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Module : Gestion des Articles (Produits)

Introduction

Ce chapitre présente, à travers des cas d'usage réels tirés de l'activité d'une société tunisienne de distribution textile, la configuration et l'utilisation des principaux modules fonctionnels du logiciel de gestion commerciale. Pour chaque processus, vous trouverez le contexte fonctionnel, les préconditions à vérifier, le paramétrage initial requis, ainsi que les étapes détaillées d'exécution.

Les cas pratiques s'articulent autour de la société TUNISIA FASHION, basée à Tunis avec des points de vente à Sousse et Sfax, spécialisée dans la vente de vêtements pour hommes, femmes et enfants.

Module 1 : Gestion des articles standard

1.1. Contexte fonctionnel

Dans une entreprise tunisienne de distribution de textile ,textile, chaque produit doit être identifié de manière unique dans le système informatique. La gestion des articles permet de créer et gérer les fiches produits qui serviront de base pour les achats, les ventes sur le marché local et la gestion des stocks dans les différents dépôts .ts.

Exemple concret : La société TUNISIA FASHION, basée à Tunis avec des points de vente à Sousse et Sfax, vend des vêtements pour hommes, femmes et enfants. Elle doit référencer l'ensemble de ses produits dans son logiciel de gestion commerciale pour assurer la traçabilité et le suivi des flux.

1.2. Préconditions

Avant de procéder à la création d'un article, vérifier les points suivants :

  • L'utilisateur dispose d'un profil avec les droits de création et de modification d'articles

  • Les paramètres de base de la société sont configurés (TVA tunisienne, dinar tunisien, etc.)exercice comptable en cours)

  • La société est immatriculée à la patente et sa matricule fiscale est renseignée dans le système

  • Les familles d'articles ont été créées au préalable (Vêtements,tements Chaussures,Homme, Vêtements Femme, Enfants, Accessoires)

  • LaLes sociétédépôts estsont immatriculée à la patentecréés et dispose d'une matricule fiscale renseignéeactifs dans le système

1.3. Paramétrage initial

(réalisé par l'administrateuradministrateur) a

configuré:

  • :

  • :

  • :

    • :

    Élément Configuration
    Familles d'articles Vêtements Homme, Vêtements Femme, Enfants, Accessoires
    Unités de mesure Pièce (unité de vente), Carton (unité d'achat)
    Taux de TVA tunisiens 19% (taux normal)

    ,

  • 7% (produits de première nécessité), certains vêtements enfant)

  • 0% (export)

    		•
    Dépôts Entrepôt principal : (Zone industrielle Tunis

    Tunis),

  • Magasin SousseSousse,

  • Magasin Sfax

    		•
    paramétrage document

    Étapes(achat détailléeset dansvente cas)

    		plusieurs paramétrage disponible selon besoin et circuit document  souhaité comme: document d'achat ou de vente  affect stock ,affect solde ,affect DPA ?affect CMP ,autorise stock négative etc...

    1.4. Cas pratique

    Cas concret : Création d'un article "Jean classique homme"

    • Étape 1 : Accéder au module

      Menu : Catalogue > Article > Catalogue des Produits.

  • Étape 2 : Saisir les informations générales


    • code :

  • :

  • :

  • :

  • :Jeans

    • : "(marqueenseigne)

    ChampValeur
    Code article

    		 JEAN-HOMME-CLASSIC-001
    Libellé court Jean classique homme bleu foncé
    Libellé Jean classique homme bleu foncé - Coupe droite, 100% coton, fabrication turque
    Famille Vêtements Homme
    Sous-famille Jeans
    Marque TUNISIA FASHION"FASHION

  • Étape 3 : Renseigner les données commerciales



    • : 45

      dedocumentd'achat 
    • :(59%) : 71.55 :19%

      ChampValeurCalcul
      Prix d'achat HT 45,000 TND À
      • le prix d'achat peut  être renseignersaisir directement dans le fiche article
      • le prix d'achat est renseignerou après l'ajoutréception
      Marge souhaitée 59% Configurable
    • selon

      politique commerciale

      • Prix de vente HT 71,550 TND

      		 =
    • 45

      × (1 + 0,59)

      • TVA 19% Taux normal
    • Tunisie
      		•
      Prix de vente TTC85,144 TND= 71,55 × 1,19

      • Remarque : 85.14Le TNDprix d'achat peut être renseigné directement dans la fiche article ou ultérieurement lors de l'ajout d'un document d'achat.

