Gestion des emplacements
1. Contexte fonctionnel
La société PHARMA DISTRIBUTION TUNISIE, spécialisée dans la distribution de produits pharmaceutiques et parapharmaceutiques, souhaite optimiser la gestion de ses stocks en suivant précisément l’emplacement des produits dans ses dépôts.
Chaque emplacement est identifié par :
- Un code unique
- Un libellé (nom commercial ou fonctionnel)
- Une station mère (dépôt ou zone principale)
- Un type (ici : emplacement)
Exemple concret :
Le médicament Paracétamol 500 mg peut être stocké dans plusieurs emplacements (Rayon A1 et Rayon A2). Cela permet de savoir, lors de la préparation des commandes, exactement où se trouvent les produits et quelles quantités sont disponibles dans chaque emplacement.
Sans gestion des emplacements, l’entreprise rencontre :
- Des difficultés à localiser rapidement les produits
- Des erreurs de picking ou de livraison
- Une mauvaise rotation du stock entraînant des pertes
- Des inventaires incomplets ou incohérents
Objectifs de ce chapitre :
- Créer et paramétrer des emplacements
- Associer automatiquement les produits aux emplacements lors des achats
- Suivre les stocks par emplacement
- Gérer la transformation des bons de commande en bons de réception ou livraison
- Assurer la traçabilité complète des mouvements
2. Préconditions
Avant de commencer, vérifier les points suivants :
2.1. Droits utilisateur :
- Accès administrateur ou gestionnaire de stock
- Droits sur : articles, achats, ventes, stock et emplacements
2.2. Configuration de base :
| Élément | Valeur |
|---|---|
| Société | PHARMA DISTRIBUTION |
| TVA | 19% |
| Devise | TND |
2.3. Paramétrage de base :
| Élément | Valeur |
|---|---|
| Unité | Boîte |
| Famille | Médicaments |
| Dépôt | Pharmacie Centrale |
| Fournisseur | LABO MED TUNIS |
| Client | Pharmacie El Amal |
3. Paramétrage initial (réalisé par l’administrateur)
3.1. Création des emplacements
Chemin d’accès :Gestion station > Paramétrage > Liste des emplacements (Filtrer la liste des stations pour n’afficher que les emplacements)
Exemple d'un interface de fiche emplacement
Procédure détaillée :
- Cliquer sur Créer un nouvel emplacement
- Renseigner les informations suivantes :
- Code : Identifiant unique de l’emplacement (ex. E001)
- Libellé : Nom de l’emplacement (ex. Rayon A1)
- Station mère : Dépôt principal (ex. Pharmacie Centrale)
- Type : Sélectionner emplacement
- Enregistrer l’emplacement
Exemple :
| Code | Libellé | Station mère | Type |
|---|---|---|---|
| E001 | Rayon A1 | Pharmacie Centrale | emplacement |
| E002 | Rayon A2 | Pharmacie Centrale | emplacement |
Astuce : Vérifier la cohérence du code et du libellé pour éviter les doublons et faciliter la recherche dans le logiciel.
3.2. Paramétrage de l’article
Chemin : Catalogue > paramétrage Articles > Catalogue des produit
Détail de l'interface de fiche article
Procédure :
- Sélectionner la fiche article (ex. PARA-500 EMP)
- Choisir mode de suivi stock : Emplacement
- Enregistrer
L’association de l’article aux emplacements se fait automatiquement lors de la réception des achats ou de la saisie des ventes, et non dans la fiche article.
4. Cas pratique : Gestion d’un article par emplacement
4.1. Création et transformation des bons d’achat
Chemin : Achats > achat > Bon de commande fournisseur
Procédure :
- Créer un bon de commande fournisseur pour le produit PARA-500 EMP
- Valider le bon de commande (bon de commande ne touche pas le stock )
- Transformer le bon de commande en bon de réception
- Saisir les quantités reçues par emplacement
- Valider le bon de réception
Exemple de répartition :
| Article | Emplacement | Quantité |
|---|---|---|
| PARA-500 EMP | E001 (Rayon A1) | 120 |
| PARA-500 EMP | E002 (Rayon A2) | 80 |
| Total | 200 |
Exemple de répartition dans l'interface de transformation :
Le logiciel propose automatiquement les emplacements existant dans la base de donnée pour répartir les quantités
4.2. Création des bons de livraison direct
4.3. Création et transformation des bons de vente
Chemin : Ventes > Bon de commande client > Transformation en bon de livraison
Procédure :
- Créer un bon de commande client pour le produit
- Valider le bon de commande
- Transformer le bon de commande en bon de livraison
- Sélectionner les emplacements pour chaque produit et saisir les quantités à livrer
- Valider le bon de livraison
Exemple :
| Article | Emplacement | Quantité |
|---|---|---|
| PARA-500 EMP | E002 (Rayon A2) | 60 |
Règles de gestion :
- La quantité sortie ne peut dépasser le stock disponible par emplacement
- Le logiciel applique automatiquement la rotation FIFO / FEFO si configurée
- La transformation du bon permet de simplifier la saisie et d’assurer la traçabilité complète
4.4. Suivi et traçabilité des emplacements
Chemin : Stock > Stock détaillé par emplacement
Exemple après réception et vente :
| Article | Emplacement | Entrée | Sortie | Stock |
|---|---|---|---|---|
| PARA-500 EMP | E001 (Rayon A1) | 120 | 0 | 120 |
| PARA-500 EMP | E002 (Rayon A2) | 80 | 60 | 20 |
Chaque mouvement est tracé avec le détail de l’emplacement et de la quantité, assurant une traçabilité complète.
5. Synthèse : Cycle de vie
| Étape | Résultat |
|---|---|
| Réception via bon de commande | 200 unités (Rayon A1:120, Rayon A2:80) |
| Vente via bon de commande client | 60 unités sorties de Rayon A2 |
| Stock final | Rayon A1:120, Rayon A2:20 |
6. Avantages de la gestion par emplacement
| N° | Bénéfice | Description |
|---|---|---|
| 1 | Localisation rapide | Chaque produit est associé à un emplacement précis dès la réception |
| 2 | Gestion optimisée | Organisation efficace du stock et meilleure rotation |
| 3 | Suivi précis | Traçabilité complète des mouvements par emplacement |
| 4 | Réduction des erreurs | Limitation des erreurs de picking |
| 5 | Inventaire simplifié | Inventaire par emplacement avec consolidation automatique |
| 6 | Processus unifié | Transformation automatique des bons de commande en bons de réception ou livraison, simplifiant la saisie et le suivi |
7. Points clés à retenir
- Le mode de suivi Emplacement doit être activé dans la fiche article.
- L’association du produit aux emplacements se fait automatiquement lors des achats et ventes, via la transformation des bons.
- Les sorties respectent les quantités disponibles par emplacement.
- Le suivi par emplacement facilite la rotation des stocks et les inventaires.
- Le logiciel peut appliquer des règles automatiques de gestion des stocks (FIFO / FEFO).
- La transformation des bons unifie le processus d’achat et de vente, assure la traçabilité et réduit les erreurs de saisie.