Gestion Inventaire
Le module de Gestion Inventaires vous permet de suivre, contrôler et valoriser vos stocks de manière précise et flexible.
Il se compose de plusieurs interfaces spécialisées, chacune couvrant une phase spécifique du processus d’inventaire : depuis la création de l’inventaire et la saisie des quantités réelles, jusqu’à la validation, la valorisation et la comparaison de différentes sessions d’inventaire.
Des modes spécifiques permettent également de gérer les stocks par lot ou par emplacement, ainsi que de consulter l’historique des sorties de stock. Cette structuration modulaire facilite la prise en main et l’adaptation du flux de travail à vos besoins métier.
Module Inventaires : Création d'un Inventaire
Ce chapitre décrit en détail la procédure de création d’un inventaire dans l’interface Inventaire du logiciel de gestion commerciale. Ce processus permet de sélectionner les articles souhaités, de préparer leur comptage.
Détail de l’interface « Inventaire »
Chemin : Accéder à Stock>Gestion Inventaire>Inventaire
Éléments de l’interface « Inventaire »
L’interface est organisée en trois zones fonctionnelles :
I. Section « Indication Inventaire »
1. Code Inventaire :
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- Champ texte unique, pré-rempli avec un préfixe (ex. “INV-20250423-001”) mais modifiable manuellement si besoin.
- Personnalisation : Si votre entreprise utilise des codes spécifiques, configurez-les via les paramètres.
2. Date inventaire :
o Par défaut, la date du système. Pour la modifier :
· Cliquez sur le champ calendrier.
· Sélectionnez une date antérieure ou postérieure (selon les règles métier).
3. Station : permettant de choisir le lieu de comptage
o Liste déroulante dynamique : Seules les stations actives s’affichent.
o Problème fréquent : Si aucune station n’apparaît, vérifiez leur configuration dans Paramètres > Stations.
4. État inventaire : « En cours » lors de la création, évolutive vers « Validé » après clôture.
o En cours : Modifiable tant que l’inventaire n’est pas validé.
o Validé : Bloque les modifications dans cette interface.
Section « Choix Article »
Cette section permet de sélectionner et d’importer les articles à inclure dans l’inventaire. Elle comprend :
Filtres (listes déroulantes) : Listes déroulantes multi-sélection
o Fournisseur : permet de cibler les articles selon leur fournisseur.
o Marque : filtre les articles selon la marque choisie.
o Famille d’articles : utile pour regrouper par catégorie de produits.
Attention : Les filtres s’appliquent uniquement aux boutons Import Articles et Choix Article.
Boutons d’import :
o Bouton "Import Excel" : permet d’importer une liste d’articles à partir d’un fichier Excel.
§ Format requis :
§ Colonnes obligatoires : Code Article, Désignation.
§ Colonnes facultatives : Quantité Théorique, Commentaire.
§ Problèmes courants :
§ Fichier non reconnu ? Vérifiez l’extension (.xlsx) et les en-têtes de colonnes.
§ Codes articles inconnus ? Les lignes concernées seront ignorées.
o Bouton "Import Articles" :
§ Importe tous les articles visibles selon les filtres appliqués.
§ Exemple : Si vous filtrez par Famille = "Électroménager", seuls ces articles seront importés.
o Bouton "Choix Article" : Ouvre une fenêtre avec :
§ Une barre de recherche rapide.
§ Des cases à cocher pour sélectionner des articles individuellement.
§ Astuce : Utilisez la recherche par code article (ex: REF-125) pour gagner du temps.
o Bouton "Articles/Qte 0" :
§ Utilité : Pour inclure tous les articles non sélectionnés avec Qte Réel initiale à 0, accompagné d’un message de confirmation.
I. Section « Détail Inventaire »
1. Informations sur les articles /Affiche sous forme de grille la Liste des articles sélectionnés pour l’inventaire avec la possibilité de :
o Personnaliser les colonnes affichées : Cliquez droit sur l’en-tête pour ajouter/supprimer des colonnes (ex : Prix Unitaire, CMP).
o Tri : Cliquez sur les en-têtes pour trier par code, désignation, etc.
o Sélection multiple : cases à cocher pour supprimer ou vérifier en bloc plusieurs lignes
2.Actions disponibles :
o Bouton « Fermer » :
o Ferme la fiche sans enregistrer les modifications.
o Demande une confirmation en cas de modifications non validées
o Bouton « Valider » :
o Enregistre officiellement l’inventaire et passe à la saisie des quantités réelles dans l’interface suivant
o Bouton « Supprimer : » retire un article de la liste. :
o Supprime uniquement la ligne sélectionnée.
o Attention : Pour supprimer plusieurs lignes sélectionnées, utiliser le bouton droit sur la listes des articles
o Bouton « Vérif Qt Thé » :
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- Fonctionnement :
- Le système compare la Qte Théorique avec le stock actuel (base de données).
- Fonctionnement :
-
-
III. Exemple de création d’un inventaire
- Dans la section Choix Article, sélectionnez un fournisseur dans la liste déroulante.
- Affinez le résultat en choisissant éventuellement une famille ou une marque.
- Cliquez sur Import Articles pour charger tous les articles correspondants aux critères filtrés.
- Cliquez sur Valider pour enregistrer l’inventaire.
Remarque : Une fois l’inventaire créé, vous pourrez saisir les quantités réelles via une interface dédiée, puis valider l’inventaire final.
II. Bonnes pratiques
1. Utilisez des loaders ou des indicateurs de progression pour chaque import ou action longue
2. Ajoutez un bouton « ? » reliant à la section du manuel pour chaque interface pour intégrer des documentations.
Vous pouvez maintenant poursuivre avec le chapitre suivant : Saisie des quantités réelles et validation finale de l’inventaire.
