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Module : Gestion des Articles (Produits)

Contexte fonctionnel

Dans une entreprise tunisienne de distribution de textile , chaque produit doit être identifié de manière unique dans le système informatique. La gestion des articles permet de créer et gérer les fiches produits qui serviront de base pour les achats, les ventes sur le marché et la gestion des stocks dans les dépôts .

Exemple concret : La société TUNISIA FASHION, basée à Tunis avec des points de vente à Sousse et Sfax, vend des vêtements pour hommes, femmes et enfants. Elle doit référencer ses produits dans son logiciel de gestion commerciale 

Préconditions

  • L'utilisateur dispose d'un profil avec les droits de création d'articles

  • Les paramètres de base de la société sont configurés (TVA tunisienne, dinar tunisien, etc.)

  • Les familles d'articles ont été créées au préalable (Vêtements, Chaussures, Accessoires)

  • La société est immatriculée à la patente et dispose d'une matricule fiscale renseignée dans le système

Paramétrage initial

 l'administrateur a configuré :

  • Familles d'articles : Vêtements Homme, Vêtements Femme, Enfants, Accessoires

  • Unités : Pièce (unité de vente), Carton (unité d'achat)

  • Taux de TVA tunisiens :

    • 19% (taux normal)

    • 7% (produits de première nécessité, certains vêtements enfant)

    • 0% (export)

  • Dépôts :

    • Entrepôt principal : Zone industrielle Tunis

    • Magasin Sousse 

    • Magasin Sfax

Étapes détaillées dans cas pratique

Cas concret : Création d'un article "Jean classique homme" 

  • Étape 1 : Accéder au module

    • Menu : Catalogue > Article > Catalogue des Produits.

  • Étape 2 : Saisir les informations générales

    • code : JEAN-HOMME-CLASSIC-001

    • Libellé court : Jean classique homme bleu foncé

    • Libellé : Jean classique homme bleu foncé Coupe droite, 100% coton, fabrication turque

    • Famille : Vêtements Homme

    • Sous-famille : Jeans

    • Marque : "TUNISIA FASHION" (marque enseigne)

  • Étape 3 : Renseigner les données commerciales

    • Prix d'achat HT : 45 TND 

      • le prix d'achat peut  être renseigner directement dans le fiche article
      • le prix d'achat est renseigner après l'ajout de document d'achat 
    • Marge : (59%)

    • Prix de vente HT : 71.55 TND

    • TVA : 19%

    • Prix de vente TTC : 85.14 TND

  • Étape 4 : Configurer la gestion des stocks

    • Unité de gestion : Pièce

    • Stock minimum : 20 pièces (seuil d'alerte)( avec bouton couverture )

  • Étape 5 :

    • Base Calcul Marge :définir  Base Calcul Marge souhaité

    • Mode Suivi Stock :définir le mode de gestion des stocks pour cet article (dans notre exemple standard)

  • Étape 6 : Ajouter des médias (optionnel)

    • Télécharger une photo du produit (vue face)

    • Télécharger une photo (vue dos)

  • Étape 7 : Valider la création

    • Cliquer sur "Enregistrer"

    • Visualiser l'article dans la liste 

Résultat : L'article "JEAN-HOMME-CLASSIC-001" est créé et disponible pour être utilisé dans les documents d'achat (commandes fournisseurs ), de vente (factures clients ) et les inventaires dans les différents dépôts.

Intégration dans le circuit d'achat, vente et inventaires

Circuit d'achat (Fournisseur local)

Cas concret : Commande auprès d'un fournisseur local "TEX TUNISIE" à Monastir

  • Création de la commande fournisseur :

    • Accès et création

      1. Naviguer

        • Achats » Bons de commande fournisseur  définitif 

      2. Cliquer sur Nouveau

        • Un doc  vierge s’ouvre.

      3. Renseigner l’en-tête

        • Fournisseur : Sélection du fournisseur : "TEX TUNISIE" (Matricule fiscal : 1234567/X/A/000)

        • Date de réception (par défaut = aujourd’hui), Entrepôt de destination.(ex Entrepôt principal)

        • Astuce : tapez la première lettre du fournisseur pour filtrer instantanément la liste.

