Dossier d'import (détermination de prix)

I. Introduction

Le module Dossier d’import permet de gérer l’ensemble des opérations relatives à l’importation de marchandises, depuis l’émission de la commande auprès d’un fournisseur étranger jusqu’à la réception définitive des articles et l’intégration des coûts dans la valorisation du stock.

Il constitue un outil central de pilotage des opérations d’importation, en assurant la consolidation des informations commerciales, logistiques et financières nécessaires au calcul du coût d’achat réel.

Le module centralise notamment :

Les informations commerciales (fournisseur, documents d’achat, conditions contractuelles)
Les données logistiques (transport, transit, dates d’expédition et de réception)
Les frais liés à l’importation
Les documents administratifs associés
Le calcul du coût de revient réel des articles importés

Ce module garantit :

Une traçabilité complète des opérations d’import
Un suivi structuré des fournisseurs étrangers
Une gestion rigoureuse des frais annexes
Une intégration fiable des coûts dans la valorisation du stock

I.1 Objectifs du module

Le module Dossier d’import a pour objectifs de :

Ouvrir un dossier d’importation rattaché à un ou plusieurs documents d’achat
Enregistrer les informations relatives au transport et au transit
Saisir les frais accessoires (fret, assurance, droits de douane, manutention, transit, etc.)
Répartir automatiquement les charges sur les articles importés selon des règles définies
Calculer le coût d’achat réel (coût rendu magasin ou coût complet d’acquisition)
Générer les écritures ou documents liés à l’opération, selon le paramétrage du système

I.2 Position dans le processus

Le dossier d’import s’intègre dans le flux global de traitement des achats internationaux.

Il intervient généralement après :

La création du bon de commande auprès d’un fournisseur étranger
La réception des documents d’expédition (Bon de livraison ,facture fournisseur,, etc.)

Et avant :

La réception définitive des articles en stock
La valorisation finale des produits
L’intégration comptable des charges liées à l’importation

II. Paramétrage

Le bon fonctionnement du module Dossier d’import repose sur un paramétrage préalable des articles et des documents utilisés dans le processus de détermination du prix.
Ce paramétrage garantit l’exactitude du calcul des droits, taxes et charges, ainsi que la fiabilité du coût d’achat réel.

II.1 paramétrage DUX

II.2 Paramétrage des articles (Achats import)

Accès :
Catalogue > Catalogue des produits

Pour chaque article destiné à l’importation, il est nécessaire de renseigner les informations suivantes dans la fiche article :

• NGP (Nomenclature Générale des Produits)

Il s’agit du code tarifaire douanier utilisé pour :

Déterminer les droits de douane applicables
Identifier le régime fiscal correspondant
Appliquer les éventuels accords préférentiels

Ce champ doit être correctement renseigné afin d’assurer un calcul précis des charges douanières.

• Origine (Source)

Correspond au pays d’origine de la marchandise.

Cette information est essentielle pour :

L’application des accords commerciaux préférentiels
La détermination des droits de douane
La conformité aux exigences réglementaires

• Valeur par défaut

Il est recommandé de définir un code NGP et une origine par défaut dans la fiche article, en activant l’option correspondante ( case à coché.

Ainsi, lors de l’utilisation de l’article dans un document lié à la détermination des prix, ces informations seront automatiquement reprises, tout en restant modifiables si nécessaire.

II.3 Paramétrage des documents

Accès :
Paramétrage > Configuration des pièces

Étapes de configuration :

Accéder à la liste des classes de documents.
Sélectionner et modifier la classe destinée à être utilisée pour la détermination des prix.
Accéder à l'onglet "Paramètre document"
Activer le paramétrage : « Affecte Dtr. Prix ».

Paramétrage obligatoire de la classe document

La classe de document utilisée pour la détermination des prix doit être configurée de manière à :

Ne pas affecter le stock
Ne pas impacter le solde tiers
Ne pas modifier directement le coût des articles

Ce document a uniquement un rôle de support pour le calcul et la répartition des charges dans le cadre du dossier d’import.

Remarque importante

Lors de l’ajout des articles dans ce type de document :

Le code NGP et l’origine doivent être renseignés pour chaque ligne.
Si le code NGP n’est pas saisi manuellement, le système applique automatiquement le code par défaut défini dans la fiche article (voir section II.1 – Paramétrage des articles).

