Gestion des Achats


Fournisseur

Ajout et Paramétrage d'un Fournisseur

Introduction Générale

La gestion efficace des fournisseurs est un pilier essentiel de la chaîne d'approvisionnement et de la comptabilité. Le module  Fournisseurs  de Dux ERP centralise toutes les informations relatives à vos partenaires commerciaux, simplifiant les processus d'achat, de paiement et de suivi. Ce manuel détaille étape par étape la création et la configuration d'un fournisseur, en exploitant les fonctionnalités avancées du système pour garantir la précision, la conformité fiscale et la traçabilité.

Onglet 1 : Fiche Tiers

Description  :
La  Fiche Tiers est le cœur de la gestion des fournisseurs. Elle regroupe les données générales, professionnelles, financières et opérationnelles nécessaires pour interagir avec le fournisseur. Structurée en quatre parties et des onglets thématiques, elle permet une configuration granulaire adaptée à tous les types de partenariats.

Détails de l'interface

Fournisseur Fiche Tiers Général Information Personnel.png

Première Partie : 

Description  :
Cette partie regroupe  4 onglets dynamiques  pour saisir les informations fondamentales, historiques et financières du fournisseur. Ces onglets offrent une vue structurée et modulable, adaptée aux besoins spécifiques de chaque utilisateur.

1. Onglet « Général »

Description  :
Cet onglet centralise les informations de base essentielles pour identifier et activer le fournisseur dans le système. Il sert de point de départ pour toute interaction future.

Éléments configurables  :

Bonnes Pratiques :

2. Onglet "Autre"

Description :
Cet onglet complète les informations du fournisseur avec des données contextuelles liées à son activité, sa localisation et ses contraintes commerciales.

Détails de l’interface

Fiche tiers Autre.png

Éléments :

Bonnes Pratiques :

3. Onglet "Historique"

Description :
Cet onglet retrace toutes les modifications majeures apportées au profil du fournisseur, offrant une traçabilité complète des évolutions.

Détails de l’interface

Fiche Tiers Historique.png

Éléments :

Fonctionnalités :

Cas d’Usage :

4. Onglet "Solde"

Description :
Cet onglet affiche une synthèse financière des dettes et crédits du fournisseur, organisée par exercice comptable et par station (si applicable).

Détails de l’interface

Fiche Tier Solde.png

Éléments :

Fonctionnalités :

Bonnes Pratiques :

Synthèse des Onglets de la Première Partie

Onglet Objectif Principal Données Clés
Général Identification de base Code, Intitulé, Adresse, Devise
Autre Contexte commercial et géographique Prix Min/Max, Stade Vente, Région
Historique Traçabilité des modifications Dates, Anciens Statuts, Transformations
Solde Surveillance financière Soldes par exercice, Alertes, Graphiques

Deuxième Partie :

Description :
Cette partie regroupe 8 onglets fixes dédiés à la configuration avancée des paramètres professionnels, fiscaux, logistiques et relationnels du fournisseur. Ces onglets permettent de personnaliser les règles métiers, les conditions commerciales et les interactions avec le fournisseur.

1. Onglet "Information"

Description :
Cet onglet centralise les informations professionnelles et commerciales essentielles pour gérer les transactions et la comptabilité liées au fournisseur.

Détails de l’interface

Fiche Tiers Information.png

Éléments :

2. Onglet "Carte Fidélité"

Description :
Gérez les programmes de fidélité ou les accords contractuels offrant des avantages spécifiques au fournisseur.

Détails de l’interface

Fiche Tiers Carte Fidélité.png

Éléments :

3. Onglet "Article Remise"

Description :
Appliquez des remises ciblées sur des articles spécifiques pour favoriser des négociations commerciales avantageuses.

Détails de l’interface

Fiche Essais Article Remise.png

Fonctionnalités :

4. Onglet "Groupes"

Description :
Classez le fournisseur dans des groupes prédéfinis pour simplifier la gestion collective (ex: campagnes marketing, rapports).

Détails de l’interface

Fiche Tiers Groupe.png

Fonctionnalités :

5. Onglet "Multi-Adresse"

Description :
Gérez les adresses multiples du fournisseur (facturation, livraison, siège social) pour une logistique optimisée.

Détails de l’interface

Fiche Tiers Multi Adresse.png

Fonctionnalités :

6. Onglet "Exonération"

Description :
Configurez les exonérations fiscales temporaires ou permanentes accordées au fournisseur.

Détails de l’interface

Fiche Tiers Exonération.png

Éléments :

7. Onglet "Compte"

Description :
Enregistrez les coordonnées bancaires pour sécuriser les transactions et automatiser les paiements.

Détails de l’interface

Fiche Tiers Compte.png

Fonctionnalités :

8. Onglet "Multi-Contact"

Description :
Centralisez les contacts clés du fournisseur pour faciliter la communication (service comptable, technique, etc.).

Détails de l’interface

Fiche Tiers Multi Contact.png

Fonctionnalités :

Bonnes Pratiques pour les Onglets Fixes

Troisième Partie :

Contact

Description :
Cette section centralise toutes les coordonnées directes et les interlocuteurs clés du fournisseur. Elle facilite la communication rapide et évite les erreurs de contact lors des échanges commerciaux ou logistiques.

Détails de l’interface

Fiche Tiers Contact.png

Éléments :

  1. Tél 1 :

    • Fonction : Numéro de téléphone principal (obligatoire pour les validations).

    • Format : Indiquez le code pays (ex: +216 70 123 456).

  2. Tél 2 / Tél 3 :

    • Utilité : Numéros secondaires (service comptable, support technique, etc.).

    • Exemple :

      • Tél 2 : +216 25 789 012 (Responsable Logistique).

      • Tél 3 : +216 98 765 432 (Urgences).

  3. Fax :

    • Cas d’usage : Pour l’envoi de documents officiels (ex: bons de commande signés).

  4. Mail :

    • Règle : Adresse email générique ou dédiée (ex: achats@fournisseur.com).

    • Astuce : Liez cette adresse aux notifications automatiques du système.

