Gestion Inventaire
Le module de Gestion Inventaires vous permet de suivre, contrôler et valoriser vos stocks de manière précise et flexible.
Il se compose de plusieurs interfaces spécialisées, couvrant chacune une phase spécifique du processus d'inventaire : depuis la création de l'inventaire et la saisie des quantités réelles, jusqu'à la validation, la valorisation et la comparaison des différentes sessions d'inventaire.
Des modes spécifiques permettent également de gérer les stocks par lot ou par emplacement, ainsi que de consulter l'historique des sorties de stock. Cette structuration modulaire facilite la prise en main et l'adaptation du flux de travail à vos besoins métier.
Module Inventaires : Création d'un Inventaire
Ce chapitre décrit en détail la procédure de création d'un inventaire dans l'interface Inventaire du logiciel de gestion commerciale. Ce processus permet de sélectionner les articles souhaités, de préparer leur comptage.
Détail de l'interface « Inventaire »
Chemin :
Accéder à Stock>Gestion Inventaire>Inventaire
Éléments de l'interface « Inventaire »
L'interface est organisée en trois zones fonctionnelles :
I. Section « Inventaire des indications »
1. Code Inventaire :
o Champ texte unique, pré-rempli avec un préfixe (ex. « INV-20250423-001 ») mais modifiable manuellement si besoin.
o Personnalisation : Si votre entreprise utilise des codes spécifiques, configurez-les via les paramètres.
2. Date d'inventaire :
o Par défaut, la date du système. Pour le modificateur :
o Cliquez sur le champ calendrier.
o Sélectionnez une date antérieure ou postérieure (selon les règles métier).
3. Station : permettant de choisir le lieu de comptage
o Liste déroulante dynamique : Seules les stations actives s'affichent.
o Problème fréquent : Si aucune station n'apparaît, vérifiez leur configuration dans Paramètres > Stations .
4. État inventaire : « En cours » lors de la création, évolutive vers « Validé » après clôture.
o En cours : Modifiable tant que l'inventaire n'est pas validé.
o Validé : Bloquer les modifications dans cette interface.
II. Rubrique « Choix Article »
Cette section permet de sélectionner et d'importer les articles à inclure dans l'inventaire. Elle comprend :
1. Filtres (listes déroulantes) : Listes déroulantes multi-sélection
o Fournisseur : permet de cibler les articles selon leur fournisseur.
o Marque : filtrer les articles selon la marque choisie.
o Famille d'articles : utile pour regrouper par catégorie de produits.
Attention : Les filtres s'appliquent uniquement aux boutons Import Articles et Choix Article .
2. Boutons d'importation :
o Bouton "Importer Excel" : permet d'importer une liste d'articles à partir d'un fichier Excel.
§ Format requis :
§ Colonnes obligatoires : Article du Code , Désignation .
§ Colonnes facultatives : Quantité Théorique , Commentaire .
§ Problèmes courants :
§ Fichier non reconnu ? Vérifiez l'extension (.xlsx) et les en-têtes de colonnes.
§ Codes articles inconnus ? Les lignes concernées seront ignorées.
o Bouton "ImporterImportateur des articles" :
§ ImporterImportateur de tous les articles visibles selon les filtres appliqués.
§ Exemple : Si vous filtrez par Famille = "Électroménager" , seuls ces articles seront importés.
o Bouton "Choix Article" : Ouvre une fenêtre avec :
§ Une barre de recherche rapide.
§ Des cases à cocher pour sélectionner des articles individuellement.
§ Astuce : Utilisez la recherche par code article (ex: REF-125 ) pour gagner du temps.
o Bouton "Articles/Qte 0" :
§ Utilité : Pour inclure tous les articles non sélectionnés avec Qte Réel initial à 0, accompagné d'un message de confirmation.
