Bordereau des Versements

8.3.1. Versement Espèce

Introduction générale

Le versement en espèces constitue l’une des opérations clés dans la gestion quotidienne de la trésorerie d’une entreprise. Il s’agit de la procédure par laquelle les montants encaissés en espèces dans les différentes caisses sont regroupés puis remis à une institution bancaire ou à un centre de dépôt sécurisé.

Dans Dux ERP, cette fonctionnalité permet de :

Consolider les mouvements d'espèces issus de plusieurs caisses.

Organiser leur transfert vers un bordereau de remise.

Garantir la traçabilité complète du processus de versement.

Optimiser le contrôle interne et faciliter les audits.

Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les entreprises disposant de plusieurs points de vente ou caisses, où les dépôts sont réalisés de manière centralisée ou périodique.

Description de l’interface principale

L'interface principale de la fonctionnalité Versement Espèce présente une liste de toutes les caisses actives du système. Cette liste affiche les caisses avec les montants disponibles en espèces, permettant une vision synthétique des soldes en attente de versement.

Un clic droit sur une ligne de caisse fait apparaître un menu contextuel avec l’option :
➡ « Affecter à un bordereau »

Cette action déclenche l’ouverture de l’interface Affectation Versement Espèce, qui permet de créer une opération de versement ou d’ajouter la caisse sélectionnée à un bordereau déjà en cours de préparation.

Détails de l’interface

Détail des éléments de l’interface d’affectation

L’interface d’affectation d’un versement espèce permet de saisir et valider les informations nécessaires à la génération du bordereau. Elle comprend les champs suivants :

Code : Numéro unique du bordereau généré automatiquement ou saisi selon les droits de l'utilisateur.

Date : Date du versement à la banque ou du transfert de la caisse.

Libellé : Désignation libre pour identifier le bordereau (ex. : « Versement Recette Sfax - 09/05/2025 »).

RIB : Compte bancaire de destination pour le versement.

Caisse : Caisse concernée par le versement (peut être préremplie si sélectionnée depuis l’écran précédent).

Devise : Devise utilisée pour le montant versé (ex. : TND, EUR).

Montant : Montant d’espèces transféré vers le bordereau.

Exemple de scénario d’utilisation

Scénario 1 : Versement quotidien centralisé
L’entreprise possède trois points de vente. Chaque soir, les recettes en espèces sont ramenées au siège. Le responsable de la trésorerie accède à l’interface Versement Espèce, effectue un clic droit sur chaque caisse et sélectionne « Affecter à un bordereau ». Il saisit le RIB du compte Attijari Bank, fixe la date du jour et complète le libellé par « Versement journalier du 09/05/2025 ». Le système regroupe les montants dans un bordereau unique.

Scénario 2 : Versement partiel sur deux jours
Une caisse contient un montant élevé (par exemple 25 000 TND). Pour des raisons de sécurité, l’entreprise décide d’effectuer le versement en deux étapes. L’utilisateur effectue deux affectations distinctes avec des montants partiels (15 000 TND puis 10 000 TND) sur deux dates différentes.

Bonnes pratiques de gestion

Nommer clairement les libellés : Utiliser des libellés descriptifs et datés pour permettre une identification rapide lors d’un audit ou d’une recherche ultérieure.

Toujours renseigner le RIB : Vérifier l'exactitude du RIB de la banque destinataire pour éviter les erreurs de dépôt.

Justifier chaque versement : Joindre systématiquement un document scanné (bordereau papier signé, reçu bancaire) à l’opération dans l’interface dédiée (cette fonction sera couplée aux pièces jointes).

Contrôle régulier : Mettre en place un double contrôle (validation par un responsable) avant validation définitive des montants versés.

Suivi par devise : Dans les contextes multi-devises, filtrer ou regrouper les versements par devise pour éviter les erreurs de traitement en banque.