  • Étape 4 : Configurer la gestion des stocks



    • :

    • avecboutoncouverture
      ChampValeur
      Unité de gestion Pièce
      Stock minimum : 20 pièces (seuil d'alerte)20 pièces
      Mode de suivi stockStandard (FIFO)
      Base )

      de calcul marge      		 Prix
    • d'achat moyen pondéré
      • Étape 5 :

      • Base Calcul Marge :définir  Base Calcul Marge souhaité

      • Mode Suivi Stock :définir le mode de gestion des stocks pour cet article (dans notre exemple standard)

    • Étape 6 : Ajouter des médias (optionnel)

      • Télécharger une photo du produit (vue face)

      • Télécharger une photo (vue dos)

      • Ajouter éventuellement des photos des différentes couleurs/tailles

    • Étape 76 : Valider la création

        1. Cliquer sur le bouton "Enregistrer" ou "Valider"

        2. Visualiser l'article dans la liste du catalogue

    • Vérifier que l'article apparaît dans les différentes listes de sélection

    Résultat :attendu

    L'article "JEAN-HOMME-CLASSIC-001"001 est créé et disponible pour être utilisé dans les:

    • Les documents d'achat (commandes fournisseursfournisseurs, ),réceptions)

    • Les documents de vente (devis, bons de livraison, factures clientsclients)

      )
      • et
    • les

      Les inventairesopérations d'inventaire dans les différents dépôts.ts

    • Le paramétrage des promotions et offres commerciales

    Module 2 : Intégration dans le circuit d'achat, vente et inventairesachat

    Circuit

    2.1. Contexte fonctionnel

    Le circuit d'achat (Fournisseurpermet local)d'approvisionner les dépôts en articles auprès des fournisseurs locaux et internationaux. Il comprend les étapes de commande, réception, contrôle qualité, retour éventuel et facturation.

    CasExemple concret : CommandeTUNISIA FASHION commande des jeans auprès d'un fournisseur local "TEX TUNISIE" situé à MonastirMonastir.

    2.2. Préconditions

    • L'article JEAN-HOMME-CLASSIC-001 est créé dans le catalogue

    • Le fournisseur TEX TUNISIE est créé avec sa matricule fiscale (1234567/X/A/000)

    • Le dépôt de destination (Entrepôt principal) est actif

    • L'utilisateur dispose des droits sur le module Achats

    2.3. Étapes détaillées : Commande fournisseur

    2.3.1. Création de la commande fournisseur :

    • Accès et création

    NaviguerAccès

     
      : 

    • Achats »> Bons de commande fournisseur  définitif 

      • Procédure 

    :

    1. Cliquer sur "Nouveau" (un document vierge s'ouvre)

    2. Cliquer sur Nouveau

      • Un doc  vierge s’ouvre.

    3. Renseigner l’l'en-tête du document :

      • Fournisseur : TEX TUNISIE (taper les premières lettres pour filtrer)

      • Date de commandeSélection : Date du fournisseur : "TEX TUNISIE"jour (Matriculepar fiscal : 1234567/X/A/000)défaut)

      • Date de réception prévue (par défaut = aujourd’hui), Entrepôt de destination.(ex Entrepôt principal)

      • Astuce : tapez la première lettre du fournisseur pour filtrer instantanément la liste.

