Module : Gestion des Articles (Produits)

Introduction

Ce chapitre présente, à travers des cas d'usage réels tirés de l'activité d'une société tunisienne de distribution textile, la configuration et l'utilisation des principaux modules fonctionnels du logiciel de gestion commerciale. Pour chaque processus, vous trouverez le contexte fonctionnel, les préconditions à vérifier, le paramétrage initial requis, ainsi que les étapes détaillées d'exécution.

Les cas pratiques s'articulent autour de la société TUNISIA FASHION, basée à Tunis avec des points de vente à Sousse et Sfax, spécialisée dans la vente de vêtements pour hommes, femmes et enfants.

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Module 1 : Gestion des articles standard

1.1. Contexte fonctionnel

Dans une entreprise tunisienne de distribution de textile, chaque produit doit être identifié de manière unique dans le système informatique. La gestion des articles permet de créer et gérer les fiches produits qui serviront de base pour les achats, les ventes sur le marché local et la gestion des stocks dans les différents dépôts.

Exemple concret : La société TUNISIA FASHION doit référencer l'ensemble de ses produits dans son logiciel de gestion commerciale pour assurer la traçabilité et le suivi des flux.

1.2. Préconditions

Avant de procéder à la création d'un article, vérifier les points suivants :

• L'utilisateur dispose d'un profil avec les droits de création et de modification d'articles

• Les paramètres de base de la société sont configurés (TVA tunisienne, dinar tunisien, exercice comptable en cours)

• La société est immatriculée à la patente et sa matricule fiscale est renseignée dans le système

• Les familles d'articles ont été créées au préalable (Vêtements Homme, Vêtements Femme, Enfants, Accessoires)

• Les dépôts sont créés et actifs dans le système

1.3. Paramétrage initial (réalisé par l'administrateur)

1.4. Cas pratique : Création d'un article "Jean classique homme"

Étape 1 : Accéder au module

Menu : Catalogue > Article > Catalogue des Produits

Étape 2 : Saisir les informations générales

Étape 3 : Renseigner les données commerciales

Remarque : Le prix d'achat peut être renseigné directement dans la fiche article ou ultérieurement lors de l'ajout d'un document d'achat.

Étape 4 : Configurer la gestion des stocks

Étape 5 : Ajouter des médias (optionnel)

• Télécharger une photo du produit (vue face)

• Télécharger une photo (vue dos)

• Ajouter éventuellement des photos des différentes couleurs/tailles

Étape 6 : Valider la création

1. Cliquer sur le bouton "Enregistrer" ou "Valider"

2. Visualiser l'article dans la liste du catalogue

3. Vérifier que l'article apparaît dans les différentes listes de sélection

Résultat attendu

L'article JEAN-HOMME-CLASSIC-001 est créé et disponible pour être utilisé dans :

• Les documents d'achat (commandes fournisseurs, réceptions)

• Les documents de vente (devis, bons de livraison, factures clients)

• Les opérations d'inventaire dans les différents dépôts

• Le paramétrage des promotions et offres commerciales

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Module 2 : Intégration dans le circuit d'achat

2.1. Contexte fonctionnel

Le circuit d'achat permet d'approvisionner les dépôts en articles auprès des fournisseurs locaux et internationaux. Il comprend les étapes de commande, réception, contrôle qualité, retour éventuel et facturation.

Exemple concret : TUNISIA FASHION commande des jeans auprès d'un fournisseur local "TEX TUNISIE" situé à Monastir.

2.2. Préconditions

• L'article JEAN-HOMME-CLASSIC-001 est créé dans le catalogue

• Le fournisseur TEX TUNISIE est créé avec sa matricule fiscale (1234567/X/A/000)

• Le dépôt de destination (Entrepôt principal) est actif

• L'utilisateur dispose des droits sur le module Achats

2.3. Étapes détaillées : Commande fournisseur

2.3.1. Création de la commande fournisseur

Accès : Achats > Bons de commande fournisseur définitif

Procédure :

1. Cliquer sur "Nouveau" (un document vierge s'ouvre)

2. Renseigner l'en-tête du document :

   • Fournisseur : TEX TUNISIE (taper les premières lettres pour filtrer)

   • Date de commande : Date du jour (par défaut)

   • Date de réception prévue : À saisir

   • Dépôt de destination : Entrepôt principal

3. Ajouter la ligne d'article :

   • Rechercher JEAN-HOMME-CLASSIC-001

   • Quantité commandée : 100 pièces

   • Prix unitaire : 45,000 TND (inchangé)

4. Vérifier le total HT : 100 × 45 = 4 500 TND

5. Cliquer sur "Valider" (la commande passe en statut "Validée")

2.3.2. Réception de la marchandise

Accès : Achats > Bons de commande fournisseur définitif

Procédure :