III. Structure générale de l’interface

Accès :
Achat > Détermination des prix

Détail de l'interface

Description de l'Interface

L’interface « Ajouter Dossier Import » permet la gestion complète d’un dossier de détermination de prix lié à une déclaration douanière.
Elle couvre l’ensemble du processus : identification du dossier, saisie des montants, calcul des droits et charges, répartition analytique et validation finale.

L’écran est structuré en six zones fonctionnelles distinctes : A, B, C, D, E et F.

A. En-tête administratif

A.1. Identification du fournisseur et des documents sources

Fournisseur
Permet de sélectionner le fournisseur étranger concerné par l’opération d’importation.
Le choix du fournisseur conditionne :
- L’affichage des documents disponibles
- La devise utilisée
- Les conditions commerciales associées
N° facture
Correspond à la référence de la facture fournisseur liée à l’importation.

🔹 Bouton de sélection des documents (à droite du champ N° facture)

Ce bouton joue un rôle central dans le processus.

Lorsque l'utilisateur clique sur ce bouton :

Le système affiche la liste des documents d’achat rattachés au fournisseur sélectionné.
Cette liste peut inclure :
- Factures d’achat
- Bons de commande
- Bons de réception
- Autres pièces paramétrées pour la détermination des prix
L’utilisateur peut :
- Consulter les documents disponibles
- Sélectionner un ou plusieurs documents cibles
- Valider son choix

Après validation :

Les lignes des documents sélectionnés seront intégrées dans la zone (F-liste des document)
Les articles concernés deviendront éligibles au calcul de répartition des charges.

Rôle fonctionnel du bouton

Ce mécanisme permet :

D’éviter les saisies manuelles des articles
D’assurer la cohérence entre les montants facturés et les montants répartis
De garantir la traçabilité entre le dossier d’import et les pièces d’achat sources
De sécuriser le périmètre du calcul

A.2. Informations liées à la déclaration douanière

N° Déclaration
Numéro officiel attribué à la déclaration en douane.
Il permet le suivi réglementaire et administratif de l’opération.
Date Déclaration
Date d’enregistrement auprès des services douaniers.
Cette date peut influencer :
- Le taux de change applicable
- Les règles fiscales en vigueur

A.3. Dates de gestion

Date Calcul
Date à laquelle le calcul de détermination de prix est exécuté.
Elle sert de référence pour la génération des impacts financiers.
Date Arrivage
Date d’arrivée physique des marchandises au dépôt ou au magasin.
Cette date peut être utilisée pour :
- La planification de réception
- La valorisation du stock
- L’analyse logistique

A.4. Statut du dossier

Le champ Statut reflète l’état d’avancement du dossier :

En attente : Dossier créé mais non encore validé.
Vérifié : Données contrôlées, calcul effectué.
Validé : Calcul confirmé, coûts figés.
(Autres statuts selon paramétrage du système.)

Le changement de statut s’effectue généralement via les boutons de la zone F.

Rôle global de la zone A

La zone Facture Achat :

Définit le périmètre du dossier
Sécurise la sélection des documents concernés
Garantit la traçabilité administrative
Conditionne le contenu analytique des zones E et F
Sert de point d’entrée au processus de détermination du prix

Sans sélection correcte des documents dans cette zone, le calcul du coût réel ne peut pas être exécuté de manière fiable.

B. socle financier

La zone B permet de déterminer la valeur en douane, d’effectuer les conversions monétaires et de préparer le calcul des droits et taxes.

Cette section est essentielle car toute erreur dans cette zone impacte directement le coût de revient final.

B.1. Paramètres de base

Devise
Devise de facturation du fournisseur (USD, EUR, etc.).
Elle est généralement proposée automatiquement selon la fiche fournisseur.
Taux de change
Taux appliqué pour convertir les montants en devise locale (DL).
Ce taux peut être :
- Saisi manuellement
- Récupéré automatiquement selon la date sélectionnée

Le taux de change impacte :

Le montant d’achat converti
La base de calcul des droits
Le coût unitaire final

B.2. Montants d’achat

Montant Achat (devise)
Total facturé par le fournisseur en devise étrangère.
Montant Achat (DL)
Conversion automatique du montant en devise locale.
Montant Achat sans fret (DL)
Valeur des marchandises hors transport international.

