Gestion des lots

1. Contexte fonctionnel

La société PHARMA DISTRIBUTION TUNISIE, spécialisée dans la distribution de produits pharmaceutiques et parapharmaceutiques, commercialise des produits sensibles nécessitant une traçabilité rigoureuse.

Ces produits sont réceptionnés en lots, chaque lot étant identifié par :

• Un numéro de lot 
• Une date d’expiration

Exemple : le médicament Paracétamol 500 mg peut être reçu en plusieurs lots distincts selon les livraisons et date d’expiration

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1.1. Sans une gestion par lot, l'entreprise serait confrontée à plusieurs difficultés :

• Impossibilité de tracer l’origine des produits vendus
• Difficulté à gérer les dates d’expiration
• Risque de vendre des produits expirés
• Impossibilité d’effectuer un rappel ciblé en cas de problème qualité
• Gestion imprécise des stocks (absence de distinction entre lots)

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1.2. Objectif de cet exemple

Démontrer, à travers un cas pratique concret, comment le logiciel permet de :

• Gérer un article avec suivi par lot
• Enregistrer les entrées de stock avec numéro de lot
• Gérer les dates d’expiration
• Appliquer une logique de sortie (FIFO / FEFO)
• Assurer une traçabilité complète des mouvements

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1.3. Cas concret

Le produit PARA-500 (Paracétamol 500 mg) est un article géré par lot.

• Aucun stock initial
• Produit géré par lot
• Les lots sont créés lors des réceptions
• Réceptions multiples avec différents lots
• Prix identique pour tous les lots
• Les prix sont définis à l’achat

Note importante :
Chaque lot possède sa propre date d’expiration, mais le prix reste identique pour tous les lots dans cet exemple.

2. Préconditions

Avant de commencer, vérifier les éléments suivants :

2.1. Droits utilisateur

• Accès administrateur ou gestionnaire de stock
• Droits sur : articles, achats, ventes, stock

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2.2. Configuration de base

2.3. Paramétrage de base

• Unité : Boîte
• Famille : Médicaments
• Dépôt : Pharmacie Centrale
• Fournisseur : LABO MED TUNIS
• Client : Pharmacie El Amal

3. Paramétrage initial (réalisé par l’administrateur)

3.1. Paramétrage des lots

Un lot est défini à partir de variants lot suivants :

• Numéro de lot
• Date d’expiration

Un modèle de lot est ensuite créé en regroupant ces variants.

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3.2. Paramétrage des articles

Chemin : Catalogue > Paramétrage Article > Catalogue des produits

Procédure :

• Accéder à la fiche article
• Choisir le mode de suivi : lot
• Le bouton « Lot » est activé automatiquement dès que le mode de suivi du stock est défini sur « Par lot » dans la fiche article.
• Sélectionner le modèle de lot défini
• Enregistrer

3.3. Paramétrage des documents

Chemin : Paramétrage > Configuration des pièces

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Paramétrage complémentaire (gestion automatique)

Pour activer la gestion automatique des lots en vente :

Activer le remplissage automatique des quantités Chemin : Paramétrage Dux > Paramétrage document

Paramétrer le variant lot de type date  dans modèle lot : Cocher is type sortie Choisir type de sortie souhaité : exemple FIFO Cocher is alerte pour activer les alertes d’expiration qui s'affiche dans l'interface (Stock > gestion de stock>stock lot expiration)

4. Cas pratique : Gestion d’un article avec lot

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4.1. Étape 1 : Création des variants lot

Chemin : Catalogue > Variant lot > Liste des variants lot

Créer les variants suivants :

Variant 1 : Numéro de lot

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Variant 2 : Date d’expiration

Champ Valeur Nom     Date Exp Catégorie     Variant Type Date

4.2. Étape 2 : Création du modèle de lot

Chemin : Catalogue > Variant lot > Modèle lot

1. Créer un modèle de lot
2. renseigner  code et libellé souhaité 
3. Ajouter les variants lot :
   • • • Num_Lot
       • Date Exp
4. Enregistrer

4.3. Étape 3 : Création de l’article

👉Sélectionner et associer un modèle de lot à l’article, puis activer ce modèle afin d’initialiser le mécanisme de suivi par lot

4.4. Étape 4 : Achat avec création de lot

4.4.1 Création du bon de commande

•  Fournisseur : LABO MED TUNIS
•  Article  :PARA-500
•  Quantité  : 200
• Prix :5,000 TND

Interface de bon de commande enregistrer dans le système 

4.4.2 Réception avec saisie du lot :

Interface de saisie des lots et emplacements

L’écran ci-dessous s’affiche lors de la transformation du bon de commande fournisseur en bon de réception. Il permet de saisir les informations de lot ainsi que les quantités associées

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Description de l’interface

Cette interface, intitulée « Saisie des lots et des emplacements », permet de :

• Affecter un ou plusieurs lots à l’article réceptionné
• Répartir les quantités par lot
  

Règles de gestion

Lors de la saisie, les règles suivantes doivent être respectées :

• La quantité totale saisie doit être égale à la quantité à réceptionner
• La saisie du numéro de lot est obligatoire
• La date d’expiration doit être renseignée pour chaque lot
• Il est possible de saisir plusieurs lots pour un même article

Exemple de saisie (cas simple)

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Exemple de saisie (multi-lots)

👉 Vérification :
La somme des quantités (120 + 80) = 200 ✔

4.4.3 Résultat stock

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4.5. Étape 5 : Deuxième réception

👉 Stock total : 350 unités

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4.6. Étape 6 : Vente avec sélection du lot

Ajouter un bon de commande client  et transformer en bon de livraison client et selon le paramétrage souhaité  

👉 Stock après vente :

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4.7. Étape 7 : Gestion automatique FIFO

Le système :

• Propose automatiquement le lot avec date d’expiration la plus proche
• Optimise la rotation du stock
• Réduit les pertes

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4.8. Étape 8 : Suivi de stock et traçabilité

Chemin : Stock > stock détaillé

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4.9. Étape 9 : Inventaire par lot

👉 Ajustement :

• Correction : -2 unités
• Stock final : 298 unités

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5. Synthèse : Cycle de vie

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6. Avantages de la gestion par lot

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7. Points clés à retenir