    4. Ajout de l'article : JEAN-HOMME-CLASSIC-001À saisir

    5. QuantitéDépôt commandéede destination : 100Entrepôt piècesprincipal

    6. Prix unitaire négocié : 45 TND (inchangé)

    7. Validation de la commande (statut "validée")

  • Ajouter la ligne d'article :

    • Rechercher JEAN-HOMME-CLASSIC-001

    • Quantité commandée : 100 pièces

    • Prix unitaire : 45,000 TND (inchangé)

  • Vérifier le total HT : 100 × 45 = 4 500 TND

  • Cliquer sur "Valider" (la commande passe en statut "Validée")

    • 2.3.2. Réception de la marchandise :

    MenuAccès : Achats »> Bons de commande fournisseur  définitif 

    Procédure :

    1. Sélection delectionner la commande concernée

    2. transformer

      Cliquer sur "Transformer en bon de livraisonlivraison" (réception)ou "Réceptionner"

    3. ContrôProcéder au contrôle qualité à réception :

      • 98 pièces conformes

      • 2 pièces avec défaut (couture, tâche) identifiées

    4. Saisie deSaisir la réception :

      • Quantité reçue conforme : 98 pièces

      • Quantité refusée : 2 pièces (retour fournisseur)

    5. possibilitéImprimer d'Impression dule bon de réception (3 exemplaires)exemplaires : fournisseur, comptabilité, magasin)

    2.3.3.

  • Gestion du retour fournisseur :

    • Accès : Achats »> Bons de livraison fournisseur

    Procédure :

    1. Sélectionner le bon de livraison concerné

    2. Cliquer sur "Transformer en bon de retour"

    3. SélectionSaisir la quantité retournée : 2 pièces

    4. Valider le retour (les articles retournés sont déduits du stock)

    2.3.4. Facturation fournisseur

    Accès : Achats > Bons de lalivraison fournisseur

    Procédure :

    1. Sélectionner le bon de livraison concernée

    2. transformer en bon de retour (avec98 qte=2 )
      3. pièces)

    3. Cliquer sur Facturation"Transformer fournisseuren :facture"

      • Sélection de la bon de livraison concernée

      • transformer en facture (avec qte=98 )

      • Vérifier lales facture d'achatcalculs :

        • Base HT : 98 × 45 = 4 410410,000 TND

        • TVA déductible 19% : 837,90900 TND

        • Net à payer : 5 247,90900 TND

      • Valider la facture fournisseur

    2.3.5. Liaison avec la comptabilité

    La validation de la facture génère automatiquement l'écriture comptable suivante :



    CompteIntituléDébitCrédit
    607Achats de marchandises4 410,000 
    4456TVA déductible837,900 
    401Fournisseur TEX TUNISIE 5 247,900
    2.3.6. Mise à jour des stocks


    ÉlémentImpact
    Stock Entrepôt principalAugmentation de 98 pièces
    Prix de revient unitaire45,000 TND
    Valeur du stock ajoutée4 410,000 TND

    Module 3 : Intégration dans le circuit de vente

    3.1. Contexte fonctionnel

    Le circuit de vente permet de commercialiser les articles auprès des clients professionnels (B2B) et des particuliers (B2C). Il comprend les étapes de devis, bon de livraison, facturation et encaissement.

    3.2. Préconditions

    • L'article JEAN-HOMME-CLASSIC-001 est en stock (minimum 83 pièces)

    • Le client est créé dans la base avec sa matricule fiscale

    • Les prix de vente sont configurés dans la fiche article

    3.3. Cas pratique 1 : Vente à un client professionnel avec devis

    3.3.1. Création du devis

    Accès : Ventes > Devis clients

    Procédure :

    1. Cliquer sur "Nouveau devis"

    2. Renseigner l'en-tête :

      • Débit Compte 607 (Achats)Client : 4Sélectionner 410le TNDclient (ex: "Magasin Sousse")

      • Débit Compte 4456 (TVA déductible)Date : 837,90Date TNDdu jour

      • Crédit Compte 401 (Fournisseur) : 5 247,90 TND

    3. MiseAjouter à jour des stocksl'article :

      • StockArticle du: Entrepôt principal augmente de 98 piècesJEAN-HOMME-CLASSIC-001