1. Sélectionner la commande concernée

2. Cliquer sur "Transformer en bon de livraison" ou "Réceptionner"

3. Procéder au contrôle qualité à réception :

   • 98 pièces conformes

   • 2 pièces avec défaut (couture, tâche) identifiées

4. Saisir la réception :

   • Quantité reçue conforme : 98 pièces

   • Quantité refusée : 2 pièces (retour fournisseur)

5. Imprimer le bon de réception (3 exemplaires : fournisseur, comptabilité, magasin)

2.3.3. Gestion du retour fournisseur

Accès : Achats > Bons de livraison fournisseur

Procédure :

1. Sélectionner le bon de livraison concerné

2. Cliquer sur "Transformer en bon de retour"

3. Saisir la quantité retournée : 2 pièces

4. Valider le retour (les articles retournés sont déduits du stock)

2.3.4. Facturation fournisseur

Accès : Achats > Bons de livraison fournisseur

Procédure :

1. Sélectionner le bon de livraison concerné (98 pièces)

2. Cliquer sur "Transformer en facture"

3. Vérifier les calculs :

   • Base HT : 98 × 45 = 4 410,000 TND

   • TVA déductible 19% : 837,900 TND

   • Net à payer : 5 247,900 TND

4. Valider la facture fournisseur

2.3.5. Liaison avec la comptabilité

La validation de la facture génère automatiquement l'écriture comptable suivante :

2.3.6. Mise à jour des stocks

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Module 3 : Intégration dans le circuit de vente

3.1. Contexte fonctionnel

Le circuit de vente permet de commercialiser les articles auprès des clients professionnels (B2B) et des particuliers (B2C). Il comprend les étapes de devis, bon de livraison, facturation et encaissement.

3.2. Préconditions

• L'article JEAN-HOMME-CLASSIC-001 est en stock (minimum 83 pièces)

• Le client est créé dans la base avec sa matricule fiscale

• Les prix de vente sont configurés dans la fiche article

3.3. Cas pratique 1 : Vente à un client professionnel avec devis

3.3.1. Création du devis

Accès : Ventes > Devis clients

Procédure :

1. Cliquer sur "Nouveau devis"

2. Renseigner l'en-tête :

   • Client : Sélectionner le client (ex: "Magasin Sousse")

   • Date : Date du jour

3. Ajouter l'article :

   • Article : JEAN-HOMME-CLASSIC-001

   • Quantité demandée : 15 pièces

   • Prix HT unitaire : 71,550 TND (automatique)

   • Remise commerciale : 5% (accorder si applicable)

4. Vérifier les calculs :

   • Prix HT après remise : 71,55 × (1 - 0,05) = 67,973 TND

   • Total HT : 15 × 67,973 = 1 019,595 TND

   • TVA 19% : 193,723 TND

   • Total TTC : 1 213,318 TND

5. Envoyer le devis par email au client (optionnel)

6. Valider le devis (statut "Accepté" ou "En attente")

3.3.2. Transformation en bon de livraison

Accès : Ventes > Devis clients

1. Sélectionner le devis accepté

2. Cliquer sur "Transformer en bon de livraison"

3. Vérifier les quantités (15 pièces)

4. Valider le bon de livraison

5. Impact stock : Déchargement automatique de 15 pièces du stock (Entrepôt principal)

3.3.3. Transformation en facture

Accès : Ventes > Bons de livraison clients

1. Sélectionner le bon de livraison

2. Cliquer sur "Transformer en facture"

3. Vérifier les mentions obligatoires :

   • Matricule fiscal vendeur : 1234567/X/A/000

   • Matricule fiscal client : 7654321/Y/B/001

   • Timbre fiscal : 1 TND (si facture > 100 TND)

4. Valider la facture

3.3.4. Écriture comptable générée

3.4. Cas pratique 2 : Vente au détail (client particulier)

3.4.1. Vente au comptoir (TPV)

Accès : Interface Terminal Point de Vente (TPV)

Scénario : Client achète 2 jeans (tailles 40 et 42)

Procédure :

1. Scanner les codes-barres des articles en caisse

2. Le système affiche automatiquement :

   • Article : JEAN-HOMME-CLASSIC-001

   • Quantité : 2

   • Prix unitaire TTC : 85,144 TND

3. Total TTC : 170,288 TND

4. Mode d'encaissement : Espèces (ou carte bancaire via TPE)

5. Impression du ticket de caisse

3.4.2. Vente avec remise fidélité

Scénario : Client fidèle avec carte de fidélité

Procédure :

1. Scanner la carte de fidélité du client

2. Le système applique automatiquement la remise : 10%

3. Calculs automatiques :

   • Prix HT unitaire : 71,550 TND

   • Remise 10% : 7,155 TND

   • Prix HT après remise : 64,395 TND

   • TVA 19% : 12,235 TND

   • Prix TTC après remise : 76,630 TND

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Module 4 : Intégration dans le circuit d'inventaire

4.1. Contexte fonctionnel

L'inventaire permet de vérifier la concordance entre le stock théorique (comptable) et le stock physique réel, et d'ajuster les quantités en cas d'écart.