III. Rubrique « Détail Inventaire »
1. Informations sur les articles /Affiche sous forme de grille la Liste des articles sélectionnés pour l'inventaire avec la possibilité de :
o Personnaliser les colonnes affichées : Cliquez droit sur l'en-tête pour ajouter/supprimer des colonnes (ex : Prix Unitaire , CMP ).
o Tri : Cliquez sur les en-têtes pour trier par code, désignation, etc.
o Sélection multiple : cases à cocher pour supprimer ou vérifier en bloc plusieurs lignes
2. Actions disponibles :
o Bouton « Fermer » :
o Fermer la fiche sans enregistrer les modifications.
o DemanderExiger une confirmation en cas de modifications non validées
o Bouton « Valider » :
o Enregistrer obligatoirement l'inventaire et passer à la saisie des quantités réelles dans l'interface suivante
o Bouton « Supprimer : » retirer un article de la liste. :
o Supprimer uniquement la ligne sélectionnée.
o Attention : Pour supprimer plusieurs lignes sélectionnées, utilisez le bouton droit sur la liste des articles
o Bouton « Vérif Qt Thé » :
- Fonctionnement :
- Le système compare la Qte Théorique avec le stock actuel (base de données).
IV. Exemple de création d'un inventaire
- Dans la section Choix Article, sélectionnez un fournisseur dans la liste déroulante.
- Affinez le résultat en sélectionnant éventuellement une famille ou une marque.
- Cliquez sur Import Articles pour charger tous les articles correspondants aux critères filtrés.
- Cliquez sur Valider pour enregistrer l'inventaire.
Remarque : Une fois l'inventaire créé, vous pourrez saisir les quantités réelles via une interface dédiée, puis valider l'inventaire final.
V. Bonnes pratiques
o Utilisez des loaderschargeurs ou des indicateurs de progression pour chaque importimportation ou action longue
o Ajoutez Ajouter un bouton « ? » reliantdépend àde la section du manuel pour chaque interface pour intégrer des documentations.
Vous pouvez maintenant continuer avec le chapitre suivant : Saisie des quantités réelles et validation finale de l'inventaire .
Module Saisie Inventaire
Voici la deuxième partie consacrée à l'interface Saisie Inventaires , qui permet aux utilisateurs de saisir la quantité réelle comptée pour chaque article sélectionné.
L'interface Saisie Inventaires offre un flux de travail fluide en quatre étapes :
- Choix Inventaire : sélection d'un inventaire existant.
- Informations Inventaire : affichage des métadonnées (date, station, état et fournisseur).
- Grille d'Articles : tableau éditable affiché après l'inventaire désiré pour saisir ou ajuster la quantité réelle.
- Collecteur : outils d'import (fichiers ou scanner) et remplissage automatique à partir de bouton « Qté réelle = Qté théorique »
Détail de l'interface « Saisie Inventaire »
Éléments de l'interface « Saisie Inventaire
I. Choix Inventaire
Fonctionnalité
- Liste déroulante unique présentant tous les inventaires créés, avec barre de recherche intégrée pour filtrer rapidement
- Sélection d'un inventaire qui charge immédiatement ses détails et sa liste d'articles.
- Marquage des champs obligatoires (ex. astérisque pour l'inventaire) afin de guider l'utilisateur
Chargement et commentaires
- Lors de la sélection, un chargeur est affiché pour maintenir l'utilisateur informé du chargement .
- En cas d'erreur réseau, un message explicite propose de recharger ou de continuer en mode hors-ligne .
II. Informations Inventaire
Contenu
Affiche, en lecture seule, les données clés de l'inventaire sélectionné :
- Date de création de l'inventaire
- Station d'inventaire
- État (« En cours » ou « Validé ») : si l'état de l'inventaire sélectionné est « Validé » la cellule « Quantité réelle » est inactif
- Fournisseur
III. Grille d'articles
Structure du tableau
- Colonnes personnalisables : Code article, Désignation, unité, Qté théorique, Qté réelle (cellule éditable).
- Pagination ou défilement virtuel pour assurer une navigation fluide même avec des milliers de lignes.
- Triez et recherchez sur chaque colonne pour retrouver un article en un clic.
Saisie des quantités réelles
- Chaque cellule « Quantité réelle » est éditable , activée dès le clic ou la touche Entrée, sans modal supplémentaire
- Touches Entrée et Tab gèrent respectivement la validation d'une cellule et le passage à la suivante.