  5. Personne à Contacter :

    • Fonction : Identifie l’interlocuteur principal (ex: "M. Karim Ben Ali – Responsable des Ventes").

    • Champ libre : Saisissez le nom, le prénom et le rôle.

  6. Commercial :

    • Lien interne : Associez un commercial de votre entreprise pour le suivi du compte.

    • Exemple : "Mme Sarah Dupont – Commerciale Région Nord".

Bonnes Pratiques :

Quatrième Partie : "Liste des Taxes/Modèle"

Description :
Cette partie affiche les taxes appliquées au fournisseur selon le Modèle Taxe sélectionné dans l’onglet Information. Elle permet de visualiser, ajuster et propager les règles fiscales à tous les documents existants ou futurs.

Détails de l’interface

Fiche Tiers Liste Taxe.png

Éléments :

  1. Tableau des Taxes :

    • Colonnes :

      • Taxe : Nom de la taxe (ex: TVA, Retenue à la Source).

      • Taux : Pourcentage appliqué (ex: 19%, 5%).

      • Base de Calcul : Montant de référence (HT, TTC, ou autre).

      • Date d’Effet : Date d’application de la taxe.

    • Exemple :

      Taxe Taux Base de Calcul Date d’Effet
      TVA 19% Montant HT 01/01/2024
      Retenue à la Source 1% Montant TTC 01/01/2024

  2. Bouton "Appliquer les Modifications" :

    • Fonction : Met à jour les taxes sur tous les documents liés (factures, commandes, etc.).

    • Processus :

      1. Modifiez une taxe dans le tableau (ex: passez la TVA de 19% à 20%).

      2. Cliquez sur le bouton pour valider.

      3. Le système recalcule automatiquement les montants des documents ouverts.

Cas d’Usage :

Bonnes Pratiques :

Onglet 2 : Documents

Description  :
Cet onglet offre une vision centralisée de tous les documents liés au fournisseur (commandes, factures, contrats). Idéal pour auditer les transactions ou retrouver rapidement une référence.

Détails de l'interface

Fiche Tier Documents.png

Onglet 3 : ongles

Description  :
Surveillez les flux financiers avec ce tableau de bord interactif. Gérez les échéances, les retards et l'historique des paiements en temps réel.

Détails de l'interface

Fiche Tiers Règlements.png

Bonnes Pratiques & Recommandations

Affectation Multiple

🔹 Introduction

L’Affectation Multiple est une fonctionnalité ergonomique et puissante qui permet de modifier en masse certaines informations relatives aux tiers, qu’ils soient clients ou fournisseurs. Elle vise à éviter les traitements ligne par ligne en cas de changements de structure, de réorganisation commerciale ou d’ajustements liés à des filtres analytiques (groupes, zones géographiques, types de vente…).

🖥️ Présentation de l’interface principale

L’interface se présente sous forme de tableau listant tous les tiers, avec les colonnes suivantes :

✅ Nom et Prénom Code Adresse Type Ville Pays Régime Groupe 1 Groupe 2 Groupe 3 Région Type de Vente Active
Détails de l’interface

Multi Affectation.png

🧾 Interface de modification multiple

Lorsqu’on clique sur “Modifier Multiple”, une boîte de dialogue s’ouvre avec les champs modifiables suivants :

En bas de cette interface, un bouton “Valider” permet d’appliquer les changements à tous les tiers sélectionnés dans le tableau d’origine.

Détails de l’interface

modification Multiple Multi Affectation.png

⚙️ Comportement fonctionnel

📌 Cas d’utilisation

Cas pratique : Mise à jour de la segmentation commerciale

Une entreprise basée à Tunis décide de restructurer sa base de données clients pour intégrer une nouvelle classification commerciale.
Le responsable marketing sélectionne 45 clients de la région du Sahel (Sousse, Monastir, Mahdia) dans la fiche client. Il coche les lignes dans l’interface d’Affectation Multiple, puis clique sur “Modifier Multiple”.

Dans la boîte de dialogue, il choisit :

Il laisse les autres champs vides (aucune modification souhaitée). Après validation, les 45 fiches clients sont mises à jour automatiquement avec ces nouvelles affectations, facilitant les filtres futurs et les campagnes ciblées.

Achats

Ce module détaille la configuration et l’utilisation du module Achats pour la réception d’articles selon quatre modes de suivi de stock : standard, par lot, par emplacement et par numéro de série. Vous apprendrez d’abord à paramétrer les articles, les emplacements et les types de documents. Puis, vous verrez pas à pas comment créer un document d’achat (bon de livraison fournisseur) et saisir des lignes en fonction du mode de suivi choisi.
Pour mettre ce module en fonction dans notre système, une étape de paramétrage est nécessaire au niveau Article, entrepôt(station) et document:(consulter les liens suivants )

Création et saisie d’un document achat [exemple : Bon de Livraison  Fournisseur (document touche le stock )]:

1. Accès et création

  1. Naviguer

    • Achats » Bons de livraison fournisseur (BLF).

  2. Cliquer sur Nouveau

    • Un BLF vierge s’ouvre.

  3. Renseigner l’en-tête

    • Fournisseur, Date de réception (par défaut = aujourd’hui), Entrepôt de destination.

    • Astuce : tapez la première lettre du fournisseur pour filtrer instantanément la liste.

  4. Vérifier les droits

    • Seuls les utilisateurs autorisés aux entrepôts et aux modules Achats peuvent créer et valider.

  5. possibilité d'importation et transformation des documents selon circuit d'achat configuré  
    1. importer des ligne à partir des commandes .
    2. transformer cette bon de livraison vers des factures 

2. Saisie détaillée des lignes

2.1 Article standard

Les articles standards constituent le mode de gestion le plus basique : chaque référence est identifiée par un code unique (SKU) et suivie uniquement en quantité, sans informations complémentaires de lot, d’emplacement ou de numéro de série.

