Préfixe

L’onglet Préfixe permet de configurer la structure de numérotation des documents en définissant des préfixes par exercice.

L’interface se présente sous forme de tableau contenant les champs suivants :

Champs du paramétrage

• Exercice
  Représente l’exercice comptable auquel s’applique le préfixe (ex : 2024, 2025).
  Chaque ligne de paramétrage est obligatoirement rattachée à un exercice.
• Préfixe
  Code alphanumérique ajouté en début du numéro de document.
  Il permet d’identifier rapidement la nature ou l’origine du document (ex : FAC, BL, CMD).
• N° séquentiel
  Définit le point de départ de la numérotation automatique des documents pour l’exercice concerné.
  Ce numéro est incrémenté automatiquement à chaque création de document.
• Station
  Permet d’identifier une station, un poste ou un point de vente spécifique.
  Ce champ est utile dans les environnements multi-postes ou multi-sites afin de différencier les numérotations.

Règles de gestion

• Un préfixe doit être défini pour chaque exercice afin de garantir une numérotation cohérente et continue.
• La combinaison Exercice + Préfixe (+ Station, le cas échéant) doit être unique.
• Le numéro séquentiel est automatiquement incrémenté par le système et ne doit être modifié qu’en cas de besoin exceptionnel (ex : reprise de données).
• En environnement multi-stations, il est recommandé de définir une numérotation spécifique par station pour éviter les conflits.

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Objectif du paramétrage

Ce paramétrage permet :

• d’assurer une traçabilité claire des documents,
• de garantir une unicité des numéros,
• de structurer la numérotation selon les exercices et les contextes d’utilisation (site, caisse, service).