Gestion des lots
1. Contexte fonctionnel
La société PHARMA DISTRIBUTION TUNISIE, spécialisée dans la distribution de produits pharmaceutiques et parapharmaceutiques, commercialise des produits sensibles nécessitant une traçabilité rigoureuse.
Ces produits sont réceptionnés en lots, chaque lot étant identifié par :
- Un numéro de lot
- Une date d’expiration
Exemple : le médicament Paracétamol 500 mg peut être reçu en plusieurs lots distincts selon les livraisons et date d’expiration
1.1. Sans une gestion par lot, l'entreprise serait confrontée à plusieurs difficultés :
- Impossibilité de tracer l’origine des produits vendus
- Difficulté à gérer les dates d’expiration
- Risque de vendre des produits expirés
- Impossibilité d’effectuer un rappel ciblé en cas de problème qualité
- Gestion imprécise des stocks (absence de distinction entre lots)
1.2. Objectif de cet exemple
Démontrer, à travers un cas pratique concret, comment le logiciel permet de :
- Gérer un article avec suivi par lot
- Enregistrer les entrées de stock avec numéro de lot
- Gérer les dates d’expiration
- Appliquer une logique de sortie (FIFO / FEFO)
- Assurer une traçabilité complète des mouvements
1.3. Cas concret
Le produit PARA-500 (Paracétamol 500 mg) est un article géré par lot.
- Aucun stock initial
- Les lots sont créés lors des réceptions
- Les prix sont définis à l’achat
Note importante :
Chaque lot possède sa propre date d’expiration, mais le prix reste identique pour tous les lots dans cet exemple.
2. Préconditions
Avant de commencer, vérifier les éléments suivants :
2.1. Droits utilisateur
- Accès administrateur ou gestionnaire de stock
- Droits sur : articles, achats, ventes, stock
2.2. Configuration de base
| Élément | Valeur |
|---|---|
| Société | PHARMA DISTRIBUTION |
| TVA | 19% |
| Devise | TND |
| Unité |
Boîte |
| Famille | Boîte |
| Dépôt principal | Pharmacie Centrale |
| Fournisseur | LABO MED TUNIS |
| Client | Pharmacie El Amal |
3. Paramétrage initial (réalisé par l’administrateur)
3.1. Paramétrage des lots
Un lot est défini à partir de variants lot suivants :
- Numéro de lot
- Date d’expiration
Un modèle de lot est ensuite créé en regroupant ces variants.
3.2. Paramétrage des articles
Chemin : Catalogue > Paramétrage Article > Catalogue des produits
Procédure :
- Accéder à la fiche article
- Choisir le mode de suivi : Par lot
- Le bouton « Lot » est activé automatiquement dès que le mode de suivi du stock est défini sur « Par lot » dans la fiche article.
- Sélectionner le modèle de lot défini
- Enregistrer
3.3. Paramétrage des documents
Chemin : Paramétrage > Configuration des pièces
| Paramètre | Action |
|---|---|
| Répertoire d’achat (entrée stock) | Activée l'option "répertoire d'achat" dans l'interface de configuration des documents/paramètre ligne document |
| Utiliser répertoire d’achat (sortie stock) | Activée l'option "utilise répertoire d'achat" dans l'interface de configuration des documents/ paramètre ligne document |
Paramétrage complémentaire (gestion automatique)
Pour activer la gestion automatique des lots en vente :
- Activer le remplissage automatique des quantités
- Chemin : Paramétrage Dux > Paramétrage document
- Paramétrer le variant lot de type date d’expiration :
- Cocher is type sortie
- Choisir type de sortie : FEFO
- Cocher is alerte pour activer les alertes d’expiration
4. Cas pratique : Gestion d’un article avec lot
4.1. Étape 1 : Création des variants lot
Chemin : Catalogue > Variant lot > Liste des variants lot
Créer les variants suivants :
Variant 1 : Numéro de lot
| Champ | Valeur |
|---|---|
| Nom | Num_Lot |
| Type | Texte |
Variant 2 : Date d’expiration
| Champ | Valeur |
|---|---|
| Nom | Date Exp |
| Type | Date |
4.2. Étape 2 : Création du modèle de lot
Chemin : Catalogue > Variant lot > Modèle lot
- Créer un modèle de lot
- Ajouter les variants :
- Num_Lot
- Date Exp
- Enregistrer
4.3. Étape 3 : Création de l’article
| Champ | Valeur |
|---|---|
| Code | PARA-500 |
| Libellé | Paracétamol 500 mg |
| Famille | Médicaments |
| Unité | Boîte |
| Mode de suivi | Par lot |
| Stock initial | 0 |
👉 Associer le modèle de lot à l’article
4.4. Étape 4 : Achat avec création de lot
4.4.1 Création du bon de commande
| Fournisseur | LABO MED TUNIS |
| Article | PARA-500 |
| Quantité | 200 |
4.4.2 Réception avec saisie du lot
| Champ | Valeur |
|---|---|
| Lot | LOT-PARA-001 |
| Date expiration | 01/03/2028 |
| Quantité | 200 |
4.4.3 Résultat stock
| Lot | Quantité | Prix |
|---|---|---|
| LOT-PARA-001 | 200 | 5,000 TND |
4.5. Étape 5 : Deuxième réception
| Lot | Quantité | Date expiration |
|---|---|---|
| LOT-PARA-002 | 150 | 01/06/2028 |
👉 Stock total : 350 unités
4.6. Étape 6 : Vente avec sélection du lot
| Article | Lot | Quantité |
|---|---|---|
| PARA-500 | LOT-PARA-001 | 50 |
👉 Stock après vente :
| Lot | Quantité restante |
|---|---|
| LOT-PARA-001 | 150 |
| LOT-PARA-002 | 150 |
4.7. Étape 7 : Gestion automatique FEFO
Le système :
- Propose automatiquement le lot avec date d’expiration la plus proche
- Optimise la rotation du stock
- Réduit les pertes
4.8. Étape 8 : Suivi et traçabilité
| Lot | Entrée | Sortie | Stock |
|---|---|---|---|
| LOT-PARA-001 | 200 | 50 | 150 |
| LOT-PARA-002 | 150 | 0 | 150 |
4.9. Étape 9 : Inventaire par lot
| Lot | Stock théorique | Stock réel | Écart |
|---|---|---|---|
| LOT-PARA-001 | 150 | 148 | -2 |
| LOT-PARA-002 | 150 | 150 | 0 |
👉 Ajustement :
- Correction : -2 unités
- Stock final : 298 unités
5. Synthèse : Cycle de vie
| Étape | Résultat |
|---|---|
| Création article | PARA-500 créé |
| Achat 1 | 200 unités |
| Achat 2 | 150 unités |
| Vente | -50 unités |
| Inventaire | -2 unités |
| Stock final | 298 unités |
6. Avantages de la gestion par lot
| N° | Bénéfice | Description |
|---|---|---|
| 1 | Traçabilité | Suivi complet par lot |
| 2 | Qualité | Gestion des dates d’expiration |
| 3 | Sécurité | Rappel ciblé |
| 4 | Stock fiable | Quantités précises |
| 5 | Conformité | Respect des normes |
7. Points clés à retenir
| N° | Point clé |
|---|---|
| 1 | Chaque lot est identifié par un numéro unique |
| 2 | La date d’expiration est obligatoire |
| 3 | Le système applique FIFO/FEFO automatiquement |
| 4 | Les ventes nécessitent la sélection du lot |
| 5 | La traçabilité est complète |
| 6 | L’inventaire se fait par lot |
| 7 | Le stock est consolidé au niveau article |