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Gestion des lots et emplacements

1. Contexte fonctionnel

La société PHARMA DISTRIBUTION TUNISIE, spécialisée dans la distribution de produits pharmaceutiques et parapharmaceutiques, doit garantir :

  • La traçabilité complète des produits
  • L’optimisation des stocks dans ses dépôts
  • La rotation correcte des produits sensibles (selon date d’expiration)
  • La localisation précise des produits pour la préparation des commandes et l’inventaire

Pour atteindre ces objectifs, le logiciel propose une double gestion :

  1. Gestion des lots : Chaque produit est suivi par lot,( identifié par un numéro unique et une date d’expiration) afin de contrôler la qualité et gérer les dates limites de consommation.
  2. Gestion des emplacements : Chaque produit peut être stocké dans un ou plusieurs emplacements, eux-mêmes identifiés par un code, un libellé et une station mère (dépôt).

Exemple concret :
Le médicament Paracétamol 500 mg peut être stocké dans plusieurs emplacements et lots :

Lot Date d’expiration Emplacement Quantité
LOT-PARA-001 01/03/2028 E001 (Rayon A1) 120
LOT-PARA-002 01/06/2028 E002 (Rayon A2) 80

Cette gestion combinée permet de :

  • Savoir exactement où se trouve chaque unité
  • Appliquer des règles de sortie automatiques (FIFO / FEFO)
  • Optimiser la rotation et limiter les pertes
  • Assurer une traçabilité complète pour les audits et rappels de produits

2. Objectifs du module

Le module Gestion des lots et emplacements permet de :

  1. Créer et paramétrer les lots et emplacements
  2. Suivre le stock précis par lot et emplacement
  3. Associer automatiquement les articles aux emplacements lors des réceptions et sorties
  4. Transformer les bons de commande en bons de réception ou livraison tout en respectant les lots et emplacements
  5. Saisir les inventaires détaillés par lot et par emplacement
  6. Générer des rapports fiables pour le suivi, la traçabilité et l’optimisation des stocks

3. Préconditions

Avant d’utiliser ce module, vérifier :

3.1. Droits utilisateur
  • Accès administrateur ou gestionnaire de stock
  • Droits sur : articles, achats, ventes, stock et emplacements
3.2. Configuration de base
Élément Valeur
Société PHARMA DISTRIBUTION
TVA 19%
Devise TND
3.3. Paramétrage de base
Élément Valeur
Unité Boîte
Famille Médicaments
Dépôt Pharmacie Centrale
Fournisseur LABO MED TUNIS
Client Pharmacie El Amal

4. Paramétrage initial (réalisé par l’administrateur)

4.1. paramétrage des emplacements

Chemin d’accès :
Gestion station > Paramétrage > Liste des emplacements
(Filtrer pour n’afficher que les emplacements)

Procédure :

  1. Cliquer sur Créer un nouvel emplacement
  2. Renseigner :
    • Code : identifiant unique (ex. E001)
    • Libellé : nom commercial ou fonctionnel (ex. Rayon A1)
    • Station mère : dépôt principal (ex. Pharmacie Centrale)
    • Type : emplacement
  3. Enregistrer

Exemple :

Code Libellé Station mère Type
E001 Rayon A1 Pharmacie Centrale emplacement
E002 Rayon A2 Pharmacie Centrale emplacement

Astuce : Vérifier la cohérence des codes et libellés pour éviter les doublons.

4.2. Paramétrage des articles

Chemin : Catalogue > Paramétrage Articles > Catalogue des produits

Chemin : Catalogue > Paramétrage Article > Catalogue des produits

Procédure :

  • Accéder à la fiche article
  • Choisir le mode de suivi : lot + emplacement 
  • Le bouton « Lot » est activé automatiquement dès que le mode de suivi du stock est défini sur « Par lot » dans la fiche article.
  • Sélectionner le modèle de lot défini
  • Enregistrer

L’association aux emplacements et aux lots se fait automatiquement lors des mouvements (réception ou livraison)

4.3. Paramétrage des documents 

Chemin : Paramétrage > Configuration des pièces

Paramètre Action
Répertoire d’achat (entrée stock) Activée  l'option "répertoire d'achat" dans l'interface de configuration des documents/paramètre ligne document
Utiliser répertoire d’achat (sortie stock) Activée l'option "utilise répertoire d'achat"  dans l'interface de configuration des documents/ paramètre ligne document
4.4. Paramétrage complémentaire (gestion automatique)

Pour activer la gestion automatique des lots en vente :

  • Activer le remplissage automatique des quantités
    • Chemin : Paramétrage Dux > Paramétrage document

      Activer le remplissage automatique des quantités.png
  • Paramétrer le variant lot de type date  dans modèle lot :
    • Cocher is type sortie
    • Choisir type de sortie souhaité : exemple FIFO
  • Cocher is alerte pour activer les alertes d’expiration qui s'affiche dans l'interface (Stock > gestion de stock>stock lot expiration)

Paramétrer le variant lot de type date  dans modèle lot.png

5. Cas pratique : Gestion d’un article par lot et emplacement

5.1. Étape 1 : Création des variants lot

Chemin : Catalogue > Variant lot > Liste des variants lot

Créer les variants suivants :

