Gestion Inventaire

Le module de Gestion Inventaires vous permet de suivre, contrôler et valoriser vos stocks de manière précise et flexible.

Il se compose de plusieurs interfaces spécialisées, couvrant chacune une phase spécifique du processus d'inventaire : depuis la création de l'inventaire et la saisie des quantités réelles, jusqu'à la validation, la valorisation et la comparaison des différentes sessions d'inventaire.

Des modes spécifiques permettent également de gérer les stocks par lot ou par emplacement, ainsi que de consulter l'historique des sorties de stock. Cette structuration modulaire facilite la prise en main et l'adaptation du flux de travail à vos besoins métier.

Module Inventaires

Ce chapitre décrit en détail la procédure de création d'un inventaire dans l'interface Inventaire du logiciel de gestion commerciale. Ce processus permet de sélectionner les articles souhaités et de préparer leur comptage.

Détail de l'interface « Inventaire »

Chemin : Stock > Gestion Inventaire > Inventaire

Éléments de l'interface « Inventaire »

L'interface est organisée en trois zones fonctionnelles :

I. Section « indications Inventaire »

Code Inventaire :
- Champ texte unique, prérempli avec un préfixe (ex. « INV-20250423-001 »), mais modifiable manuellement si besoin.
- Personnalisation : si votre entreprise utilise des codes spécifiques, configurez-les via les paramètres.
Date d'inventaire :
- Par défaut, la date du système. Pour le modificateur :
  - Cliquez sur le champ calendrier.
  - Sélectionnez une date antérieure ou postérieure (selon les règles du métier).
Station : permet de choisir le lieu de comptage.
- Liste déroulante dynamique : seules les stations actives s'affichent.
- Problème fréquent : si aucune station n'apparaît, vérifiez leur configuration dans Paramètres > Stations .
État inventaire : « En cours » lors de la création, évolutif vers « Validé » après clôture.
- En cours : modifiable tant que l'inventaire n'est pas validé.
- Validé : bloque les modifications dans cette interface.

II. Section « Choix de l'article »

Cette section permet de sélectionner et d'importer les articles à inclure dans l'inventaire. Elle comprend :

Filtres (listes déroulantes multi-sélection) :
- Fournisseur : permet de cibler les articles selon leur fournisseur.
- Marque : filtrer les articles selon la marque choisie.
- Famille d'articles : utile pour regrouper par catégorie de produits.
  Attention : les filtres s'appliquent uniquement aux boutons « Import Articles » et « Choix Article ».
Boutons d'importation :
- Bouton « Importer Excel » : permet d'importer une liste d'articles à partir d'un fichier Excel.
  - Format requis :
    - Colonnes obligatoires : Article du Code , Désignation .
    - Colonnes facultatives : Quantité Théorique , Commentaire .
  - Problèmes courants :
    - Fichier non reconnu ? Vérifiez l'extension (.xlsx) et les en-têtes de colonnes.
    - Codes articles inconnus ? Les lignes concernées seront ignorées.
- Bouton « Importateur des articles » :
  - Importez tous les articles visibles selon les filtres appliqués.
  - Exemple : si vous filtrez par Famille = Électroménager , seuls ces articles seront importés.
- Bouton « Choix Article » : ouvre une fenêtre avec :
  - Une barre de recherche rapide.
  - Des cases à cocher pour sélectionner des articles individuellement.
  - Astuce : utilisez la recherche par code article (ex. : REF-125) pour gagner du temps.
- Bouton « Articles/Qte 0 » :
  - Utilité : inclut tous les articles non sélectionnés avec une quantité réelle initiale à 0, accompagné d'un message de confirmation.