      4. Ajout de l'article : JEAN-HOMME-CLASSIC-001

      5. Quantité commandée : 100 pièces

      6. Prix unitaire négocié : 45 TND (inchangé)

      7. Validation de la commande (statut "validée")

  • Réception de la marchandise :

    • Menu : Achats » Bons de commande fournisseur  définitif 

    • Sélection de la commande concernée

    • transformer en bon de livraison (réception)

    • Contrôle qualité à réception :

      • 98 pièces conformes

      • 2 pièces avec défaut (couture, tâche) identifiées

    • Saisie de la réception :

      • Quantité reçue conforme : 98

      • Quantité refusée : 2 (retour fournisseur)

    • possibilité d'Impression du bon de réception (3 exemplaires)

  • Gestion du retour fournisseur :

    • Achats » Bons de livraison fournisseur

    • Sélection de la bon de livraison concernée

    • transformer en bon de retour (avec qte=2 )

  • Facturation fournisseur :

    • Sélection de la bon de livraison concernée

    • transformer en facture (avec qte=98 )

    •  la facture d'achat :

      • Base HT : 98 × 45 = 4 410 TND

      • TVA déductible 19% : 837,90 TND

      • Net à payer : 5 247,90 TND

    • Liaison avec la comptabilité :

      • Débit Compte 607 (Achats) : 4 410 TND

      • Débit Compte 4456 (TVA déductible) : 837,90 TND

      • Crédit Compte 401 (Fournisseur) : 5 247,90 TND

  • Mise à jour des stocks :

    • Stock du Entrepôt principal augmente de 98 pièces

    • Prix de revient unitaire : 45 TND 

    • Valeur du stock ajoutée : 4 410 TND

Circuit de vente

Cas concret : Vente à différents types de clients

Vente à un client  avec Devis (notre exemple )

  • Devis :

    • Client : "Entrepôt principal"

    • Demande : 15 jeans pour leur boutique

    • Création du devis avec :

      • Prix HT unitaire : 71,55 TND

      • Remise commerciale 5% : 3,58 TND

      • Prix net HT : 67,97 TND

      • Total HT : 15 × 67,97 = 1 019,55 TND

      • TVA 19% : 193,71 TND

      • Total TTC : 1 213,26 TND

    • Envoi du devis par email au client

  • Bon de livraison :

    • Transformation du bon de livraison en facture

    • Déchargement des 15 pièces du stock

  • Facturation :

    • Transformation du bon de livraison en facture

    • Mentions obligatoires :

      • Matricule fiscal vendeur : 1234567/X/A/000

      • Matricule fiscal client : 7654321/Y/B/001

      • Timbre fiscal : 1 TND (si facture > 100 TND)

    • Écriture comptable générée :

      • Débit Client (411) : 1 214,26 TND (avec timbre)

      • Crédit Ventes (701) : 1 019,55 TND

      • Crédit TVA collectée (443) : 193,71 TND

      • Crédit Timbre (447) : 1 TND

  • Mise à jour en temps réel :

    • Stock Entrepôt principal : 83

    • Stock global :83

Vente au détail (client particulier)

  • Vente au comptoir (Entrepôt principal)(utilisation de l'interface de TPV) :

    • Client achète 2 jeans (taille 40 et 42)

    • Scan des codes-barres en caisse

    • Ticket de caisse généré :

      • 2 × JEAN-HOMME-CLASSIC-001

      • Prix unitaire TTC : 85,14 TND

      • Total TTC : 170,28 TND

    • Encaissement : Espèces (ou carte bancaire via TPE)

  • Vente avec remise :

    • Client fidèle (carte de fidélité)

    • Remise accordée : 10%

    • Calcul automatique :

      • Prix HT unitaire : 71,55 TND

      • Remise 10% : 7,15 TND

      • Prix HT après remise : 64,40 TND

      • TVA 19% : 12,24 TND

      • Prix TTC après remise : 76,64 TND

 

Circuit d'inventaire

Cas concret : Inventaire mensuel de l'entrepôt principal

Préparation de l'inventaire

  • Planification :

    • Date : Dimanche 30 juin (magasins fermés)

    • Périmètre : Dépôt Entrepôt principal

    • Équipes constituées :

      • Équipe 1 :  (Vêtements Homme)

      • Équipe 2 : (Vêtements Femme)

      • Équipe 3 :  (Enfants et Accessoires)

  • Édition des fiches de comptage :

    • Extraction de la liste des articles par station 

    • Pour la  (Vêtements Homme) :

      • JEAN-HOMME-CLASSIC-001 : stock théorique = 80 pièces

      • JEAN-HOMME-SLIM-002 : stock théorique = 89 pièces

      • CHEMISE-HOMME-001 : stock théorique = 124 pièces

      • etc.