      • PrixQuantité de revient unitairedemandée : 4515 TND pièces

      • ValeurPrix duHT stock ajoutéeunitaire : 4 41071,550 TND (automatique)

      • Remise commerciale : 5% (accorder si applicable)

      4. Circuit de vente

      Cas concret : Vente à différents types de clients

      Vente à un client  avec Devis (notre exemple )

      • DevisVérifier :

        les

        • Client : "Entrepôt principal"

        • Demande : 15 jeans pour leur boutique

        • Création du devis aveccalculs :

          • Prix HT unitaireaprès remise : 71,55 TND

            ×
            • (1
          • -

            Remise0,05) commerciale= 5% : 3,5867,973 TND

          • Prix net HT : 67,97 TND

          • Total HT : 15 × 67,97973 = 1 019,55595 TND

          • TVA 19% : 193,71723 TND

          • Total TTC : 1 213,26318 TND

        • EnvoiEnvoyer dule devis par email au client (optionnel)

      • Valider le devis (statut "Accepté" ou "En attente")

    3.3.2. Transformation en bon de livraison

    Accès : Ventes > Devis clients

    1. Sélectionner le devis accepté

    2. Cliquer sur "Transformer en bon de livraison"

    3. Vérifier les quantités (15 pièces)

    4. Valider le bon de livraison

    5. BonImpact de livraisonstock :

      • Transformation du bon de livraison en facture

      • Déchargement desautomatique de 15 pièces du stock (Entrepôt principal)

    3.3.3. Transformation en facture

    Accès : Ventes > Bons de livraison clients

    1. FacturationSélectionner :

      • Transformation dule bon de livraison en facture

      • MentionsCliquer sur "Transformer en facture"

      • Vérifier les mentions obligatoires :

        • Matricule fiscal vendeur : 1234567/X/A/000

        • Matricule fiscal client : 7654321/Y/B/001

        • Timbre fiscal : 1 TND (si facture > 100 TND)

      • Valider la facture

    3.3.4. Écriture comptable générée
    :



      • (411) : TNDtimbre)

    • Crédit

      TND

    • Crédit

      (443)
      CompteIntituléDébit Crédit
      411Client 1 214,26318  (avec
      701 Ventes (701)de :marchandises  1 019,55595
      443 TVA collectée  193,723
      447Timbre fiscal 1,000

    3.4. Cas pratique 2 : 193,71 TND

  • Crédit Timbre (447) : 1 TND

  • Mise à jour en temps réel :

    • Stock Entrepôt principal : 83

    • Stock global :83

    • Vente au détail (client particulier)

      3.4.1.

    • Vente au comptoir (EntrepôtTPV)

      • principal)(utilisation

      Accès : Interface Terminal Point de l'interfaceVente de(TPV)

      TPV)

      Scénario :

      • Client achète 2 jeans (tailletailles 40 et 42)

        • Procédure :

        1. ScanScanner les codes-barres des codes-barresarticles en caisse

        2. TicketLe desystème caisseaffiche généréautomatiquement :

          • 2Article ×: JEAN-HOMME-CLASSIC-001

          • Quantité : 2

          • Prix unitaire TTC : 85,14144 TND

        3. Total TTC : 170,28288 TND

    • EncaissementMode d'encaissement : Espèces (ou carte bancaire via TPE)

  • Impression du ticket de caisse

  • 3.4.2. Vente avec remise :

    • fidélité

    Scénario : Client fidèle (avec carte de fidélité)

    Procédure :

    1. Scanner la carte de fidélité du client

    2. RemiseLe accordéesystème applique automatiquement la remise : 10%

    3. CalculCalculs automatiqueautomatiques :

      • Prix HT unitaire : 71,55550 TND

      • Remise 10% : 7,15155 TND

      • Prix HT après remise : 64,40395 TND

      • TVA 19% : 12,24235 TND

      • Prix TTC après remise : 76,64630 TND

      4.  

