Gestion des emplacements

1. Contexte fonctionnel

La société PHARMA DISTRIBUTION TUNISIE, spécialisée dans la distribution de produits pharmaceutiques et parapharmaceutiques, souhaite optimiser la gestion de ses stocks en suivant précisément l’emplacement des produits dans ses dépôts.

Chaque emplacement est identifié par :

• Un code unique
• Un libellé (nom commercial ou fonctionnel)
• Une station mère (dépôt ou zone principale)
• Un type (ici : emplacement)

Exemple concret :
Le médicament Paracétamol 500 mg peut être stocké dans plusieurs emplacements (Rayon A1 et Rayon A2). Cela permet de savoir, lors de la préparation des commandes, exactement où se trouvent les produits et quelles quantités sont disponibles dans chaque emplacement.

Sans gestion des emplacements, l’entreprise rencontre :

• Des difficultés à localiser rapidement les produits
• Des erreurs de picking ou de livraison
• Une mauvaise rotation du stock entraînant des pertes
• Des inventaires incomplets ou incohérents

Objectifs de ce chapitre :

• Créer et paramétrer des emplacements
• Associer automatiquement les produits aux emplacements lors des achats
• Suivre les stocks par emplacement
• Gérer la transformation des bons de commande en bons de réception ou livraison
• Assurer la traçabilité complète des mouvements

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2. Préconditions

Avant de commencer, vérifier les points suivants :

2.1. Droits utilisateur :

• Accès administrateur ou gestionnaire de stock
• Droits sur : articles, achats, ventes, stock et emplacements

2.2. Configuration de base :

2.3. Paramétrage de base :

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3. Paramétrage initial (réalisé par l’administrateur)

3.1. Création des emplacements

Chemin d’accès :
Gestion station > Paramétrage > Liste des emplacements (Filtrer la liste des stations pour n’afficher que les emplacements)

Exemple d'un interface de fiche emplacement

Procédure détaillée :

1. Cliquer sur Créer un nouvel emplacement
2. Renseigner les informations suivantes :
   • Code : Identifiant unique de l’emplacement (ex. E001)
   • Libellé : Nom de l’emplacement (ex. Rayon A1)
   • Station mère : Dépôt principal (ex. Pharmacie Centrale)
   • Type : Sélectionner emplacement
3. Enregistrer l’emplacement

Exemple :

Astuce : Vérifier la cohérence du code et du libellé pour éviter les doublons et faciliter la recherche dans le logiciel.

3.2. Paramétrage de l’article

Chemin : Catalogue > paramétrage Articles > Catalogue des produit

Détail de l'interface de fiche article 

Procédure :

1. Sélectionner la fiche article (ex. PARA-500 EMP)
2. Choisir mode de suivi stock : Emplacement
3. Enregistrer

L’association de l’article aux emplacements se fait automatiquement lors de la réception des achats ou de la saisie des ventes, et non dans la fiche article.

4. Cas pratique : Gestion d’un article par emplacement

4.1. Création et transformation des bons d’achat

Chemin : Achats > achat > Bon de commande fournisseur

Procédure :

1. Créer un bon de commande fournisseur pour le produit PARA-500 EMP
2. Valider le bon de commande (bon de commande ne touche pas le stock )
3. Transformer le bon de commande en bon de réception
4. Saisir les quantités reçues par emplacement
5. Valider le bon de réception

Exemple de répartition : 

Exemple de répartition  dans l'interface de transformation :

Le logiciel propose automatiquement les emplacements existant dans la base de donnée pour répartir les quantités

4.2. Création et transformation des bons de vente

Chemin : Ventes > Bon de commande client > Transformation en bon de livraison

Procédure :

1. Créer un bon de commande client pour le produit
2. Valider le bon de commande
3. Transformer le bon de commande en bon de livraison
4. Sélectionner les emplacements pour chaque produit et saisir les quantités à livrer
5. Valider le bon de livraison

Exemple :

Règles de gestion :

• La quantité sortie ne peut dépasser le stock disponible par emplacement
• Le logiciel applique automatiquement la rotation FIFO / FEFO si configurée
• La transformation du bon permet de simplifier la saisie et d’assurer la traçabilité complète

4.3 ajout direct de document achat ou de vente 

Ajout direct de documents d’achat ou de vente

En complément de la transformation des bons de commande, le système permet également l’ajout direct des documents d’achat ou de vente.

Cette méthode constitue une alternative simplifiée lorsque le processus ne nécessite pas la création préalable d’un bon de commande.

Principe :
L’utilisateur peut créer directement :

• un bon de réception fournisseur (achat)
• un bon de livraison client (vente)

tout en conservant la gestion des emplacements lors de la saisie.

Procédure :

1. Accéder au module Achats ou Ventes
2. Créer directement un document (bon de réception ou bon de livraison)
3. Ajouter l’article concerné
4. Saisir les quantités par emplacement
6. Valider le document

Remarque :
Cette méthode d’ajout direct est généralement utilisée pour des opérations rapides ou exceptionnelles.
Toutefois, pour assurer une meilleure traçabilité et un suivi structuré, il est recommandé d’utiliser la transformation des bons de commande lorsque le processus métier le permet.

exemple d'interface d'ajout directement un document bon de réception

4.5 Règles de gestion (gestion par emplacement)

Lors de la saisie des mouvements de stock (réception ou sortie), les règles suivantes doivent être respectées :

• La quantité totale saisie par emplacement doit être égale à la quantité du document (réception ou livraison).
• La sélection de l’emplacement est obligatoire pour tout article configuré avec un mode de suivi par emplacement.
• Seuls les emplacements actifs et rattachés à la station (dépôt) peuvent être utilisés.
• Pour les sorties de stock (vente) :
  • Seuls les emplacements disposant d’un stock disponible peuvent être sélectionnés.
  • La quantité saisie ne doit pas dépasser le stock disponible par emplacement.
• Le système peut proposer automatiquement un ou plusieurs emplacements selon :
  • La disponibilité du stock
  • Les règles de gestion configurées (ex. FIFO / FEFO si combiné avec les lots)
• Il est possible de répartir une même quantité sur plusieurs emplacements pour un seul article.
• Toute incohérence dans la répartition (quantité manquante ou excédentaire) bloque la validation du document.

4.4. Suivi et traçabilité des emplacements

Chemin : Stock > Stock détaillé par emplacement

Exemple après réception et vente :

Chaque mouvement est tracé avec le détail de l’emplacement et de la quantité, assurant une traçabilité complète.

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5. Synthèse : Cycle de vie

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6. Avantages de la gestion par emplacement

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7. Points clés à retenir

1. Le mode de suivi Emplacement doit être activé dans la fiche article.
2. L’association du produit aux emplacements se fait automatiquement lors des achats et ventes, via la transformation des bons.
3. Les sorties respectent les quantités disponibles par emplacement.
4. Le suivi par emplacement facilite la rotation des stocks et les inventaires.
5. Le logiciel peut appliquer des règles automatiques de gestion des stocks (FIFO / FEFO).
6. La transformation des bons unifie le processus d’achat et de vente, assure la traçabilité et réduit les erreurs de saisie.