Précondition :

Détails de l’interface

article standard.PNG

Étapes à suivre :

  1. Double-clic sur Code article → pop-in de sélection.

  2. Filtrer par famille, code ou fournisseur.

  3. Saisir Qté reçue (entier ou décimal).

  4. Saisir Prix unitaire si requis  (si non prérempli); Montant total calculé automatiquement.

  5. Valider la ligne.

2.2 Article suivi par lot

Les articles suivis par lot permettent de gérer et tracer efficacement les groupements de produits ou composants identiques fabriqués ou réceptionnés ensemble. Grâce à ce mode de suivi, chaque lot se voit attribuer un identifiant unique (numéro de lot)

Précondition :

Détails de l’interface

choix le lot lors de création d'un document d'achat 22222.png

Étapes à suivre :

  1. Double-clic sur Code article → pop-in de sélection.

  2. Filtrer par famille, code ou fournisseur.

  3. Saisir Qté reçue (entier ou décimal).

  4. Saisir Prix unitaire si requis (si non prérempli) ; Montant total calculé automatiquement.

  5. Valider la ligne.

  6. Après sélection de l’article et saisir sa quantité et prix et validation , la pop-in Choix du lot s’ouvre.

  7. Un seul lot par ligne : renseigner les champs obligatoires :

    • Numéro de lot (saisie libre)

    • Date d’expiration (date libre)

  8. Cliquer sur Valider pour enregistrer le lot sur la ligne.

2.3 Article suivi par emplacement

Les articles suivis par emplacement permettent de connaître en temps réel la position exacte de chaque référence au sein de vos zones de stockage, pour un pilotage optimal des mouvements de stock et une meilleure organisation des flux

Précondition :

Détails de l’interface :

image.png

Étapes à suivre :

2.4 Article suivi par numéro de série

Les articles suivis par numéros de série offrent un niveau de traçabilité encore plus fin que le suivi par lot, en attribuant un identifiant unique à chaque unité d’un produit

Précondition :

Détails de l’interface :

article serie.PNG

Étapes à suivre :

  1. Double-clic sur Code article → pop-in de sélection.

  2. Filtrer par famille, code ou fournisseur.

  3. Saisir Qté reçue (entier ou décimal).

  4. Saisir Prix unitaire si requis ; Montant total calculé automatiquement.

  5. Valider la ligne.

  6. l'interface Choix des numéros de série article  s'affiche après sélection de l’article et saisir sa quantité et  prix et validation ligne.

  7. l'interface affiche un nombre de ligne numéros de série = au quantité saisis  .

  8. Saisissez un à un les numéros de série, ou utilisez importer pour une liste des numéros de série existe dans un document 

  9. Valider : le contrôle vérifie que le nombre de numéros de série  = Qté reçue(saisis)

2.5 Article avec  des variants 

Les articles dotés de variantes (ex. couleur, taille, matériau) permettent de gérer une même référence produit avec plusieurs déclinaisons, tout en conservant une structure “parent-enfant” claire dans votre catalogue.

Précondition :

Détails de l’interface

article variant.PNG

Étapes à suivre :

  1. Effectuez un double-clic sur Code article pour ouvrir la fenêtre de sélection.
  2. Filtrez vos résultats par famille, code ou fournisseur, puis choisissez l’article.
  3. Indiquez la Quantité reçue (entier ou décimal selon l’unité).
  4. Saisissez le Prix unitaire si celui-ci n’est pas prérempli ; le Montant total sera calculé automatiquement.
  5. Validez pour enregistrer la ligne.
  6. Après avoir sélectionné votre article, la fenêtre Choix variant  article  apparaît.
  7. Cette interface liste toutes les variants configurées pour l’article, en affichant par défaut les valeurs prédéfinies pour chaque attribut.
  8. Sélectionnez le variant souhaitée dans la liste.
  9. Validez votre choix ; la ligne du document se met alors à jour avec le  variant sélectionnée

Comparatif des offres de prix

A. Introduction

Le module Comparaison des prix est un composant du système de gestion commerciale intervenant dans le cadre du processus d’achat. Il permet de :

  • Comparer plusieurs offres fournisseurs pour un même article ou une même demande ;
  • Sélectionner automatiquement, par défaut, le prix le plus bas ;
  • Permettre à l’utilisateur de modifier manuellement le fournisseur ou le prix retenu ;
  • Définir librement le document source et le document destination (paramétrables via : Paramétrage > Configuration de pièce > onglet « Paramétrage Autre module ») ;
  • Générer un document commercial (bon de commande, bon d’achat, contrat, etc.).

Ce module constitue un outil d’aide à la décision et d’optimisation des coûts dans le processus d’approvisionnement.

B. Paramétrage des documents

Chemin d’accès :
Paramétrage > Configuration de pièce > onglet « Paramétrage Autre module »

Détail de l’interface : 

image.png

B.1 Description fonctionnelle

Le paramétrage des documents dans le module de comparaison des prix permet de définir les règles de transformation et d’interopérabilité entre les différents documents commerciaux utilisés dans le processus d’achat.

Ce paramétrage a pour objectifs de :

  • Définir le document source utilisé comme base de comparaison (ex. : devis fournisseur, demande de prix) ;
  • Définir le document destination généré après sélection (ex. : bon de commande, bon d’achat, contrat) ;
  • Associer les types de documents autorisés dans le processus de transformation ;
  • Contrôler les flux de conversion entre documents afin de garantir la cohérence du cycle d’achat ;
  • Paramétrer les règles de reprise des données lors de la génération du document destination (articles, prix, fournisseur, délais, quantités, etc.).
B.2 Fonctionnement du paramétrage

Le paramétrage repose sur une relation de type Source → Destination, où chaque configuration définit :

  • Le type de document initial utilisé dans la comparaison des offres ;
  • Le ou les types de documents pouvant être générés à partir du résultat de la sélection ;
  • Les règles de transformation appliquées automatiquement lors de la génération.

