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Module : Gestion des Articles (Produits)

Contexte fonctionnel

Dans une entreprise tunisienne de distribution de textile et prêt-à-porter, chaque produit doit être identifié de manière unique dans le système informatique. La gestion des articles permet de créer et gérer les fiches produits qui serviront de base pour les achats (souvent auprès de fournisseurs turcs, chinois ou italiens), les ventes sur le marché local et la gestion des stocks dans les dépôts en Tunisie.

Exemple concret : La société TUNISIA FASHION, basée à Tunis avec des points de vente à Sousse et Sfax, vend des vêtements pour hommes, femmes et enfants. Elle doit référencer ses produits dans son logiciel de gestion commerciale 

Préconditions

  • L'utilisateur dispose d'un profil avec les droits de création d'articles

  • Les paramètres de base de la société sont configurés (TVA tunisienne, dinar tunisien, etc.)

  • Les familles d'articles ont été créées au préalable (Vêtements, Chaussures, Accessoires)

  • La société est immatriculée à la patente et dispose d'une matricule fiscale renseignée dans le système

Paramétrage initial

Avant de créer les premiers articles, l'administrateur a configuré :

  • Familles d'articles : Vêtements Homme, Vêtements Femme, Enfants, Accessoires

  • Unités : Pièce (unité de vente), Carton (unité d'achat)

  • Taux de TVA tunisiens :

    • 19% (taux normal)

    • 7% (produits de première nécessité, certains vêtements enfant)

    • 0% (export)

  • Dépôts :

    • Entrepôt principal : Zone industrielle Charguia I, Tunis

    • Magasin Tunis Centre Ville

    • Magasin Sousse Corniche

    • Magasin Sfax Centre

Étapes détaillées dans cas pratique

Cas concret : Création d'un article "Jean classique homme" 

  • Étape 1 : Accéder au module

    • Menu : Stock → Articles → Nouveau

  • Étape 2 : Saisir les informations générales

    • code : JEAN-HOMME-CLASSIC-001

    • Libellé : Jean classique homme bleu foncé

    • Libellé complémentaire : Coupe droite, 100% coton, fabrication turque

    • Famille : Vêtements Homme

    • Sous-famille : Jeans

    • Marque : "TUNISIA FASHION" (marque enseigne)

  • Étape 3 : Renseigner les données commerciales

    • Prix d'achat HT : 45 TND 

    • Prix de vente HT : 71.55 TND

    • TVA : 19%

    • Prix de vente TTC : 85.14 TND

    • Marge : (59%)

  • Étape 4 : Configurer la gestion des stocks

    • Unité de gestion : Pièce

    • Stock minimum : 20 pièces (seuil d'alerte)

  • Étape 5 : Saisir les caractéristiques techniques

    • matière : 100% Coton

    • Poids : 0,9 kg

  • Étape 6 : Ajouter des médias

    • Télécharger une photo du produit (vue face)

    • Télécharger une photo (vue dos)

    • Joindre la fiche technique du fournisseur turc (PDF)

  • Étape 7 : Valider la création

    • Cliquer sur "Enregistrer"

    • Visualiser la fiche article complète avec tous les onglets

Résultat : L'article "JEAN-HOMME-CLASSIC-001" est créé et disponible pour être utilisé dans les documents d'achat (commandes fournisseurs ), de vente (factures clients ) et les inventaires dans les différents dépôts.

Intégration dans le circuit d'achat, vente et inventaires

Circuit d'achat (Fournisseur local)

Cas concret : Commande auprès d'un fournisseur local "TEX TUNISIE" à Monastir

  • Création de la commande fournisseur :

    • Menu : Achats → Commandes → Nouvelle commande

    • Sélection du fournisseur : "TEX TUNISIE" (Matricule fiscal : 1234567/X/A/000)

    • Ajout de l'article : JEAN-HOMME-CLASSIC-001

    • Quantité commandée : 100 pièces

    • Prix unitaire négocié : 45 TND (inchangé)