Cette distinction est importante car le fret peut ou non être intégré dans la valeur en douane selon l’Incoterm.

B.3. Frais principaux intégrés à la base douanière

Fret / Fret (DL)
Transport international jusqu’au point d’entrée.
Assurance
Assurance maritime, aérienne ou terrestre.
Total en Douane (DL)
Base utilisée pour le calcul des droits de douane.
Elle comprend généralement :
- Valeur marchandise
- Fret
- Assurance
Montant TVA Douanière
TVA calculée sur la base douanière augmentée des droits.
Montant Charge
Total des charges cumulées dans le dossier.

Rôle fonctionnel de la zone B

Cette zone :

Détermine la valeur légale de la marchandise
Sert de base aux calculs fiscaux
Alimente la répartition analytique des charges
Conditionne le coût de revient réel

C. Sans TVA

La zone C – Sans TVA regroupe les frais annexes liés à l’opération d’importation.

Ces charges peuvent être :

Non soumises à TVA
Déjà comptabilisées ailleurs
Traitées séparément de la TVA douanière

C.1. Droits et taxes

Taxe commune en douane
Droits et taxes douanières

Ces montants peuvent être :

Calculés automatiquement
Saisis manuellement selon la déclaration officielle

C.2. Frais logistiques et administratifs

Transport local
Commission bancaire
Magasinage
Timbrage
Transitaire
Autres déboursements

Rôle fonctionnel de la zone C

Ces frais :

Complètent le coût d’acquisition
Sont intégrés au coût de revient
Seront répartis sur les articles via la zone F

Ils représentent souvent une part significative du coût réel.

D. PV (Prix de Vente)

La zone D – PV relie le calcul d’importation à la stratégie commerciale.

Elle permet d’impacter automatiquement le prix de vente en fonction du nouveau coût calculé.

Paramètres disponibles

Affect PV (Oui/Non)
Active ou désactive la mise à jour automatique.
Mode Affect PV
Définit la règle de recalcul :
- Application d’un coefficient
- Conservation d’une marge fixe
- Recalcul automatique basé sur coût
Montant PV
Nouveau prix de vente proposé.

Rôle fonctionnel de la zone D

Elle permet :

De maintenir la cohérence entre coût réel et prix de vente
De protéger la marge commerciale
D’éviter les ventes à perte

Cette zone est stratégique dans un contexte de variation des coûts d’importation.

E. Ligne déclaration Douane

La zone E – Ligne déclaration Douane constitue la partie réglementaire et technique du dossier d’import.
Elle reprend le détail des articles déclarés auprès des services douaniers et sert de base au calcul des droits, taxes et à la répartition des charges.

Les lignes de déclaration, saisies manuellement à partir de la fiche de déclaration, regroupent les articles partageant la même combinaison de NGP et d’origine ; chaque ligne correspond ainsi à une position déclarative consolidée et non nécessairement à un article unique.

Description détaillée des colonnes

▪ Code article

Identifiant interne de l’article dans le système.
Il permet le rattachement aux fiches articles et aux mouvements de stock.

▪ NGP (Nomenclature Générale des Produits)

Code tarifaire douanier utilisé pour :

Déterminer le taux de droit applicable
Identifier le régime fiscal
Appliquer les accords préférentiels éventuels

⚠️ Une erreur dans le NGP entraîne :

Un calcul incorrect des droits
Un risque de non-conformité réglementaire

▪ Origine

Pays d’origine de la marchandise.

Cette donnée est essentielle pour :

L’application des accords commerciaux
La détermination du taux de droit
Les obligations statistiques

Le système peut proposer une valeur par défaut issue de la fiche article, mais elle reste modifiable.

▪ Taux droit

Taux de droit de douane appliqué à l’article.

Il peut être :

Récupéré automatiquement via le NGP
Saisi manuellement selon la déclaration officielle

Il s’applique généralement sur la base en douane (CIF).

▪ Montant en devise

Valeur déclarée de la ligne en devise étrangère.
Elle correspond généralement à :

Valeur unitaire × Quantité

Cette valeur est utilisée pour :

Calculer la conversion en devise locale
Déterminer la base de calcul des droits

▪ Montant DL

Montant converti en devise locale (DL) selon le taux de change défini en zone B.