Ainsi, lors de l’utilisation du module de comparaison des prix, le système s’appuie sur ces paramètres pour :

  • Déterminer les documents affichés dans l’interface de sélection des offres ;
  • Activer les actions de génération (bouton « Transformer », menu contextuel) ;
  • Générer automatiquement le document cible selon les règles définies.
B.3 Règles de gestion associées
  • Un document source doit être explicitement défini pour activer le module de comparaison ;
  • Un ou plusieurs documents destination peuvent être autorisés selon les règles de paramétrage ;
  • Les champs transférés vers le document destination sont configurables (ex. : prix retenu, fournisseur sélectionné, délais) ;
  • En l’absence de paramétrage, les fonctionnalités de transformation sont désactivées afin d’éviter toute incohérence fonctionnelle.
B.4 Résumé

Le paramétrage des documents constitue un élément central du module de comparaison des prix. Il garantit :

  • La flexibilité du processus d’achat ;
  • La traçabilité des flux documentaires ;
  • La cohérence entre les étapes de comparaison et de commande ;
  • L’adaptabilité du système aux différents processus métier de l’organisation.

C. Description fonctionnelle de l’interface

C.1 Détail de l’interface

Chemin d’accès : Achats > Comparatif des offres de prix                                      

image.png
C.2 Description de l'interface 

L’interface est structurée en deux grandes zones fonctionnelles :

   I. Zone latérale gauche : gestion et sélection des offres fournisseurs ;

   II. Zone centrale : grille de comparaison multifournisseurs.

I. Zone latérale gauche – Gestion des offres fournisseurs
I.1 Rôle de la zone

Cette zone permet à l’utilisateur de sélectionner les documents fournisseurs qui seront intégrés dans la comparaison.

Elle joue un rôle de périmètre de comparaison, définissant l’ensemble des offres à analyser.

Cette zone contient : 

I.2 Bouton : « Choisir les offres de prix »  

image.png

Fonctionnement

Ce bouton permet d’ouvrir une interface de sélection des documents fournisseurs disponibles.

image.png

Fonctionnalités de l’interface de sélection :

  1. Consultation des documents fournisseurs paramétrés (devis, Bon de commande fournisseur , offres) ;
  2. Filtrage possible par fournisseur, date ou statut ;
  3. Sélection multiple des documents ;
  4. Validation de la sélection avec le bouton Valider.

Règles fonctionnelles :

  • Seuls les documents compatibles avec le document source sont affichés ;
  • Les documents doivent contenir des articles communs pour permettre la comparaison ;
  • Toute incohérence de sélection est bloquée par le système.
I.3 Tableau des offres sélectionnées
image.png

  • Après validation, les documents sélectionnés sont affichés sous forme de tableau.

    Colonnes :

    • Code document : identifiant unique du document fournisseur ;
    • Date document : date de création ou d’émission ;
    • Fournisseur : nom ou raison sociale du fournisseur ;

    Fonction :

    Ce tableau permet à l’utilisateur de :

    • Visualiser le périmètre de comparaison ;
    • Contrôler la cohérence des offres sélectionnées.

Chaque ligne correspond à un document fournisseur inclus dans la comparaison.

II. Zone centrale – Grille de comparaison

Cette zone représente le cœur fonctionnel de l’écran. Elle s’affiche après la validation des documents sources sélectionnés. Elle permet d’effectuer une analyse comparative des articles ainsi que des prix proposés par les différents fournisseurs

II.1 Structure et description de la grille
image.png
La grille est composée de :
A). Colonnes fixes (Informations article)
  1. Code article
    • Lecture seule ;
    • Identifiant technique unique ;
    • Source : document d’achat initial.
  2. Libellé article
    • Lecture seule ;
    • Désignation commerciale ;
    • Permet l’identification métier de l’article.
  3. Unité (si applicable)
    • Indique l’unité de mesure ;
    • Sert de base au calcul des quantités.
B) Colonnes dynamiques par fournisseur

Pour chaque fournisseur sélectionné, un bloc de colonnes est généré automatiquement :

  1. Date livraison

    • Type : Date

    • Origine : Devis fournisseur

    • Fonction : Évaluer le délai de livraison proposé et constituer un critère qualitatif d’aide à la décision

  2. Prix Net

    • Type : Numérique (avec devise)

    • Précision : 2 à 4 décimales selon le paramétrage

    • Origine : Devis fournisseur

    • Règle d’affichage :

      • Le prix le plus bas est affiché en vert

      • Les autres prix sont affichés en format standard

  3. Case « Commander »

    • Type : Booléen (case à cocher)

    • Fonction : Déterminer le fournisseur retenu pour la génération du document destination

    • Règles de gestion :

      • Une seule case cochée par article

      • Par défaut, la case correspondant au prix net le plus bas est cochée automatiquement

      • L’utilisateur peut modifier manuellement la sélection

II.2 Logique de sélection automatique

Pour chaque article Le système applique une logique algorithmique structurée :

    1. Récupération des prix nets par article ;
    2. Comparaison des valeurs ;
    3. Identification du minimum ;
    4. Application des règles suivantes :
      • Mise en évidence visuelle ;
      • Pré-sélection du fournisseur correspondant ;
    5. Enregistrement temporaire de la sélection.
II.3 Génération des documents

Après sélection et validation des offres, l’utilisateur peut générer le document destination selon deux méthodes :

  1. Bouton « Transformer » : Génération directe du document.

  2. Menu contextuel (clic droit) : Sélection de l’option Générer bon de commande  ou Générer  doc sur les  lignes affichées

    • une liste des classes de documents est affichée conformément au paramétrage défini.
      Par exemple, si le bon de commande fournisseur est configuré comme document destination, il apparaît dans la liste des documents disponibles.

      L’utilisateur doit alors :

      • Sélectionner la classe de document souhaitée ;
      • Valider afin de déclencher la génération.

     

image.png


Après génération :

  • Un message de confirmation s’affiche.

  • L’utilisateur est redirigé vers la liste des documents générés.