    CircuitModule 4 : Intégration dans le circuit d'inventaire

    4.1. Contexte fonctionnel

    L'inventaire permet de vérifier la concordance entre le stock théorique (comptable) et le stock physique réel, et d'ajuster les quantités en cas d'écart.

    4.2. Cas concretpratique : Inventaire mensuel de l'entrepôt principal

    4.2.1. Préparation de l'inventaire



    • :

      • Date :

    • :

    • :

      ÉlémentDétail
      PlanificationDate Dimanche 30 juin (magasins fermés)
      Périmètre Dépôt Entrepôt principal
      Équipes constituées Équipe 1 :  (Vêtements Homme)

      Homme (2

    • pers.)
      Équipe 2 : (Vêtements Femme)

      Femme
      • (2

    • pers.)
      Équipe 3 :  (Enfants et Accessoires)

      Accessoires
      • (2 pers.)

    • Édition des fiches de comptage :

      • Extraction de la liste des articles par station 

      • Pour la rayon (ex: Vêtements Homme) :



        • :=

        • := 

        • :théorique = 

        • etc.

          ArticleLibelléStock théorique
          JEAN-HOMME-CLASSIC-001 Jean stockclassique théoriquehomme 83 80 pièces
          JEAN-HOMME-SLIM-002 Jean stockslim théoriquehomme 89 pièces
          CHEMISE-HOMME-001 Chemise stockhomme 124 pièces
        4.2.2.

    Comptage physique

    • Déroulement du comptage :

        1. ÉChaque équipe 1procède (2 personnes) :au comptage indépendant

        2. Saisie sur tablette (ou fiche papier)

        3. PourRésultat pour JEAN-HOMME-CLASSIC-001 :

           

          • Comptage  : 80 pièces

    4.2.3. Saisie ajoutde inventairesl'inventaire dans le système

      Création

    1. de l'inventaire :

       accéder Chemin : Stock > Gestion Inventaire > Inventaire

      1. Cliquer sur "Nouveau"

      2. cliquer

        Sélectionner la station : Vêtements Homme

      3. Cliquer sur nouveau 

      4. choix de station 
      5. Cliquez sur "Import Articles" pour charger tous les articles correspondant aux critères filtrés.s

        • Alternative : Cliquer sur "Choix article" pour sélectionner quelques articles spécifiques

      6. Cliquez sur

        Les "choixlignes article " pour choisir quelque articles

      7. les ligne d'articles selectionnersélectionnées sont chargées avec qtela quantité théorique

        dans la station selectionner
      8. Cliquez

        Cliquer sur Valider"Valider" pour enregistrer l'inventaire.inventaire

      saisir

      Saisie qtedes quantités réelelles dans:

      l'inventaire créer

      1. Chemin : Stock > Gestion Inventaire > Saisie Inventaire

        1. Choix Inventaire

          Choisir l'inventaire à partir de la liste

        2. les ligne

          Les lignes d'inventaire selectionnersélectionnées estsont chargées

        3. saisir

          Saisir la qtequantité réelelle pour chaque article :

          • JEAN-HOMME-CLASSIC-001 : 80 pièces

        4. cliquer

          Cliquer sur "enregistrer"Enregistrer"

         

        Validation Inventairede

        l'inventaire 
          :

        1. Chemin : Stock > Gestion Inventaire > Validation Inventaire

          1. cliquer

            Cliquer sur "Vérifierrifier" : lance une vérification des écarts

            ;
              les
            • lignes

              Lignes avec un écart négatif s'affichent: affichage en rouge, celles avec un écart positif en vert. Cette utilisation des couleurs permet de différencier visuellement les états.

            • cliquer sur Valider rouge
            • on peut  Dévalider : réactiver l'inventaire pour corrections ou réouverture. Cette action, positionnée comme secondaire, s'effectue dans une modale non bloquante pour ne pas interrompre le contexte de travail.

