code :
- Règle : Code unique généré automatiquement (ex : FOUR-2024-567 ) ou personnalisable.
- Astuce : Utilisez un préfixe commun (ex: FOUR- ) pour faciliter les recherches.
Intitulé :
- Format recommandé : Nom légal complet (ex : "SARL Tunisie Textile").
Actif :
- Utilité : Désactivez temporairement un fournisseur sans supprimer ses données.
Adresse :
- Obligatoire : Adresse principale pour les documents légaux.
Pays/Ville :
- Listes déroulantes : Harmonisez les formats géographiques.
Date de création :
- Automatique : Remplie à la validation de la fiche.
Concevoir :
- Impact : Déterminer la devise des factures et paiements (ex : TND, EUR, USD).
Note :
- Exemple : "Fournisseur prioritaire – Contrat annuel en cours".

Bonnes Pratiques :

Vérifiez l’exactitude du Code et de l’Intitulé pour éviter les doublons.
Utilisez le champ Note pour ajouter des alertes (ex: "Livraison uniquement le vendredi").

2. Onglet "Autre"

Description :
Cet onglet complète les informations du fournisseur avec des données contextuelles liées à son activité, sa localisation et ses contraintes commerciales.

Détails de l’interface

Éléments :

Type Activité :
- Exemples : "Grossiste", "Fabricant", "Importateur".
Région :
- Utilité : Segmentez les fournisseurs par zone géographique (ex: "Nord", "Sud-Est").
Date Clôture :
- Fonction : Date de fin de partenariat (ex: 31/12/2025).
Stade Vente :
- Options : "Négociation", "Contrat signé", "En attente de réappro".
Prix Max/Prix Min :
- Règle : Définissez des plages pour bloquer les commandes hors budget.
- Exemple : Prix Min = 10 TND, Prix Max = 500 TND.
Dernier Prix :
- Automatique : Affiche le dernier prix payé pour un article fréquent.
N° Jour Alerte :
- Fonction : Délai avant rappel pour paiement (ex: 15 jours).
Assurant/Assuré :
- Cas d’usage : Indiquez si le fournisseur assure ses livraisons ou produits.

Bonnes Pratiques :

Mettez à jour le Dernier Prix après chaque commande pour des analyses cohérentes.
Utilisez Stade Vente pour suivre l’avancement des négociations.

3. Onglet "Historique"

Description :
Cet onglet retrace toutes les modifications majeures apportées au profil du fournisseur, offrant une traçabilité complète des évolutions.

Détails de l’interface

Éléments :

Date Transformation :
- Exemple : "15/03/2024 : Passage de 'Prospect' à 'Fournisseur Actif'".
Ancien Type Tier :
- Utilité : Conserve l’historique des statuts précédents.
Transformé Vers :
- Exemple : "Client" si le fournisseur devient également acheteur.

Fonctionnalités :

Filtres Chronologiques : Triez les modifications par date ou par type.
Export PDF : Générez un rapport d’historique pour audit.

Cas d’Usage :

Audit interne : Vérifiez qui a modifié le Type Tiers et à quelle date.
Analyse commerciale : Identifiez les fournisseurs récemment activés.

4. Onglet "Solde"

Description :
Cet onglet affiche une synthèse financière des dettes et crédits du fournisseur, organisée par exercice comptable et par station (si applicable).

Détails de l’interface

Éléments :

Tableau des Soldes :
- Colonnes : Exercice, Station, Montant Dû, Montant Payé, Solde Restant.
- Exemple :
  
  Exercice Station Montant Dû Solde Restant
  
  2023 Tunis 25 000 TND 5 000 TND

Exercice	Station	Montant Dû	Solde Restant
2023	Tunis	25 000 TND	5 000 TND

Fonctionnalités :

Alertes Automatiques : Recevez une notification si le solde dépasse un seuil défini.
Réconciliation : Cliquez sur un solde pour accéder aux factures correspondantes.

Bonnes Pratiques :

Consultez cet onglet avant de passer une nouvelle commande pour éviter les impayés.
Utilisez le filtre Station pour les entreprises multisites.

Synthèse des Onglets de la Première Partie

Onglet	Objectif Principal	Données Clés
Général	Identification de base	Code, Intitulé, Adresse, Devise
Autre	Contexte commercial et géographique	Prix Min/Max, Stade Vente, Région
Historique	Traçabilité des modifications	Dates, Anciens Statuts, Transformations
Solde	Surveillance financière	Soldes par exercice, Alertes, Graphiques

Deuxième Partie :

Description :
Cette partie regroupe 8 onglets fixes dédiés à la configuration avancée des paramètres professionnels, fiscaux, logistiques et relationnels du fournisseur. Ces onglets permettent de personnaliser les règles métiers, les conditions commerciales et les interactions avec le fournisseur.

1. Onglet "Information"

Description :
Cet onglet centralise les informations professionnelles et commerciales essentielles pour gérer les transactions et la comptabilité liées au fournisseur.