Gestion des lots et emplacements

1. Contexte fonctionnel

La société PHARMA DISTRIBUTION TUNISIE, spécialisée dans la distribution de produits pharmaceutiques et parapharmaceutiques, doit garantir :

• La traçabilité complète des produits
• L’optimisation des stocks dans ses dépôts
• La rotation correcte des produits sensibles (selon date d’expiration)
• La localisation précise des produits pour la préparation des commandes et l’inventaire

Pour atteindre ces objectifs, le logiciel propose une double gestion :

1. Gestion des lots : Chaque produit est suivi par lot,( identifié par un numéro unique et une date d’expiration) afin de contrôler la qualité et gérer les dates limites de consommation.
2. Gestion des emplacements : Chaque produit peut être stocké dans un ou plusieurs emplacements, eux-mêmes identifiés par un code, un libellé et une station mère (dépôt).

Exemple concret :
Le médicament Paracétamol 500 mg peut être stocké dans plusieurs emplacements et lots :

Cette gestion combinée permet de :

• • Savoir exactement où se trouve chaque unité
  • Appliquer des règles de sortie automatiques (FIFO / FEFO)
  • Optimiser la rotation et limiter les pertes
  • Assurer une traçabilité complète pour les audits et rappels de produits

2. Objectifs du module

Le module Gestion des lots et emplacements permet de :

1. 1. Créer et paramétrer les lots et emplacements
   2. Suivre le stock précis par lot et emplacement
   3. Associer automatiquement les articles aux emplacements lors des réceptions et sorties
   4. Transformer les bons de commande en bons de réception ou livraison tout en respectant les lots et emplacements
   5. Saisir les inventaires détaillés par lot et par emplacement
   6. Générer des rapports fiables pour le suivi, la traçabilité et l’optimisation des stocks

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3. Préconditions

Avant d’utiliser ce module, vérifier :

3.1. Droits utilisateur

• • Accès administrateur ou gestionnaire de stock
  • Droits sur : articles, achats, ventes, stock et emplacements

3.2. Configuration de base

3.3. Paramétrage de base

4. Paramétrage initial (réalisé par l’administrateur)

4.1. paramétrage des emplacements

Chemin d’accès :
Gestion station > Paramétrage > Liste des emplacements
(Filtrer pour n’afficher que les emplacements)

Procédure :

1. 1. Cliquer sur Créer un nouvel emplacement
   2. Renseigner :
      • Code : identifiant unique (ex. E001)
      • Libellé : nom commercial ou fonctionnel (ex. Rayon A1)
      • Station mère : dépôt principal (ex. Pharmacie Centrale)
      • Type : emplacement
   3. Enregistrer

Exemple :

Astuce : Vérifier la cohérence des codes et libellés pour éviter les doublons.

4.2. Paramétrage des articles

Chemin : Catalogue > Paramétrage Article > Catalogue des produits

Procédure :

• • Accéder à la fiche article
  • Choisir le mode de suivi : lot + emplacement 
  • Le bouton « Lot » est activé automatiquement dès que le mode de suivi du stock est défini sur « Par lot » dans la fiche article.
  • Sélectionner le modèle de lot défini
  • Enregistrer

L’association aux emplacements et aux lots se fait automatiquement lors des mouvements (réception ou livraison)

4.3. Paramétrage des documents 

Chemin : Paramétrage > Configuration des pièces

4.4. Paramétrage complémentaire (gestion automatique)

Pour activer la gestion automatique des lots en vente :

Activer le remplissage automatique des quantités Chemin : Paramétrage Dux > Paramétrage document

Paramétrer le variant lot de type date  dans modèle lot : Cocher is type sortie Choisir type de sortie souhaité : exemple FIFO Cocher is alerte pour activer les alertes d’expiration qui s'affiche dans l'interface (Stock > gestion de stock>stock lot expiration)

5. Cas pratique : Gestion d’un article par lot et emplacement

5.1. Étape 1 : Création des variants lot

Chemin : Catalogue > Variant lot > Liste des variants lot

Créer les variants suivants :