    • Délai de livraison : 8 jours ouvrés

    • Mode de règlement : Chèque à 30 jours fin de mois

    • Validation de la commande (statut "Confirmée")

  • Réception de la marchandise :

    • Menu : Achats → Réceptions → Nouveau bon de réception

    • Sélection de la commande concernée

    • Contrôle qualité à réception :

      • 98 pièces conformes

      • 2 pièces avec défaut (couture, tâche) identifiées

    • Saisie de la réception :

      • Quantité reçue conforme : 98

      • Quantité refusée : 2 (retour fournisseur)

    • Impression du bon de réception (3 exemplaires)

  • Gestion du retour fournisseur :

    • Création automatique d'un bon de retour

    • Édition du bordereau d'envoi pour les 2 articles défectueux

    • Suivi du crédit fournisseur à recevoir (90 TND)

  • Facturation fournisseur :

    • Saisie de la facture d'achat :

      • Base HT : 98 × 45 = 4 410 TND

      • TVA déductible 19% : 837,90 TND

      • Net à payer : 5 247,90 TND

    • Liaison avec la comptabilité :

      • Débit Compte 607 (Achats) : 4 410 TND

      • Débit Compte 4456 (TVA déductible) : 837,90 TND

      • Crédit Compte 401 (Fournisseur) : 5 247,90 TND

  • Mise à jour des stocks :

    • Stock du dépôt Charguia augmente de 98 pièces

    • Prix de revient unitaire : 45 TND (inchangé)

    • Valeur du stock ajoutée : 4 410 TND

Circuit de vente

Cas concret : Vente à différents types de clients

Vente au détail (client particulier)

  • Vente au comptoir (magasin Tunis Centre) :

    • Client achète 2 jeans (taille 40 et 42)

    • Scan des codes-barres en caisse

    • Ticket de caisse généré :

      • 2 × JEAN-HOMME-CLASSIC-001

      • Prix unitaire TTC : 85,14 TND

      • Total TTC : 170,28 TND

    • Encaissement : Espèces (ou carte bancaire via TPE)

    • Mise à jour en temps réel :

      • Stock Tunis Centre : -2 pièces

      • Stock global : -2 pièces

  • Vente avec remise :

    • Client fidèle (carte de fidélité)

    • Remise accordée : 10%

    • Calcul automatique :

      • Prix HT unitaire : 71,55 TND

      • Remise 10% : 7,15 TND

      • Prix HT après remise : 64,40 TND

      • TVA 19% : 12,24 TND

      • Prix TTC après remise : 76,64 TND

Vente à un client professionnel (B2B)

  • Devis :

    • Client : "Centre Commercial Medina" à Sousse

    • Demande : 15 jeans pour leur boutique

    • Création du devis avec :

      • Prix HT unitaire : 71,55 TND

      • Remise commerciale 5% : 3,58 TND

      • Prix net HT : 67,97 TND

      • Total HT : 15 × 67,97 = 1 019,55 TND

      • TVA 19% : 193,71 TND

      • Total TTC : 1 213,26 TND

    • Envoi du devis par email au client

  • Bon de livraison :

    • Préparation depuis le dépôt Sousse Corniche

    • Édition du bon de livraison (3 exemplaires)

    • Déchargement des 15 pièces du stock Sousse

  • Facturation :

    • Transformation du bon de livraison en facture

    • Mentions obligatoires :

      • Matricule fiscal vendeur : 1234567/X/A/000

      • Matricule fiscal client : 7654321/Y/B/001

      • Timbre fiscal : 1 TND (si facture > 100 TND)

    • Échéance : 30 jours net

    • Écriture comptable générée :

      • Débit Client (411) : 1 214,26 TND (avec timbre)

      • Crédit Ventes (701) : 1 019,55 TND

      • Crédit TVA collectée (443) : 193,71 TND

      • Crédit Timbre (447) : 1 TND

Vente en promotion

  • Opération promotionnelle "Soldes d'été" :

    • Réduction temporaire : -20%

    • Prix soldé TTC : 85,14 × 0,8 = 68,11 TND

    • Affichage en rayon : "Avant 85,140 TND - Maintenant 68,110 TND"