- Après la saisie, il faut enregistrer ces informations limitant toute perte de données en cas de crash.
- confirmation en cas de fermeture sans enregistrement (modal demandant de « Sauvegarder ou Annuler »)
IV. Collectionneur
Boutons et actions
- « Collecteur » : bouton « Collecteur » ouvrant un assistant guidé, étape par étape, pour importer via scanner de codes-barres ou lecteur RFID.
- « Qté Réel = Qté Théorique » : action groupée qui remplit automatiquement toutes les cellules « Qté réel » avec la valeur « Qté théorique » lorsque les comptes correspondants.
Conseils d'utilisation
- Afficher une barre de progression lors du scan de centaines d'articles.
- Prévoir un mode hors-ligne pour poursuivre la saisie même sans connexion.
- Journalisation : historique des modifications horodatées, consultable via un onglet « Historique ».
Validation Inventaires
L’interface « Validation Inventaire » permet de confirmer et valider les quantités réelles préalablement saisies dans l’interface précédente (saisie d’inventaire) c’est-à-dire Valider définitivement les données d’inventaire après leur saisie.
Le détail de l’interface Validation Inventaires, organisée en trois sections clés pour assurer la fiabilité des données saisies, la mise à jour des prix et l’ajustement des lignes selon les besoins métier.
Détail de l’interface « Saisie Inventaire »
Éléments de l’interface « Saisie Inventaire
I. Section « Inventaire »
La section Inventaire affiche les informations non modifiables et propose des actions de contrôle et d’export
1. Affichage des informations
Les champs Code Inventaire, Station et Date de création sont présentés en lecture seule pour éviter toute modification accidentelle,
2. Boutons d’action fonctionnels
o Qté théo : met à jour les quantités théoriques des articles en synchronisant la grille avec le stock pris en base de données.
o Vérifier : Lance une vérification des écarts ; les lignes avec écart négatif s’affichent en rouge, celles avec écart positif en vert dans notre cas et d’utilisation de la couleur pour différencier les états.
o Valider : passe l’inventaire à l’état « Validé » et bloque les modifications ultérieures, tout en horodatant l’opération.
o Dévalider : réactive l’inventaire pour corrections ou réouverture, positionné comme action secondaire dans une modale non modale pour ne pas interrompre le contexte de travail.
o Qté CB : synchronise les quantités comptées (« Qté réelle ») avec la base, équivalent à un recalcule global.
o Exporter : génère un fichier Excel pour permettre l’archivage ou l’analyse externe.
II. Section « Mise à jour Prix »
La section Mise à jour Prix permet de sélectionner et d’appliquer des révisions de coûts.
1. Sélection des types de prix
Des cases à cocher permettent de choisir la mise à jour du prix ou prix de vente, CMP (Coût Moyen Pondéré) ou du CRP (Coût de Revient Provisoire), marquées pour indiquer leur caractère requis si l’on souhaite appliquer un recalcule.
2. Application de la mise à jour
Deux bouton « MAJPrix » et « MAJPrix /Article » pour exécute la mise à jour en lot pour tous les articles cochés.
Une notification informe de la réussite ou de l’échec de l’opération.
III. Section « Lignes Inventaires »
1. Grille personnalisable
La grille affiche les lignes avec colonnes configurables (Code article, Désignation, Qté théorique, Qté réelle, Écart, Prix unitaire, Valeur) et offre :
o Tri et recherche sur chaque colonne pour trouver rapidement un article.
o Gel de colonne pour maintenir visibles les données critiques lors du défilement horizontal.
2. Formatage conditionnel et édition
o Règles de formatage conditionnel configurables : seuils d’écart négatif/positif avec couleurs paramétrables, appliquées automatiquement au chargement ou après clic sur Vérifier.
o La Qté réelle reste éditable pour ajustements ponctuels, avec validation immédiate.
o Les utilisateurs peuvent masquer ou afficher dynamiquement des colonnes via un menu de configuration, améliorant le triage des données et la lisibilité.
o Un filtre en tête de grille permet de restreindre l’affichage aux articles optimisant le focus sur les articles à afficher