Comptage physique

  • Déroulement du comptage :

    • Équipe 1 (2 personnes) : comptage indépendant

    • Saisie sur tablette (ou fiche papier)

    • Pour JEAN-HOMME-CLASSIC-001 :

      • Comptage  : 80 pièces

  ajout inventaires dans le système
  1.  accéder Chemin : Stock > Gestion Inventaire > Inventaire
  2. cliquer sur nouveau 
  3. choix de station 
  4. Cliquez sur "Import Articles" pour charger tous les articles correspondant aux critères filtrés.
  5. Cliquez sur "choix article " pour choisir quelque articles
  6. les ligne articles selectionner sont chargé avec qte théorique dans la station selectionner
  7. Cliquez sur Valider pour enregistrer l'inventaire.
saisir qte réel dans l'inventaire créer
  1. Chemin : Stock > Gestion Inventaire > Saisie Inventaire
  2. Choix Inventaire à partir de la liste 
  3. les ligne inventaire selectionner est chargé 
  4. saisir la qte réel
  5. cliquer sur "enregistrer"
 Validation Inventaire 
  1. Chemin : Stock > Gestion Inventaire > Validation Inventaire
  2. cliquer sur Vérifier : lance une vérification des écarts ; les lignes avec un écart négatif s'affichent en rouge, celles avec un écart positif en vert. Cette utilisation des couleurs permet de différencier visuellement les états.
  3. cliquer sur Valider 
  4. on peut  Dévalider : réactiver l'inventaire pour corrections ou réouverture. Cette action, positionnée comme secondaire, s'effectue dans une modale non bloquante pour ne pas interrompre le contexte de travail.

Analyse des écarts

  • Comparaison avec stock théorique :

    • Article : JEAN-HOMME-CLASSIC-001

    • Stock théorique :83

    • Stock compté : 80

    • Écart : -3 pièces

  • Recherche des causes :

    • Consultation de l'historique des mouvements :

      • 32 pièces offertes en cadeau lors d'une opération commerciale (non saisies)

      • 1 pièce utilisée pour photo catalogue (non sortie)

    • Explication validée par le responsable

Ajustement et validation

  • Saisie des ajustements :

    • Menu : Stocks → Inventaire → Saisie des écarts

    • Pour JEAN-HOMME-CLASSIC-001 :

      • Écart constaté : -5

      • Cause : "Pertes diverses" (cadeaux, échantillon, rebut)

      • Validation responsable

  • Mise à jour du stock :

    • Nouveau stock théorique : 80 pièces

    • Prix de revient unitaire : 45 TND

Édition des rapports

  • Procès-verbal d'inventaire :

    • Date : 30 juin

    • Lieu :

    • Participants : Chef de dépôt + 2 compteurs

    • Écarts constatés : 

    • Signature des participants

  • Rapport de direction :

    • Synthèse des écarts par famille

    • Graphique d'évolution des stocks

    • Proposition d'actions correctives :

      • Former le personnel à la saisie des mouvements

      • Créer un code "Cadeau" pour les opérations commerciales

      • Mettre en place un suivi des échantillons

Inventaire tournant (optionnel)

  • Programmation :

    • Chaque lundi : inventaire d'une famille d'articles

    • Semaine 1 : Jeans et pantalons

    • Semaine 2 : Chemises et tops

    • Semaine 3 : T-shirts et polos

    • Semaine 4 : Accessoires

  • Avantages :

    • Pas d'arrêt complet de l'activité

    • Écarts détectés plus rapidement

    • Meilleure précision continue

Résultat : L'article "JEAN-HOMME-CLASSIC-001" est pleinement intégré dans tous les processus opérationnels de l'entreprise :

  • Achats : commandes, réceptions, retours, factures fournisseurs

  • Ventes : devis, bons de livraison, factures, encaissements, promotions

  • Inventaires : comptage, analyse des écarts, ajustements, valorisation

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