Exemple :

Pour un article donné :

  • Fournisseur 01 : prix net de 120 000 TND
  • Fournisseur 02 : prix net de 130 000 TND

Le système applique automatiquement les règles suivantes :

  • Le prix le plus bas (120 000 TND) est mis en évidence en vert ;
  • La case « Commander » correspondante est automatiquement cochée ;
  • Le fournisseur associé est retenu par défaut pour la génération du document.
II.4 Résumé

L’interface de comparaison des prix constitue un outil :

  1. D’aide à la décision

  2. D’optimisation des coûts

  3. De renforcement du contrôle interne

  4. De traçabilité des décisions d’achat

  5. D’automatisation du processus d’approvisionnement


Dossier d'import (détermination de prix)

I. Introduction

Le module Dossier d’import permet de gérer l’ensemble des opérations relatives à l’importation de marchandises, depuis l’émission de la commande auprès d’un fournisseur étranger jusqu’à la réception définitive des articles et l’intégration des coûts dans la valorisation du stock. 

Il constitue un outil central de pilotage des opérations d’importation, en assurant la consolidation des informations commerciales, logistiques et financières nécessaires au calcul du coût d’achat réel.

Le module centralise notamment :

  • Les informations commerciales (fournisseur, documents d’achat, conditions contractuelles)

  • Les données logistiques (transport, transit, dates d’expédition et de réception)

  • Les frais liés à l’importation

  • Les documents administratifs associés

  • Le calcul du coût de revient réel des articles importés

Ce module garantit :

  • Une traçabilité complète des opérations d’import

  • Un suivi structuré des fournisseurs étrangers

  • Une gestion rigoureuse des frais annexes

  • Une intégration fiable des coûts dans la valorisation du stock

I.1 Objectifs du module

Le module Dossier d’import a pour objectifs de :

  • Ouvrir un dossier d’importation rattaché à un ou plusieurs documents d’achat

  • Enregistrer les informations relatives au transport et au transit

  • Saisir les frais accessoires (fret, assurance, droits de douane, manutention, transit, etc.)

  • Répartir automatiquement les charges sur les articles importés selon des règles définies

  • Calculer le coût d’achat réel (coût rendu magasin ou coût complet d’acquisition)

  • Générer les écritures ou documents liés à l’opération, selon le paramétrage du système

I.2 Position dans le processus

Le dossier d’import s’intègre dans le flux global de traitement des achats internationaux.

Il intervient généralement après :

  • La création du bon de commande auprès d’un fournisseur étranger

  • La réception des documents d’expédition (Bon de livraison ,facture fournisseur,, etc.)

Et avant :

  • La réception définitive des articles en stock

  • La valorisation finale des produits

  • L’intégration comptable des charges liées à l’importation

II. Paramétrage

Le bon fonctionnement du module Dossier d’import repose sur un paramétrage préalable des articles et des documents utilisés dans le processus de détermination du prix.
Ce paramétrage garantit l’exactitude du calcul des droits, taxes et charges, ainsi que la fiabilité du coût d’achat réel.

II.1 paramétrage DUX 

Un paramétrage spécifique est disponible dans le menu Paramétrage > Paramétrage DUX > autre paramètres , permettant de configurer la connexion avec le service externe utilisé pour la gestion ou la récupération des données liées au dossier d’import.

Dans ce paramétrage, l’utilisateur doit renseigner le champ « Chemin de Web Service », qui correspond à l’adresse du serveur où est hébergée l’API utilisée par le système.

parametrage dux 1.png

Cette adresse est généralement composée des éléments suivants :

  • Adresse du serveur (nom du serveur ou adresse IP)

  • Port du service

Exemple de format d’adresse :
http://NomServeur:Port

Le paramétrage correct de ce champ est indispensable pour permettre :

  • la communication entre l’application et le service externe ;

  • l’échange de données nécessaires au traitement des dossiers d’import ;

  • le bon fonctionnement des fonctionnalités liées à l’intégration ou à la récupération d’informations via l’API.

II.2 Paramétrage des articles (Achats import)

Accès :Catalogue > Catalogue des produits

paramtrage article.png

Pour chaque article destiné à l’importation, il est nécessaire de renseigner les informations suivantes dans la fiche article :

• NGP (Nomenclature Générale des Produits)

Il s’agit du code tarifaire douanier utilisé pour :

  • Déterminer les droits de douane applicables

  • Identifier le régime fiscal correspondant

  • Appliquer les éventuels accords préférentiels

Ce champ doit être correctement renseigné afin d’assurer un calcul précis des charges douanières.

• Origine (Source)

Correspond au pays d’origine de la marchandise.

Cette information est essentielle pour :

  • L’application des accords commerciaux préférentiels

  • La détermination des droits de douane

  • La conformité aux exigences réglementaires

• Valeur par défaut

Il est recommandé de définir un code NGP ainsi qu’une origine par défaut dans la fiche article, en activant l’option correspondante (case à cocher).
Ce paramétrage facilite la saisie des documents et permet la récupération automatique de ces informations lors du traitement des dossiers d’import, tout en restant modifiables en cas de besoin.

Par ailleurs, il est également recommandé d’utiliser le CRP (Coût de Revient Prévisionnel ou Prix de Revient) comme base de calcul de la marge dans la fiche article. Cette pratique permet de déterminer le prix de vente à partir du coût de revient, méthode couramment utilisée pour fixer un prix de vente en ajoutant une marge au coût du produit.

II.3 Paramétrage des documents

Accès :Paramétrage > Configuration des piècesparamtrage document.png

Étapes de configuration :

  1. Accéder à la liste des classes de documents.

  2. Sélectionner et modifier la classe destinée à être utilisée pour la détermination des prix.

  3. Accéder à l'onglet "Paramètre document"

  4. Activer le paramétrage : « Affecte Dtr. Prix ».

Paramétrage obligatoire de la classe document

La classe de document utilisée pour la détermination des prix doit être configurée de manière à :

  • Ne pas affecter le stock

  • Ne pas impacter le solde tiers

  • Ne pas modifier directement le coût des articles

Ce document a uniquement un rôle de support pour le calcul et la répartition des charges dans le cadre du dossier d’import.

Remarque importante

Lors de l’ajout des articles dans ce type de document :

  • Le code NGP et l’origine doivent être renseignés pour chaque ligne.