    • Le système applique la promotion automatiquement en caisse

Circuit d'inventaire

Cas concret : Inventaire mensuel du dépôt Charguia

Préparation de l'inventaire

  • Planification :

    • Date : Dimanche 30 juin (magasins fermés)

    • Périmètre : Dépôt Charguia I (entrepôt principal)

    • Équipes constituées :

      • Équipe 1 : Zone A (Vêtements Homme)

      • Équipe 2 : Zone B (Vêtements Femme)

      • Équipe 3 : Zone C (Enfants et Accessoires)

  • Édition des fiches de comptage :

    • Extraction de la liste des articles par zone

    • Pour la zone A (Vêtements Homme) :

      • JEAN-HOMME-CLASSIC-001 : stock théorique = 156 pièces

      • JEAN-HOMME-SLIM-002 : stock théorique = 89 pièces

      • CHEMISE-HOMME-001 : stock théorique = 124 pièces

      • etc.

Comptage physique

  • Déroulement du comptage :

    • Équipe 1 (2 personnes) : comptage indépendant

    • Saisie sur tablette (ou fiche papier)

    • Pour JEAN-HOMME-CLASSIC-001 :

      • Comptage 1 : 150 pièces

      • Comptage 2 : 152 pièces

      • Moyenne retenue : 151 pièces

Analyse des écarts

  • Comparaison avec stock théorique :

    • Article : JEAN-HOMME-CLASSIC-001

    • Stock théorique : 156

    • Stock compté : 151

    • Écart : -5 pièces

  • Recherche des causes :

    • Consultation de l'historique des mouvements :

      • 3 pièces offertes en cadeau lors d'une opération commerciale (non saisies)

      • 1 pièce utilisée pour photo catalogue (non sortie)

      • 1 pièce abîmée (déchirure) mise au rebut

    • Explication validée par le responsable

Ajustement et validation

  • Saisie des ajustements :

    • Menu : Stocks → Inventaire → Saisie des écarts

    • Pour JEAN-HOMME-CLASSIC-001 :

      • Écart constaté : -5

      • Cause : "Pertes diverses" (cadeaux, échantillon, rebut)

      • Validation responsable

  • Mise à jour du stock :

    • Nouveau stock théorique : 151 pièces

    • Prix de revient unitaire : 45 TND

    • Valeur de l'ajustement : 5 × 45 = 225 TND (en moins)

  • Écriture comptable :

    • Débit Compte 658 (Pertes sur stocks) : 225 TND

    • Crédit Compte 3 (Stocks) : 225 TND

Édition des rapports

  • Procès-verbal d'inventaire :

    • Date : 30 juin

    • Lieu : Dépôt Charguia

    • Participants : Chef de dépôt + 2 compteurs

    • Écarts constatés : -225 TND (0,3% de la valeur totale)

    • Signature des participants

  • Rapport de direction :

    • Synthèse des écarts par famille

    • Graphique d'évolution des stocks

    • Proposition d'actions correctives :

      • Former le personnel à la saisie des mouvements

      • Créer un code "Cadeau" pour les opérations commerciales

      • Mettre en place un suivi des échantillons

Inventaire tournant (optionnel)

  • Programmation :

    • Chaque lundi : inventaire d'une famille d'articles

    • Semaine 1 : Jeans et pantalons

    • Semaine 2 : Chemises et tops

    • Semaine 3 : T-shirts et polos

    • Semaine 4 : Accessoires

  • Avantages :

    • Pas d'arrêt complet de l'activité

    • Écarts détectés plus rapidement

    • Meilleure précision continue

Résultat : L'article "JEAN-HOMME-CLASSIC-001" est pleinement intégré dans tous les processus opérationnels de l'entreprise :

  • Achats : commandes, réceptions, retours, factures fournisseurs

  • Ventes : devis, bons de livraison, factures, encaissements, promotions

  • Inventaires : comptage, analyse des écarts, ajustements, valorisation

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