Gestion de Caisse

Introduction générale

La gestion de caisse est un pilier essentiel de Dux ERP, garantissant la fiabilité et la transparence des flux de trésorerie au sein de l’entreprise. Conforme aux exigences de la réglementation tunisienne (impression journalière, tenue du journal de caisse), ce module offre une interface unifiée pour :

Paramétrer les types et les caisses physiques ou virtuelles.
Enregistrer et valider tous les mouvements (encaissements, décaissements, transferts).
Assurer une traçabilité complète via l’historique de validation.
Fournir des reportings quotidiens et périodiques.

Intégrant des contrôles d’accès et des workflows de validation multi-niveaux, le module répond aux besoins des caissiers, responsables financiers et auditeurs.

8.1.1 Type de Caisse

Description

L’interface Type de Caisse permet de créer et de classifier les catégories de caisses (principale, annexe, mobile, restauration, etc.) selon les usages métiers. Chaque type peut être associé à des règles spécifiques (plafond légal, accès, périodicité de clôture).

Après création, ces types sont réutilisables dans toutes les caisses du système.

Cas pratique : Avant un événement commercial à Sfax, ouvrir un type « Caisse Salon Sfax 2025 » permet d’isoler ces opérations et de conserver la trace distincte par rapport à la caisse principale.

Détails de l’interface

Champs :

Champ	Description	Obligatoire
Code	Identifiant unique (max. 10 caractères, alphanumérique)	Oui
Libellé	Nom explicite (affiché dans les menus et listes déroulantes)	Oui

8.1.2 Gestion des Caisses

Description

Cette interface centralise :

Le paramétrage des caisses (identifiants, préfixes, responsables).
Le suivi en temps réel des fonds (solde initial, seuils de notification).
Les statuts d’ouverture et de clôture, avec inscription automatique dans le journal légal.
La gestion des droits par utilisateur.

Le responsable peut scanner un QR code ou saisir manuellement l’ouverture, déclenchant une validation possible par un superviseur.

Cas d’utilisation : Dans une boutique Djerba, la caisse annexe « Offres promotionnelles » est définie avec un fond initial de 2 000 TND et un seuil d’alerte de 500 TND. En dessous du seuil, un email est envoyé automatiquement au comptable.

Détails de l’interface

Champs et options :

Champ	Description	Obligatoire
Code	Identifiant unique de la caisse	Oui
Préfixe	Texte préfixé aux références de mouvement	Oui
Libellé	Nom clair de la caisse	Oui
Type	Sélection dans les types créés en 8.1.1	Oui
Caissier	Utilisateur responsable (sélection)	Non
Date Ouverture	Date/heure d’ouverture	Oui
Date Fermeture	Date/heure de clôture	Non
Fond de Caisse (TND)	Montant initial du fonds	Oui
Seuil (TND)	Valeur d’alerte	Non
Caisse Principale	Checkbox (indique la caisse consolidante)	Non
Caisse Resto	Checkbox (caisse dédiée restauration)	Non
Caisse Comptable	Checkbox (caisse pour services comptabilité)	Non
Clôturée	Checkbox statut de clôture	Non

Onglets :

Utilisateur : liste des utilisateurs habilités, seuils individuels, statut actif/inactif.
Informations & Autorisations : droits spécifiques (montant maximum, roles de validation).

8.1.3 Type de Mouvement

Description

Cette interface hérite de la configuration des moyens de paiement pour définir les catégories de mouvements de caisse :

Encaissements (clients, remboursements).
Décaissements (fournisseurs, frais divers).
Transferts (entre caisses, vers banque).

Chaque type de mouvement précise le sens (Entrée/Sortie) et, si besoin, la catégorie comptable, assurant une affectation automatique dans le grand livre.

Cas pratique : Affecter le type « Décaissement Fournisseur » avec sens Sortie et compte comptable 401 permet de générer directement les écritures pour la clôture mensuelle.

Détails de l’interface

8.1.4 Journal de Caisse

Description

Le Journal de Caisse constitue le registre légal (obligatoire en Tunisie) listant chronologiquement toutes les opérations. Il propose :

Des filtres par caisse, période, type de mouvement et statut de validation.
La consultation en ligne et l’export (PDF, CSV, impression papier).
L’option de reclassement d’entrées en cas d’erreur, avec workflow de validation.

Cas d’utilisation : À chaque fin de journée, le directeur financier filtre sur la caisse principale du 01/04/2025, valide les opérations, puis télécharge le journal en PDF pour l’archivage.

Détails de l’interface

Structure :

Liste des caisses | Code | Caissier | Ouverture | Clôture | Fond initial | Type | Fermée |
Détails par onglet :
- Encaissements (Date, Type, Montant, Observation, Bordereau)
- Décaissements (Date, Type, Montant, Observation)
- Dépenses (Date, Type, Montant, Observation)

Actions disponibles :

Valider (verrouillage définitif).
Valider + Alimentation (transfert vers caisse principale).
Rechercher (référence, libellé).

8.1.5 Historique Validation

Description

L’Historique Validation assure la traçabilité complète des validations d’opérations :

Date, heure, utilisateur saisie et utilisateur validateur.
Filtrage multi-critères (caisse, période).
Export et impression pour audit.

Cas pratique : L’auditeur interne extrait l’historique du mois d’avril pour vérifier la conformité des validations de dépenses supérieures à 1 000 TND.

Détails de l’interface

8.1.6 Mouvement de Caisse

Description

Interface d’enregistrement rapide d’un mouvement :

Saisie contextuelle (caisse, période).
Joindre une pièce justificative (facture, reçu).
Workflow de validation immédiat ou différé selon l’utilisateur.

Cas d’utilisation : Un fournisseur présente une facture de 2 500 TND. Le caissier sélectionne « Décaissement », joint la facture PDF, et soumet pour validation.

Détails de l’interface

Éléments :

Filtres en tête : caisse, devise, période.
Tableau : Date, Référence, Type, Montant, Libellé, Tiers, Pièce jointe.
Formulaire : caisse source/destination, type, date/heure, référence, libellé, montant, tiers, commentaire, pièce jointe.

8.1.7 Récapitulatif Global par Jour

Description

Cet écran synthétise les totaux journaliers pour chaque caisse, indispensable pour le pilotage quotidien :

Export Excel, PDF.

Cas pratique : Le service financier reçoit chaque matin un email avec le récapitulatif du jour précédent pour la caisse principale et analyse les écarts supérieurs à 100 TND.

Détails de l’interface