  • Si le code NGP n’est pas saisi manuellement, le système applique automatiquement le code par défaut défini dans la fiche article (voir section II.1 – Paramétrage des articles).

III. Structure générale de l’interface

Accès :Achat > Détermination des prix

Détail de l'interface 

image.png


Description de l'Interface
L’interface « Ajouter Dossier Import » permet la gestion complète d’un dossier de détermination de prix lié à une déclaration douanière.
Elle couvre l’ensemble du processus : identification du dossier, saisie des montants, calcul des droits et charges, répartition analytique et validation finale.
L’écran est structuré en six zones fonctionnelles distinctes : 

A. En-tête administratif

A.1. Identification du fournisseur et des documents sources

  • Fournisseur
    Permet de sélectionner le fournisseur étranger concerné par l’opération d’importation.
    Le choix du fournisseur conditionne :

    • L’affichage des documents disponibles

    • La devise utilisée

    • Les conditions commerciales associées

  • N° facture
    Correspond à la référence de la facture fournisseur liée à l’importation.

  • Bouton de sélection des documents (à droite du champ N° facture)
    Ce bouton joue un rôle central dans le processus. 

image.png

       Lorsque l'utilisateur clique sur ce bouton  :

  1. Le système affiche la liste des documents d’achat rattachés au fournisseur sélectionné.

  2. Cette liste peut inclure :

    • Factures d’achat

    • Bons de commande

    • Bons de réception

    • Autres pièces paramétrées pour la détermination des prix

  3. L’utilisateur peut :

    • Consulter les documents disponibles

    • Sélectionner un ou plusieurs documents cibles

    • Valider son choix

     Après validation :

  • Les lignes des documents sélectionnés seront intégrées dans la zone (F-liste des document)

  • Les articles concernés deviendront éligibles au calcul de répartition des charges.

Rôle fonctionnel du bouton

Ce mécanisme permet :

  • D’éviter les saisies manuelles des articles

  • D’assurer la cohérence entre les montants facturés et les montants répartis

  • De garantir la traçabilité entre le dossier d’import et les pièces d’achat sources

  • De sécuriser le périmètre du calcul

A.2. Informations liées à la déclaration douanière

  • N° Déclaration
    Numéro officiel attribué à la déclaration en douane.
    Il permet le suivi réglementaire et administratif de l’opération.

  • Date Déclaration
    Date d’enregistrement auprès des services douaniers.
    Cette date peut influencer :

    • Le taux de change applicable

    • Les règles fiscales en vigueur

A.3. Dates de gestion

  • Date Calcul
    Date à laquelle le calcul de détermination de prix est exécuté.
    Elle sert de référence pour la génération des impacts financiers.

  • Date Arrivage
    Date d’arrivée physique des marchandises au dépôt ou au magasin.
    Cette date peut être utilisée pour :

    • La planification de réception

    • La valorisation du stock

    • L’analyse logistique

A.4. Statut du dossier

Le champ Statut reflète l’état d’avancement du dossier :

  • En attente : Dossier créé mais non encore validé.

  • Vérifié : Données contrôlées, calcul effectué.

  • Validé : Calcul confirmé, coûts figés.

  • (Autres statuts selon paramétrage du système.)

La validation du changement de statut s’effectue généralement à l’aide du bouton « Valider », situé dans la zone F.

Rôle global de la zone A

La zone Facture Achat :

  • Définit le périmètre du dossier

  • Sécurise la sélection des documents concernés

  • Garantit la traçabilité administrative

  • Conditionne le contenu analytique des zones E et F

  • Sert de point d’entrée au processus de détermination du prix

Sans sélection correcte des documents dans cette zone, le calcul du coût réel ne peut pas être exécuté de manière fiable.

B. socle financier

La zone B permet de déterminer la valeur en douane, d’effectuer les conversions monétaires et de préparer le calcul des droits et taxes.

Cette section est essentielle car toute erreur dans cette zone impacte directement le coût de revient final.

B.1. Paramètres de base

  • Devise
    Devise de facturation du fournisseur (USD, EUR, etc.).
    Elle est généralement proposée automatiquement selon la fiche fournisseur.

  • Taux de change
    Taux appliqué pour convertir les montants en devise locale (DL).
    Ce taux peut être :

    • Saisi manuellement

    • Récupéré automatiquement selon la date sélectionnée

Le taux de change impacte :

  • Le montant d’achat converti

  • La base de calcul des droits

  • Le coût unitaire final

B.2. Montants d’achat

  • Montant Achat (devise)
    Total facturé par le fournisseur en devise étrangère.

  • Montant Achat (DL)
    Conversion automatique du montant en devise locale.

  • Montant Achat sans fret (DL)
    Valeur des marchandises hors transport international.

Cette distinction est importante car le fret peut ou non être intégré dans la valeur en douane selon l’Incoterm.

B.3. Frais principaux intégrés à la base douanière

  • Fret / Fret (DL)
    Transport international jusqu’au point d’entrée.

  • Assurance
    Assurance maritime, aérienne ou terrestre.

  • Total en Douane (DL)
    Base utilisée pour le calcul des droits de douane.
    Elle comprend généralement :

    • Valeur marchandise

    • Fret

    • Assurance

  • Montant TVA Douanière
    TVA calculée sur la base douanière augmentée des droits.

  • Montant Charge
    Total des charges cumulées dans le dossier.

Rôle fonctionnel de la zone B

Cette zone :

  • Détermine la valeur légale de la marchandise

  • Sert de base aux calculs fiscaux

  • Alimente la répartition analytique des charges

  • Conditionne le coût de revient réel

C. Sans TVA

La zone C – Sans TVA regroupe les frais annexes liés à l’opération d’importation.

Ces charges peuvent être :

  • Non soumises à TVA

  • Déjà comptabilisées ailleurs

  • Traitées séparément de la TVA douanière

C.1. Droits et taxes

  • Taxe commune en douane

  • Droits et taxes douanières


C.2. Frais logistiques et administratifs

  • Transport local

  • Commission bancaire

  • Magasinage

  • Timbrage

  • Transitaire

  • Autres déboursements

Rôle fonctionnel de la zone C

Ces frais :

  • Complètent le coût d’acquisition

  • Sont intégrés au coût de revient

  • Seront répartis sur les articles via la zone F

Ils représentent souvent une part significative du coût réel.