III. Section « Détail Inventaire »

Informations sur les articles :
- Affichées sous forme de grille : liste des articles sélectionnés pour l'inventaire, avec la possibilité de :
  - Personnaliser les colonnes affichées : cliquez droit sur l'en-tête pour ajouter/supprimer des colonnes (ex. : Prix Unitaire, CMP).
  - Tri : cliquez sur les en-têtes pour trier par code, désignation, etc.
  - Sélection multiple : cases à cocher pour supprimer ou vérifier plusieurs lignes en bloc.
Actions disponibles :
- Bouton « Fermer » :
  - Fermer la fiche sans enregistrer les modifications.
  - Une confirmation est demandée en cas de modifications non validées.
- Bouton « Valider » :
  - Enregistre effectivement l'inventaire et permet de passer à la saisie des quantités réelles dans l'interface suivante.
- Bouton « Supprimer » :
  - Retirez un article de la liste.
  - Attention : pour supprimer plusieurs lignes sélectionnées, utilisez le clic droit sur la liste des articles.
- Bouton « Vérifier Qt Thé » :
  - Fonctionnement : le système compare et met à jour la quantité théorique avec le stock actuel (base de données).

IV. Exemple de création d'un inventaire

Dans la section Choix Article , sélectionnez un fournisseur dans la liste déroulante.
Affinez le résultat en sélectionnant éventuellement une famille ou une marque.
Cliquez sur Import Articles pour charger tous les articles correspondant aux critères filtrés.
Cliquez sur Valider pour enregistrer l'inventaire.

Remarque : une fois l'inventaire créé, vous pourrez saisir les quantités réelles via une interface dédiée, puis valider l'inventaire final.

V. Bonnes pratiques

Utilisez des chargeurs ou des indicateurs de progression pour chaque importation ou action longue.
Ajouter un bouton « ? » dans chaque interface, reliée à la section correspondante du manuel, pour intégrer une documentation contextualisée.

Vous pouvez maintenant prolonger avec le chapitre suivant : Saisie des quantités réelles et validation finale de l'inventaire.

Module Saisie Inventaire

Voici la deuxième partie consacrée à l'interface Saisie Inventaire , qui permet aux utilisateurs de saisir la quantité réelle comptée pour chaque article sélectionné.

L'interface Saisie Inventaire offre un flux de travail fluide en quatre étapes :

Choix Inventaire : sélection d'un inventaire existant.
Informations Inventaire : affichage des métadonnées (date, station, état et fournisseur).
Grille d'articles : tableau éditable affiché après la sélection de l'inventaire, pour saisir ou ajuster la quantité réelle.
Collecteur : outils d'import (fichiers ou scanner) et remplissage automatique via le bouton « Qté réelle = Qté théorique ».

Détail de l'interface « Saisie Inventaire »

Chemin : Stock > Gestion Inventaire > Saisie Inventaire

Éléments de l'interface « Saisie Inventaire »

I. Choix Inventaire

Fonctionnalité :

Liste déroulante unique présentant tous les inventaires créés, avec une barre de recherche intégrée pour filtrer rapidement.
La sélection d'un inventaire charge immédiatement ses détails et sa liste d'articles.

Chargement et commentaires :

Lors de la sélection, un indicateur de chargement s'affiche pour informer l'utilisateur.
En cas d'erreur réseau, un message explicite propose de recharger ou de continuer en mode hors ligne.

II. Informations Inventaire

Contenu :
Affiche, en lecture seule, les données clés de l'inventaire sélectionné :

Date de création de l'inventaire
Station d'inventaire
État (« En cours » ou « Validé ») : si l'état de l'inventaire sélectionné est « Validé », la cellule « Quantité réelle » est inactivée.
Fournisseur : fournisseur d'articles

III. Grille d'articles

Structure du tableau :

Colonnes personnalisables : Code article , Désignation , Unité , Qté théorique , Qté réelle (cellule éditable).
Pagination ou défilement virtuel pour une navigation fluide, même avec des milliers de lignes.
Fonction de tri et de recherche sur chaque colonne pour retrouver un article en un clic.

Saisie des quantités réelles :

Chaque cellule Quantité réelle est éditable, activée dès le clic ou la touche Entrée, sans fenêtre modale.
Les touches Entrée et Tab gèrent respectivement la validation de la cellule et le passage à la suivante.
Après la saisie, il est nécessaire d'enregistrer les informations pour éviter toute perte de données en cas de crash.
Une confirmation est demandée en cas de fermeture sans enregistrement (fenêtre modale demandant de « Sauvegarder ou Annuler »).