Il constitue la base financière pour :

Le calcul des droits
La répartition des charges
Le calcul du coût final

▪ TVA

Montant ou taux de TVA applicable à la ligne.

La TVA à l’importation est généralement calculée sur :

Base en douane + Droits + Taxes

▪ Quantité

Quantité déclarée en douane pour l’article.

Elle est utilisée pour :

Le calcul du coût unitaire final
La répartition proportionnelle des charges
La cohérence avec les documents d’achat

▪ Document

Référence du document d’achat d’origine (facture, commande, réception).

Cette information permet :

La traçabilité
Le rapprochement entre déclaration et pièces commerciales

▪ Titre / Désignation

Libellé descriptif de l’article.

Il facilite :

Le contrôle visuel
La comparaison avec la déclaration officielle

Rôle de la zone E dans le processus

Cette section permet de :

Le calcul individualisé des droits
La détermination de la base taxable par article
La préparation de la répartition des charges

Elle constitue le lien entre :

Les données commerciales (documents d’achat)
Les obligations douanières
Le calcul du coût réel

La précision du NGP et de l’origine est cruciale pour éviter des erreurs fiscales.

F. Charge ligne document

La zone F – Charge ligne document constitue le cœur analytique du module de détermination de prix.

C’est dans cette section que s’effectue :

La consolidation des montants issus des zones B, C et E
La répartition automatique des charges communes
Le calcul du coût d’achat réel unitaire par article
Le contrôle final avant validation

Elle transforme les données commerciales et douanières en coût de revient exploitable pour le stock et la comptabilité.

F.1 Sélection et calcul

▪ Liste document

Ce champ permet de sélectionner le document d’achat à analyser.

Les documents proposés sont automatiquement chargés selon :

Les documents sélectionnés via le bouton de la zone A
Le fournisseur rattaché au dossier
Le paramétrage des classes de documents autorisées pour la détermination des prix

Ainsi, seuls les documents précédemment validés dans la zone A sont disponibles.

Cette sélection permet :

De filtrer les lignes concernées
D’analyser un document spécifique
De recalculer uniquement une partie du dossier si nécessaire

▪ Bouton à côté de « Liste document » (Charger les lignes)

Ce bouton permet de charger les lignes détaillées du document d’achat sélectionné dans le champ Liste document.

Lors de son activation, le système :

Récupère les lignes articles du document sélectionné
Les intègre dans le tableau analytique de la zone F
Met à jour les quantités, montants et bases de calcul
Prépare les données pour la répartition des charges

⚠️ Ce bouton doit être utilisé après la sélection du document à analyser.
Si plusieurs documents sont sélectionnés successivement, il convient de relancer le chargement afin d’actualiser les données.

▪ Lancer calcul

Le bouton Lancer calcul déclenche l’algorithme de répartition automatique des charges.

Lors de son exécution, le système :

Calcule le total des charges communes (zone C).
Identifie les lignes articles issues de la déclaration (zone E).
Applique la clé de répartition définie.
Affecte à chaque article sa part de charges.
Recalcule le coût unitaire final.

⚠️ Toute modification dans les zones B, C ou E nécessite un nouveau lancement du calcul.

▪ Total charge commune

Ce champ représente la somme totale des frais communs saisis dans la zone C, destinée à être répartie entre l’ensemble des articles déclarés.

Il inclut notamment :

Droits et taxes
Transport local
Frais bancaires
Magasinage
Transitaire
Autres déboursements

Ce montant constitue la base de répartition analytique.

▪ Clé de répartition

La méthode de répartition peut être basée sur :

✔ Valeur

Répartition proportionnelle au montant net de chaque article.

Formule simplifiée :

Charge article = (Montant net article / Total montants nets) × Total charges

Méthode recommandée lorsque les articles ont des valeurs unitaires différentes.

✔ Quantité

Répartition proportionnelle au nombre d’unités.

Charge article = (Quantité article / Quantité totale) × Total charges

Méthode adaptée lorsque les articles ont des valeurs similaires.

✔ Règle paramétrée

Clé définie dans le paramétrage du système, pouvant intégrer :

Poids
Volume
Catégorie d’article
Coefficient spécifique

Cette option offre une flexibilité avancée.