Variant 1 : Numéro de lot

Catégorie     Variant
Nom Num_Lot
Catégorie     Variant
Type Texte
variant lot 1.PNG

Variant 2 : Date d’expiration

Champ Valeur
Nom     Date Exp
Catégorie     Variant
Type Date
variant lot 2.PNG
5.2. Étape 2 : Création du modèle de lot

Chemin : Catalogue > Variant lot > Modèle lot

  1. Créer un modèle de lot
  2. renseigner  code et libellé souhaité 
  3. Ajouter les variants lot :
        • Num_Lot
        • Date Exp
  4. Enregistrer

modele lot.PNG

5.3. Étape 3 : Création de l’article

Chemin : Catalogue > Paramétrage Article > Catalogue des produits

ChampValeur
CodePARA-500 LOT EMP 
LibelléParacétamol 500 mg
FamilleMédicaments
UnitéBoîte
Mode de suiviPar lot +emplacement 
Stock initial0

👉Sélectionner et associer un modèle de lot à l’article, puis activer ce modèle afin d’initialiser le mécanisme de suivi par lot

image.png

5.4. Étape 4 : Réception avec transformation de bon de commande

Chemin : Achats > Bon de commande fournisseur

Procédure :

  1. Créer un bon de commande fournisseur
  2. Valider le bon (le stock n’est pas touché)
  3. Transformer en bon de réception
  4. Saisir les quantités par lot et par emplacement
  5. Valider la ligne et le document

Exemple :

Article Lot Emplacement Quantité
PARA-500 LOT-PARA-001 E001 (Rayon A1) 120
PARA-500 LOT-PARA-002 E002 (Rayon A2) 80
5.5. Étape 5 : Ajout direct d’un document d’achat ou de vente

Principe :
Permet de créer directement un bon de réception ou un bon de livraison sans passer par un bon de commande, tout en respectant la gestion des lots et emplacements.

Procédure :

  1. Accéder au module Achats ou Ventes
  2. Créer le document (bon de réception ou bon de livraison)
  3. Ajouter l’article
  4. Saisir la quantité
  5. L’écran de saisie des lots et emplacements s’affiche
  6. Sélectionner le lot et l’emplacement
  7. Valider la ligne et le document
5.6. Étape 6 : Étape 6 : Vente avec sélection du lots et emplacements 

Chemin : Ventes > Bon de livraison

Procédure :

  1. Créer le bon de livraison
  2. Sélectionner l’article
  3. Choisir le lot et l’emplacement
  4. Saisir la quantité à livrer
  5. Valider la ligne et le document

Exemple :

Article Lot Emplacement Quantité livrée
PARA-500 LOT-PARA-001 E001 50
PARA-500 LOT-PARA-002 E002 20
5.7. Règles de gestion
  • La quantité totale par lot et emplacement doit correspondre à la quantité du document
  • La sélection des lots et emplacements est obligatoire
  • Seuls les lots et emplacements actifs peuvent être utilisés
  • Pour les sorties : la quantité ne peut dépasser le stock disponible
  • Le système peut proposer automatiquement des lots ou emplacements selon la disponibilité et les règles de gestion (FIFO / FEFO)
  • Il est possible de répartir une quantité sur plusieurs lots ou emplacements
5.8. Inventaire par lot et emplacement

Chemin : Stock > Gestion Inventaire > Inventaire

Procédure :

  1. Créer un inventaire
  2. Générer les lignes par lot et emplacement
  3. Saisir les quantités réelles
  4. Enregistrer et valider

Exemple :

Article Lot Emplacement Entrée Sortie Stock
PARA-500 LOT-PARA-001 E001 120 50 70
PARA-500 LOT-PARA-002 E002 80 20 60

6. Synthèse : Cycle de vie

Étape Action Résultat
Création article Activer suivi par lot et emplacement PARA-500 EMP
Réception 1 Transformation BC → BR avec saisie lot et emplacement 120 E001 / 80 E002
Réception 2 Ajout direct 50 E001
Livraison Sélection lot et emplacement 50 E001 / 20 E002
Stock final Calcul automatique E001 : 120, E002 : 60
Inventaire Saisie quantités réelles Ajustement si nécessaire

7. Avantages du module

N° Bénéfice Description
1 Traçabilité complète Suivi des mouvements par lot et emplacement
2 Gestion des dates d’expiration FIFO / FEFO automatisé
3 Localisation rapide Chaque produit est localisé avec précision
4 Stock fiable Quantité exacte par lot et emplacement
5 Processus simplifié Transformation BC → BR/BL automatique
6 Inventaire détaillé Saisie ligne par ligne, lot par lot, emplacement par emplacement

8. Points clés à retenir

  • Activer le suivi lot et emplacement dans la fiche article
  • L’association se fait automatiquement lors des mouvements
  • Les sorties respectent les quantités disponibles par lot et emplacement
  • Les inventaires se font par lot et emplacement pour une traçabilité complète
  • La transformation des bons unifie les processus d’achat et vente et réduit les erreurs
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