Variant 1 : Numéro de lot

Variant 2 : Date d’expiration

Champ Valeur Nom     Date Exp Catégorie     Variant Type Date

5.2. Étape 2 : Création du modèle de lot

Chemin : Catalogue > Variant lot > Modèle lot

1. 1. Créer un modèle de lot
   2. renseigner  code et libellé souhaité 
   3. Ajouter les variants lot :
      • • • Num_Lot
          • Date Exp
   4. Enregistrer

5.3. Étape 3 : Création de l’article

Chemin : Catalogue > Paramétrage Article > Catalogue des produits

👉Sélectionner et associer un modèle de lot à l’article, puis activer ce modèle afin d’initialiser le mécanisme de suivi par lot

Procédure :

• • Accéder à la liste des articles*
  • cliquer sur "nouveau "
  • renseigner les informations 
  • Choisir le mode de suivi : lot + emplacement 
  • Le bouton « Lot » est activé automatiquement dès que le mode de suivi du stock est défini sur « Par lot » dans la fiche article.
  • Sélectionner le modèle de lot défini
  • Enregistrer le modèle de lot 
  • Enregistrer l'article 

5.4. Étape 4 : Réception avec transformation de bon de commande

Chemin : Achats > Bon de commande fournisseur

5.4.1 ajout de bon e commande 

Procédure :

1. 1. Créer un bon de commande fournisseur
   2. choisir l'article souhaité  avec qte =200
   3. Valider le bon (le stock n’est pas touché)

5.4.2 Réception avec saisie du lot :

1. 1. accéder bon de commande fournisseur créer 
   2. Transformer en bon de réception
   3. Saisir les quantités par lot et par emplacement
   4. Valider la ligne et le document

Exemple :

Interface de saisie des lots et emplacements

L’écran ci-dessous s’affiche lors de la transformation du bon de commande fournisseur en bon de réception. Il permet de saisir les informations de lot ainsi que les quantités associées

👉 Vérification :
La somme des quantités (120 + 80) = 200 ✔ 

(La cellule s’affiche en vert si le résultat est correct, sinon elle devient rouge.)

Lors de l’utilisation de plusieurs lots :

• • Le système ajoute automatiquement une ligne de document pour chaque lot sélectionné
  • Chaque ligne contient :
    • Le même article
    • Un lot différent
    • La quantité correspondante

5.5. Étape 5 : Ajout direct d’un document d’achat ou de vente

Principe :
Permet de créer directement un bon de réception ou un bon de livraison sans passer par un bon de commande, tout en respectant la gestion des lots et emplacements. (deux interface  successive s'affiche : l’écran de saisie des emplacement  et l’écran de saisie des lots )

Procédure :

1. Accéder au module Achats ou Ventes
2. Créer le document (bon de réception ou bon de livraison)
3. Ajouter l’article
4. Saisir la quantité
5. L’écran de saisie des emplacement s’affiche automatiquement

• • • • choisir l'emplacement 
      • saisir la qte  
      • Valider l’interface de saisie des emplacements 

 6. L’écran de saisie des lots s’affiche automatiquement

7.Renseigner les informations du lot :

• • Numéro de lot
  • Date d’expiration

8. Valider l’interface de saisie des lots

9. Valider la ligne du document

10. Valider  le document

5.6. Étape 6 : Étape 6 : Vente avec sélection du lots et emplacements 

Chemin : Ventes > bon de commande 

Procédure :

• Étape 1 : Création du bon de commande
  • Créer un bon de commande client avec une quantité de 70.
• Étape 2 : Transformation en bon de livraison
  • Transformer le bon de commande en bon de livraison client.
• Étape 3 : Répartition des quantités
  • Dans l’interface de transformation affichée :

• Répartir la quantité selon les emplacements ou les lots disponibles

  • 👉 L’écran de transformation permet de sélectionner les lots et stock à utiliser pour la sortie de stock.
• Étape 4 : valider l'interface de transformation affiché 
• Étape 5 : valider document BL client 

Exemple de répartitions  vente :

