Gestion des emplacements

1. Contexte fonctionnel

La société PHARMA DISTRIBUTION TUNISIE, spécialisée dans la distribution de produits pharmaceutiques et parapharmaceutiques, souhaite optimiser la gestion de ses stocks en suivant précisément l’emplacement des produits dans ses dépôts.

Chaque emplacement est identifié par :

• Un code unique
• Un libellé (nom commercial ou fonctionnel)
• Une station mère (dépôt ou zone principale)
• Un type (ici : emplacement)

Exemple concret :
Le médicament Paracétamol 500 mg peut être stocké dans plusieurs emplacements (Rayon A1 et Rayon A2). Cela permet de savoir, lors de la préparation des commandes, exactement où se trouvent les produits et quelles quantités sont disponibles dans chaque emplacement.

Sans gestion des emplacements, l’entreprise rencontre :

• Des difficultés à localiser rapidement les produits
• Des erreurs de picking ou de livraison
• Une mauvaise rotation du stock entraînant des pertes
• Des inventaires incomplets ou incohérents

Objectifs de ce chapitre :

• Créer et paramétrer des emplacements
• Associer automatiquement les produits aux emplacements lors des achats
• Suivre les stocks par emplacement
• Gérer la transformation des bons de commande en bons de réception ou livraison
• Assurer la traçabilité complète des mouvements

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2. Préconditions

Avant de commencer, vérifier les points suivants :

2.1. Droits utilisateur :

• Accès administrateur ou gestionnaire de stock
• Droits sur : articles, achats, ventes, stock et emplacements

2.2. Configuration de base :

2.3. Paramétrage de base :

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3. Paramétrage initial (réalisé par l’administrateur)

3.1. Création des emplacements

Chemin d’accès :
Gestion station > Paramétrage > Liste des emplacements (Filtrer la liste des stations pour n’afficher que les emplacements)

Exemple d'un interface de fiche emplacement

Procédure détaillée :

1. Cliquer sur Créer un nouvel emplacement
2. Renseigner les informations suivantes :
   • Code : Identifiant unique de l’emplacement (ex. E001)
   • Libellé : Nom de l’emplacement (ex. Rayon A1)
   • Station mère : Dépôt principal (ex. Pharmacie Centrale)
   • Type : Sélectionner emplacement
3. Enregistrer l’emplacement

Exemple :

Astuce : Vérifier la cohérence du code et du libellé pour éviter les doublons et faciliter la recherche dans le logiciel.

3.2. Paramétrage de l’article

Chemin : Catalogue > paramétrage Articles > Catalogue des produit

Détail de l'interface de fiche article 

Procédure :

1. Sélectionner la fiche article (ex. PARA-500 EMP)
2. Choisir mode de suivi stock : Emplacement
3. Enregistrer

L’association de l’article aux emplacements se fait automatiquement lors de la réception des achats ou de la saisie des ventes, et non dans la fiche article.

4. Cas pratique : Gestion d’un article par emplacement

4.1. Création et transformation des bons d’achat

Chemin : Achats > achat > Bon de commande fournisseur

Procédure :

1. Créer un bon de commande fournisseur pour le produit PARA-500 EMP
2. Valider le bon de commande (ne touche pas le stock)
3. Transformer en bon de réception ( touche le stock)
4. Saisir les quantités par emplacement choisi
5. Valider le bon de réception

Exemple de répartition : 

Exemple de répartition  dans l'interface de transformation de BC vers  un bon de réception  :

Le logiciel propose automatiquement les emplacements existant dans la base de donnée pour répartir les quantités.

4.2. ajout direct de document achat ou de vente 

En complément de la transformation des bons de commande, le système permet également l’ajout direct des documents d’achat ou de vente.

Cette méthode constitue une alternative simplifiée lorsque le processus ne nécessite pas la création préalable d’un bon de commande.