F.2 Détail analytique par article

Le tableau analytique affiche pour chaque article :

▪ Quantité

Nombre d’unités importées.

▪ Prix unitaire devise

Prix d’achat unitaire en devise étrangère.

▪ Prix unitaire DL

Prix unitaire converti en devise locale.

▪ Montant brut

Montant total avant remise :Quantité × Prix unitaire

▪ Remise

Remise commerciale appliquée.

▪ Montant net

Montant après remise.
Il constitue généralement la base de répartition.

▪ Assiette

Base de calcul utilisée pour :

Droits de douane
TVA
Répartition des charges

▪ Montant TVA

TVA calculée pour la ligne selon la base réglementaire.

▪ Droits et taxes

Montant des droits douaniers affectés à l’article.

▪ Charge commune

Part des charges communes imputée à l’article selon la clé choisie.

▪ Charge unitaire

Charge commune divisée par la quantité :Charge commune / Quantité

▪ Coût de revient final

Il correspond au coût d’achat réel unitaire :Prix unitaire DL

Droits et taxes unitaires
Charge commune unitaire

Ce coût est celui qui sera utilisé pour :

La valorisation du stock
Le calcul de marge
Les analyses financières

F.3 Boutons de contrôle

▪ Vérifier

Permet de contrôler :

L’équilibre des totaux
La cohérence entre montants répartis et total charge commune
L’absence d’écart d’arrondi
La complétude des informations obligatoires

Aucune validation n’est possible en cas d’anomalie.

▪ Valider

La validation :

Fige définitivement les montants calculés
Empêche toute modification sans annulation préalable
Rend le coût exploitable pour le stock et la comptabilité

Après validation, le dossier passe au statut supérieur.

▪ Fermer

Permet de quitter le dossiers, le dossier n’est pas validé, les données restent modifiables.

Rôle stratégique de la zone F

La zone F représente la finalité du module .Elle permet :

D’obtenir le coût d’achat réel unitaire exact
D’assurer une valorisation fiable du stock
D’alimenter correctement les écritures comptables
De sécuriser la marge commerciale
De fournir une base fiable pour les analyses de rentabilité

Elle constitue l’étape finale du processus de détermination de prix et le point de convergence entre :achat
douane , stock ,comptabilité et gestion commerciale

IV. Procédure d’importation

La création d’un dossier de détermination de prix (déclaration d’import) nécessite le respect de certaines préconditions ainsi que l’exécution d’une série d’étapes dans l’interface du module.

Cette procédure permet :

d’associer les documents d’achat au dossier d’import,
de saisir les informations douanières,
de répartir les charges,
et de calculer le coût de revient réel des articles importés.

IV.1 Préconditions

Avant de créer un dossier de détermination de prix, les éléments suivants doivent être disponibles dans le système :

1. Paramétrage du système

Le paramétrage décrit dans la section II – Paramétrage doit être correctement configuré, notamment :

Paramétrage des articles (NGP et origine)
Paramétrage des classes de documents
Activation de l’option « Affecte Dtr. Prix »

2. Existence des documents de déclaration douanière

Les documents contenant les informations douanières doivent être saisis dans le système afin de pouvoir les exploiter lors de la détermination de prix.

Ces documents permettent notamment de récupérer :

les lignes déclaratives
les codes NGP
les informations d’origine
les droits et taxes

Capture écran : document de déclaration douanière

3. Fournisseur avec devise définie

Le fournisseur associé à l’opération d’import doit être :

créé dans la base fournisseurs
associé à une devise étrangère

La devise du fournisseur sera utilisée pour :

la saisie des prix d’achat
la conversion des montants dans la devise locale.

4. Existence des documents d’achat

Les documents d’achat doivent exister dans le système et répondre aux conditions suivantes :

être paramétrés pour la détermination de prix
ne pas être déjà rattachés à une déclaration
contenir les lignes d’articles importés

Dans notre exemple, il s’agit d’un bon de commande fournisseur.

Capture écran : bon de commande fournisseur

IV.2 Étapes à suivre

La procédure de création et de traitement d’un dossier d’import se déroule selon les étapes suivantes.