L’écran ci-dessous s’affiche L’écran de transformation du bon de commande client en bon de livraison. Il permet de sélectionner les lots et emplacement  à utiliser pour la sortie de stock

5.7. Règles de gestion

• La quantité totale par lot et emplacement doit correspondre à la quantité du document
• La sélection des lots et emplacements est obligatoire
• Seuls les lots et emplacements actifs peuvent être utilisés
• Pour les sorties : la quantité ne peut dépasser le stock disponible
• Le système peut proposer automatiquement des lots ou emplacements selon la disponibilité et les règles de gestion (FIFO / FEFO)
• Il est possible de répartir une quantité sur plusieurs lots ou emplacements

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5.7.Suivi de stock et traçabilité

Chemin :  stock détaillé

Détail de l'interface 

description de l'interface 

Dans le cas d’une gestion combinée,(lot +emplacements ) , le stock est détaillé à un niveau plus fin :

Article	Lot	Emplacement	Entrée	Sortie	Stock
PARA-500 LOT EMP	LOT-PARA-001	E001 (Rayon A1)	120	50	70
PARA-500 LOT EMP	LOT-PARA-003	E001 (Rayon A1)	70	0	70
PARA-500 LOT EMP	LOT-PARA-002	E002 (Rayon A2)	80	20	60

Lecture du tableau

• Entrée : Quantité reçue (achat ou ajustement positif)
• Sortie : Quantité livrée (vente ou ajustement négatif)
• Stock : Quantité restante

👉 Vérification :

• LOT-001 → 120 - 50 = 70 ✔
• LOT-002 → 80 - 20 = 60 ✔

5.8. Inventaire par lot et emplacement

Chemin : Stock > Gestion Inventaire > Inventaire lot emplacement 

Détail de  l'interface 

Description de  l'interface 

Procédure d’inventaire (lot et emplacement)

1. Accéder à l’interface « Inventaire lot emplacement »
2. Cliquer sur Créer un inventaire
3. Sélectionner la station : Pharmacie Centrale
4. Ajouter les articles à inventorier :
   • Cliquer sur « Choisir article inexistant » pour sélectionner un ou plusieurs articles
   • Ou cliquer sur « Import article » pour importer l’ensemble des articles
5. L’interface « Choix article » s’affiche :
   • Sélectionner l’article souhaité
   • Valider
6. L’article est ajouté avec ses informations de stock détaillées par :
   • Lot
   • Emplacement
7. Saisir les quantités réelles constatées pour chaque ligne (lot + emplacement)
8. modifier si nécessaire l'emplacement 
10. Cliquer sur Enregistrer pour sauvegarder la saisie
11. Cliquer sur Vérifier :
    • Les lignes sont colorées pour indiquer les écarts éventuels
12. Valider l’inventaire :

• Cliquer sur le bouton « Valider »
• Saisir le mot de passe utilisateur pour confirmer

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Résultat :
Le système met à jour automatiquement le stock disponible par lot et par emplacement, en fonction des quantités réelles saisies.

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Remarque :
Cette procédure garantit une correction précise des écarts de stock et assure une traçabilité complète des ajustements.

Exemple :

Article	Lot	Emplacement (théorique )	QTE théorique	QTE réel	Emplacement (réel )
PARA-500 LOT EMP	LOT-PARA-001	E001 (Rayon A1)	70	à saisir	E001   modifiable
PARA-500 LOT EMP	LOT-PARA-003	E001 (Rayon A1)	70	à saisir	E001 modifiable
PARA-500 LOT EMP	LOT-PARA-002	E002 (Rayon A2)	60	à saisir	E002 modifiable

6. Synthèse : Cycle de vie

7. Avantages du module

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8. Points clés à retenir

• Activer le suivi lot et emplacement dans la fiche article
• L’association se fait automatiquement lors des mouvements
• Les sorties respectent les quantités disponibles par lot et emplacement
• Les inventaires se font par lot et emplacement pour une traçabilité complète
• La transformation des bons unifie les processus d’achat et vente et réduit les erreurs