Principe :
L’utilisateur peut créer directement :

• un bon de réception fournisseur (achat)
• un bon de livraison client (vente)

tout en conservant la gestion des emplacements lors d'ajout document 

Détail de l'interface  d'ajout directement d'un document bon de réception

Chemin : Achats > Bon de livraison

Procédure :

1. Accéder au module Achats 
2. Créer directement un document (bon de réception )
3. Ajouter l’article concerné
4. Saisir les quantités ligne 
5. L’écran de saisie des emplacement s’affiche automatiquement
   1. choisir l'emplacement 
   2. saisir la qte  
   3. Valider l’interface de saisie des emplacements
6. Valider la ligne du document
7. Valider le document

Remarque :
Cette méthode d’ajout direct est généralement utilisée pour des opérations rapides ou exceptionnelles.
Toutefois, pour assurer une meilleure traçabilité et un suivi structuré, il est recommandé d’utiliser la transformation des bons de commande lorsque le processus métier le permet.

4.3. ajout  de bon de livraison de vente

Chemin : Vente > bon de livraison

Dans notre exemple on va créer directement un bon de livraison avec Quantité à livrer  =15

Exemple :

Détail de l'interface 

Procédure :

1. Accéder au module vente 
2. Créer un  bon de livraison  client pour le produit
3. choix l'article souhaité et valider
4. Saisir la quantité à livrer dans la ligne correspondant à l’emplacement souhaité (il est possible de saisir des quantités sur plusieurs lignes d’emplacement).
5. Valider le bon de livraison

4.5 Règles de gestion (gestion par emplacement)

Lors de la saisie des mouvements de stock (réception ou sortie), les règles suivantes doivent être respectées :

• La quantité totale saisie par emplacement doit être égale à la quantité du document (réception ou livraison).
• La sélection de l’emplacement est obligatoire pour tout article configuré avec un mode de suivi par emplacement.
• Seuls les emplacements actifs et rattachés à la station (dépôt) peuvent être utilisés.

• En sortie :

  • • Seuls les emplacements avec stock disponible sont autorisés
    • La quantité ne doit pas dépasser le stock disponible
• Le système peut proposer automatiquement un ou plusieurs emplacements selon :
  • La disponibilité du stock
  • Les règles de gestion configurées (ex. FIFO / FEFO si combiné avec les lots )
• Il est possible de répartir une quantité sur plusieurs emplacements
• Toute incohérence bloque la validation
  

4.4. Suivi et traçabilité des emplacements

Chemin : Stock >Gestion de stock > Mvt art par emplacement

Détail de l'interface 

Description de l'interface 

Chaque mouvement est tracé avec le détail de l’emplacement et de la quantité, assurant une traçabilité complète((entrée, sortie, document source).

5.Procédure d’inventaire par emplacement

1. Ajouter un inventaire : accédez à Stock > Gestion des inventaires > Inventaire, puis créez un nouvel inventaire en suivant les étapes standard ( avec bouton I dans la capture d’écran).
2. Accéder à :  Stock > Gestion Inventaire > Inventaire  par emplacement 

Détail de l'interface "inventaire par emplacement" ( avec bouton II dans l'Imprim écran)

description de l'interface 

1. Sélectionner l'inventaire souhaité 
2. générer ligne emplacement 
3. aller dans la deuxième partie de l'interface pour saisir les quantités réelles pour chaque emplacement
4. Vérifier et saisir les quantités réelles pour chaque emplacement
5. cliquer sur "enregistrer " pour Valider la saisie
6. Dans l’interface de validation des inventaires, il est nécessaire de valider l’inventaire en suivant les étapes standard applicables à tous les inventaires (avec bouton III dans la capture d’écran).
7. Le système met à jour automatiquement le stock disponible par emplacement

 Remarque :
La gestion par emplacement garantit une localisation précise des produits et permet d’éviter les erreurs de sortie ou de répartition.
L’inventaire doit être effectué ligne par ligne et emplacement par emplacement pour assurer une traçabilité complète.

6.Synthèse : Cycle de vie

Étapes du cycle de vie

7. Avantages de la gestion par emplacement

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8. Points clés à retenir

1. Le mode de suivi Emplacement doit être activé dans la fiche article.
2. L’association du produit aux emplacements se fait automatiquement lors des achats et ventes, via la transformation des bons ou l'ajout direct des document touche le stock
3. Les sorties respectent les quantités disponibles par emplacement.
4. Le suivi par emplacement facilite la rotation des stocks et les inventaires.
5. Le logiciel peut appliquer des règles automatiques de gestion des stocks (FIFO / FEFO).
6. La transformation des bons unifie le processus d’achat et de vente, assure la traçabilité et réduit les erreurs de saisie.