Cas d’usage recommandé

Exemple pratique : Un caissier d’un magasin à Tunis clôture sa journée avec 7 850 TND en espèces. Le lendemain matin, il transmet la somme au comptable du siège. Celui-ci, via Dux ERP, effectue un clic droit sur la caisse correspondante, sélectionne « Affecter à un bordereau », saisit les détails (RIB de la BIAT, date du jour, devise TND, montant, libellé), puis valide. Le bordereau est généré et joint au dépôt physique à la banque.

8.3.2. Liste Bordereau Espèce

Introduction générale

La fonction Liste Bordereau Espèce joue un rôle central dans le suivi et la gestion des opérations de versement d’espèces vers les institutions bancaires. Grâce à cette interface, les utilisateurs peuvent consulter, filtrer et vérifier l’historique de tous les bordereaux générés depuis le module de versement espèce.

Elle permet de :

Visualiser l’ensemble des bordereaux par période.

Contrôler les montants versés par caisse ou par banque.

Accéder à une traçabilité complète pour les audits internes ou externes.

Faciliter la validation des mouvements entre caisse et compte bancaire.

Description de l’interface

L’interface se présente sous la forme d’un tableau synthétique listant l’ensemble des bordereaux d’espèces générés. L’utilisateur a la possibilité d’effectuer un filtrage par date, permettant de restreindre l’affichage à une période donnée (par exemple, les versements de la semaine, du mois ou d’un exercice comptable).

Détails de l’interface

Colonnes affichées dans le tableau :

Code : Référence unique du bordereau (générée automatiquement ou manuellement selon les droits).

Désignation : Libellé ou intitulé donné au bordereau (ex. : Versement hebdomadaire Nord).

Date : Date du versement, utile pour le suivi chronologique et la réconciliation bancaire.

Banque : Nom de l’établissement bancaire où le montant est déposé.

Compte Bancaire : RIB ou numéro de compte lié au versement.

Montant : Somme totale en espèces versée dans ce bordereau.

Caisse : Caisse d’origine de l’espèce versée (utile en environnement multi-points de vente).

Exemples de scénarios d’utilisation

Scénario 1 : Vérification d’un versement suspecté manquant

Un contrôleur financier souhaite vérifier si les recettes espèces d’un point de vente de Sousse ont bien été versées durant la semaine passée. Il accède à la Liste Bordereau Espèce, filtre les bordereaux entre le 01/05/2025 et le 07/05/2025, puis recherche une ligne associée à la caisse concernée. Il vérifie également la banque et le montant pour confirmer la bonne exécution.

Scénario 2 : Consultation rapide pour réconciliation bancaire

Un comptable procède à la rapprochement bancaire mensuel. Il filtre la liste des bordereaux du mois d’avril 2025, trie par banque, puis exporte les données pour les comparer au relevé bancaire de la BIAT. Cette fonction lui permet de détecter facilement d’éventuelles différences de dates ou de montants.

Bonnes pratiques de gestion

Utiliser des libellés cohérents et explicites lors de la création des bordereaux pour faciliter la recherche dans cette interface (par exemple : Versement Agence Tunis – Avril Semaine 2).

Filtrer systématiquement par période lors des recherches, afin de réduire le volume de données et gagner en efficacité.

Trier par banque ou caisse pour vérifier les versements spécifiques à un point de vente ou à une relation bancaire donnée.

Croiser régulièrement les informations avec les mouvements de caisse et les journaux de banque pour assurer la cohérence.

Conserver les bordereaux physiques ou les fichiers joints dans une GED ou une solution d’archivage pour permettre leur consultation en cas de contrôle fiscal ou audit.

Cas d’usage recommandé

Exemple pratique : La responsable financière prépare un tableau de bord mensuel de la trésorerie. Elle accède à la Liste Bordereau Espèce, filtre les bordereaux du mois de mars 2025, puis trie par banque. Elle constate que 12 bordereaux ont été générés, pour un total de 92 000 TND en espèces. Ces données sont exportées au format Excel pour analyse complémentaire et archivage.