D. PV (Procès-Verbal)

Dans le cadre de la gestion d’un dossier d’importation, le PV (Procès-Verbal) représente un montant ou une charge supplémentaire appliquée à la déclaration douanière suite à une décision ou un constat de l’administration des douanes.

Ce montant peut être intégré dans le système afin d’être pris en compte dans le calcul du coût total en douane et dans la répartition des charges sur les articles importés.

D.1 Définition

Le Procès-Verbal (PV) est un document administratif établi par les services des douanes lorsqu’une situation particulière est constatée lors du contrôle d’une marchandise importée.

Dans le système de gestion du dossier d’import, ce PV est enregistré afin de calculer et répartir le montant correspondant sur la déclaration douanière ou sur les lignes d’articles

D.2 Gestion du PV dans le système

Le système permet d’affecter le PV à la déclaration douanière et de répartir son montant selon différents modes d’affectation :

Cette fonctionnalité permet une ventilation précise des charges supplémentaires dans le calcul du coût d’importation.

D.3 Description des champs 

La zone PV de l’écran permet de gérer l’affectation et le calcul du Procès-Verbal. Elle comprend les champs suivants :

D.3.1. Affect PV

Ce champ permet d’indiquer si le PV doit être appliqué au dossier d’import.

D.3.2.Mode Affect PV

Ce champ permet de définir la méthode de répartition du montant du PV dans la déclaration. Les options disponibles sont :

D.3.3.Montant PV

Ce champ permet de saisir la valeur du Procès-Verbal qui sera appliquée et répartie selon le mode d’affectation sélectionné.

D.4 Impact du PV

Le montant du PV peut avoir un impact sur :

Ces montants sont ensuite intégrés dans les calculs affichés dans les lignes d’articles, notamment au niveau des droits et taxes, de l’assiette et de la TVA douanière.

Rôle fonctionnel de la zone D

La zone D (PV) permet donc d’assurer une gestion précise et traçable des montants liés aux procès-verbaux douaniers, tout en garantissant leur intégration correcte dans le calcul global du dossier d’importation.

E. Ligne déclaration Douane

La zone E – Ligne déclaration Douane constitue la partie réglementaire et technique du dossier d’import.
Elle reprend le détail des articles déclarés auprès des services douaniers et sert de base au calcul des droits, taxes et à la répartition des charges.

Les lignes de déclaration, saisies manuellement à partir de la fiche de déclaration, regroupent les articles partageant la même combinaison de NGP et d’origine. Chaque ligne correspond ainsi à une position déclarative consolidée, et non nécessairement à un article unique.

1. Description détaillée des colonnes

  1. Code

    • Identifiant interne de la ligne de déclaration.

    • Permet d’assurer le rattachement entre la ligne de déclaration et les lignes des articles dans la zone F, après exécution du calcul via le bouton « Lancer calcul ».

  2. NGP (Nomenclature Générale des Produits)

    • Code tarifaire douanier utilisé pour :

      • Déterminer le taux de droit applicable

      • Identifier le régime fiscal

      • Appliquer les accords préférentiels éventuels

    • ⚠️ Une erreur dans le NGP entraîne :

      • Un calcul incorrect des droits

      • Un risque de non-conformité réglementaire

  3. Origine

    • Pays d’origine de la marchandise.

    • Cette donnée est essentielle pour :

      • L’application des accords commerciaux

      • La détermination du taux de droit

      • Les obligations statistiques

    • Le système peut proposer une valeur par défaut issue de la fiche article, mais elle reste modifiable.

  4. Taux droit

    • Taux de droit de douane appliqué à l’article.

    • Il peut être :

      • Récupéré automatiquement via le NGP

      • Saisi manuellement selon la déclaration officielle

    • Il s’applique généralement sur la base en douane (CIF).

  5. Montant en devise

    • Valeur déclarée de la ligne en devise étrangère, généralement :

      • Valeur unitaire × Quantité

    • Utilisé pour :

      • Calculer la conversion en devise locale

      • Déterminer la base de calcul des droits

  6. Montant DL

    • Montant converti en devise locale (DL) selon le taux de change défini en zone B.

    • Constitue la base financière pour :

      • Le calcul des droits

      • La répartition des charges

      • Le calcul du coût final

  7. TVA

    • Montant ou taux de TVA applicable à la ligne.

    • La TVA à l’importation est généralement calculée sur :

      • Base en douane + Droits + Taxes

  8. Quantité

    • Quantité déclarée en douane pour l’article.

    • Utilisée pour :

      • Le calcul du coût unitaire final

      • La répartition proportionnelle des charges

      • La cohérence avec les documents d’achat

  9. Document

    • Référence du document d’achat d’origine (facture, commande, réception).

    • Permet :

      • La traçabilité

      • Le rapprochement entre déclaration et pièces commerciales

  10. Titre / Désignation

    • Libellé descriptif de l’article.

    • Facilite :

      • Le contrôle visuel

      • La comparaison avec la déclaration officielle

2. Rôle de la zone E dans le processus

La zone E permet de :

  1. Calculer individualisé des droits

  2. Déterminer la base taxable par article

  3. Préparer la répartition des charges

Elle constitue le lien entre :

Remarque : La précision du NGP et de l’origine est cruciale pour éviter les erreurs fiscales.
Toutes les données saisies manuellement dans les zones A, B, C et E doivent être conformes aux informations figurant dans le document officiel de déclaration douanière.

F. ligne document

La zone F – Charge ligne document constitue le cœur analytique du module de détermination de prix.

C’est dans cette section que s’effectue :

Elle transforme les données commerciales et douanières en coût de revient exploitable pour le stock et la comptabilité.