Étape 1 : Accéder au module

Achat → Détermination des prix

Le système affiche alors la liste des dossiers d’import (déclarations douanières).

Étape 2 : Créer un nouveau dossier d’import

Dans l’interface de la liste des dossiers :

Cliquer sur le bouton Nouveau (+) afin de créer un nouveau dossier de détermination de prix.

Une nouvelle fiche de déclaration s’ouvre.

Étape 3 : Sélectionner le fournisseur

Dans la zone A – Facture Achat, sélectionner le fournisseur concerné par l’importation.

Cette sélection permet au système de :

filtrer les documents disponibles
récupérer la devise associée
préparer la liaison avec les documents d’achat.

Étape 4 : Sélectionner les documents d’achat

Cliquer sur le bouton situé à droite du champ N° facture.

Ce bouton ouvre une interface affichant :

la liste des documents d’achat du fournisseur sélectionné
les documents non encore rattachés à une déclaration

À partir de cette liste, l’utilisateur :

sélectionne les documents cibles
valide la sélection.

Remplissage automatique des informations

Après la sélection des documents, certaines informations sont récupérées automatiquement par le système, notamment :

le montant total d’achat
la devise
le taux de change
les lignes articles

Ces informations proviennent directement des documents d’achat sélectionnés.

Étape 5 : Saisir les informations complémentaires

L’utilisateur complète ensuite les informations nécessaires dans les zones :

Zone A : informations facture et déclaration
Zone B : informations de devise et taux de change
Zone C : frais et charges communes

Exemples d’informations à saisir :

numéro de facture
numéro de déclaration douanière
date de déclaration
frais de transport
assurance
autres charges liées à l’importation

Ces éléments sont indispensables pour déterminer correctement le coût rendu (landed cost) des articles importés, qui incluent la valeur des marchandises ainsi que les frais liés au transport, à l'assurance et aux droits de douane.

Les captures d'écran suivantes illustrent un exemple de données récupérées à partir d'une facture douanière .

Captures d'écran : exemple d'informations provenant de la facture douanière

Étape 6 : Saisir les lignes de déclaration

Les lignes de déclaration douanière doivent être saisies à partir du document de douane.

Chaque ligne de déclaration regroupe les articles partageant la même combinaison :

NGP
Origine

Capture écran : lignes du document de douane

Étape 7 : Sélectionner les documents analytiques

Dans la zone F – Charge ligne document, sélectionner les documents à analyser dans le champ :

Liste document

Capture écran

Étape 8 : Charger les lignes du document

Cliquer sur le bouton situé à côté de « Liste document » afin de :

charger les lignes des documents sélectionnés
afficher les articles dans le tableau analytique
préparer les données pour le calcul du coût.

Étape 9 : Calculer le coût

Une fois les informations saisies :

charges communes
droits et taxes
lignes déclaratives

Cliquer sur le bouton « Lancer calcul »

Cette opération permet :

de réaliser le mapping entre les lignes douanières et les lignes document
de répartir les charges communes
de calculer les droits et taxes par article
de déterminer le coût de revient final de chaque article.

Étape 10 : Vérifier les données

Cliquer sur le bouton :

« Vérifier »

Cette étape permet de contrôler :

la cohérence des données
la validité du mapping entre lignes douanières et lignes documents
l’absence d’erreurs de saisie ou de paramétrage.

La vérification doit être effectuée avant la validation finale du dossier.

Étape 11 : Valider la déclaration

Si la déclaration est correcte, cliquer sur « Valider »

Lors de la validation, le système :

fige les calculs effectués
met à jour les informations de coût dans la fiche article.

Les champs suivants peuvent être mis à jour :

CMP (Coût moyen pondéré)
CRP
Dernier prix d’achat
Dernier coût de production
Prix de vente

Remarque importante

Les documents utilisés pour la détermination de prix ne doivent pas :

affecter le CMP
affecter le DPA

Deux circuits d’achat doivent être définis dans le système :

Circuit 1

Calcul du coût basé sur :

les bons d’entrée validés
les documents de charge

Circuit 2

Calcul du coût basé sur :

la détermination de prix (dossier d’import).

Cette séparation permet d’assurer :

la cohérence du calcul des coûts
le bon fonctionnement du système
la fiabilité de la valorisation du stock.