IV. Collecteur

Boutons et actions :

Bouton " Collecteur": bouton ouvrant un assistant guidé, étape par étape, pour importer un fichier Excel avec des quantités réelles saisies
Bouton " Qté réelle = Qté théorique": action groupée remplissant automatiquement toutes les cellules Qté réelle avec la valeur Qté théorique correspondante.

Conseils d'utilisation :

Prévoir un mode hors ligne pour poursuivre la saisie même sans connexion.
Journalisation : historique des modifications horodatées, consultable via un onglet Historique .

Inventaires de validation

L'interface Validation Inventaire permet de confirmer et valider les quantités réelles préalablement saisies dans l'interface précédente ( Saisie d'inventaire ), c'est-à-dire de valider définitivement les données d'inventaire après leur saisie.

Le détail de l'interface Validation Inventaire est organisé en trois sections clés, pour assurer la fiabilité des saisies de données, la mise à jour des prix, et l'ajustement des lignes selon les besoins métier.

Détail de l'interface « Validation Inventaire »

Chemin : Stock > Gestion Inventaire > Validation Inventaire

Éléments de l'interface « Validation Inventaire »

I. Section « Inventaire »

La section Inventaire affiche les informations non modifiables et propose des actions de contrôle et d'exportation.

Affichage des informations
Les champs Code Inventaire , Station et Date de création sont présentés en lecture seule pour éviter toute modification accidentelle.
Boutons d'action fonctionnels

Qté théo : met à jour les quantités théoriques des articles en synchronisant la grille avec le stock issu de la base de données.
Vérifier : lance une vérification des écarts ; les lignes avec un écart négatif s'affichent en rouge, celles avec un écart positif en vert. Cette utilisation des couleurs permet de différencier visuellement les états.
Valider : passer l'inventaire à l'état « Validé » et bloquer les modifications ultérieures, tout en horodatant l'opération.
Dévalider : réactiver l'inventaire pour corrections ou réouverture. Cette action, positionnée comme secondaire, s'effectue dans une modale non bloquante pour ne pas interrompre le contexte de travail.
Qté CB : synchronise les quantités comptées ( Qté réelle ) avec la base, équivalent à un recalcul global.
Exporter : génère un fichier Excel pour archivage ou analyse externe.

II. Rubrique « Mise à jour Prix »

La section Mise à jour Prix permet de sélectionner et d'appliquer des révisions de coûts.

Sélection des types de prix
Des cases à cocher permettent de choisir la mise à jour du prix de vente, du CMP (Coût Moyen Pondéré) ou du CRP (Coût de Revient Provisoire). Les champs requis sont marqués en conséquence si l'on souhaite appliquer un recalcul.
Application de la mise à jour
Deux boutons – MAJPrix et MAJPrix /Article – permettent d'exécuter la mise à jour en lot pour tous les articles cochés. Une notification informe de la réussite ou de l'échec de l'opération.

III. Rubrique « Lignes Inventaires »

Grille personnalisable
La grille affiche les lignes d'inventaire avec des colonnes configurables ( Code article , Désignation , Qté théorique , Qté réelle , Écart , Prix unitaire , Valeur ), et offre :

Triez et recherchez sur chaque colonne pour retrouver rapidement un article.
Gel des colonnes pour maintenir visibles les données critiques lors du défilement horizontal.

Formatage conditionnel et édition

Règles de formatage conditionnel configurables : seuils d'écart négatif/positif avec couleurs paramétrables, appliquées automatiquement au chargement ou après clic sur Vérifier .
La Qté réelle reste éditable pour des ajustements ponctuels, avec validation immédiate.
Les utilisateurs peuvent masquer ou afficher dynamiquement les colonnes via un menu de configuration, améliorant le tri et la lisibilité des données.
Un filtre en tête de grille permet de restreindre l'affichage aux articles souhaités, optimisant ainsi le focus sur les données pertinentes.