4.2. Cas pratique : Inventaire mensuel de l'entrepôt principal

4.2.1. Préparation de l'inventaire

Édition des fiches de comptage :

Extraction de la liste des articles par rayon (ex: Vêtements Homme) :

4.2.2. Comptage physique

Déroulement :

1. Chaque équipe procède au comptage indépendant

2. Saisie sur tablette (ou fiche papier)

3. Résultat pour JEAN-HOMME-CLASSIC-001 : 80 pièces

4.2.3. Saisie de l'inventaire dans le système

Création de l'inventaire :

Chemin : Stock > Gestion Inventaire > Inventaire

1. Cliquer sur "Nouveau"

2. Sélectionner la station : Vêtements Homme

3. Cliquer sur "Import Articles" pour charger tous les articles correspondant aux critères filtrés

   • Alternative : Cliquer sur "Choix article" pour sélectionner quelques articles spécifiques

4. Les lignes d'articles sélectionnées sont chargées avec la quantité théorique

5. Cliquer sur "Valider" pour enregistrer l'inventaire

Saisie des quantités réelles :

Chemin : Stock > Gestion Inventaire > Saisie Inventaire

1. Choisir l'inventaire à partir de la liste

2. Les lignes d'inventaire sélectionnées sont chargées

3. Saisir la quantité réelle pour chaque article :

   • JEAN-HOMME-CLASSIC-001 : 80 pièces

4. Cliquer sur "Enregistrer"

Validation de l'inventaire :

Chemin : Stock > Gestion Inventaire > Validation Inventaire

1. Cliquer sur "Vérifier" : lance une vérification des écarts

   • Lignes avec écart négatif : affichage en rouge

   • Lignes avec écart positif : affichage en vert

2. Cliquer sur "Valider" pour confirmer l'inventaire

3. Option "Dévalider" : réactive l'inventaire pour corrections ou réouverture (modale non bloquante)

4.2.4. Analyse des écarts

Recherche des causes :

Consultation de l'historique des mouvements :

• 2 pièces offertes en cadeau lors d'une opération commerciale (non saisies)

• 1 pièce utilisée pour photo catalogue (non sortie)

Conclusion : Écart validé par le responsable

4.2.5. Ajustement et validation

Saisie des ajustements :

Chemin : Stocks > Inventaire > Saisie des écarts

1. Pour JEAN-HOMME-CLASSIC-001 :

   • Écart constaté : -3

   • Cause : "Pertes diverses" (cadeaux, échantillon, rebut)

2. Validation par le responsable

Mise à jour du stock :

4.2.6. Édition des rapports

Procès-verbal d'inventaire :

• Date : 30 juin

• Lieu : Entrepôt principal

• Participants : Chef de dépôt + 3 équipes de compteurs

• Écarts constatés : -3 pièces (JEAN-HOMME-CLASSIC-001), +1 pièce (autre article)

• Signatures des participants

Rapport de direction :

• Synthèse des écarts par famille

• Graphique d'évolution des stocks

• Proposition d'actions correctives :

  • Former le personnel à la saisie des mouvements

  • Créer un code "Cadeau" pour les opérations commerciales

  • Mettre en place un suivi des échantillons

4.2.7. Option : Inventaire tournant

Programmation hebdomadaire :

Avantages :

• Pas d'arrêt complet de l'activité

• Écarts détectés plus rapidement

• Meilleure précision continue

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Récapitulatif : Cycle de vie complet de l'article

L'article JEAN-HOMME-CLASSIC-001 est désormais pleinement intégré dans tous les processus opérationnels de l'entreprise :

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Points clés à retenir

1. Traçabilité complète : Chaque mouvement (entrée, sortie, ajustement) est enregistré et consultable

2. Valorisation automatique : Le stock est valorisé en temps réel au coût d'achat

3. Conformité fiscale : Les documents générés respectent la législation tunisienne (TVA, timbre fiscal, matricule)

4. Intégration comptable : Toutes les opérations génèrent automatiquement les écritures correspondantes

5. Alertes et seuils : Le système prévient en cas de stock minimum atteint