          Analyse des écarts

          • Comparaison avec stock théorique :

            • Article : JEAN-HOMME-CLASSIC-001

            • StockLignes théoriqueavec :83

              écart

            • Stock comptépositif : 80

              affichage
              • en 

            • Écart : -3 piècesvert

          • Cliquer sur "Valider" pour confirmer l'inventaire

          • Option "Dévalider" : réactive l'inventaire pour corrections ou réouverture (modale non bloquante)

        4.2.4. Analyse des écarts


        ÉlémentValeur
        Stock théorique83 pièces
        Stock compté80 pièces
        Écart constaté-3 pièces

        Recherche des causes :

        • Consultation de l'historique des mouvements :

          • 322 pièces offertes en cadeau lors d'une opération commerciale (non saisies)

          • 1 pièce utilisée pour photo catalogue (non sortie)

          • Conclusion 

        • :

          ExplicationÉcart validée par le responsable

          • 4.2.5.

        Ajustement et validation

        • Saisie des ajustements :

          • MenuChemin : Stocks →> Inventaire →> Saisie des écarts

            1. Pour JEAN-HOMME-CLASSIC-001 :

              • Écart constaté : -53

              • Cause : "Pertes diverses" (cadeaux, échantillon, rebut)

            2. Validation par le responsable

      Mise à jour du stock :

      • : 

      • : 45
        ÉlémentValeur
        Nouveau stock théorique 80 pièces
        Prix de revient unitaire 45,000 TND

    • 4.2.6. Édition des rapports

    • Procès-verbal d'inventaire :

      • Date : 30 juin

      • Lieu : Entrepôt principal

      • Participants : Chef de dépôt + 23 équipes de compteurs

      • Écarts constatés : -3 pièces (JEAN-HOMME-CLASSIC-001), +1 pièce (autre article)

      • SignatureSignatures des participants

    • Rapport de direction :

      • Synthèse des écarts par famille

      • Graphique d'évolution des stocks

      • Proposition d'actions correctives :

        • Former le personnel à la saisie des mouvements

        • Créer un code "Cadeau" pour les opérations commerciales

        • Mettre en place un suivi des échantillons

      • 4.2.7.
    Option

    : Inventaire tournant (optionnel)

    • Programmation hebdomadaire :

      • Chaque


        lundi

        :
        inventaired'unefamilled'articles

        :

      • :

      • :

      • :Accessoires

        Semaine Famille
      • inventoriée
        		•
        Semaine 1 Jeans et pantalons
        Semaine 2 Chemises et tops
        Semaine 3 T-shirts et polos
        Semaine 4 Accessoires

      • Avantages :

        • Pas d'arrêt complet de l'activité

        • Écarts détectés plus rapidement

        • Meilleure précision continue

      Récapitulatif : Cycle de vie complet de l'article

      Résultat : L'article "JEAN-HOMME-CLASSIC-001"001 est désormais pleinement intégré dans tous les processus opérationnels de l'entreprise :



      • :

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      • :
        ProcessusOpérations réalisées
        CréationFiche article avec caractéristiques, prix, TVA
        Achats Commande commandes,fournisseur, réceptions,ception, retours,retour, facturesfacture fournisseurs

        fournisseur
        Ventes B2B Devis, devis, bonsbon de livraison, factures,facture encaissements,client, promotions

        encaissement
        InventairesVentes B2C Vente comptage,au comptoir, remises fidélité
        InventaireComptage, analyse des écarts, ajustements, valorisation

        • Points clés à retenir

        1. Traçabilité complète : Chaque mouvement (entrée, sortie, ajustement) est enregistré et consultable

    • Valorisation automatique : Le stock est valorisé en temps réel au coût d'achat

    • Conformité fiscale : Les documents générés respectent la législation tunisienne (TVA, timbre fiscal, matricule)

    • Intégration comptable : Toutes les opérations génèrent automatiquement les écritures correspondantes

    • Alertes et seuils : Le système prévient en cas de stock minimum atteint

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