Fournisseur

Ajout et Paramétrage d'un Fournisseur

Introduction Générale

La gestion efficace des fournisseurs est un pilier essentiel de la chaîne d’approvisionnement et de la comptabilité. Le module Fournisseurs de Dux ERP centralise toutes les informations relatives à vos partenaires commerciaux, simplifiant les processus d’achat, de paiement et de suivi. Ce manuel détaille étape par étape la création et la configuration d’un fournisseur, en exploitant les fonctionnalités avancées du système pour garantir précision, conformité fiscale et traçabilité.

Onglet 1 : Fiche Tiers

Description :
La Fiche Tiers est le cœur de la gestion des fournisseurs. Elle regroupe les données générales, professionnelles, financières et opérationnelles nécessaires pour interagir avec le fournisseur. Structurée en quatre parties et des onglets thématiques, elle permet une configuration granulaire adaptée à tous les types de partenariats.

Détails de l’interface

Première Partie :

Description :
Cette partie regroupe 4 onglets dynamiques pour saisir les informations fondamentales, historiques et financières du fournisseur. Ces onglets offrent une vue structurée et modulable, adaptée aux besoins spécifiques de chaque utilisateur.

1. Onglet "Général"

Description :
Cet onglet centralise les informations de base essentielles pour identifier et activer le fournisseur dans le système. Il sert de point de départ pour toute interaction future.

Éléments Configurables :

Type Tiers :
- Fonction : Définissez le profil du tiers (Fournisseur, Client, Prospect, etc.).
- Exemple : Sélectionnez "Fournisseur" pour activer les fonctionnalités d’achat.
Code :
- Règle : Code unique généré automatiquement (ex: FOUR-2024-567) ou personnalisable.
- Astuce : Utilisez un préfixe commun (ex: FOUR-) pour faciliter les recherches.
Intitulé :
- Format recommandé : Nom légal complet (ex: "SARL Tunisie Textile").
Actif :
- Utilité : Désactivez temporairement un fournisseur sans supprimer ses données.
Adresse :
- Obligatoire : Adresse principale pour les documents légaux.
Pays/Ville :
- Listes déroulantes : Harmonisez les formats géographiques.
Date Création :
- Automatique : Remplie à la validation de la fiche.
Devise :
- Impact : Détermine la devise des factures et paiements (ex: TND, EUR, USD).
Note :
- Exemple : "Fournisseur prioritaire – Contrat annuel en cours".

Bonnes Pratiques :

Vérifiez l’exactitude du Code et de l’Intitulé pour éviter les doublons.
Utilisez le champ Note pour ajouter des alertes (ex: "Livraison uniquement le vendredi").

2. Onglet "Autre"

Description :
Cet onglet complète les informations du fournisseur avec des données contextuelles liées à son activité, sa localisation et ses contraintes commerciales.

Détails de l’interface

Éléments :

Type Activité :
- Exemples : "Grossiste", "Fabricant", "Importateur".
Région :
- Utilité : Segmentez les fournisseurs par zone géographique (ex: "Nord", "Sud-Est").
Date Clôture :
- Fonction : Date de fin de partenariat (ex: 31/12/2025).
Stade Vente :
- Options : "Négociation", "Contrat signé", "En attente de réappro".
Prix Max/Prix Min :
- Règle : Définissez des plages pour bloquer les commandes hors budget.
- Exemple : Prix Min = 10 €,TND, Prix Max = 500 €.TND.
Dernier Prix :
- Automatique : Affiche le dernier prix payé pour un article fréquent.
N° Jour Alerte :
- Fonction : Délai avant rappel pour paiement (ex: 15 jours).
Assurant/Assuré :
- Cas d’usage : Indiquez si le fournisseur assure ses livraisons ou produits.

Bonnes Pratiques :

Mettez à jour le Dernier Prix après chaque commande pour des analyses cohérentes.
Utilisez Stade Vente pour suivre l’avancement des négociations.

3. Onglet "Historique"

Description :
Cet onglet retrace toutes les modifications majeures apportées au profil du fournisseur, offrant une traçabilité complète des évolutions.

Détails de l’interface

Éléments :

Date Transformation :
- Exemple : "15/03/2024 : Passage de 'Prospect' à 'Fournisseur Actif'".
Ancien Type Tier :
- Utilité : Conserve l’historique des statuts précédents.
Transformé Vers :
- Exemple : "Client" si le fournisseur devient également acheteur.

Fonctionnalités :

Filtres Chronologiques : Triez les modifications par date ou par type.
Export PDF : Générez un rapport d’historique pour audit.

Cas d’Usage :

Audit interne : Vérifiez qui a modifié le Type Tiers et à quelle date.
Analyse commerciale : Identifiez les fournisseurs récemment activés.

4. Onglet "Solde"

Description :
Cet onglet affiche une synthèse financière des dettes et crédits du fournisseur, organisée par exercice comptable et par station (si applicable).

Détails de l’interface

Éléments :

Tableau des Soldes :
- Colonnes : Exercice, Station, Montant Dû, Montant Payé, Solde Restant.
- Exemple :
  
  Exercice Station Montant Dû Solde Restant
  
  2023 Tunis 25 000 TND 5 000 TND

Exercice	Station	Montant Dû	Solde Restant
2023	Tunis	25 000 TND	5 000 TND

Fonctionnalités :

Alertes Automatiques : Recevez une notification si le solde dépasse un seuil défini.
Réconciliation : Cliquez sur un solde pour accéder aux factures correspondantes.

Bonnes Pratiques :

Consultez cet onglet avant de passer une nouvelle commande pour éviter les impayés.
Utilisez le filtre Station pour les entreprises multisites.

Synthèse des Onglets de la Première Partie

Onglet	Objectif Principal	Données Clés
Général	Identification de base	Code, Intitulé, Adresse, Devise
Autre	Contexte commercial et géographique	Prix Min/Max, Stade Vente, Région
Historique	Traçabilité des modifications	Dates, Anciens Statuts, Transformations
Solde	Surveillance financière	Soldes par exercice, Alertes, Graphiques

Deuxième Partie :

Description :
Cette partie regroupe 8 onglets fixes dédiés à la configuration avancée des paramètres professionnels, fiscaux, logistiques et relationnels du fournisseur. Ces onglets permettent de personnaliser les règles métiers, les conditions commerciales et les interactions avec le fournisseur.

1. Onglet "Information"

Description :
Cet onglet centralise les informations professionnelles et commerciales essentielles pour gérer les transactions et la comptabilité liées au fournisseur.