F.1 Sélection et calcul
F.1.1. Liste documentimage.png
F.1.2 Bouton à côté de « Liste document » (Charger les lignes)  image.png

⚠️ Ce bouton doit être utilisé après la sélection du document à analyser.
Si plusieurs documents sont sélectionnés successivement, il convient de relancer le chargement afin d’actualiser les données.

F.1.3  Lancer calcul :image.png

⚠️ Toute modification dans les zones B, C ou E nécessite un nouveau lancement du calcul.

F.1.3 Total charge commune :
F.1.4 Clé de répartition
F.2 Détail analytique par article

Pour chaque article, le tableau analytique affiche les informations suivantes :

1. Quantité

2. Prix unitaire devise

3. Prix unitaire DL

4. Montant brut

5. Remise

6. Montant net

7. Assiette

8. Montant TVA

9. Droits et taxes

10. Charge commune

11. Charge unitaire

Charge unitaire=Charge communeQuantiteˊ\text{Charge unitaire} = \frac{\text{Charge commune}}{\text{Quantité}}

12. Coût de revient final

Cout de revient final=Prix unitaire DL+Droits et taxes unitaires+Charge unitaire\text{Coût de revient final} = \text{Prix unitaire DL} + \text{Droits et taxes unitaires} + \text{Charge unitaire}

F.3 Boutons de contrôle

▪ Vérifier

Permet de contrôler :

Aucune validation n’est possible en cas d’anomalie.

▪ Valider

La validation :

Après validation, le dossier passe au statut supérieur.

▪ Fermer

Permet de quitter le dossiers, le dossier n’est pas validé, les données restent modifiables.

Rôle stratégique de la zone F

La zone F représente la finalité du module .Elle permet :

Elle constitue l’étape finale du processus de détermination de prix et le point de convergence entre :achat
douane , stock ,comptabilité et gestion commerciale

IV. Procédure d’importation

La création d’un dossier de détermination de prix (déclaration d’import) nécessite le respect de certaines préconditions ainsi que l’exécution d’une série d’étapes dans l’interface du module.

Cette procédure permet :

IV.1 Préconditions

Avant de créer un dossier de détermination de prix, les éléments suivants doivent être disponibles dans le système :

1. Paramétrage du système

Le paramétrage décrit dans la section II – Paramétrage doit être correctement configuré, notamment :

2. Existence des documents de déclaration douanière

Les documents contenant les informations douanières doivent être saisis dans le système afin de pouvoir les exploiter lors de la détermination de prix.

Ces documents permettent notamment de récupérer :

Capture écran : document de déclaration douanière

3. Fournisseur avec devise définie

Le fournisseur associé à l’opération d’import doit être :

La devise du fournisseur sera utilisée pour :

4. Existence des documents d’achat

Les documents d’achat doivent exister dans le système et répondre aux conditions suivantes :

Dans notre exemple, il s’agit d’un bon de commande fournisseur.

Capture écran : bon de commande fournisseur

doc.png

IV.2 Étapes à suivre

La procédure de création et de traitement d’un dossier d’import se déroule selon les étapes suivantes.

Étape 1 : Accéder au module

Dans le menu principal :

Achat → Détermination des prix

Le système affiche alors la liste des dossiers d’import (déclarations douanières).

Étape 2 : Créer un nouveau dossier d’import

Dans l’interface de la liste des dossiers :

Cliquer sur le bouton Nouveau (+) afin de créer un nouveau dossier de détermination de prix.

Une nouvelle fiche de déclaration s’ouvre.

Étape 3 : Sélectionner le fournisseur

Dans la zone A – Facture Achat, sélectionner le fournisseur concerné par l’importation.

Cette sélection permet au système de :

Étape 4 : Sélectionner les documents d’achat

Cliquer sur le bouton situé à droite du champ N° facture.

Étape 4.png

Ce bouton ouvre une interface affichant :

À partir de cette liste, l’utilisateur :

  1. sélectionne les documents cibles

  2. valide la sélection.

Remplissage automatique des informations

Après la sélection des documents, certaines informations sont récupérées automatiquement par le système, notamment :

Ces informations proviennent directement des documents d’achat sélectionnés.

etap4.Ces informations proviennent directement des documents d’achat sélectionnés..png

Étape 5 : Saisir les informations complémentaires

L’utilisateur complète ensuite les informations nécessaires dans les zones :

etap4.sasir info.png

Exemples d’informations à saisir :

Ces éléments sont indispensables pour déterminer correctement le coût rendu (landed cost) des articles importés, qui incluent la valeur des marchandises ainsi que les frais liés au transport, à l'assurance et aux droits de douane.

Les captures d'écran suivantes illustrent un exemple de données récupérées à partir d'une facture douanière .

Captures d’écran présentant des exemples d’informations provenant de documents douaniers

image.png

image.png

image.png

image.png

image.png

exemple de facture de magasinage 

image.png

Étape 6 : Sélectionner les documents analytiques et Charger les lignes du document

Dans la zone F – Charge ligne document, sélectionner les documents à analyser dans le champ « Liste document », puis cliquer  sur le bouton situé à côté de « Liste document »  image.png  afin de :

image.png

Étape 7 : Saisir les lignes de déclaration

Les lignes de déclaration douanière doivent être saisies à partir du document de douane.

Chaque ligne de déclaration regroupe les articles partageant la même combinaison :

image.png

Étape 8: Calculer le coût

Une fois les informations saisies :

Cliquer sur le bouton « Lancer calcul »

 image.png

Cette opération permet :

12.png

Étape 9: Vérifier les données:

Cliquer sur le bouton « Vérifier » 

image.png

Cette étape permet de contrôler :

image.png

La vérification doit être effectuée avant la validation finale du dossier.

13.png

Étape 10 : Valider la déclaration

Si la déclaration est correcte, cliquer sur « Valider »  

Lors de la validation, le système :

Les champs suivants peuvent être mis à jour :

Remarque importante

Les documents utilisés pour la détermination de prix ne doivent pas :

Deux circuits d’achat doivent être définis dans le système :

Circuit 1

Calcul du coût basé sur :

Circuit 2

Calcul du coût basé sur :

Cette séparation permet d’assurer :